Thực trạng và giải pháp hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh dịch vụ vận tải tại Công ty Cổ phần Thương mại và Vận tải Hà Nam

Tổ chức quản lý doanh thu dịch vụ vận tải

Quân tâm và điều hành lái, phụ xe có đủ năng lực về điểu khiển vận hành phương tiện, luật giao thông đường bộ, đào tạo qui trình giao nhận và bảo quản hàng hóa trên phương tiện, Qui tắc, nội qui nơi nhận và trả hàng hóa tại kho khách hàng. Đạt mục tiêu : An toàn Người lái-Phương tiện-Hàng hóa ; Khối lượng-Chất lượng và tiến độ thỏa mãn yêu cầu của Khách Hàng; Ứng xử văn minh và chấp hành điều động và các chỉ dẫn của Lãnh đạo và khách hàng. Thứ hai, nhà thầu cung cấp Nhiên liệu được xây dựng theo hệ thống tuyến tại bất kỳ các tuyến đều có Trạm xăng dầu được phòng vận tải quản lý hợp đồng cung cấp và điều phối việc cấp phát nhiên liệu, săm lốp.

Nhận và kiểm tra biên bản giao nhận hàng hóa với Phòng vận tải, Đối chiếu nhật ký điều hành thực hiện lập biên bản đối chiếu khối với khách hàng và phát hành hóa đơn GTGT và đôn đốc thu nợ khách hàng.

Tổ chức quản lý chi phí giá vốn dịch vụ vận tải

Phân tích tuổi nợ khách hàng, đánh giá tình hình tài chính khách hàng và các ảnh hưởng thanh toán đến dòng tiền luân chuyển công ty. Lập và thực thiện quản lý chi phí phân bổ, chi phí trích trước săm lốp, ắc qui, phụ tùng và chi phí sửa chữa từng phương tiện hàng kỳ. Lập các bảng thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương hàng tháng, phân bổ tiền lương lái phụ xe, sửa chữa cho đầu phương tiện.

Tổng hợp báo cáo chi phí theo khoản mục phí từng phương tiện, từng khách hàng và đánh giá tỷ lệ phí trên doanh thu đem lại.

Công tác kế toán doanh thu

So sánh việc cung cấp nhiên liệu từ các nhà thầu cung cấp làm cơ sở quyết toán nhiên liệu các phương tiện và nhà thầu. Doanh thu cung cấp dịch vụ được ghi nhận khi kết quả của giao dịch được ghi nhận 1 cách đáng tin cậy. - Thứ nhất đối với đối tượng khách hàng thường xuyên: thực hiện vận tải diễn ra liên tục theo các tuyến cố định việc xác định và ghi nhận doanh thu được tổng hợp vào cuối tháng theo từng khách hàng với phương thức thanh toán trả chậm.

- Thứ hai: đối với đối tượng khách hàng lẻ là những khách hàng không thường xuyên, nguồn doanh thu không không ổn định thì doanh thu được xác định và ghi nhận ngay khi dịch vụ hoàn thành với hình thức thanh toán ngay.

Công tác kế toán chi phí giá vốn

Chi phí nhiên liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí từ 40-50% vì vậy việc hạch toán chi phí nhiên liệu có vai trò vô cùng quan trọng trong việc xác định giá vốn của dịch vụ. Đối với chi phí bảo hiểm hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng mang tính đơn chiếc nhưng giá trị tương đối lớn yêu cầu đặt ra đối với kế toán ghi nhận chính xác khoản mục phí này làm cơ sở đối chiếu với giá cung cấp dịch vụ. Việc hạch toán đầy đủ và chính xác khoản mục chi phí nhân công trực tiếp không chỉ có ý nghĩa trong việc tính lương trả lương cho nhân viên mà còn phản ánh thực sự về lao động gắn liền với phương tiện để có biện pháp và chính sách sử dụng và điều chuyển nhân viên lái xe thích hợp.

Là doanh nghiệp dịch vụ, không có nghiệp vụ, quy trình sản xuất nhập xuất thành phẩm do vậy TK sử dung trong doanh nghiệp sẽ chuyển trực tiếp từ chi phí phát sinh vào TK giá vốn TK632 thay vì cho qua TK 154.

Kế toán doanh thu dịch vụ vận tải

Đối với khách hàng chiến lược: hàng ngày, từ yêu cầu cung cấp dịch vụ của khách hàng thông qua điện thoại của khách hàng với phòng vận tải thực hiện vận chuyển hàng hóa và thống kê đơn vị sẽ tập hợp và gửi lại biên bản giao nhận hàng cho phòng kế toán. Phòng kế toán sẽ dựa trên biên bản đó cuối tháng lập bảng đối chiếu cước vận tải và gửi cho khách hàng sau đó tiến hành viết hóa đơn giá trị gia tăng và ghi nhận doanh thu với hình thức chủ yếu là trả chậm trong thời hạn 20 - 30 ngày. Từ yêu cầu cung cấp dịch vụ phòng vận tải sẽ tiến hành thực hiện dịch vụ sau đó đưa biên bản giao nhận hàng hóa về trực tiếp phòng kế toán để xuất hóa đơn ghi nhận doanh thu ngay thay vì lập bảng đối chiếu cước vận chuyển và ghi nhận doanh thu vào cuối tháng như đối với khách hàng chiến lược.

