Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Xây lắp 368 theo hình thức Nhật ký chứng từ
MỤC LỤC
152Chứng từ
Căn cứ chứng từ xuất kho vật tư hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc, trị giá trực tiếp của vật liệu xuất kho được ghi vào Nhật ký - Sổ cái, sau đó ghi vào sổ thẻ kế toán chi tiết. Hệ thống sổ kế toán tổng hợp trong hình thức kế toán Nhật ký chứng từ bao gồm: các Nhật ký chứng từ, các bảng kê, bảng phân bổ. Căn cứ để ghi vào các Nhật ký chứng từ là các chứng từ gốc đã được phân loại và số liệu từ các bảng phân bổ.
Cuối tháng tổng hợp số liệu từ các sổ Nhật ký chứng từ để ghi vào Sổ cái các tài khoản.
151, 152 Bảng tổng hợp
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đâ. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
THƯƠNG MẠI VÀ XÂY LẮP 368
Phương pháp hệ nghiên cứu các vấn đề
Công ty hoạt động trong các lĩnh vực : thi công xây dựng các công trình giao thong, thủy lợi; thẩm tra các dự án đầu tư xây dựng công trình; tư vấn thiết kế các công trình thủy lợi và buôn bán hóa chất. Số cán bộ công nhân viên trong công ty là 95 người, trong đó có 50 người có trình độ đại học trở lên, số nhân lực tốt nghiệp khối kinh tế và quản trị kinh doanh là 23 người trong đó tốt nghiệp đại học thương mại là 2 người. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán này phù hợp với Công ty Cổ phần thương mại và xây lắp 368 hiện nay với tính chất là một đơn vị thống nhất độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ, không có sự phân tán quyền lực trong quản lý hoạt động kinh doanh cũng như hoạt động tài chính.
Ưu điểm của hình thức tổ chức bộ máy kế toán này là đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất công tác kế toán, thuận tiện cho việc cơ giới hoá công tác kế toán, dễ phân công công tác, kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin kế toán kịp thời, bồi dưỡng và nâng cao trình độ của cán bộ, nhân viên kế toán, nâng cao hiệu suất công tác kế toán. Ở Việt Nam, hệ thống các chính sách và chế độ về kế toán thường xuyên được cập nhật để phù hợp với sự phát triển của nên kinh tế và khoa học kỹ thuật tạo điều kiện để các doanh nghiệp có thể tổ chức công tác kế toán một cách thuận lợi, phù hợp với tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.
Kết quả phân tích các dữ liệu thu thập
Là doanh nghiệp được thành lập theo hình thức công ty cổ phần trực thuộc sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội, Công ty cổ phần thương mại và xây lắp 368 mặc dù trải qua nhiều năm tháng thăng trầm và biến động của nền kinh tế, Công ty đã không ngừng lớn mạnh và phát triển hoà nhập được với cơ chế thị trường, với phương trâm đặt chất lượng của các công trình lên hàng đầu. Chính vì vậy, để công trình thi công của Công ty được Nhà nước chấp nhận, có khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp khác trong lĩnh vực xây dựng cơ bản và để có thể đứng vững trong thị trường, Công ty đã nhanh chóng đổi mới cách quản lý, tổ chức sản xuất. Do đặc điểm kinh doanh của Công ty là xây lắp cầu đường, các công trình xây lắp và duy tu mang quy mô khá lớn, khối lượng nguyên vật liệu sử dụng rất nhiều, nếu mua nguyên vật liệu về nhập kho thì sẽ tiêu hao một khoản chi phí thuê kho bãi và chi phí vận chuyển từ kho ra chân công trình, vì vậy việc nhập thẳng xuất thẳng vật tư tức là mua vật tư về rồi đổ thẳng đến chân công trình là khá hợp lý.
Đối với nguyên vật liệu mua ngoài không thông qua nhập kho mà đưa thẳng đến chân công trình thì thủ tục nhập kho được tiến hành như sau: khi nguyên vật liệu về đến chân công trình thì người lĩnh vật liệu sẽ kiểm nghiệm và ghi số lượng thực nhập vào hai liên phiếu nhập kho và một giấy giao nhận vật tư, cùng với người giao vật tư người nhận cũng sẽ ký vào các phiếu đó. Căn cứ vào đó, kế toán vật liệu tiến hành định khoản rồi gửi phớếu nhập kho và hoỏ đơn tài chớnh cho kế toỏn thanh toỏn để theo dừi việc thanh toỏn với cỏc nhà cung cấp trờn sổ chi tiết theo dừi thanh toỏn với người bán và các NKCT có liên quan khác như: NKCT số 1, số 2.
