Hoàn thiện hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng container đường biển tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Ka Long
MỤC LỤC
Tính cấp thiết của đề tài
Hơn thế nữa, làm thế nào để các hoạt động và phương thức giao nhận hàng hóa có thể diễn ra một cách nhanh chóng, thuận lợi cũng là một bài toán đặt ra không chỉ đối với các doanh nghiệp Việt Nam, mà còn là vấn đề chung của rất nhiều doanh nghiệp trên thế giới, bởi hoạt động giao nhận hàng hóa được coi như là một mắt xích không thể thiếu trong hoạt động thương mại quốc tế, nó là cầu nối giữa người gửi hàng, người bán và người nhận hàng. Tuy nhiên, trong suốt quá trình thực tập tại công ty với vị trí nhân viên XNK và đã được tiếp xúc, thực hiện các công việc liên quan đến hoạt giao nhận hàng hóa tạm nhập tái xuất tại Công ty XNK Ka Long, em nhận thấy rằng hoạt động giao nhận hàng hóa tạm nhập tái xuất của công ty dù là hoạt động mang lại doanh thu chính nhưng vẫn còn một số điểm cần cải thiện.
Mục tiêu và câu hỏi nghiên cứu của đề tài
Trong bối cảnh hội nhập ngày càng sâu, rộng và nhanh như hiện nay, thương mại quốc tế đã thể hiện được tầm quan trọng của nó trong việc đưa nền kinh tế tăng trưởng phỏt triển, cựng với đú cũng thể hiện rừ vai trũ to lớn của hoạt động xuất nhập khẩu quốc tế. Thông qua hoạt động xuất nhập khẩu, chúng ta có thể kết hợp những nguồn lực chính của đất nước, những tiềm năng mà đất nước có sẵn như tài nguyên, lao động cùng những thiếu hụt về vốn, kỹ thuật để tạo nên sự tăng trưởng mạnh cho nền kinh tế, góp phần rút ngắn khoảng cách kinh tế giữa các quốc gia với nhau.
Phương pháp nghiên cứu
- Ngoài ra còn thông qua việc tham khảo ý kiến của giáo viên hướng dẫn và đại diện đơn vị thực tập để có được sự tư vấn và đánh giá chuyên môn trong lĩnh vực nghiên cứu. - Thống kê các số liệu thu thập được trong quá trình thực tập, thông qua đó so sánh, đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh và tình hình kinh doanh của công ty qua các năm.
Bố cục khóa luận
Khái niệm về hoạt động giao nhận hàng hóa 1. Khái niệm hoạt động giao nhận
Theo quy tắc mẫu của Liên đoàn các hiệp hội giao nhận quốc tế (FIATA) giao nhận (hay Freight forwarding) được định nghĩa như là “bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa”. Theo Luật Thương mại Việt Nam thì giao nhận hàng hóa là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo ủy thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người giao nhận khác.
Đặc điểm hoạt động giao nhận
- Giao nhận hàng hóa B2C (Business To Customer): Hoạt động giao nhận hàng hóa dành cho doanh nghiệp giao dịch với khách hàng cá nhân. Theo tính chất của hàng hóa:. - Giao nhận hàng tiêu dùng: Là các hàng hóa tiêu dùng thông thường như thực phẩm, quần áo, đồ điện tử…. - Giao nhận hàng có tính chất đặc biệt: Là các loại hàng hóa đòi hỏi điều kiện bảo quản nghiêm ngặt như xăng, dầu, đồ đông lạnh…. - Giao nhận hàng hóa theo khối lượng và kích thước: Là các hàng hóa có kích thước lớn hoặc trọng lượng nặng như máy móc, thiết bị công nghiệp…. Theo hoạt động cung cấp:. - Hoạt động giao nhận hàng hóa cơ bản: Hoạt động vận chuyển hàng hóa từ điểm A đến điểm B. - Hoạt động giao nhận hàng hóa bổ sung: Hoạt động cung cấp thêm các hoạt động đóng gói, bảo quản, kiểm tra chất lượng, xếp dỡ hoặc quản lý kho. Đây chỉ là một số phân loại hoạt động giao nhận hàng hóa phổ biến. Tùy thuộc vào từng ngành và quy mô hoạt động, có thể có thêm nhiều loại dịch vụ khác. Vai trò hoạt động giao nhận. Hoạt động giao nhận hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng và góp phần đảm bảo sự liên kết thông suốt và hiệu quả giữa các bên liên quan. Dưới đây là một số vai trò quan trọng của hoạt động giao nhận:. - Vận chuyển hàng hóa: Hoạt động giao nhận đảm nhận vai trò chính là vận chuyển hàng hóa từ điểm xuất phát đến điểm đích. Đây là một quy trình phức tạp và yêu cầu sự đồng bộ và quản lý chặt chẽ để đảm bảo hàng hóa đến đúng thời gian và địa điểm một cách an toàn. - Quản lý kho vận: Hoạt động giao nhận thường liên quan đến việc quản lý kho vận, bao gồm việc tiếp nhận, lưu trữ và phân phối hàng hóa. Kho vận đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì dòng cung ứng liên tục và đáng tin cậy. - Theo dừi vị trớ và thụng tin hàng húa: Hoạt động giao nhận cung cấp khả năng theo dừi và thụng bỏo về vị trớ của