MỤC LỤC
Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trờng kiểm soát cũng nh chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanh nghiệp. Công ty luôn tạo điều kiện cho cán bộ nhân viên của mình có đợc thời giờ nghỉ ngơi và vui chơi hợp lý, vì phơng châm của công ty là “ Sức khoẻ dồi dào, tinh thần thoải mái và làm việc hiệu quả”.
Ngoài công việc thờng nhật hàng ngày, đội ngũ nhân viên của INTRACO còn đợc hởng quyền lợi tham gia các hoạt động văn hoá thể thao do công ty hoặc do bộ giao thông vận tải tổ chức. Kế hoạch thờng xuyên đợc kiểm tra trong các cuộc họp hàng tuần, hàng tháng và hàng quý nhằm xem xét lại quá trình thực hiện kế hoạch để giúp cho việc tiến hành kế hoạch luôn đi đúng hớng,kịp thời phát hiện sai sót và sửa chữa sai sót trong quá trình hoạt động.
Phòng kế hoạch có trách nhiệm tìm hiểu, nghiên cứu và xây dựng kế hoạch chung cho công ty, kế hoạch thờng là kế hoạch trong một năm hoặc có thể lâu hơn. Công tác lập kế hoạch và tiến độ thực hiện kế hoạch cũng là một công cụ hữu hiệu để các nhà quản lý kiểm soát đợc hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình.
Hiện nay đã xuất hiện một số phần mềm phục vụ cho quá trình quản lý luân chuyển chứng từ nghiệp vụ, tuy nhiên phần mềm này thờng đợc sử dụng trong ngành ngân hàng, còn bản thân INTRACO, quá trình lập và luân chuyển chứng từ, bảo quản và quản lý quy trình luân chuyển chứng từ vẫn do những kế toán viên thực hiện. Khi có một nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chứng từ đợc lập, sau đó qua sự xét duyệt của ngời quản lý phòng, cụ thể là trởng phòng, sau đó trình lên giám đốc, ký duyệt rồi chuyển lại cho phòng thực hiện nghiệp vụ đó.
Nh các công ty khác, ban điều hành của công ty INTRACO cũng có những nguyên tắc của riêng công ty để kiểm soát tình hình hoạt động trong công ty. Đối với nguyên tắc này, các nhà quản lý của INTRACO có lập trờng rừ ràng rằng trỏch nhiệm và cụng việc phải đợc phõn cụng cụ thể cho từng bộ phận và từng nhân viên trong công ty. Mỗi phòng ban có công việc và nhiệm vụ cụ thể, mỗi nhân viên trong phòng phụ trách công việc riêng của mình và có trách nhiệm hoàn thành phần việc đó.
Trong tổ chức nhân sự, các nhiệm vụ phê chuẩn và thực hiện, thực hiện và kiểm soát, ghi sổ và bảo quản tài sản đ… ợc thực hiện riêng rẽ và do những cá nhân khác nhau đảm nhiệm. Những công việc nào liên quan và ảnh hởng tơng đối lớn đến hoạt động của công ty, cần phải có sự phê chuẩn của cấp lãnh đạo cao nhất mới đợc tiến hành thực hiện. Đó là ba nguyên tắc cơ bản mà bất kỳ một doanh nghiệp kinh doanh nào cũng cần thực hiên, và INTRACO đã tuân thủ tơng đối nghiêm túc ba nguyên tắc trên.
- Cơ cấu tổ chức hợp lí, trong mỗi phòng ban đã có một trởng phòng và 2 phó phòng chịu trách nhiệm kiểm soát trong phòng ban đó. - Hàng tuần công ty tổ chức cuộc họp gồm giám đốc, phó giám đốc, trởng phòng và phó phòng nhằm xác định mức độ hoàn thành của kế hoạch nói chung cũng nh mỗi hợp đồng nói riêng, do đó kịp thời đa ra đợc phơng h- ớng đúng đắn, rút ra đợc kinh nghiệm, khắc phục đợc những điểm còn yếu kém giúp công ty không đi chệch hớng dự kiến và hoạt động hiệu quả hơn. - Đội ngũ cán bộ nhân viên đợc tuyển chọn đầu vào một cách kỹ lỡng và đợc đào tạo liên tục để nâng cao hiệu quả làm việc góp phân nâng cao chất lợng công việc.