Hàng hóa, giá cả và phương thức giao nhận
- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, nhu cầu và khả năng của hai bên. Đại diện : Ông Lê Mạnh Hùng Chức vụ : Giám đốc Bên B : Công ty TNHH Kiên Quí. Cử cỏn bộ theo dừi, giỏm sỏt khối lượng từng chuyến, lập và giao phiếu nhập kho cho đơn vị vận chuyển để làm cơ sở để đối chiếu công nợ và thanh tóan sau này - Bên B: Sau khi nhận được thông tin về chủng loại, khối lượng và thời gian giao hàng của bên A, bên B phải nhanh chóng bố trí vật liệu, phương tiện cung ứng kịp thời đến địa điểm được yêu cầu và đảm bảo chất lượng cho bên A.
Mọi sự chậm trễ của bên B làm ảnh hưởng đến tiến độ thi công của bên A, bên B phải chịu hòan tòan trách nhiệm.
Điều khoản chung
Khi nhận được hóa đơn mua hàng, căn cứ vào hoá đơn thủ kho và cán bộ phòng vật tư kiểm tra số lượng và chất lượng, nếu đúng yêu cầu sẽ lập biên bản kiểm nghiệm làm ba bản giao cho: phòng vật tư, phòng kế toán và kho. Do đặc điểm tổ chức sản xuất của Công ty là phần lớn vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất, mua về không thông qua nhập kho mà xuất thẳng đến chân công trình cho nên kế toán tính giá nguyên vật liệu theo giá thực tế. Ngoài ra, đối với vấn đề kiểm kê nguyên vật liệu thì do Công ty ít dự trữ nguyên vật liệu trong kho mà vật liệu mua được chuyển thẳng xuống chân công trình, như vậy sẽ tiết kiệm được chi phí thuê kho, chi phí bảo quản.
Cuối tháng, kế toán khoá sổ chi tiết thanh toán với người bán theo từng nhà cung cấp, số liệu trên dòng tổng cộng trên từng sổ chi tiết TK 331 là cơ sở để vào NKCT số 5 với nguyên tắc mỗi nhà cung cấp được ghi trên 1 dòng, bao gồm cả phát sinh Có TK 331, Nợ các tài khoản có liên quan và phần phát sinh Nợ TK 331, Có các tài khoản có liên quan. Đối với các nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu trước hết được phản ánh vào Bảng phân bổ số 2 - Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo từng loại vật liệu và theo từng đối tượng sử dụng nguyên vật liệu.
CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT VỚI VẤN ĐỀ KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY CP THƯƠNG MẠI VÀ XÂY LẮP 368
Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu
- Trong khâu xuất vật liệu: mọi nghiệp vụ xuất vật liệu đều phải thông qua phòng kế hoạch để xem xét tính hợp lý của nhu cầu; do vậy, nguyên vật liêu sử dụng tại Công ty đều đúng mục đích, có hiệu quả, hạn chế được lãng phí, hao hụt không đáng có. Do đó, một điều dễ nhận thấy là công tác quản lý vật liệu sẽ rất phức tạp, công tác kế toán đòi hỏi phải tỉ mỉ, chi tiết tuy nhiên cho đến nay Công ty vẫn chưa sử dụng “Sổ danh điểm vật liệu” mà mới chỉ chia ra từng nhóm, từng loại vật tư. Sổ danh điểm có thể được mở bằng cách: ký hiệu mỗi loại vật liệu theo nguyên tắc dựa vào số loại vật liệu trong mỗi loại, dựa vào một số thứ vật liệu, số nhóm vật liệu trong mỗi loại, dựa vào số quy cách vật liệu trong mỗi thứ nhưng nhưng trên cơ sở phải được kết hợp với hệ thống tài khoản kế toán.
Ý kiến 6: Hoàn thiện việc ứng dụng tin học vào công tác hạch toán vật liệu Trong điều kiện hiện nay, nền kinh tế ngày càng phát triển, quy mô hoạt động của các đơn vị ngày càng lớn, tính chất hoạt động phức tạp thì việc thu nhận, xử lý thông tin kế toán ngày càng khó khăn và phức tạp. Chương trình phải được lập để tự động luân chuyển, xử lý các chứng từ đó và các sổ sách thích hợp (từ các phiếu xuất nhập kho vật liệu máy sẽ tự động vào Bảng kê nhập xuất tồn kho, các NKCT tự động chuyển vào Bảng kê số 3…), đảm bảo tính hợp lý và dễ kiểm tra.
