MỤC LỤC
+ Sau khi chào giá, nếu khách hàng chấp nhận mức giá đã thỏa thuận thì hai bên sẽ kí hợp đồng dịch vụ, ủy thác cho công ty giao nhận giao hàng và làm các thủ tục có liên quan đến lô hàng xuất khẩu. + Nhân viên chứng từ sẽ gửi yêu cầu đặt chỗ (booking request) bằng email hoặc nộp trên hệ thống của bên vận chuyển (carrier) hay bên thứ ba giao nhận (forwarder/FWD) để xác nhận lại các thông tin về hàng hóa: người gửi hàng, người. Nhân viên chứng từ sẽ dựa vào Booking Confirmation để theo dừi cỏc thụng tin cần thiết số booking, tờn tàu, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, bãi duyệt lệnh cấp container rỗng, giờ cắt máng,….
+ Nhân viên chứng từ sẽ giao Booking Confirmation cho tài xế đến cảng được chỉ định để kéo container về nhà máy đóng hàng (kèm theo đó là nhận seal, phiếu giao nhận container (Equipment Interchange Receipt/EIR). + Bộ thông tin hướng dẫn vận chuyển lô hàng (Shipping instruction/SI) và xác định khối lượng container chứa hàng (Verified Gross Mass/VGM) nộp cho carrier hay forwarder để nhận vận đơn nháp. + Đăng ký tờ khai: Dựa trên những chứng từ về hàng hoá mà nhân viên chứng từ cung cấp: hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, giấy phép kinh doanh,… Nhân viên khai báo hải quan vào phần mềm ECUSKD của hải quan để tạo thông tin trên mẫu tờ khai và chịu trách nhiệm trước pháp luật về những gì đã khai.
Khi nhận đơn hàng mới, ta cần lưu ý về số mã hiệu đơn hàng (PO), mã hàng (item), loại container (type container), số lượng hàng (quantity), ngày giao hàng dự kiến (ship date), ngày hàng hóa sẵn sàng (cargo ready date), đích đến của lô hàng (delivery)…. Ở mục Parties, chúng ta cần chọn thông tin của các bên có liên quan đến lô hàng này như Shipper, Consignee, Seller, Buyer, Container Stuff Location, Ship To, Consolidator, Manufacturer….Đây là những thông tin đã được khách hàng và nhà máy thống nhất kể từ khi kí hợp đồng. Tiếp theo tại phần mô tả hàng hóa, chúng ta cần phải cung cấp chính xác số lượng cũng như khối lượng của từng mã hàng, để có thể có kết quả về tổng số lượng, tổng trọng lượng của container.
Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List/PKL) cần thể hiện các nội dung tương tự như Commercial Invoice nhưng nếu Commercial Invoice thể hiện chi tiết về giá cả lô hàng, thì packing list sẽ thể hiện đầy đủ chi tiết cách đóng gói hàng hóa trong container. Chúng ta chọn điền các thông tin đúng như lô hàng hiện tại bao gồm shipper, consignee, FOB point, POL, POD, delivery, ETD, ETA, quantity, gross weight, CBM, container number, seal number, type container… Sau khi hoàn thành thì nộp CLR (Save as Finish). FCR cũng có các phần phải nộp tương tự như CLR, nhưng đặt biệt tại điểm Marks & numbers ta cần phải lưu ý ghi đầy đủ thông tin lô hàng để giúp forwarder và carrier kiểm soát hàng hóa được dễ dàng, thuận tiện hơn.
Nhân viên chứng từ cần điền các thông tin như SCAC code, party details, booking number, carrier booking number, container number, net weight, packet material weight, tare weight,…. Hoàn thành xong, forwarder Damco sẽ phát hành vận đơn nháp cho chúng ta tiến hành kiểm tra thông tin (khoảng thời gian kiểm tra và sửa đổi miễn phí là 2 giờ sau khi bản vận đơn nháp được gửi, nếu có sai sót hay thông tin cần chỉnh sửa quá hạn sẽ phải chịu mức phạt phí sửa đổi FCR là 45 USD / lần. Sau khi hoàn thành SI/VGM trên hệ thống của forwarder Damco và nhận về vận đơn nháp, tàu khởi hành thì vận đơn gốc sẽ được carrier phát hành dựa trên thông tin vận đơn nháp mà Damco đã gửi.
Bộ chứng từ của hàng Whalen Lowe's sẽ gồm có hóa đơn thương mại (INV), phiếu đóng gói (PKL), vận đơn nháp (FCR), vận đơn gốc (B/L) và báo cáo xuất xứ của nhà xuất khẩu (Exporter’s statement of origin/ ESO) nếu đó là đơn hàng của Whalen Lowe's Canada. + Ngoài ra, em còn được tiếp cận cách đặt chỗ cho nhiều hãng tàu, nhiều hệ thống của các bên giao nhận, em có thể áp dụng kiến thức từ môn học Vận tải và giao nhận ngoại thương và môn logistics hỗ trợ cho em về cách xử lý công việc này như thế nào để hoàn thành tốt.
