Phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp cải thiện hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Trace-Tec Việt Nam

CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG CỦA DOANH NGHIỆP CUNG CẤP DỊCH VỤ SẢN XUẤT ĐIỆN TỬ

Cùng với sự thay đổi trong công nghệ và thị hiếu của khách hàng những dịch vụ được cung cấp bởi các EMS cũng trở nên ngày càng đa dạng, trong đó bao gồm thu mua linh kiện, lắp ráp PCB, thử nghiệm (testing), tạo nguyên mẫu (prototyping), logistics, các dịch vụ hậu mãi (aftermarket services)… Vì thế quy mô cũng như tầm quan trọng của EMS trong ngành sản xuất thiết bị điện tử đều đã tăng lên đáng kể và thuật ngữ EMS hiện nay được dùng để chỉ một ngành dịch vụ, một lĩnh vực chứ không chỉ đơn thuần là một loại hình doanh nghiệp thực hiện các hoạt động cung cấp dịch vụ sản xuất theo hợp đồng (Kanwar, 2023). Để đảm bảo không bị hư hại do tác động của môi trường bên ngoài cũng như tạo ra sự thuận tiện cho quá trình vận chuyển và sử dụng, các linh kiện điện tử thường được đóng gói theo quy cách nhất định như cuộn/băng (tape and reel), khay (tray), ống (tube), rời (bulk)…, từ đó đặt ra các ngưỡng về số lượng đặt mua như số lượng đặt hàng tối thiểu (minumum of quantity – MOQ), số lượng đóng gói tiêu chuẩn (standard package quantity – SPQ)… Đối với các doanh nghiệp sản xuất, số lượng đặt mua thường tương đối lớn, đồng thời có thể được lên kế hoạch và tính toán dựa trên dự báo nhu cầu, mức dự trữ an toàn, nguồn lực của doanh nghiệp, kế hoạch sản xuất và nhiều yếu tố khách quan khác, do đó vấn đề về MOQ hay SPQ không thực sự là vấn đề lớn.

PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH TRACE-TEC VIỆT NAM GIAI ĐOẠN 2017-2023

Công ty hiện đang là nhà cung cấp và đối tác tin cậy của nhiều doanh nghiệp hàng đầu trong nước như Viettel, Vinfast, Rạng Đông, VNPT… với các sản phẩm được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, đặc biệt là các ngành tự động hóa, viễn thông, hàng không vũ trụ, công nghiệp, y tế… Trong giai đoạn 2019-2022, khi hầu hết các doanh nghiệp đều ghi nhận sự sụt giảm về doanh số do ảnh hưởng của đại dịch COVID-19, doanh thu của công ty lại đi ngược với xu hướng chung của thị trường. Một trong những yếu tố giúp cải thiện chỉ số này là chính sách kiểm soát thời gian giao hàng của bộ phận Mua hàng bắt đầu được thực hiện từ năm 2021, trong đó bao gồm việc tính toán thời gian đặt hàng thớch hợp dựa vào lead time do nhà cung cấp thụng bỏo và theo dừi chặt chẽ tiến độ thực hiện đơn hàng của nhà cung cấp nhằm đảm bảo hàng hóa sẽ được giao đến kho của Công ty kịp thời nhưng không sớm hơn hai tuần trước ngày bàn giao hàng hóa cho khách hàng theo hợp đồng bán hoặc theo yêu cầu của các phòng ban nội bộ. Trong bốn giai đoạn này, thực tế phòng Mua hàng chỉ có thể tối ưu được hai giai đoạn đầu tiên, còn thời gian chuẩn bị hàng hóa của nhà cung cấp (tương ứng với lead time nhà cung cấp thông báo khi gửi báo giá) và thời gian vận chuyển hàng hóa (thuộc trách nhiệm của bộ phận Vận tải) đều là những yếu tố nằm ngoài phạm vi kiểm soỏt, bộ phận Mua hàng chỉ cú thể theo dừi sỏt sao, nỗ lực làm việc với cỏc bờn liờn quan và hi vọng có thể rút ngắn thời gian thực hiện.

