Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu trong kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH MTV Hương An Quế
MỤC LỤC
PHÂN LOẠI VÀ ĐÁNH GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU .1 Phân loại nguyên vật liệu
Đánh giá nguyên vật liệu
Theo phương pháp này, giá thực tế của vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính theo giá đơn vị bình quân của từng loại nguyên vật liệu đầu kỳ và từng loại nguyên vật liệu được mua trong kỳ, giá trị trung bình có thể tính theo thời kỳ hoặc mỗi khi nhập một lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp. Phương pháp này đơn giản, dễ làm, giảm nhẹ việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, nhưng công việc hạch toán lại dồn vào cuối kỳ hạch toán nên ảnh hưởng đến tiến độ của khâu kế toán khác, đồng thời sử dụng phương pháp này phải tiến hành tính giá theo từng danh điểm nguyên vật liệu, phương pháp này áp dụng với những doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu nhưng số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều.
KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU .1 Chứng từ
Giá thực tế NVL xuất. Số lượng NVL xuất dùng thuộc số lượng từng lần. nhập kho trước. Đơn giá thực tế của NVL nhập kho theo từng lần nhập kho trước. - Phản ánh tương đối chính xác giá trị nguyên vật liệu xuất dùng và tồn cuối kỳ. - Khi giá nguyên vật liệu có xu hướng tăng, áp dụng phương pháp này sẽ có lãi nhiều hơn khi áp dụng phương pháp khác vì giá vốn bán hiện tại được tạo ra từ giá trị nguyên vật liệu nhập kho từ trước với giá thấp hơn hiện tại. - Phải theo dõi chặt chẽ chi tiết từng nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu. - Doanh thu hiện tại không phù hợp với chi phí hiện tại vì doanh thu hiện tại được tạo ra từ các chi phí trong quá khứ. 1.3 KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU. + Phiếu xuất vật tư theo hạn mức vật tư. + Phiếu báo vật tư còn lại cuối kì. + Biên bản kiểm kê hàng tồn kho. - Bảng tổng hợp chi tiết vật tư. 1.3.3 Phương pháp hạnh toán chi tiết nguyên vật liệu:. Trong hầu hết các doanh nghiệp, việc quản lý tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu hằng ngày được thực hiện chủ yếu ở bộ phận kho và phòng kế toán doanh nghiệp. Trên cơ sở các chứng từ kế toán về nhập & xuất vật liệu, thủ kho và kế toán vật liệu phải phản ánh kịp thời tình hình Nhập – Xuất – Tồn kho nguyên vật liệu hằng ngày theo từng loại NVL cả về số lượng và giá trị. Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, doanh nghiệp có thể sử dụng các phương pháp sau:. - Phương pháp thẻ song song. - Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển - Phương pháp sổ số dư. Cả 3 phương pháp đều có ưu và nhược điểm riêng. Vì vậy, việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu cần được nghiên cứu, lựa chọn phương pháp phù hợp với điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp. Đối với phương pháp thẻ song song, các sổ chi tiết được dùng để thường xuyên theo dõi sự biến động của từng nguyên vật liệu về số lượng cũng như giá trị. Trình tự ghi chép:. Hàng ngày, sau khi nhận được chứng từ liên quan đến việc mua nguyên vật. chiếu lại với chứng từ gốc để cập nhật chính xác về số lượng, giá trị của từng nguyên vật liệu nhập kho. Đồng thời ở tại kho, sau khi nhận chứng từ nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thủ kho tiến hành cập nhật số lượng nhập, xuất lên thẻ kho của nguyên vật liệu tương ứng. Cuối tháng, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu tồn