Bảo đảm thực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt Nam
MỤC LỤC
Kết cấu của luận án
Nhóm công trình nghiên cứu nước ngoài liên quan đến luận án
Nội dung của cuốn sách đã trình bày một cách có hệ thống những vấn đề lý luận về lưu trữ như: xác lập các nguyên tắc cơ bản trong lưu trữ làm tiền đề xây dựng chế độ lưu trữ tương ứng với từng loại tài liệu, các biện pháp nghiệp vụ về lưu trữ: xác định thời hạn lưu trữ, chủ thể lưu trữ, các yếu tố bảo đảm cho hoạt động lưu trữ… Vấn đề trách nhiệm bảo đảm sự toàn vẹn của tài liệu lưu trữ cũng được đặt ra khi thay đổi người lãnh đạo cơ quan, trưởng phòng lưu trữ cơ quan hoặc cá nhân phụ trách về phòng lưu trữ cũng như khi cải tổ và giải thể cơ quan. Sau chiến tranh thế giới lần thứ hai, Vương quốc Anh còn gặp phải một số vấn đề như: hạn chế về tổ chức bộ máy quản lý lưu trữ, tài liệu lưu trữ chưa được quản lý thống nhất nên bị mất mát, thất lạc nguồn tài liệu trong chiến tranh ở Anh là khá đáng kể, nguyên nhân của tình trạng trên là do pháp luật chưa thống nhất, lưu trữ địa phương chưa được tổ chức, kho lưu trữ không đủ, chưa tổ chức cơ quan nghiệp vụ về lưu trữ… Từ thực tiễn nêu trên, Anh đã thực hiện nhiều giải pháp cải cách một cách mạnh mẽ công tác quản lý nhà nước về lưu trữ từ kinh nghiệm đó giúp tác giả đối chiếu so sánh với lưu trữ của nước ta để xây dựng giải pháp tại chương 4 của luận án.
Nhóm công trình nghiên cứu trong nước liên quan đến luận án
Điểm đáng lưu ý trong công trình nghiên cứu này là đã khái quát được các quan điểm chỉ đạo của Đảng đối với công tác lưu trữ ở Việt Nam gồm: Công tác lưu trữ phải dựa trên nền tảng lý luận của chủ nghĩa Mác – Lê-nin, tư tưởng Hồ Chí Minh bảo đảm tính kế thừa có chọn lọc những giá trị tốt đẹp của xã hội đã qua, của quá khứ; Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa; Quan điểm lãnh đạo toàn diện đối với công tác lưu trữ từ xây dựng tổ chức bộ máy lưu trữ, xây dựng pháp luật, tổ chức thực hiện pháp luật lưu trữ, nghiên cứu khoa học hợp tác quốc tế về lưu trữ. Đánh giá về vai trò cũng như ý nghĩa thực tiễn của công tác lưu trữ cũng có nhiều công trình nghiên cứu như: Bài viết: Vai trò của công tác văn thư, lưu trữ đối với việc ban hành quyết định hành chính [65] của tác giả Trần Thị Thúy Hiền, Vai trò của công tác lưu trữ trong nền hành chính nhà nước [153] của tác giả Lã Thị Duyên đều nhận định rằng: Tài liệu lưu trữ là một nguồn cung cấp thông tin chính xác và có giá trị pháp lý nhất trong việc nghiên cứu thực trạng vấn đề theo một quá trình để có căn cứ thực tiễn ban hành quyết định, vì toàn bộ thông tin trong tài liệu lưu trữ đã qua các khâu xử lý nghiệp vụ của công tác lưu trữ: thu thập, xác định giá trị, chỉnh lý, tổ chức khai thác sử dụng… nên việc tra cứu tài liệu lưu trữ rất dễ dàng, nhanh chóng, tiết kiệm.
