Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

Nhiệm vụ của văn phòng

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 13 quan trọng liên quan đến các hoạt động kinh tế, xã hội của các đơn vị, tổ chức nhƣ hợp đồng kinh tế, hợp đồng dân sự…Văn băn luật và pháp quy sẽ là căn cứ để các cơ quan, đơn vị ban hành những văn bản nội bộ nhƣ: điều lệ, nội quy, quy chế, các quyết định hành chính. Nhƣ vậy hoạt động của văn phòng vừa gắn liền với hoạt động của lãnh đạo và đơn vị thông qua các nghiệp vụ trợ giúp tham mưu, vừa gắn với các bộ phận khỏc bằng cỏc nhiệm vụ kiểm tra đụn đốc, lại vừa tổ chức theo dừi cỏc hoạt động của mình cho phù hợp với các hoạt động trên.

Nội dung hoạt động của văn phòng trong cơ quan , tổ chức .1 Tổ chức bộ máy và phân công công việc

Quy chế đƣợc ban hành căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức để cụ thể hóa cách thức hoạt động công vụ thông qua quy định về trách nhiệm, quyền hạn của cá nhân, đơn vị để cụ thể hóa quan hệ công tác, cách thức phối hợp và quy định cụ thể về một số chế độ công tác quan trọng. Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 18 - Các khâu nghiệp vụ liên quan đến việc tổ chức khoa học và tổ chức tài liệu phông lưu trữ quốc gia như: phân loại, xác định giá trị, bổ sung tài liệu vào các phòng, kho lưu trữ, thống kê và kiểm tra tài liệu, tổ chức phòng đọc, giới thiệu công bố tài liệu, xây dựng các công cụ tra cứu khoa học và bảo quản tài liệu.

Sự cần thiết phải tổ chức khoa học văn phòng

Tính hữu hiệu của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng tùy thuộc vào việc sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên của mình, trong đó có nguồn tài nguyên vô cùng quý giá đó là nguồn nhân lực. Sự quan tâm đến nguồn nhân lực của nhà quản lý sẽ giúp cải thiện hiệu quả lao động của tổ chức nói chung và của các thành viên trong tổ chức nói riêng.

Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng

Môi trường làm việc là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến người lao động, đến việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ cơ bản của văn phòng. Nhiệm vụ đặt ra cho các nhà quản trị cùng với các nhân viên văn phòng của mình là tìm ra giải pháp duy trì sự tác động tích cực của các yếu tố đó nhằm củng cố bộ máy văn phòng phát triển nói riêng và uy tín của doanh nghiệp nói chung.

Một số nguyên tắc hoạt động của văn phòng

Nguyên tắc này thể hiện trong thực tế qua việc văn phòng phải đảm bảo quy định về giờ làm việc hành chính, thực hiện chế độ thường trực, giải quyết công việc hằng ngày, chế độ phân công ủy quyền trách nhiệm, các chế độ về báo cáo, thống kê, văn thƣ…không để xảy ra tình trạng gián đoạn hay ngừng trệ công việc ở văn phòng, ở giữa các bộ phận, đơn vị với nhau. Tổ chức cơ quan nói chung và hoạt động văn phòng nói riêng là tập hợp những người có mối quan hệ với nhau thông qua hệ thống quyền hạn và trách nhiệm chung để đạt tới mục tiêu chung của tổ chức.

Công tác văn phòng

• Hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty .1 Đặc điểm kinh doanh của công ty
• Những thuận lợi và khó khăn của công ty trong quá trình hoạt động

- Các sản phẩm phục vụ cho lĩnh vực đóng tàu nhƣ: khóa giáo, giàn giáo, cao bản, bể mạ nhỳng kẽm, lừi nhựa cuộn dõy hàn…Cụng ty đó ký kết cỏc hợp đồng nguyên tắc hàng năm với các công ty nhƣ: công ty công nghiệp tàu thủy Nam Triệu, công ty CP công nghiệp Việt Hoàng, công ty TNHH 1 thành viên đóng tàu Phà Rừng, công ty công nghiệp vật liệu hàn, Nhà máy đóng tàu Sông Cấm…. Trong những năm tới, công ty dự định sẽ phát triển thêm một số ngành nghề như: Xây dựng trạm biến áp điện, xây dựng nhà máy đóng tàu, xây tòa nhà thương mại cho thuê…Theo kế hoạch của công ty đề ra, công ty sẽ phát huy những sản phẩm vốn cú phục vụ cho ngành đúng tàu cú trọng tải lớn nhƣ: lừi nhựa cuộn dõy hàn, khóa giáo, giàn giáo, cao bản, cửa tàu…đồng thời công ty sẽ xây dựng nhà máy đóng tàu, mở rộng sản xuất góp phần vào mục tiêu phát triển của tỉnh nhà.