kho chi tiết cho từng mã nguyên vật liệu với số liệu trên thẻ kho và số liệu kiểm kê thực tế, nếu phát hiện có chênh lệch thì phải xử lý kịp thời. Sau khi đảm bảo tính chính xác về quy cách, số lượng nguyên vật liệu, kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu để sử dụng đối chiếu với sổ cái TK 152 “Nguyên, vật liệu”. Ưu Điểm: Ghi chép đơn giản, dễ hiểu, dễ kiểm tra & đối chiếu, đảm bảo tính kịp thời và tin cậy của thông tin. Nhược Điểm: Việc ghi chép có thể bị trùng lắp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lượng. Mặc khác, việc kiểm tra đối chiếu thường tiến hành vào cuối tháng, do vậy hạn chế chức năng của kế toán. Phạm Vi Áp Dụng: Đối với doanh nghiệp có ít chủng loại NVL, khối lượng nghiệp vụ phát sinh ít, không thường xuyên. Sơ đồ kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song:. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển phù hợp với doanh nghiệp có quy mô vừa; nghiệp vụ nhập, xuất kho nguyên vật liệu diễn ra không nhiều; nguyên vật liệu ít chủng loại và doanh nghiệp không tổ chức kế toán vật liệu riêng để ghi chép, theo dõi hàng ngày. Trình tự ghi chép:. Ở kho: Sau khi nhận chứng từ nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thủ kho tiến hành cập nhật số lượng nhập, xuất lên thẻ kho của nguyên vật liệu tương ứng. Ở phòng kế toán: Vào cuối tháng, kế toán tiến hành mở sổ đối chiếu luân chuyển nhằm ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng nguyên vật liệu về cả số lượng và giá trị. Bên cạnh đó, kế toán lập bảng kê nhập, xuất nguyên vật liệu vào cuối tháng để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển và kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa thẻ kho với sổ đối chiếu luân chuyển và sổ kế toán tổng hợp. Ưu Điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối kỳ. Nhược Điểm: Việc ghi chép của kế toán dồn vào cuối kỳ quá nhiều nên không đảm bảo tính kịp thời của việc cung cấp thông tin. Hơn nữa, việc đối chiếu diễn ra vào cuối kỳ nên hạn chế chức năng của kế toán. Phạm Vi Áp Dụng: Tại các doanh nghiệp có khối lượng nghiệp vụ nhập, xuất nhiều, NVL phong phú về chủng loại. Sơ đồ kế toán chi tiết theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển :. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Đối với những doanh nghiệp đa dạng về chủng loại nguyên vật liệu, công tác nhập, xuất kho trong kì diễn ra nhiều, và thường sử dụng giá hạch toán để ghi chép thì phương pháp sổ số dư là phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu thích hợp. Trình tự ghi chép:. Ở kho: Bên cạnh việc ghi chép hàng ngày lên thẻ kho, thủ kho còn dùng một loại sổ khác đó là sổ số dư để ghi chép về số lượng của nguyên vật liệu. Sổ này được kế toán lập cho từng kho cụ thể và dùng cho cả năm. Vào cuối tháng, kế toán chuyển sổ số dư cho thủ kho, theo đó thủ kho tiến hành tính toán số lượng, giá trị tồn kho của từng nguyên vật liệu trên thẻ kho và lấy đó làm cơ sở để ghi vào sổ số dư. Ở phòng kế toán: Định kì, kế toán tiến hành kiểm tra việc ghi chép các thẻ kho của thủ kho, và nhận chứng từ nhập, xuất về phân loại theo nhóm nguyên vật liệu, loại nguyên vật liệu. Sau khi tính toán tổng giá trị theo từng nhóm, từng loại,. kế toán thực hiện công tác ghi chép vào bảng kê nhập/xuất của hàng hóa để làm căn cứ ghi vào bảng kê lũy kế nhập, xuất. Số liệu tại sổ số dư được dùng để kiểm tra, đối chiếu với số liệu tồn kho trên Bảng tổng hợp. Ưu Điểm : Giảm được khối lượng công việc cho kế toán vì chỉ ghi chỉ tiêu giá trị, còn thủ kho sẽ ghi chỉ tiếu số lượng, công việc được dàn đều cho mỗi bộ phận. Nhược Điểm: Do kế toán chỉ ghi chỉ tiêu giá trị nên không thể theo dõi được số lượng NVL hiện có cũng như tình hình tăng giảm như thế nào, muốn biết phải xem lại thẻ kho do thủ kho cung cấp. Việc kiểm tra, phát hiện sai sót nhầm lẫn sẽ gặp nhiều khó khăn do phải kiểm tra chứng từ mới phát hiện được. Phạm Vi Áp Dụng : Tại các doanh nghiệp có khối lượng nghiệp vụ Nhập – Xuất – Tồn thường xuyên, chủng loại NVL đa dạng, phải xây dựng hệ thống giá hạch toán để có thể hạch toán nhập xuất. Sơ đồ kế toán chi tiết theo phương pháp sổ số dư. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư. 1.3.4 Phương pháp hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. Việc lựa chọn phương pháp kế toán hàng tồn kho ở doanh nghiệp phải phù. hợp với đặc điểm, tính chất, số lượng, chủng loại, và yêu cầu quản lý vật tư, hàng hóa để vận dụng một cách thích hợp và có sự thống nhất giữa các niên độ kế toán. Dưới đây là hai phương pháp kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp:. Là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên tình hình biến động nhập kho, xuất kho, và tồn kho nguyên vật liệu thông qua các tài khoản kế toán hàng tồn kho. Trị giá NVL tồn kho cuối kì = Trị giá NVL tồn kho đầu kì + Trị giá NVL nhập kho trong kì - Trị giá NVL xuất kho trong kì. Cuối kì, kế toán thực hiện đối chiếu số liệu tồn kho trên sổ kế toán và số liệu kiểm kê thực tế của nguyên vật liệu tồn kho. Nếu có sai sót thì thực hiện các phương án xử lí kịp thời. Tài khoản sử dụng. - Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường”: Phản ánh giá trị thực tế của các loại hàng hóa, vật tư mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa về nhập kho. - Tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu”: Phản ánh số liệu có, tình hình tăng giảm các loại nguyên, vật liệu theo giá thực tế của doanh nghiệp. Sơ đồ hạch toán. Phương pháp kiểm kê định kì không phản ánh, theo dõi thường xuyên về sư biến động của hàng tồn kho trên các tài khoản kế toán. Mà thay vào đó, một tài khoản riêng được sử dụng để thực hiện việc này, đó là tài khoản 611-“Mua hàng”. Dựa trên thực tế kiểm kê tại kho vào cuối kì, giá trị nguyên vật liệu được tính theo công thức sau:. Giá trị NVL xuất kho trong kì = Giá trị NVL tồn kho đầu kì + Giá trị NVL nhập kho tròn kì - Giá trị NVL tồn kho cuối kì. Hạch toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên. b) Tài khoản sử dụng. Tài khoản 611 “Mua hàng”: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị nguyên, vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa mua vào trong kì. c)Sơ đồ hạch toán. Ngược lại, nếu giá trị đánh giá lại nhỏ hơn giá trị ghi trên sổ kế toán thì ta ghi nợ TK 412, ghi có TK 152 đúng bằng phần chênh lệch giảm do đánh giá lại.
ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA CÔNG TY TNHH MTV HƯƠNG AN QUẾ
- Phòng hành chính : Quản lý nguồn nhân lực cũng như quan tâm chăm lo đời sống người lao động được ổn định, lưu trữ, phân phát, các loại công văn tài liệu liên quan, đảm bảo về bảo hiểm xã hội, nhân sự, đề xuất giải quyết các chế độ cán bộ công nhân viên, xác định và phân bổ mức lương hợp lý cho người lao động. - Phòng kế toán: Thực hiện những công việc về nghiệp vụ chuyên môn kế toán theo đúng qui định của Nhà nước về chuẩn mực kế toán, nguyên tắc kế toán, … Lập các báo cáo tài chính định kì để trình lên cho giám đốc, phản ánh kịp thời, chính xác, đầy đủ các hoạt động sản xuất kinh doanh và tình hình tài sản của công ty.
THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MTV HƯƠNG AN QUẾ
Đối với công tác xuất kho, Công ty TNHH MTV Hương An Quế áp dụng tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp Nhập trước – Xuất trước (FIFO) để tính giá nguyên vật liệu xuất kho. Theo đó, lô nguyên vật liệu được công ty nhập trước sẽ được xuất dùng trước với giá nhập kho tương ứng đến khi hết sẽ chuyển sang xuất lô nguyên vật liệu nhập kho tiếp theo. Để thuận tiện cho công tác quản lý, hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, Công ty đã áp dụng theo phương pháp “thẻ song song”. Đặc trưng của phương pháp này là đơn giản, rõ ràng , dễ đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót trong ghi chép. Khi phát sinh các nghiệp vụ tăng giảm nguyên vật liệu, căn cứ vào các chứng từ liên quan như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,. kế toán lập “thẻ kho” và vào “sổ chi tiết nguyên vật liệu”. Đến cuối mỗi quý, kế toán tiến hành cộng sổ, tính ra lượng nhập, xuất tồn của tứng danh điểm nguyên vật liệu. Sau đó, tiến hành đối chiếu số liệu giữa “thẻ kho” và “sổ chi tiết nguyên vật liệu” để lập “Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu”. Kế toán nhập kho nguyên vật liệu. Chứng từ - Hóa đơn giá trị gia tăng. Sổ kế toán nguyên vật liệu - Thẻ kho. - Sổ chi tiết vật tư. - Bảng tổng hợp tồn kho. Tài khoản sử dụng. Đối với công tác hạch toán nhập nguyên vật liệu tại Công ty TNHH MTV Hương An Quế, tài khoản được sử dụng bao gồm:. d) Trình tự hạch toán nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu. Khi nguyên vật liệu được chuyển đến công ty, người đi nhận hàng (nhân viên tiếp liệu) phải mang hoá đơn của bên bán nguyên vật liệu lên phòng kế toán trong hoá đơn đã ghi rõ các chỉ tiêu: chủng loại, quy cách vật liệu, khối lượng vật liệu, đơn giá vật liệu, thành tiền, hình thức thanh toán…. Sau khi đã kiểm tra các chứng từ hợp lệ bao gồm Hóa đơn bán hàng và biên bản kiểm nghiệm , phòng kế toán và thủ kho tiến hành lập phiếu nhập kho. Sau khi lập phiếu nhập kho thì đối chiếu số liệu với Chứng từ UNC. Tại đây, phiếu nhập kho được lập thành 3 liên, liên 1 được phòng kĩ thuật, liên 2 được chuyển sang cho thủ kho thực hiện công tác kiểm tra, nhập kho, ghi thẻ kho và ở cột số lượng nhập kho theo cột thực nhập trên phiếu nhập kho. Liên 3 của phiếu nhập kho được bảo quản, ghi sổ kế toán và lưu trữ ở bộ phận kế toán. Số liệu về việc nhập kho từng nguyên vật liệu sẽ được phần mềm tự động cập nhật lên Sổ Nhật ký chung. - Phiếu đề nghị xuất kho vật tư. - Ủy nhiệm chi, phiếu chi. b) Sổ kế toán nguyên vật liệu - Thẻ kho. - Sổ chi tiết vật tư. - Bảng tổng hợp tồn kho. c) Tài khoản sử dụng. Đối với công tác hạch toán nhập nguyên vật liệu tại Công ty TNHH MTV Hương An Quế, tài khoản được sử dụng bao gồm:. d) Trình tự hạch toán nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu.
NHẬN XÉT
Ưu điểm
Việc áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên làm phương pháp hạch toán tổng hợp phù hợp với đặc điểm sản xuất của công ty, cũng như cung cấp thông tin, số liệu chính xác và kịp thời về tình hình biến động của NVL. Điều này cũng giúp công tác kiểm tra, ghi nhận của thủ kho được thực hiện nhanh chóng và chính xác hơn ; không xảy ra tình trạng nhầm lẫn giữa các loại hàng tồn kho như trường hợp các mặt hàng tồn kho chỉ được bảo quản ở trong một kho duy nhất.
Tồn tại
Việc tổ chức kho riêng nhằm theo dõi, quản lý chặt chẽ và rõ ràng hơn về số số lượng nhập, xuất hàng ngày của nguyên vật liệu cũng như đảm bảo về mặt chất lượng của nguyên vật liệu khi đưa vào sử dụng. Định kì, kế toán vật tư và thủ kho chỉ kiểm tra, đối chiếu số liệu nguyên vật liệu thông qua chứng từ, sổ sách chứ không trực tiếp kiểm kê tại kho, hay đôi lúc chỉ kiểm tra một cách sơ sài mà không có biên bản xác nhận.
Ý KIẾN ĐỀ XUÁT HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MTV HƯƠNG AN QUẾ
Tuy nhiên việc sử dụng phần mềm kế toán có thể xảy ra sự cố bất kỳ lúc nào, do virut hoặc do máy tính hư hỏng, vì vậy kế toán cần thường xuyên kết xuất sao lưu dự phòng dữ liệu. - Để tránh trường hợp mất mát chứng từ và quy trách nhiệm, công ty nên lập sổ giao nhận chứng từ khi luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban, bộ phận.