Nhận xét về các công trình nghiên cứu đã tiếp cận và những vấn đề đặt ra cần nghiên cứu
Đặng Thị Thu Trang với bài viết “Thực tiễn công tác lưu trữ tại Văn phòng Quốc hội sau 7 năm thi hành pháp Luật Lưu trữ: Những khó khăn vướng mắc và một số đề xuất” [124] đăng trên Tạp chí Văn thư – Lưu trữ Việt Nam số 07/2018 đã chỉ ra một số quy định còn chồng chéo, không khả thi, chưa bảo đảm cải cách thủ tục hành chính khi thực hiện của Luật Lưu trữ và một số văn bản hướng dẫn thi hành nên cần tiếp tục sửa đổi, bổ sung để đáp ứng yêu cầu thực tiễn thi hành. Thứ tư, ở khía cạnh thực hiện pháp luật về lưu trữ, thông qua đánh giá việc thực hiện các hoạt động lưu trữ, các tác giả đã nêu ra các yêu cầu và vấn đề đặt ra cho thực hiện pháp luật về lưu trữ trong bối cảnh tài liệu lưu trữ bao gồm cả tài liệu truyền thống và tài liệu điện tử với những thách thức khi mà tài liệu điện tử liên tục tăng cả về số lượng và tính phức tạp do sự thay đổi không ngừng của công nghệ.
Giả thuyết nghiên cứu và câu hỏi nghiên cứu
Thông qua 4 hình thức thực hiện pháp luật về lưu trữ cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền sẽ: có trách nhiệm quản lý về lưu trữ, áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ; ban hành quy chế về công tác lưu trữ, tiến hành các biện pháp tổ chức bộ máy, quản lý, bố trí nguồn lực tài chính và các biện pháp cần thiết khác để thực hiện, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về lưu trữ; kiến nghị ban hành, sửa đổi, bổ sung các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ phù hợp với tình hình thực tiễn và bảo đảm tính đồng bộ trong tổ chức thực hiện. Chủ thể thực hiện nghiệp vụ lưu trữ là các chủ thể có thẩm quyền trong phạm vi nhiệm vụ quyền hạn được giao, được tiến hành các hoạt động cụ thể về nghiệp vụ lưu trữ, thông qua các hoạt động cụ thể như: lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, chỉnh lý, các định giá trị của tài liệu lưu trữ, thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử… Hoạt động nghiệp vụ về lưu trữ là các hoạt động gắn liền với việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của cán bộ, công chức, viên chức theo đó họ sẽ phải có trách nhiệm thực hiện các biện pháp nghiệp vụ để lưu giữ các tài liệu phát sinh trong quá trình giải quyết công việc.
Các yếu tố bảo đảm thực hiện pháp luật về lưu trữ 1. Bảo đảm về chính trị
Đánh giá về mức độ hoàn thiện của pháp luật lưu trữ cần phải dựa vào những tiêu chí được xác định về mặt lý luận: Tính toàn diện, tính đồng bộ, tính phù hợp và trình độ kỹ thuật pháp lý của hệ thống pháp luật [48, tr.406], từ đó liên hệ với điều kiện và hoàn cảnh thực tế trong mỗi giai đoạn cụ thể, xem xét một cách khách quan và rút ra những kết luận, làm sỏng rừ những ưu điểm và nhược điểm của hệ thống phỏp luật về lưu trữ. Ngoài các tiêu chuẩn cơ bản để xem xét, bao gồm: Tính toàn diện, tính đồng bộ, tính phù hợp và trình độ kỹ thuật pháp lý của hệ thống pháp luật, trong điều kiện hội nhập quốc tế sâu rộng của nước ta hiện nay, chất lượng pháp luật còn được xem xét đánh giá sự phù hợp với các điều kiện kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội của đất nước ở mỗi thời kỳ, đồng thời phải phù hợp với các công ước, điều ước và thông lệ quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
Thực trạng pháp luật lưu trữ ở Việt Nam
