MỤC LỤC
“PR nội bộ là chức năng quản lý của một tổ chức, nhằm thiết lập và duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa các nhóm công chúng và thành viên trong nội bộ tổ chức. + Các nhà lãnh đạo, quản trị cao cấp (CEO): nhóm này bao gồm các thành viên của hội đồng quản trị, thành viên trong ban giám đốc công ty. + Nhóm những lao động trực tiếp: Nhóm này bao gồm đông đảo những người lao động trực tiếp, họ là đối tượng quản lý trong công ty.
+ Là cơ sở để các tổ chức, doanh nghiệp thu hút và giữ gìn nhân tài, tạo ra nguồn lực quan trọng nhất cho sự phát triển bền vững. + Xây dựng được nền nếp quản trị doanh nghiệp dựa trên cơ sở nhân văn, hiểu biết và tin cậy lẫn nhau, tạo ra những giá trị văn hóa truyền thống + Trên cơ sở đó, mọi thành viên trong tổ chức, doanh nghiệp sẽ tự giác và dốc lòng để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các nhóm công chúng bên ngoài. + Xây dựng thương hiệu bằng hệ thống phân phối + Xây dựng thương hiệu bằng con người + Xây dựng thương hiệu bằng truyền thông + Xây dựng thương hiệu bằng văn hóa.
_ Trong các yếu tố xây dựng và bảo vệ thương hiệu, điểm nhấn quan trọng nhất là con người với ba yếu tố căn bản là : thái độ, kỹ năng và năng lực. Thái độ của con người, ý thức và trách nhiệm của họ được hình thành và phát triển tùy thuộc vào hiệu quả của hoạt động quan hệ công chúng nội bộ mang lại. _ Mặt khác, quan hệ nội bộ cũng ảnh hưởng mạnh mẽ đến cách nhìn nhận đánh giá uy tín và hình ảnh của tổ chức, doanh nghiệp trong con mắt của công chúng bên ngoài tổ chức đó.
+ Xây dựng văn hóa của một tổ chức, doanh nghiệp là quá trình xây dựng và giữ gìn những giá trị truyền thống, những nét đẹp, Chân – Thiện – Mỹ + Xây dựng văn hóa của doanh nghiệp bao gồm hai mặt: văn hóa bên trong và văn hóa bên ngoài. + Thông qua PR nội bộ, doanh nghiệp hìn thành nên sự thống nhất về mục tiêu, tạo ra động lực bên trong, đồng tâm để xây dựng văn hóa doanh nghiệp thành công.
+ Hội nghị thường kỳ (Tổng kết năm, sơ kết 6 tháng, đại hội cổ đông thường niên..) , Hội nghị triển khai đột xuất. + Chịu trách nhiệm tổ chức hội nghị cũng có thể được phân công theo chức năng và cấp quản lý: Hội nghị của chính quyền, của công đoàn, của tổ chức Đảng, Đoàn thanh niên,. + Người tổ chức và chỉ đạo hội nghị hướng mọi người vào việc giải quyết tốt nhất các vấn đề mà cuộc họp và hội nghị phải thông qua.
+ Các bài phát biểu của lãnh đạo là nguồn tài liệu tin cậy và uy tín cho truyền thông trong nội bộ cũng như bên ngoài. + Là cách thức giáo dục truyền thống và quảng bá hình ảnh, uy tín tốt nhất, cần được thực hiện bài bản và chuyên nghiệp. + Định kỳ 5 và 10 năm có các lễ kỷ niệm trọng đại của công ty, thường công ty sẽ đón nhận các phần thưởng cao quý của Đảng và Nhà nước, huân chương, bằng khen, cờ thi đua.
Tổ chức các lễ phát động và tổng kết phong trào thi đua trong công ty + Nhằm khích lệ, động viên tinh thần của tất cả các thành viên trong công ty + Dấy lên phong trào thi đua lao động sản xuất, phát huy sáng kiến và cải tiến kỹ thuật. + Các hoạt động này mang tính chất vui chơi, giải trí lành mạnh, góp phần hiểu biết lẫn nhau và tăng cường tình cảm, mối quan hệ hợp tác trong công ty. + Sinh hoạt văn nghệ định kỳ, các cuộc liên hoan, hội diễn văn nghệ và thi đấu thể thao trong nội bộ, liên kết với đơn vị bên ngoài.
+ Mục tiêu: giáo dục truyền thống, xây dựng mối quan hệ nội bộ, nâng cao hình ảnh và uy tín của tổ chức và công ty. + Tài trợ cho các phong trào thi đua, các sáng kiến, các cuộc thi, cho các phong trào văn hóa văn nghệ, thể dục thể thao, chương trình từ thiện giúp đỡ các hoàn cảnh khó khăn, khích lệ những tấm gương vươn lên trong công tác và cuộc sống.