Thực trạng công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

• Thực trạng công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

Lãnh đạo công ty đã nhận thức được sức mạnh tập thể và con người là yếu tố thúc đẩy sự phát triển của công ty, nên đã tạo mọi điều kiện thuận lợi để cho cán bộ công nhân viên có thể làm việc đạt hiệu quả cao, sáng tạo, phát huy đƣợc hết khả năng của mỗi cá nhân nhƣ: trang bị các phần mềm tiên tiến phục vụ cho công việc, thường xuyên cử cán bộ công nhân viên đi học tập và chuyển giao công nghệ ở các nước phát triển, tạo điều kiện cho các kỹ sư, cử nhân kinh tế tham gia các khóa đào tạo văn bằng 2 chuyên ngành kỹ thuật và quản lý…. - Thứ hai phân loại văn bản: khi nhận văn bản đến nhân viên văn thƣ tiến hành phân loại văn bản theo tiêu chí: loại văn bản phải vào sổ đăng ký và loại văn bản không vào sổ đăng ký (những văn bản gửi đích danh thủ trưởng, các văn bản gửi cấp dưới, gửi các tổ chức trong cơ quan như văn bản của Đảng, của công đoàn, đoàn thanh niên, hội phụ nữ).

Công tác tổ chức hội nghị

Trong cuộc họp, các bộ phận chuẩn bị nội dung, hậu cần và những người có liên quan đã kiểm điểm lại từng khâu, từng việc, tìm ra những mặt thành công, những mặt còn hạn chế, sai sót, những việc đã làm nâng cao chất lƣợng hội nghị và cùng nhau rút kinh nghiệm để những cuộc họp, hội nghị lần sau đƣợc tổ chức tốt hơn. Đồng thời thông qua các cuộc họp lãnh đạo công ty có thể nắm bắt đƣợc tâm tƣ, nguyện vọng của tập thể cán bộ công nhân viên làm việc tại công ty, đảm bảo đƣợc nguồn thông tin hai chiều giữa lãnh đạo với cán bộ công nhân viên từ đó nâng cao đƣợc hiệu quả công tác quản lý và sản xuất.

Công tác bảo vệ và công tác tạp vụ .1 Công tác bảo vệ

Chất lượng tham mưu, tổng hợp được nâng lên, việc thực hiện Quy chế làm việc mới của Chính phủ có tiến bộ, thông tin báo cáo thực hiện khá nền nếp, hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông đƣợc quan tâm, trình độ cán bộ được nâng lên một bước, công tác văn thư, lưu trữ, bảo mật và nghiệp vụ hành chính đƣợc chú trọng, công tác hậu cần đáp ứng đƣợc yêu cầu đề ra. Tuy nhiên, bên cạnh đó công tác văn phòng vẫn còn bộc lộ những hạn chế, khuyết điểm cần khắc phục như chưa thật làm tốt công tác tham mưu, tổng hợp, xây dựng và thực hiện chương trình công tác, công tác nghiên cứu, đề xuất của chuyên viên nghiên cứu chất lƣợng chƣa cao, chế độ thông tin báo cáo chƣa thật nghiêm…Chính vì vậy để khắc phục những hạn chế trên em xin đƣa ra một số kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng tại công ty.

Giải pháp về công tác tham mưu, tổng hợp

Cách thức tổ chức hoạt động tham mưu tại văn phòng theo hai hướng trên sẽ giúp cho hoạt động của công tác này được thuận lợi hơn đồng thời tăng cường đƣợc hiệu quả của công tác thông tin và cùng với công tác hậu cần tạo thành một hệ thống trợ giúp đắc lực cho lãnh đạo công ty. Trong quá trình xây dựng chương trình công tác, nếu cán bộ văn phòng tuân thủ đƣợc theo 3 nguyên tắc trên thì sẽ có những bản kế hoạch tổng hợp đƣợc các yếu tố nhƣ: cụ thể, thiết thực, kịp thời, phù hợp với năng lực của cán bộ trong công ty, phù hợp với mục tiêu hoạt động, thống nhất giữa các biện pháp thực hiện và đảm bảo đƣợc tính khả thi.

Giải pháp về công tác thông tin

Lãnh đạo công ty không thể kiểm tra, giám sát việc thực hiện chế độ thông tin của các phòng ban bộ phận, do đó trưởng các phòng ban, bộ phận phải thường xuyên đôn đốc nhắc nhở đơn vị mình thực hiện nghiêm túc chế độ thông tin. Văn phòng công ty cần thu thập thông tin từ nhiều nguồn tin khác nhau, sau đó thông tin phải đƣợc tập hợp và hệ thống theo từng vấn đề, từng lĩnh vực nhất định để tránh trùng lặp, chồng chéo và xác định độ chính xác của thông tin.

Giải pháp về công tác văn thư, lưu trữ

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 88 Công ty đã ban hành thông báo hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, song việc thực hiện vẫn còn bị xem nhẹ, vì vậy cần phải dán một tờ giấy ghi rừ quy định về thể thức và kỹ thuật trỡnh bày văn bản ở cỏc phũng ban, bộ phận để cỏc cỏn bộ trong cụng ty nắm rừ và thực hiện. Điều này đã gây không ít khó khăn cho nhân viên văn thƣ cũng nhƣ các phòng ban khác khi cần tra cứu để phục vụ cho công việc của mình, không được lưu trữ tập trung nên các hồ sơ, tài liệu không được bảo quản theo các tiêu chuẩn kỹ thuật, dễ bị rách nát mối mọt, hư hỏng.