- Kỹ năng quản lý của ban giám đốc cũng là một trong những yếu tố quyết định đối với sự phát triển của công ty bên cạnh đó yếu tổ mối quan hệ giữa nhà quản lý công ty với các công ty khác cũng không kém phần quan trọng. - Tạo đợc mối quan hệ tốt với các công ty có tiếng nớc ngoài về công nghiệp đóng tàu, ngày càng tạo đợc uy tín trên trờng quốc tế, ngày càng nhận. - Chế độ kế toán nói riêng cũng nh các nghị quyết, nghị định, chính sách đợc cập nhật, phổ biến và áp dụng một cách nhanh chóng và hiệu quả.
- Tổng công ty không thờng xuyên tổ chức thanh tra đối với các chi nhánh.
Việt Nam đã gia nhập WTO, điều đó mang lại nhiều thời cơ nhng cũng đầy những khó khăn và thử thách đối với nền kinh tế Việt Nam nói chung cũng nh sự phát triển của INTRACO nói riêng, nhng với những thành quả mà INTRACO có đợc nh ngày hôm nay và những nỗ lực,không ngừng hoàn thiện mình, chúng ta khẳng định rằng INTRACO sẽ ngày càng phát triển và vững mạnh trong tơng lai. Đánh giá hệ thống KSNB..22 của công ty INTRACO:..22 Hệ thống kiểm soát nội bộ của INTRACO tơng đối thông thờng và đơn giản. Phơng hớng và biện pháp..24 nâng cao hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ..24 i.Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ và tầm quan trọng của kiểm soát nộibộ trong một công ty..29.
Đối với nguyên tắc này, các nhà quản lý của INTRACO có lập trờng rõ ràng rằng trách nhiệm và công việc phảI đợc phân công cụ thể cho từng bộ phận và từng nhân viên trong công ty. Trong tổ chức nhân sự, các nhiệm vụ phê chuẩn và thực hiện, thực hiện và kiểm soát, ghi sổ và bảo quản tài sản đ… ợc thực hiện riêng rẽ và do những cá. Các nhân viên trong từng phòng ban có nghĩa vụ thực hiện công việc đợc giao và quyền kiểm tra những công việc đó do lãnh đạo phòng đảm nhiệm.
Sau khi lãnh đạo phòng kiểm tra việc thực hiện, trình lên cấp trên (lãnh đạo công ty) phê chuẩn. Theo sự uỷ quyền của các nhà quản lý, các cấp dới đợc giao cho quyết định và giảI quyết một số công việc trong phạm vi nhất định. Việc thu và chi tiền cũng cần phảI có chữ ký của giám đốc công ty, thủ quỹ mới đợc xuất tiền hoặc thu tiền, và ghi sổ.
Cổ tức, lợi nhuận đã trả cho chủ sở hữu 36 21 Lu chuyển tiền thuần từ hoạt động tài. Hệ thống kiểm soát nội bộ của INTRACO tơng đối thông thờng và đơn giản. Và đã có sự phân công nhiệm vụ rõ ràng và cụ thể cho từng phòng ban.
- Ngoài ra quy trình hoạt động và quy trình kiểm soát nội bộ đợc xác. + Dữ liệu kế toán có thể bị sửa đổi, sao chụp, sử dụng theo cách bất lợi hoặc bị ai đó không có thẩm quyền phá huỷ. + Các tệp tin dữ liệu, tài liệu của công ty có thể bị h hỏng do cháy, hỏng phần cứng, do những hành động phá hoại, ăn cắp.
Để kiểm soát việc đi làm đúng giờ,trong tơng lai, tất cả cán bộ trong nhân viên sẽ chuyển sang dùng Thẻ từ, và sẽ đợc sử dụng việc đi làm đúng giờ của công nhân viên. Còn những cán bộ nào tay nghề kém dần hay không phù hợp với nhu cầu công việc sẽ đợc đa đi đào tạo lại hoặc bị cho nghỉ việc nếu they hoàn toàn không đủ khả năng. Các phần mềm sử dụng nên đợc thiết kế theo cách mà những ngời sử dụng cụ thể đợc trao quyền sử dụng một phần hoặc tất cả phần mềm, hoặc tiếp cận một phần hoặc toàn bộ hồ sơ dữ liệu.
-Nên có 2 tập tin dự phòng hoặc nhiều hơn nữa, một tập tin cất giữ an toàn trong văn phòng công ty và môt tập tin cất giữ an toàn ngoài văn phòng. -Qui trình lập bản sao dự phòng phải đợc kiểm tra định kì và nên có một kế hoạch chi tiết cho việc phục hồi trong trờng hợp tệp tin giữ liệu chính bị hỏng hoặc một trong những tệp tin dự phòng bị hỏng. Các dữ liệu quan trọng nên đợc cất giữ ở máy chủ trung tâm, không nên lu giữ ở các máy tính riêng lẻ, và chỉ hạn chế một số ngời có thể tiếp cận.