- Tính toán hiệu quả của việc sử dụng ngân sách và lựa chọn phương thức truyền thông phù hợp. (Phân bổ cho từng quan hệ báo chí cụ thể mà doanh nghiệp muốn xây dựng). - Đánh giá theo định lỳ, thường xuyên - Đánh giá đột xuất cho từng khâu công việc - Có giải pháp điều chỉnh linh hoạt.
+ Tổ chức thực hiện: chính xác thời gian, khớp nối các bộ phận và công việc, an toàn. + Đối tượng tham dự: đảm bảo tham gia đông đủ, đúng thành phần, có phương án dự phòng. + Phân tuyến hoạch định: Tĩnh vật (địa điểm, sân khẩu, âm thanh, ánh sáng), Nhân vật (Khách hàng, truyền thông, nhân viên,…).
Dùng cách tiếp cận có hệ thống được triển khai ở tất cả các bộ phận và khu vực từ trên xuống dưới của tổ chức. Để xác định mức độ ưu tiên cho các nỗ lực ngăn chặn khủng hoảng, các tổ chức sử dụng phương pháp toán học để tính toán giá trị xảy ra của khủng hoảng. + Căn nguyên gây khủng hoảng + Thiệt hại ước tính theo từng rủi ro + Khả năng gây ra tác động tính theo năm + Giá trị có thể xảy ra.
+ Lãnh đạo công ty không thực hiện đúng chức trách nhiệm vụ của mình, làm việc vô nguyên tắc, tùy tiện và thiếu trách nhiệm. Tin đồn và sự nghi ngờ dai dẳng (bắt nguồn từ công chúng, các nhà quản trị cần kiểm chứng). Ngăn chặn khủng hoảng ở đây được hiểu là những quyết định và hành động nhằm tránh cho khủng hoảng trở nên tồi tệ.
Hành động nhanh chóng và quyết đoán (hủy bỏ sản phẩm yếu kém, thu hồi sản phẩm có vấn đề..). Lãnh đạo có mặt tại hiện trường (thể hiện coi trường hợp đó hết sức quan trọng, dễ dàng kiểm soát khủng hoảng hiệu quả hơn người khác). Chọn người phát ngôn thích hợp, am hiểu tình hình và nắm vững vấn đề (giám đốc điều hành, lãnh đạo cấp cao, am hiểu tường tận, có uy tín với công chúng).
Chú ý năm nguyên tắc cơ bản khi giao tiếp với giới truyền thông (Fast, Factual, Frank, Fair, Friendly). Tuyên bố chấm dứt khủng hoảng: Tóm tắt tình hình và nguyên nhân; mô tả cách giải quyết và hậu quả; thông báo tình hình ổn định; đưa kế hoạch hành động sau khủng hoảng; động viên mọi người; cám ơn; thăm hỏi các hoàn cảnh khó khăn.
Nhận diện các nhóm công chúng: (xét theo tính chất và mức độ ảnh hưởng) + Công chúng không liên quan: những người không chịu tác động cũng như không có ảnh hưởng đến tổ chức đó. + Công chúng tiềm ẩn: là những nhóm người phải đối mặt với các vấn đề do hoạt động của tổ chức gây ra nhưng họ không nhận thức được. Tuy nhiên đây cũng là đối tượng mà các chuyên gia PR cần quan tâm, vì mọi người đều có tiềm năng trở nên quan tâm đến một vấn đề nào đó.
Nhờ đó mà tranh thủ được tình cảm của công chúng, xây dựng được hình ảnh tốt đẹp trong tâm trí mọi người, hướng đến mục tiêu cuối cùng của mọi tổ chức. + Xác định mục tiêu cần đạt của từng mối quan hệ (Thống nhất mục tiêu chung của CLPr, tình hình, nhiệm vụ của tổ chức từng thời kỳ). + Xác định nội dung thông điệp và kỹ thuật giao tiếp phù hợp + Xây dựng chương trình hành động cụ thể (Chiến lược, chiến thuật ) + Phân bổ ngân sách và nhân lực.
Điều cơ bản của quan hệ khách hàng là lấy việc thỏa mãn nhu cầu của khách hàng và xác lập , duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng làm vấn đề căn bản và là mục tiêu theo đuổi của chiến lược Marketing. + Quan hệ mật thiết: Đây là giai đoạn mối quan hệ giữa công ty và khách hàng có bước phát triển chặt chẽ và thường xuyên hơn. + Quan hệ liên kết: đây là giai đoạn mà công ty coi khách hàng như một tài nguyên chiến lược quan trọng, Mức độ tin cậy đủ cao để hai bên có thể chia sẻ các thông tin quan trọng, nhạy cảm.
Trọng tâm của các hoạt động là cùng nhau giải quyết vấn đề, cộng tác phát triển sản phẩm, tương hỗ huấn luyện nhân viên của nhau. Sự gắn bó giữa hai ban lãnh đạo cấp cao thể hiện qua những cuộc họp cấp cao, những kế hoạch kinh doanh liên kết, hợp tác chương trình nghiên cứu và phát triển, hợp tác nghiên cứu thị trường.