Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Bull Lines
MỤC LỤC
Mục đích nghiên cứu
Là một Công ty đã có hơn 6 năm trong ngành, nhưng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần Bull Lines còn chưa hiệu quả, đồng thời chưa có bất kỳ công trình nghiên cứu cụ thể nào về hoạt động hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty. Vì vậy, với các vấn đề đã nêu trên kết hợp với các số liệu, thông tin tổng hợp được trong quá trình thực tập, tôi đã đề xuất đề tài “Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Bull Lines” để tiến hành phân tích, đánh giá những vấn đề mà Công ty đang gặp phải đồng thời đưa ra những định hướng, giải pháp đối với quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu của Công ty.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp phân tích thu thập dữ liệu Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
Phạm vi về thời gian: Khóa luận đi sâu vào nghiên cứu quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Bull Lines giai đoạn 2021 - 2023 và đề ra những định hướng cho Công ty trong những năm tới. - Nguồn dữ liệu trên Internet: Thu thập từ website của Công ty (bullines.com), các trang web hải quan cũng như nhà nước và các văn bản pháp luật, google.com,.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HểA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI DOANH NGHIỆP GIAO
Khái niệm về dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển 1. Khái niệm về dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển
Như vậy, có thể hiểu dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng đến nơi nhận hàng, trong đó người giao hàng ký hợp đồng vận chuyển với chủ hàng, đồng thời cũng ký hợp đồng đối ứng với người vận tải để thực hiện dịch vụ. Người kinh doanh chuyên chở hàng lẻ gọi là người gom hàng (consolidator) sẽ tập hợp những lô hàng lẻ của nhiều chủ, tiến hành sắp xếp, phân loại, kết hợp các lô hàng lại đóng vào container, niêm phong kẹp chì theo quy chế xuất khẩu và làm thủ tục hải quan, bốc container từ bãi chứa gửi xuống tàu chở đi, đỡ container lên bãi chứa container đích và giao cho người nhận hàng.
Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại doanh nghiệp giao nhận vận tải quốc tế
Booking request này xác nhận lại thông tin hàng hóa liên quan: Người gửi hàng, người nhận hàng, tên hàng, trọng lượng, loại container, nơi đóng hàng (đóng kho người gửi hàng hay đóng tại bãi container của cảng), cảng hạ container có hàng để thông quan xuất khẩu (hạ container ở cảng nào thì thông quan tại cảng đó), cảng đến (nước nhập khẩu), ngày tàu chạy,. Sau khi hoàn tất bộ chứng từ hàng xuất, nhân viên sẽ gửi thông báo mô tả sơ lược về lô hàng vận chuyển: Shipper/ Consignee, tên tàu số chuyến, cảng đi, cảng đến, ETD/ ETA, số vận đơn, loại vận đơn (Original BL/ Seaway bill/ Surrendered BL,..), hợp đồng, Invoice, Packing list cho đại lý liờn quan để đại lý theo dừi tiếp lụ hàng tại cảng đến.
Các chứng từ cần thiết trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển
Với những trường hợp hàng hóa xảy ra vấn đề (hỏng hóc, tổn thất, mất mát), Công ty giao nhận phải nhanh chóng báo cho khách hàng, mời giám định xác nhận tổn thất để làm cơ sở giải quyết khiếu nại và bồi thường. Để đảm bảo cân bằng khối lượng trên tàu và giảm thiểu sự chênh lệch về khối lượng hàng hóa, điều quan trọng là giúp nhân viên tàu có thể sắp xếp các khối container một cách hợp lý và an toàn nhất có thể. Thông thường, nếu mặt hàng trên SI có nhiều loại, bên phía Shipper thường sẽ gửi đính kèm thêm Packing list để hỗ trợ cho việc khai báo thông tin cho phía hãng tàu/Forwarder.
Các nhân tố ảnh hưởng tới quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại doanh nghiệp giao nhận vận tải quốc tế
Hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển phụ thuộc nhiều vào các quy định của luật pháp quốc tế, bao gồm Luật Thương mại, Luật Hàng hải, các Công ước về vận đơn vận tải, Công ước về hợp đồng mua bán hàng hóa, cũng như các văn bản pháp luật của các quốc gia cụ thể và các hợp đồng và thỏa thuận thương mại. Bên cạnh đó, một số ứng dụng công nghệ mà doanh nghiệp giao nhận thường sử dụng và mang lại hiệu quả cao trong công việc như: Khai báo và truyền tờ khai hải quan điện tử thông qua phần mềm ECUS5; Thanh toán trực tuyến kết nối với các ngân hàng; công nghệ mã vạch, RFID và hệ thống quản lý kho thông minh giúp đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy trong việc theo dừi và quản lý hàng húa của khỏch hàng cũng như trỏnh xảy ra những sai sót không đáng có trong việc thực hiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển. Các kiến thức, kỹ năng này sẽ giúp họ thực hiện thành thạo và chuyên nghiệp các nghiệp vụ trong quy trình giao nhận hàng hóa, từ đó góp phần giảm thời gian vận chuyển, tăng khả năng xử lý tình huống và nâng cao chất lượng quy trình nghiệp vụ giao nhận.