Chiếu theo Luật Lưu trữ, xét về tính bao quát toàn diện nội dung quản lý chuyên ngành, Luật Lưu trữ chưa giải quyết được các vấn đề của quan hệ lưu trữ phát sinh trong nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, như: Vấn đề điều kiện, thủ tục thành lập lưu trữ tư nhân và khuyến khích chủ sở hữu tài liệu lưu trữ đăng ký thống kê, hiến tặng, ký gửi hoặc bán tài liệu lưu trữ cho Nhà nước; Vấn đề phân phối phí sử dụng tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ (quyền lợi của chủ sở hữu tài liệu)..; cơ chế bảo đảm thực thi pháp luật (thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và chế tài áp dụng khi xảy ra hành vi vi phạm pháp luật) về lưu trữ tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ. Hiện nay, văn bản pháp luật về lưu trữ duy nhất quy định biện pháp chế tài là Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ (Thông tư số 09/2014/TT-BNV) đã đề cập biện pháp xử lý khi có vi phạm phát sinh trong việc quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ: thu hồi giấy Chứng nhận đủ điều kiện hoạt động dịch vụ lưu trữ (Khoản 3, Điều 8) và tại Sở Nội vụ có trách nhiệm xử phạt vi phạm hành chính đối với tổ chức, cá nhân hành nghề lưu trữ theo thẩm quyền (Điểm b, Khoản 2, Điều 11).
Thực trạng thực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt Nam hiện nay 1. Thực hiện pháp luật quản lý nhà nước về lưu trữ
Tiếng nói Việt Nam, Bảo hiểm xã hội Việt Nam…Tại các địa phương, hệ thống văn bản quản lý, chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ đều tăng lên cả về số lượng và chất lượng với gần 1.900 văn bản, tập trung vào một số vấn đề như: chỉ thị về việc tăng cường công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử; giải quyết tài liệu tồn đọng, tích đống của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh; quy chế, quy định về công tác văn thư, lưu trữ; quy định về danh mục nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; quy định về lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử… Một số tỉnh đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ là: Đà Nẵng, Thành phố Hồ Chí Minh, Bình Định, Đồng Nai, Quảng Ngãi. Đó là: Việc tổ chức khoa học tài liệu trong kho lưu trữ chưa được triệt để, diện tích kho lưu trữ chưa đáp ứng được nhu cầu bố trí kho chứa khối tài liệu chờ chỉnh lý, khối tài liệu đã hết giá trị chờ tiêu hủy; công tác thống kê lưu trữ và tài liệu lưu trữ chưa được chính xác, đôi khi còn ước lượng, tương đối; việc đăng ký mục lục hồ sơ và cập nhật các loại sổ chưa được kịp thời; tài liệu hết giá trị chưa được thực hiện quy trình tiêu hủy ngay sau khi kết thúc chỉnh lý, do đó còn chiếm nhiều diện tích trong kho lưu trữ, khó khăn trong công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ.
Đánh giá chung về kết quả thực hiện pháp luật về lưu trữ 1. Kết quả đạt được
Thứ hai, pháp luật về lưu trữ tuy đã được ban hành và ngày càng hoàn thiện nhưng vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định như: nhiều quy định còn chung chung chưa được hướng dẫn kịp thời, nhiều quy định mới phát sinh trong thực tế chưa được điều chỉnh như chế độ quản lý đối với tài liệu lưu trữ tư, lưu trữ điện tử… Luật Lưu trữ đã có quy định về hành vi bị nghiêm cấm trong hoạt động lưu trữ nhưng lại chưa quy định các chế tài đối với tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm. - Một là, nhận thức của lãnh đạo các cơ quan, tổ chức về giá trị của tài liệu lưu trữ và tầm quan trọng của thực hiện pháp luật về lưu trữ còn chưa đầy đủ, tình trạng xem thực hiện lưu trữ chỉ là công việc hành chính thuần túy, là nhiệm vụ của bộ phận lưu trữ vẫn còn tồn tại tương đối phổ biến nên công tác chỉ đạo thực hiện pháp luật về lưu trữ chưa đầy đủ, đúng đắn, kịp thời, chưa đưa ra những chủ trương, chính sách, văn bản quản lý, biện pháp tổ chức thực hiện xứng tầm với với vị thế của hoạt động lưu trữ nói chung và ở mỗi cơ quan, tổ chức nói riêng.