Giải pháp về công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị

Hiện tại phòng Tổ chức Hành chính – Nhân sự của công ty chỉ có một nhân viên kiêm cả hai nhiệm vụ là văn thư và lưu trữ, mà khối lượng công việc của bộ phận này lại rất lớn nên một người không thể làm hết mọi việc được, do đó ở bộ phận này còn bộc lộ rất nhiều hạn chế nhƣ việc soạn thảo văn bản, xử lý văn bản đi, đến còn chậm, công tác lưu trữ cũng chưa đảm bảo đúng quy trình kỹ thuật. Do vậy để nâng cao chất lƣợng, hiệu quả công tác của văn phòng nói chung và nghiệp vụ văn thư, lưu trữ nói riêng tại công ty Hoàng Thành thì phòng Tổ chức Hành chính – Nhân sự cần xin ý kiến Giám đốc công ty tuyển thêm một nhân viên văn thư lưu trữ nữa, sau đó sẽ phân ra một người làm công tác văn thư, một người làm về nghiệp vụ lưu trữ.

Giải pháp về công tác hậu cần

Cán bộ được tuyển dụng đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, có khả năng sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng hiện đại, có trình độ ngoại ngữ, tin học văn phòng để có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao. Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 91 - Đảm bảo việc cung ứng văn phòng phẩm luôn đầy đủ kịp thời, nhanh chóng, ngoài ra cũng cần có sự quản lý chặt chẽ tránh tình trạng lãng phí không cần thiết đối với các trang thiết bị trong văn phòng, đồng thời cũng cần phải có những biện pháp xử lý nghiêm khắc đối với việc lạm dụng của công trong công ty.

Giải pháp về công tác bảo vệ, tạp vụ

- Đẩy nhanh tốc độ việc lắp đặt và sữa chữa các trang thiết bị văn phòng, cần có những quy định rừ ràng về thời gian sửa chữa trỏnh tỡnh trạng kộo dài khụng cần thiết gây ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện công việc của các phòng ban.

Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và thái độ phục vụ của đội ngũ cán bộ công nhân viên văn phòng

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 93 Thứ ba, công ty cần nâng cao ý thức của cán bộ công nhân viên trong việc tự học, tự bồi dƣỡng trình độ chuyên môn thông qua hoạt động thực tế, qua sách báo, tài liệu đặc biệt là những tài liệu chuyên ngành, thường xuyên củng cố kiến thức thì nhân viên văn phòng mới có thể đáp ứng được nhiệm vụ trước mắt cũng như những nhiệm vụ trong tương lai. Công ty cũng cần có kế hoạch kiểm tra trình độ ngoại ngữ định kỳ với cán bộ công nhân viên, nhất là tại các phòng ban chuyên môn thường có mối quan hệ làm việc trực tiếp với các đối tác nước ngoài như phòng xuất, nhập khẩu, trình độ ngoại ngữ tốt cán bộ công nhân viên có thể tiếp xúc đƣợc với những tri thức mới, kỹ thuật mới để ứng dụng vào sản xuất, vào công việc hàng ngày vào giao tiếp đặc biệt là về đối ngoại.

Xây dựng môi trường làm việc tốt, góp phần phát huy khả năng sáng tạo của đội ngũ nhân viên

Để công ty hoạt động có hiệu quả thì tổng thể đó phải có sự thống nhất từ trên xuống dưới, phối kết hợp với nhau một cách nhịp nhàng, đặc biệt văn phòng là đầu mối của mọi công việc do đó mối quan hệ giữa văn phòng với các phòng ban là rất quan trọng. Nếu có sự thay đổi trong chương trình của các phòng ban mà không thông báo cho văn phòng kịp thời để điều chỉnh có thể gây ra tình trạng lệch lạc chương trình, dẫn đến vừa tốn thời gian, công sức và tiền của.

Áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9001 : 2000 vào hoạt động của văn phòng

Qua việc nghiên cứu, phân tích thực trạng hoạt động văn phòng tại công ty trên các mặt như: công tác tham mưu tổng hợp, công tác thông tin, công tác văn thư, lưu trữ, công tác hậu cần…em đã rút ra được những nhận xét, đánh giá về kết quả đã đạt đƣợc, cũng nhƣ những mặt còn tồn tại và nguyên nhân của những tồn tại đó. Em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến các thầy cô giáo trong bộ môn Quản trị kinh doanh trường Đại học Dân lập Hải Phòng và đặc biệt là cô giáo Thạc sỹ Trần Thị Ngà – Giảng viên Học viện Hành chính Quốc gia đã tận tình hướng dẫn giúp đỡ em hoàn thành bài khóa luận này.