THỰC TRẠNG QUY TRèNH GIAO NHẬN HÀNG HểA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN BULL LINES
Khái quát về Công ty Cổ phần Bull Lines
- Phòng Chứng từ: Thực hiện các nghiệp vụ về chứng từ cho các lô hàng xuất khẩu và nhập khẩu, các thủ tục giao nhận và thanh toán như: Chuẩn bị chứng từ, kiểm tra chứng từ, sửa đổi chứng từ nếu cần, gửi thông báo hàng đến (AN), phát hành lệnh giao hàng (D/O), phát hành vận đơn (B/L), khai manifest, khai báo và truyền tờ khai trên hệ thống. - Về trình độ học vấn: Theo bảng số liệu, có thể thấy số lượng nhân viên có trình độ học vấn Đại học và trên đại học chiếm tỷ lệ cao 85.5% số lượng nhân viên và tốt nghiệp các trường khối đầu về kinh tế như Đại học Thương Mại, Đại học Kinh tế Quốc Dân, Đại học Ngoại Thương, Đại học Quốc gia. Tổng nguồn vốn cũng tăng lên cho thấy Công ty đã tận dụng lợi nhuận để đầu tư và phát triển cho các hoạt động, dịch vụ, nguồn lực như mở rộng thị trường, bổ sung thêm nguồn nhân lực, đầu tư trang thiết bị mới,..Vốn chủ sở hữu chiếm phần lớn trong tổng nguồn vốn của Công ty.
Đánh giá thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Bull Lines
Thứ tư, ngoài những khách hàng thường xuyên, trung thành từ những ngày đầu thành lập, đóng góp không nhỏ cho doanh thu của Công ty (Công ty Samsung Việt Nam, Công ty Cổ phần Việt Tiến, Tập đoàn Amkor,..) thời gian gần đây Bull Lines đã ký thêm nhiều hợp đồng với các khách hàng mới khi đang tiến hành mở rộng quy mô hoạt động sang một số thị trường châu Âu. Họ thường chỉ được nhân viên cũ đào tạo trực tiếp về công việc mà chưa được hệ thống hóa về cả quy trình làm việc nên khi bắt tay vào làm còn nhiều bỡ ngỡ, thiếu sự linh hoạt, nhạy bén vì chưa thật sự hiểu về công việc mà chỉ biết cách làm. Thứ hai, do quy trình được chuyên môn hóa cao và công việc được phân chia cụ thể cho từng bộ phận, nên việc xử lý sự cố tại một khâu nào đó trong quy trình chỉ có thể được thực hiện bởi bộ phận chuyên môn có liên quan vì chỉ bộ phận đó mới nắm rừ bản chất và cỏch thức thực hiện cụng việc của họ.
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRèNH GIAO NHẬN HÀNG HểA XUẤT KHẨU
Định hướng hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Bull Lines
Nhưng với sự đầu tư từ phía Nhà nước và điều kiện thuận lợi từ các Hiệp định Thương mại Tự do, trong tương lai, ngành giao nhận vận chuyển quốc tế của Việt Nam sẽ được thúc đẩy và cạnh tranh được với các công ty đến từ nước ngoài. Thứ tư, đầu tư vào cơ sở hạ tầng và trang thiết bị phục vụ cho hoạt động giao nhận vận tải, nhằm đảm bảo dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty có thể đáp ứng được nhu cầu và yêu cầu của khách hàng, từ đó làm hài lòng họ. Để bắt kịp với sự phát triển trong ngành và đưa quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển dần đi vào hoạt động hiệu quả, Công ty đã đề ra được những định hướng nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của mình.
Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Bull Lines
Thứ ba, đào tạo nhõn viờn làm chứng từ một cỏch bài bản để họ nắm rừ được những loại chứng từ nào cần thiết đối với những mặt hàng cụ thể và kỹ năng xử lý công việc một cách nhạy bén và linh hoạt khi có những sai sót xảy ra. Thứ hai, doanh nghiệp mở cac buổi đào tạo nhân viên của mình về kỹ năng kiểm tra hàng cũng như kiến thức về các loại hàng hóa khác nhau, các yêu cầu về chất lượng hàng hóa, các quy định của cơ quan hải quan và quốc gia nhập khẩu,. Để vượt qua cạnh tranh và đạt được thành công, Công ty cần tiến hành nghiên cứu kỹ lưỡng về đối thủ cạnh tranh, bao gồm điểm mạnh và điểm yếu của họ, chiến lược kinh doanh, mức độ hài lòng của khách hàng, và các dịch vụ họ cung cấp.
Một số kiến nghị để hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Bull Lines
Các chính sách của nhà nước ngày càng được hoàn thiện hơn để có thể loại bỏ những kẽ hở trong luật pháp, đảm bảo lợi ích cho các doanh nghiệp, đơn giản hóa và đồng bộ hóa các thủ tục chứng từ để tiết kiệm thời gian và giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn trong việc thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu, tránh tình trạng chậm trễ trong việc giao nhận hàng. Tuy nhiên, bối cảnh mở cửa và thời kỳ kinh tế thị trường không ngừng biến động như ngày nay, hàng loạt các công ty Logistics ra đời với những lợi thế cạnh tranh đa dạng đòi hỏi Bull Lines phải liên tục cải tiến và hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển để có được chất lượng dịch vụ tốt nhất. Nhờ sự giúp đỡ tận tình của giáo viên hướng dẫn cùng với các kiến thức đã được học trên trường và trong quá trình thực tập tại Công ty, tôi mong rằng việc hoàn thành khóa luận này có thể góp phần giải quyết những vẫn đề đang tồn tại và hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Bull Lines.