Quan điểm bảo đảm thực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt Nam
Trong các văn bản pháp quy cao nhất của Nhà nước đã ban hành về công tác lưu trữ đều có những điều khoản quy định cụ thể về sử dụng tài liệu lưu trữ, bao gồm: thời hạn cho phép tiếp cận tài liệu, đối tượng được phép tiếp cận tài liệu, điều kiện tiếp cận, trách nhiệm của cơ quan lưu trữ đối với việc tổ chức phục vụ các yêu cầu của độc giả…Pháp luật về tiếp cận thông tin cũng chỉ hạn chế quyền tiếp cận thông tin phải do luật định trong trường hợp cần thiết vì lý do quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội, đạo đức xã hội, sức khỏe của cộng đồng hay nói cách khác là quyền tiếp cận thông tin có thể bị hạn chế đối với các tài liệu được lưu trữ theo chế độ lưu trữ mật. Tuy nhiên, để tránh lạm dụng bảo vệ bí mật nhà nước dẫn tới sự can thiệp và xâm phạm tới quyền tiếp cận thông tin của người dân, cần bảo đảm thực hiện theo nguyên tắc “Quyền con người, quyền công dân chỉ có thể bị hạn chế theo quy định của luật trong trường hợp cần thiết vì lý do quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xó hội, đạo đức xó hội, sức khỏe của cộng đồng”, xỏc định rừ ranh giới bí mật nhà nước, không tuyệt đối hóa bí mật nhà nước, xác định phạm vi bí mật nhà nước quá rộng; cũng như không xem thường bí mật nhà nước dẫn tới lạm dụng quyền tiếp cận thông tin để xâm phạm bí mật nhà nước.
Một số giải pháp bảo đảm thực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt Nam 1. Nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của công tác lưu trữ và thực
- Sửa đổi một số thuật ngữ trong các phụ lục ban hành kèm theo Thông tư số 10/2022/TT-BNV như đã phân tích tại mục 3.1 của luận án và một số văn bản pháp luật về lưu trữ bảo đảm tính thống nhất, khoa học cụ thể: sửa đổi và thống nhất sử dụng thuật ngữ: “Nghiêm trọng, Không nghiêm trọng” cho tất cả các trường hợp xác định thời hạn lưu trữ theo tính chất vụ việc được thể hiện trong hồ sơ; bãi bỏ quy định “Hồ sơ công trình sửa chữa nhỏ” và căn cứ vào giá trị sửa chữa của công trình sửa đổi “Hồ sơ công trình sửa chữa có giá trị từ 50 triệu đồng trở lên”. Bên cạnh đó, cần đẩy mạnh việc đầu tư để nâng cấp cơ sở vật chất công tác văn thư, lưu trữ như: bố trí phòng làm việc riêng biệt, trang bị đủ bàn, ghế làm việc; máy vi tính, máy photocopy, máy fax, điện thoại; tủ, giá kệ đựng tài liệu, hộp bảo quản, cặp đựng tài liệu, bìa hồ sơ; máy điều hòa nhiệt độ; các vật phẩm văn phòng cần thiết; kho lưu trữ bảo quản tài liệu, máy hút ẩm, máy hút bụi, báo cháy tự động, bình chữa cháy, nhiệt kế, ẩm kế… tất cả các thiết bị và vật phẩm văn phòng phải được bố trí hợp lý và cố định để dễ sử dụng khi cần thiết.