Trong quá trình thực tập tại công ty TNHH Thành Nghiệp giúp em thông hiểu nhiều hơn về ngành mình đang theo học về giao nhận hàng hóa, chứng từ xuất nhập khẩu, hợp đồng thương mại,…các kiến thức đã tiếp thu ở giảng đường đại học đã được em khai thác triệt để và áp dụng vào công việc, góp phần giúp cho công việc thêm suôn sẻ. Mặc dù môi trường làm việc mới mẻ và có hơi bỡ ngỡ với một sinh viên còn ngồi trên giảng đường đại học như em nhưng em nhận ra được rằng các đồng nghiệp, cô chú anh chị trong công ty ai cũng thân thiện và hết lòng giúp đỡ em, em thật sự cảm ơn mọi người vì đã tận tình chỉ dạy em những lúc em gặp khó khăn và giúp em có thể làm quen được với công việc một các nhanh chóng. Bên cạnh đó, vì công việc được chia ra nhiều nhánh và đều có mối liên hệ mật thiết với nhau cho nên mỗi khi có vấn đề nghiêm trọng xảy ra thì cuộc họp nội bộ sẽ lập tức được mở ra và mọi người đều tật trung lại để bàn luận đưa ra giải pháp để giải quyết triệt để vấn đề đang gặp phải, từ đó rút kinh nghiệm để tránh gặp phải lỗi đó một lần nữa.
Về thái độ làm việc nghiêm túc, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, phải biết linh hoạt trong công việc và đặc biệt phải có tinh thân làm việc nhóm để giúp đỡ nhau thực hiện tốt công việc được đề ra, phải có tác phong tốt và thái độ hợp tác khi làm việc nhóm. Sức khỏe nhân viên được chú trọng, trong bối cảnh dịch bệnh vừa qua sức khỏe của nhân viên càng được đặt lên hàng đầu, thường xuyên tổ chức thăm khám sức khỏe định kì để có kế hoạch quản lý được tốt sức khỏe của mọi người. Tổ chức các hoạt động tuyên truyền về phòng cháy chữa cháy tại nơi làm việc, đào tạo cho đội ngũ nhân viên kỹ năng mềm để ứng phó với trường hợp có hỏa hoạn xảy ra.
Quá trình thu hoạch vừa qua mang lại nhiều thành tựu quan trọng để em có thể phát triển được bản thân và hoàn thành những mục tiêu, kế hoạch của bản thân trong công việc. Những kinh nghiệm về chứng từ đã được em áp dụng từ giảng đường vào công việc một cách hợp lý, đó sẽ là tiền đề quan trọng trọng công việc của em hiện tại và tương lai. Ngoài ra, sự quyết đoán trong công việc cũng là thứ không thể thiếu, bản thân ta phải bình tĩnh khi gặp những vẫn đề nan giải và quan trọng hơn thế nữa là thái độ của bản thân khi giao tiếp với khách hàng.
Tại Bộ phận chứng từ em tiếp cận với nhiều công việc với mức độ khó khác nhau và bản thân là một người mới nên cũng không thể trách khỏi những sai xót không đáng có. Là một công việc đòi hỏi sự chính xác và tỉ mỉ cao nên nhiều lúc em gặp áp lực và mệt mỏi dẫn đến sự chậm trễ trong công việc và quan trọng hơn là những khó khăn qua nhiều thế hệ mà ai cũng từng mắc phải. Đây là lần đầu tiên em làm báo cáo tốt nghiệp nên không thể tránh khỏi những sai sót, cảm ơn cô đã bỏ qua những sự sai lầm đó mà hết mình giúp đỡ em trong thời gian vừa qua.
Khoa Quản trị- Kinh tế quốc tế có nhiều hoạt động thiết thực và sôi động, đặc biệt là các buổi workshop làm cho sinh viên cảm thấy vô cùng hào hứng vì được trải kiệm các kiến thức từ tập đoàn lớn. Tuy nhiên, cẩn phải bổ sung thêm nhiều tiết học thực hành vào các môn học chuyên ngành giúp cho sinh viên làm quen và thao tác hiệu quả hơn khi tham gia thực tập tại doanh nghiệp. Và tạo điều kiện cho sinh viên ngành Kinh tế Ngoại thương được thực hành thao tác nhiều hơn trên các phần mềm khai báo điện tử cũng như hệ thống của các hãng tàu, công ty vận chuyển lớn.