Do tính chất khác biệt này, sau khi dịch vụ hoàn thành, một số khách hàng sẽ được trả chậm trong vòng 5-10 ngày hoặc trả nốt phần tiền còn lại ngay bằng tiền gửi ngân hàng hoặc tiền mặt.

Đánh giá chung về thực trạng kế toán doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh dịch vụ vận tải tại Công ty Cổ phần Thương mại và Vận tải Hà Nam

• Ưu điềm
• Tồn tại
• Các giải pháp hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh dịch vụ vận tải

Cùng với sự hỗ trơ của các thống kê đơn vị tập hợp và báo cáo hàng ngày hữu ích cho việc ghi nhận các chi phí phát sinh một cách kịp thời, đồng thời các báo cáo định kỳ của nhân viên thống kê có ý nghĩa quan trọng đối với xây dựng các định mức cho toàn doanh nghiệp. Bằng việc quản lý khách hàng theo mã khách một cách khoa học, công ty có thể truy vấn số dư TK phải thu của khách hàng tại bất cứ thời điểm nào trên phần mềm giúp kiểm soát tốt hơn quá trình ghi nhận doanh thu và có kế hoạch đòi nợ tránh tình trạng thất thoát doanh thu. Việc phân chia các khoản mục phí sẽ cho nhà quản trị tại công ty có cái nhìn tổng hợp hơn về các khoản mục phí và vị trí của nó trong việc góp phần taọ ra doanh thu của công ty từ đó có phương án kiểm soát, giảm thiểu chi phí và điều chỉnh khi có dấu hiệu chi phí tăng cao bất thường.

Chi phí tiền lương được tính toán theo phương pháp lương thời gian cho nhân viên sửa chữa, trưởng phòng và điều hành viên: đơn giản, đáng tin cậy, phù hợp với đặc điểm công tác Hạch toán lương và chi phí nhân công trực tiếp do kế toán tổng hợp thực hiện và cung cấp số liệu về giá vồn. Phương pháp ghi nhận trực tiếp chi phí phát sinh vào tài khoản giá vôn TK 632 mà không thông qua TK 154 là một sang tạo đáng ghi nhận của doanh nghiệp nhằm giảm thiểu thao tác, nghiệp vụ không cần thiết giảm khối lượng công việc cho kế toán tổng hợp, đồng thời làm hệ thống TK của công ty được giảm nhẹ. - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: ngoài các chứng từ bảng kê chi tiết yêu cầu mang tính chất pháp lý, Doanh nghiệp còn thiết kế các bảng báo cáo riêng phục vụ cho công tác quản trị như : bên cạnh bảng kê chi tiết đối chiếu nhận hàng để đối chiếu khối lương dầu đổ với nhà cung cấp để hình thành nên nghĩa vụ của doanh nghiệp, tồn tại song song cùng với bảng kê chi tiết đổ dầu đối với từng xe vừa có tác dụng trong công tác kiểm soát định mức tiêu hao nhiên liệu đối với từng xe vừa là cơ sở đối chiếu, tham khảo của kế toán khi xuất hiện chênh lệch khối lượng đổ dầu với nhà cung cấp.

Tại công ty phòng Marketing thực hiện tốt công việc dự báo chung về doanh thu của năm nhưng lại không thực hiện dự báo doanh thu theo tháng dẫn đến khi có quá nhiều đơn hàng vào lúc cao điểm, phòng vận tải đã không kịp thời đề ra phương án thuê xe ngoài để thực hiện đơn hàng. Mặc dù tiết kiệm được chi phí nhân viên, song với khối lượng công việc quá lớn như vậy sẽ rất khú cho kế toỏn tổng hợp cú thể theo dừi một cỏch sỏt sao tất cả cỏc khoản mục phí phát sinh đặc biệt do công việc quá lớn nên công ty có yêu cầu xây dựng các định mức tiêu hao nhưng kế toán tổng hợp chỉ thực hiện mang tính hình thức, con số không có giá trị thực tế trong kiểm soát. Do hình thức kế toán nửa tập trung nửa phân tán, văn phòng kế toán cách xa phòng vận tải, mặc dù có sự hỗ trợ của thống kê đơn vị song chứng từ vẫn thường xuyên không về kịp để ghi nhận doanh thu và chi phí kịp thời đặc biệt đối với phòng vận tải tại miền Nam ảnh hưởng đến thời điểm ghi nhận làm đánh giá sai lệch về doanh thu chi phí phát sinh trong kỳ.

Khiến cho công tác điều hành cũng không thuận lợi do đối mặt với sự bất đồng của lái xe, với mức lương tính theo ngày công như hiện tại thì điều hành viên không chỉ phải điều phối xe chạy sao cho quay vòng tốt nhất để có đủ xe thực hiện các đơn hàng vừa phải đảm bảo công bằng trong việc điều các nhân viên lái xe.  Cần xây dựng định mức tiêu hao nhiên liệu đối với từng xe theo thông số kỹ thuật và dựa khối lượng thực hiện hàng tháng tính ra được mức tiêu hao nhiên liệu với từng xe từ đó có biện pháp khen thưởng đối với những lái xe tiết kiệm nhiên liệu và xử phát đối với nhân viên lái xe trong tình trạng tiêu hao quá nhiều nhiên liệu so với định mức.