Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container FCL/FCL bằng đường biển tại Công ty TNHH TM Vận tải Quốc tế Trọng Khang

Khái quát về Công ty TNHH TM Vận tải Quốc tế Trọng Khang 1 Thông tin cơ bản của công ty

• Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của công ty
• Cơ cấu bộ máy tổ chức của Công ty và phòng kinh doanh
• Tình hình nhân sự của công ty và phòng kinh doanh

－ Đối với nhà nước: Công ty cam kết tổ chức hoạt động kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký, thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với Nhà nước và các cơ quan chức năng ban ngành như: Chi cục Thuế, Chi cục Hải Quan,.… Sẵn sàng chịu trách nhiệm đối với khách hàng và pháp luật về những dịch vụ mà Công ty cung ứng. － Đối với người lao động: Thực hiện nghiêm chỉ chế độ quản lý tài chính, tài sản, các chế độ chính sách cán bộ và quyền lợi của người lao động theo quy chế tự chủ, gắn việc trả công với hiệu quả lao động bằng hình thức lương khoán, đào tạo và bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ quản lý, nghiệp vụ chuyên môn, ngoại ngữ cho cán càng cao.

Tình hình kết quả hoạt động công ty trong thời gian qua

Vì phòng kinh doanh hoạt động trong các mảng như: chứng từ, giao nhận, sale,…đây là những hoạt động chủ yếu được làm việc trong văn phòng, hoạt động hải quan và liên hệ với các bên đối tác trong việc đối chiếu, kiểm tra hàng hóa,. Tỷ lệ nhân viên có độ tuổi từ 31-45 tuổi tương đối thấp và đang giảm dần (giảm 13,33%), nhân viên trong độ tuổi này thường nắm giữ những vai trò trọng yếu của phòng kinh doanh. Nguyên nhân là do dịch vụ giao nhận hàng lẻ của Công ty có chất lượng tốt, được khách hàng tin cậy đồng thời cũng là thế mạnh của Công ty.

Nguyên nhân là do lượng khách hàng cũng không nhiều và họ thường chọn sử dụng dịch vụ của các Công ty chuyên nghiệp nổi tiếng hơn trong lĩnh vực này như các Công ty Tài chính, quỹ đầu tư,. Kết quả trên cho thấy Ban Giám đốc Công ty đã nhìn nhận ra nhiều sự việc chưa cân đối giữa doanh thu và chi phí trong năm 2017 từ đó có những biện pháp đúng đắn để khôi phục kinh doanh cho Công ty. Tuy nhiên, mức tăng chi phí này có sự thay đổi trong năm 2019 (tăng 48.59%), việc gia tăng chi phí là do Công ty chủ yếu chỉ tham gia một số công đoạn của hoạt động logistics, chứ chưa đủ tầm kinh doanh logistics theo đúng nghĩa, năm 2019 chỉ số lạm phát là 4.09% (theo Tổng Cục Thống Kê) nhưng giá tiêu dùng trong nước không có biến động giảm.

Vì thế, số lượng đơn hàng tuy có tăng so với năm 2018 nhưng chi phí cho một đơn hàng lại tốn quá nhiều trong việc thực hiện các công đoạn dịch vụ.

Quy trình giao nhận hàng hóa nguyên container bằng đường biển tại Công ty TNHH TM Vận tải Quốc tế Trọng Khang

• Lấy lệnh giao hàng (D/O)
• Đánh giá quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển tại Công ty TNHH TM Vận tải Quốc tế Trọng Khang

Người nhận thông báo hàng đến có nhiệm vụ báo cho bộ phận giao nhận là tàu đã đến và yêu cầu bộ phận này đi đến địa chỉ của hãng tàu để lấy lệnh giao hàng là tàu đã đến và yêu cầu bộ phận này đi đến địa chỉ của hãng tàu để lấy lệnh giao hàng ( Delivery Order). Lệnh giao hàng (D/O) thể hiện được ngày hạn mà container được lưu ở bãi mà không phải tính phí (số ngày theo thỏa thuận với hãng tàu hoặc theo quy định) khi hết hạn lưu container mà hàng vẫn chưa vận chuyển ra ngoài thì Công ty làm dịch vụ cần lên hãng tàu đóng phí và gia hạn thêm ngày lưu container. O không phù hợp thì người đi lấy lệnh cần chú ý kiểm tra đối chiếu trên giấy thông báo hàng đến những thông tin về người gửi hàng, người nhận hàng, tên tàu, số seal, cảng đi, cảng đến, số container đã chính xác chưa, kiểm tra đầy đủ dấu mộc, nội dung trên D/O phải khớp với B/L, thời hạn hiệu lực của D/O, các hóa đơn đóng tiền tại hãng tàu trước khi rời khỏi hãng tàu.