Đầu tiên, hoạt động mua hàng của Trace-Tec phụ thuộc nhiều vào đơn hàng từ bộ phận Kinh doanh, vì thế bộ phận Mua hàng cần có được đầy đủ thông tin từ bộ phận Kinh doanh, không chỉ bao gồm danh mục vật tư mà còn cả các yếu tố khác như ngân sách, tiến độ hay các yêu cầu cần đặc biệt chú ý khác mà khách hàng đưa ra, để phục vụ việc lập kế hoạch cho mỗi dự án và giúp định hướng chiến lược và cách thức làm việc với nhà cung cấp. Những đối tác của Trace-Tec hầu hết là các hãng sản xuất hoặc nhà phân phối lớn trên thế giới, vì thế làm việc với họ không chỉ giúp Trace-Tec được hưởng nhiều điều kiện có lợi khi thực hiện giao dịch mua bán mà còn tiết kiệm thời gian, công sức trong khi vẫn giảm thiểu được nhiều rủi ro trong quá trình mua hàng đầu vào cả về tính khan hiếm, số lượng và chất lượng hàng hóa, vấn đề liên quan đến chứng từ, thời gian giao hàng, mức độ chuyên nghiệp về dịch vụ của nhà cung cấp… Trong tương lai, việc có sẵn một danh mục những nhà cung cấp ưu tiên sẽ tạo tiền đề cho việc mở rộng kinh doanh. Bên cạnh đó, một trong những cản trở lớn nhất trong việc cải thiện hoạt động mua hàng của Trace-Tec là sự trùng lặp của quá nhiều khâu trong quy trình của bộ phận Mua hàng và bộ phận Kinh doanh, trong đó bộ phận Kinh doanh thường trực tiếp can thiệp vào việc lựa chọn, đàm phán với nhà cung cấp của những mã hàng giá trị lớn, còn bộ phận Mua hàng chỉ là đầu mối liên hệ cho những công việc mang tính vận hành thay vì những hoạt động chiến lược của hoạt động mua hàng.

Chưa nhắc đến yếu tố gián đoạn do các sự cố bất ngờ, phần mềm ERP của công ty Trace-Tec hiện tại đã cho phép một số dữ liệu được kế thừa từ bộ phận này sang bộ phận khác theo đúng quy trình chung của công ty nhưng nó vẫn đang chỉ dừng lại ở cấp độ của một phần mềm nhập liệu và lưu trữ thông tin chứ chưa thể trở thành một công cụ phục vụ hoạt động mua hàng hay nền tảng chia sẻ và kết nối hoạt động giữa các phòng ban, làm giảm hiệu suất và khả năng cộng tác nội bộ.

ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP CẢI THIỆN HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH TRACE-TEC VIỆT NAM GIAI

• Khai thác hiệu quả làn sóng chuyển dịch sản xuất thông qua việc điều chỉnh kịp thời chính sách thu hút FDI có chọn lọc, đồng thời thực hiện các chính sách ưu đãi để hỗ trợ các doanh nghiệp trong nước về vốn và công nghệ, thu hút đầu tư vào các ngành công nghiệp hỗ trợ, từ đó rút ngắn thời gian khép kín chuỗi cung ứng trong nước, cải thiện sức cạnh tranh, tăng khả năng tự chủ và phát triển ngành công nghiệp điện tử Việt Nam theo hướng bền vững. • Tăng cường tài trợ các chương trình hợp tác nghiên cứu, chuyển giao công nghệ giữa doanh nghiệp và các đơn vị nghiên cứu, thành lập các trung tâm nghiên cứu và phát triển, sản xuất thử nghiệm, kiểm thử và kiểm định… nhằm nâng cao năng lực công nghệ, khuyến khích các doanh nghiệp tham gia vào các khâu tạo ra nhiều giá trị gia tăng cũng như xây dựng nền tảng cho sự đổi mới sáng tạo và phát triển hài hòa của ngành điện tử cả về mảng phần cứng và phần mềm. • Thúc đẩy phát triển nguồn nhân lực cả về quy mô và năng lực chuyên môn thông qua việc cải thiện và tăng cường công tác đào tạo, đồng thời triển khai các chính sách thu hút nhân tài Việt Nam ở nước ngoài, đặc biệt là tại các quốc gia có nền công nghiệp điện tử phát triển về làm việc, nghiên cứu và giảng dạy ở trong nước nhằm đẩy nhanh quá trình chuyển giao và tiếp thu tri thức, kinh nghiệm.

Dựa trên các nội dung đã nêu ở Chương 2 và Chương 3, kết hợp với định hướng và chiến lược phát triển của doanh nghiệp, một số giải pháp cải thiện hoạt động mua hàng của công ty Trace-Tec đã được đưa ra, trong đó tập trung vào vấn đề củng cố các yếu tố bên trong của doanh nghiệp như quy trình, nguồn nhân lực và khả năng ứng dụng công nghệ thông tin để có thể nắm bắt những cơ hội và hạn chế các thách. Bên cạnh đó, Chương 3 cũng đưa ra một số đề xuất với cơ quan quản lý nhằm tạo điều kiện cho sự phát triển của ngành công nghiệp điện tử nói chung và ngành dịch vụ sản xuất điện tử nói riêng trước bối cảnh mức độ phụ thuộc của các ngành công nghiệp phụ trợ trong nước vào doanh nghiệp FDI vẫn còn tương đối cao hiện nay, trong đó chú trọng tăng cường năng lực công nghệ và khuyến khích sự tham gia của các doanh nghiệp Việt Nam vào các khâu đem lại nhiều giá trị gia tăng thông qua việc hỗ trợ về vốn, đào tạo nhân lực, chuyển giao tri thức.