Quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Trung Quốc Đại Dương

Phương pháp thu thập dữ liệu Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp

- Đưa ra định hướng và đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm khắc phục các hạn chế trong hoạt động quản trị rủi ro đối với quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của CTCP Xuất Nhập Khẩu Trung Quốc Đại Dương. Trong khóa luận, nguồn dữ liệu thứ cấp được thu thập từ: Nguồn dữ liệu nội bộ của công ty như: báo cáo tài chính, bảng cân đối kế toán, báo cáo của phòng xuất nhập khẩu, phòng kinh doanh, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2021- 2023.

Phương pháp phân tích, xử lý số liệu

Nội dung của phiếu khảo sát tập trung vào tìm hiểu mức độ nhận diện các nguy cơ, rủi ro và tổn thất trong quy trình nhận hàng nhập khẩu của doanh nghiệp. Đối tượng được khảo sát là các nhân viên từ bộ các phận kinh doanh, chứng từ, nhân viên giao nhận,.

Một số khái niệm cơ bản về quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

Như vậy có thể hiểu dịch vụ giao nhận vận tải là tập hợp những công việc có liên quan đến quá trình vận tải, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức việc vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy từ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người làm dịch vụ giao nhận khác (gọi chung là khách hàng). Như vậy quản trị rủi ro trong tác nghiệp thương mại quốc tế không chỉ đơn thuần là nhận dạng được rủi ro mà quan trọng hơn là phải đánh giá được mức độ nguy hiểm của rủi ro và đưa ra các biện pháp hạn chế tới mức thấp nhất những tổn thất do rủi ro mang đến trong từng tác nghiệp của chuỗi tác nghiệp thương mại quốc tế từ khi lựa chọn đối tác cho đến khi thanh toán tiền hàng và thực hiện các nghĩa vụ liên quan khác.

Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

- Đến bãi và tìm vị trí container sau đó đến phòng Điều độ của cảng nộp phí lưu kho, phí xếp dỡ container, nộp biên lai thanh toán các phi này cùng với D/O để đối lấy phiếu xuất kho cho phép hàng rời khỏi cảng. Sau khi nhận hàng hóa, người giao nhận quyết toán chi phí với các nhà cung cấp và người nhập khẩu các chi phí như cước vận chuyển (nếu có), local charge tại đầu nhập khẩu, phi hoa hồng cho đại lý nước ngoài và các chi phí khác.

Quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển 1. Nội dung hoạt động quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu

- Rủi ro về thời gian vận chuyển: Trong quá trình vận chuyển, có rất nhiều rủi ro có thể xảy ra kiến cho thời gian vận chuyển bị kéo dài như do bên xuất khẩu không kịp chuẩn bị hàng, tàu chuyên chở bị hư hỏng, hoặc gặp phải những rủi ro trên tuyến đường vận chuyển..Đây được coi là nhóm rủi ro phức tạp và đa dạng nhất trong quá trình vận chuyển bằng đường biển. “Tài trợ rủi ro là tập hợp các hoạt động nhằm tạo ra và cung cấp những phương tiện (hay nguồn lực) để khắc phục hậu quả hay bù đắp tổn thất khi rủi ro xảy ra, gây quỹ dự phòng cho những chương trình để giảm bớt bất trắc và rủi ro hay để gia tăng những kết quả tích cực.” (PGS.TS Trần Hùng, Giáo trình quản trị rủi ro (2017), Trang 97).

Khái quát hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Trung Quốc Đại Dương giai đoạn 2021 – 2023

Nhân viên kinh doanh sẽ chuyển thông tin thu thập được từ khách hàng cho nhân sự Pricing thuộc bộ phận chứng tư, bộ phận này sẽ tiếp tục làm việc với các đối tác coloader hoặc hãng tàu để yêu cầu báo giá cước phí và thông tin về lịch trình tàu dự kiến. Nhân viên kinh doanh sẽ quyết toán chi phí cho hãng tàu, cảng, đại lý của mình, sau đó gửi Đề nghị thanh toán (gồm tất cả các chi phí về cước tàu, local charge, chi phí vận chuyển nội địa,…) căn cứ vào đó, khách hàng sẽ thanh toán chi phí cho công ty.

Thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Trung Quốc Đại Dương

• Phân tích rủi ro và đo lường rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Trung Quốc Đại Dương
• Kiểm soát rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Trung Quốc Đại Dương

Rủi ro có thể xảy ra từ việc khách hàng cung cấp thông tin không chính xác hoặc thiếu sót về lô hàng, ví dụ như thiếu thông tin về điều kiện giao hàng, cân nặng, kích thước hoặc vị trí cảng bốc, cảng xếp có thể dẫn đến việc tính toán chi phí sai lệch hoặc báo giá không chính xác cho khách hàng. Nguyên nhân dẫn đến rủi ro về thiếu hoặc mất bộ chứng từ: Nguyên nhân cho rủi ro này cú thể đến từ việc Đại Dương chưa thiết lập được quy trỡnh rừ ràng và chặt chẽ cho việc xử lý và lưu trữ các bộ chứng từ, có thể dẫn đến việc thiếu sót hoặc mất mát trong quá trình vận chuyển. Ngoài ra, nguyên nhân chủ quan đến từ việc nhân viên trong quá trình xếp dỡ và lưu trữ không thực hiện cẩn thận, cũng như thiếu kiểm soát và giám sát trong quá trình vận chuyển có thể dẫn đến việc không phát hiện được sự cố và xử lý kịp thời, gây ra hậu quả nghiêm trọng đối với hàng hóa.

Với lượng hàng hóa vô vàn và chính sách nghiêm ngặt, công ty vẫn chưa thể tránh khỏi sai sót trong quá trình lên tờ khai như bộ chứng từ không đầy đủ, chứng từ thiếu thông tin cần thiết, nhân viên khai báo khai nhầm thông tin, không thống nhất mã HS với hàng hóa, nếu gửi cho cổng thông tin hải quan mà trả về thì sẽ tốn chi phí để sửa chữa khai lại thông tin trong tờ khai.

Đánh giá thực trạng về quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Trung Quốc Đại Dương

Công ty đã chú trọng đầu tư vào việc đào tạo và phát triển nhân viên, đồng thời trong quá trình hoạt động luôn phong phú các nguồn thông tin để có thể tiếp cận và cải thiện quy trình của công ty cũng như hạn chế được những rủi ro có thể xảy ra. Ngoài ra, trong những thời gian cao điểm, khối lượng công việc của nhân viên tăng lên, chồng chéo lên nhau khiến nhân viên không thể kiểm soát hết các tình huống phát sinh, không đưa ra được phương án để thực hiện quy trình hợp lý, bị động trong việc giải quyết tình huống.

Định hướng phát triển quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Trung Quốc Đại Dương

Thứ ba, hướng tới mục tiêu toàn bộ nhân viên được đào tạo bài bản và nâng cao nghiệp vụ thường xuyên, cũng như nâng cao nhận thức về quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển. Thứ tư, củng cố và tạo mối quan hệ tốt với các đối tác trong nước và ngoài nước để có thể được hỗ trợ phương án giải quyết và chia sẻ tổn thất khi rủi ro xảy ra.

Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Trung Quốc

Ví dụ, Đại Dương có thể chia các đối tượng tham gia vào quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển thành 3 nhóm với những vai trò cụ thể như: nhóm nhân viên tham gia trực tiếp vào quy trình nhận hàng nhập khẩu và trực tiếp thực hiện các biện pháp kiểm soát; nhóm leader quản lý trực tiếp, đóng góp ý kiến và phản hồi cho nhân viên thực hiện có định hướng xử lý quy trình hiệu quả hơn; và nhóm hỗ trợ - ban giám đốc. Nhân viên ở các bộ phận trong công ty, đặc biệt là bộ phận kinh doanh, bộ phận chứng từ - pricing và bộ phận giao nhận hiện trường cần thường xuyên trao đổi thông tin, hỗ trợ nhau trong thực hiện quy trình nhận hàng để có thể cùng kiểm soát các tình huống phát sinh và để không bị động trong việc giải quyết tình huống.