Invoice, Packing list, B/L,… ngoài ra phải ghi tên hàng đúng với thực tế, đúng quy định dễ nhận biết trong cuốn biểu thuế Xuất Nhập Khẩu do Bộ Tài Chính ban hành, áp mã tính thuế và áp thuế đúng rất quan trọng trong việc khai báo và tính thuế cho doanh nghiệp. Để lấy lệnh giao hàng, nhân viên giao nhận cầm Bill of Lading, Giấy thông báo hàng đến và giấy giới thiệu GAME VIET ELECTRONIC CO., LTD đến văn phòng đại diện của hãng tàu đã được thể hiện trên giấy thống báo hàng đến là Công ty TNHH SEALAND Việt Nam – Chi nhánh TP. Sau khi nhận được lệnh giao hàng và giấy mượn container, nhân viên giao nhận cần phải chú ý đến thời hạn hiệu lực của lệnh giao hàng trong vấn đề lưu bãi, lưu container để tiến hành đăng ký gia hạn thêm với hãng tàu (nếu cần), xem dấu “Hàng giao thẳng” đã có hay chưa vì đưa container về kho riêng rút hàng, nơi và ngày trả container trên giấy mượn container để tiến hành trả container.  Chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ hải quan và kiểm tra. Nhân viên giao hàng nhận tổng hợp các chứng từ cần thiết để lập bộ hồ sơ Hải quan hoàn chỉnh cho lô hàng. Bộ hồ sơ bao gồm:. 2) Hợp đồng ngoại thương (Contract): 01 bản copy có sao y dấu doanh nghiệp 3) Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 01 bản chính. 6) Vận đơn (Bill of Lading): 01 bản copy từ bill gốc có sao y dấu doanh nghiệp Kiểm tra bộ chứng từ trước khi tiến hành làm thủ tục hải quan, kiểm tra xem nội dung thông tin giữa các chứng từ có khớp với nhau không, số lượng chứng từ (bản gốc, bản sao, các loại chứng từ) đã đủ chưa.

Sau khi hồ sơ đã được chi cục Hải quan duyệt, nó sẽ được cập nhật trên trang web www.customs.gov.vn, ta vào trang web này, bấm chọn “In bảng kê mã vạch phương tiện chứa hàng” để kiểm tra trạng thái tờ khai và danh sách container đủ điều kiện qua khu vực giám sát hải quan. Trong trường hợp có phí sửa chữa thì phải yêu cầu hãng tàu cho biết phí sửa chữa về vấn đề gì, số tiền cụ thể sau đó báo về cho công ty để công ty báo về cho khách hàng phí sửa chữa để trả phí sửa chữa với hãng tàu và ra hóa đơn cho Công ty TNHH GAME VIET ELECTRONIC CO., LTD. Sau khi hoàn thành thủ tục, nghiệp vụ nhận hàng và giao hàng xong, nhân viên giao nhận làm quyết toán lại những chi phí trong quá trình giao nhận kèm theo vào bộ chứng từ của lô hàng gồm: Bộ hồ sơ hải quan, biên lai các chi phí phát sinh chuyển qua bộ phận chứng từ để quyết toán và lưu hồ sơ.

Nhận xét về quy trình 1 Thuận lợi

- Trong trường hợp có nhiều hợp đồng dịch vụ và việc thực hiện nghiệp vụ giao nhận các hợp đồng diễn ra cùng lúc thì công ty thực hiện chưa thật sự linh hoạt.Sở dĩ như vậy là do số lượng nhân viên giao nhận của công ty còn ít, không đáp ứng được khối lượng công việc dẫn đến thời gian thực hiện chậm. － Chính phủ nên có biện pháp tăng cường quản lý ngành hải quan, kiểm tra thường xuyên hoạt động của ngành này, để tránh các tiêu cực có thể phát sinh, đào tại cán bộ hải quan có chuyên môn nghề nghiệp, tránh tư tưởng làm việc trì trệ, quan liêu, gây khó khăn cho doanh nghiệp. － Tiếp tục đẩy mạnh công cuộc cải cách hành chính đi đôi với việc tăng cường phối hợp giải quyết vụ việc liên quan giữa các Bộ, ngành, giữa cơ quan quản lý với hiệp hội ngành hàng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống cơ quan quản lý nhà nước ngành thương mại trong việc hôc trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường, phát triển kinh doanh.

－ Cơ quan nhà nước và các ban ngành có liên quan tiến hành tổ chức phối hợp quy hoạch với các ngành đường sắt, đường biển, đường sông, đường bộ, đường hàng không nhất là các khu đầu mối giao thông nhằm tránh tình trạng kẹt xe trong giờ cao điểm, tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao nhận được nhanh chóng. － Mở các buổi hội đàm, hội thảo, đối thoạt trực tiếp với chính quyền, các cơ quan ban ngành có liên quan nhằm giải quyết các vướn mắt của doanh nghiệp, lắng nghe ý kiến phản ánh từ doanh nghiệp, tăng sự trao đỏi hai chiều giữ nhà nước và doanh nghiệp từ đó có cái nhìn chính xác hơn và hiểu được doanh nghiệp cần gi, muốn gì. － Nhà nước cần tận dụng lợi thế có đường bờ biển dài, nằm ở vị trí trung tâm Đông Nam Á, nằm trên tuyến đường hàng hải quốc tế hình thành và phát triển các đội tàu Việt Nam nhằm cạnh tranh với các đội tàu nước ngoài và phát triển ngành vận tải nước ta.

- Nghiên cứu, tìm hiểu, phân tích các thế mạnh và điểm yếu của từng hãng tàu lớn, các hãng chuyên chở lớn để có cái nhìn chính xác, đầy đủ, toàn diện và lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp nhất nhằm cung cấp cho khách hàng các dịch vụ với giá cả cạnh tranh, thu về lợi nhuận cao nhất.