hàng húa trong quỏ trỡnh vận chuyển. Điều này giỳp đảm bảo khách hàng và bên gửi hàng được cung cấp thông tin chính xác và thời gian cập nhật về quá trình giao nhận hàng hóa. - Đảm bảo an toàn và bảo hiểm: Hoạt động giao nhận đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển bằng cách áp dụng các biện pháp bảo vệ và tuân thủ các quy định an toàn. Ngoài ra, hoạt động này cũng đảm bảo việc bảo hiểm hàng hóa để đền bù hoặc giải quyết những rủi ro và thiệt hại có thể xảy ra trong quá trình giao nhận. Thư viện ĐH Thăng Long. - Tối ưu hóa chi phí và thời gian: Hoạt động giao nhận hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa chi phí và thời gian. Điều này bao gồm quá trình lập lịch, tối ưu hóa tuyến đường vận chuyển, tối ưu hoá sử dụng không gian và công suất vận chuyển để đạt được sự hiệu quả cao nhất về chi phí và thời gian giao hàng. - Hỗ trợ khách hàng và quản lý thông tin: Hoạt động giao nhận cung cấp hỗ trợ cho khách hàng trong việc giải quyết các vấn đề liên quan đến giao nhận hàng hóa. Ngoài ra, cũng quản lý thông tin liên quan đến hàng hóa như thông tin về lô hàng, vận đơn và hóa đơn để đảm bảo sự minh bạch và dễ dàng trong quản lý thông tin và tương tác với khách hàng. Bên cạnh đó, hoạt động giao nhận có vai trò quan trọng trên thế giới. Hoạt động giao nhận giúp thúc đẩy mậu dịch thế giới phát triển, góp phần rút ngắn khoảng cách về trình độ của các quốc gia. Tại Việt Nam, hoạt động giao nhận thúc đẩy thương mại quốc tế, giúp tăng trưởng nền kinh tế trong nước. Ngoài ra còn góp phần phát triển cơ sở hạ tầng. Yếu tố môi trường vĩ mô. a) Môi trường kinh tế. Khi nền kinh tế phát triển kèm theo đó nhu cầu về lượng hàng hóa cần lưu thông và vận chuyển cũng tăng từ đó thúc đẩy hoạt động giao nhận cũng phát triển theo. Cùng với những biến động như giá xăng dầu, tỷ giá ngoại tệ, lạm phát cũng ảnh hưởng lớn đến hoạt động giao nhận. Giá xăng tăng, doanh nghiệp sẽ phải chi nhiều tiền hơn cho các hoạt động vận chuyển, như vậy sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả lợi nhuận. Tỷ giá ngoại tệ luôn là một thách thức đối với các doanh nghiệp khi giao dịch với các đối tác nước ngoài. Lạm phát tăng kéo theo vật giá leo thang, khiến các chi phí cũng tăng theo. b) Môi trường pháp luật. Yếu tố pháp luật rất quan trọng trong hoạt động giao nhận hàng hóa. Nó không chỉ áp dụng cho quốc gia gửi hàng hóa mà còn cho các quốc gia hàng hóa đi qua và quốc gia hàng hóa được gửi đến. Một sự thay đổi trong môi trường luật pháp có thể có ảnh hưởng lớn đến hoạt động giao nhận hàng XNK. Ví dụ như việc ban hành hoặc phê duyệt một thông tư hay nghị định của Chính phủ, hoặc thông qua một Công ước quốc tế. Những thay đổi này có thể tạo ra các hạn chế hay thúc đẩy hoạt động giao nhận hàng hóa. Vì vậy, để thực hiện công việc giao nhận một cách hiệu quả nhất, người giao nhận cần hiểu biết về các nguồn luật khác nhau, đặc biệt là của các quốc gia khác. giúp đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành và tránh xảy ra sự cố trong quá trình giao nhận hàng hóa. c) Môi trường công nghệ. Việc chuẩn bị các loại chứng từ phù hợp sẽ tùy thuộc vào yêu cầu của cơ quan hải quan hoặc các bộ chứng từ thanh toán được quy định trong L/C (thư tín dụng). Người giao nhận hàng hoá sẽ phải chuẩn bị các loại chứng từ này theo đúng quy định để đảm bảo phù hợp và đúng quy trình. Yếu tố môi trường vi mô a) Khách hàng. Đối với hoạt động giao nhận hàng hóa trong khi thương mại quốc tế ngày càng phát triển, nhu cầu khách hàng ngày càng tăng cao, đòi hỏi chất lượng dịch vụ giao nhận được cung cấp một cách chuyên nghiệp hơn. b) Đối thủ cạnh tranh. Trong số đó, hơn 5.000 doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực logistics quốc tế. Việc cạnh tranh trong hoạt động giao nhận hàng hóa ngày càng trở nên khốc liệt, phức tạp khi mà các doanh nghiệp giao nhận không chỉ cạnh tranh với các đối thủ trong nước mà còn phải cạnh tranh thị trường với các doanh nghiệp logistics lớn từ nước ngoài. Nhà cung cấp là vô cùng cần thiết cho các doanh nghiệp khi cần trang bị thiết bị, máy móc, cơ sở vật chất để phục vụ cho quá trình giao nhận hàng hóa. Vì thế, các doanh nghiệp cần tạo dựng mối quan hệ vững chắc, tốt đẹp với những nhà cung cấp của mình. Yếu tố bên trong doanh nghiệp a) Nguồn nhân lực và năng lực quản trị. Để hoạt động giao nhận hàng hóa diễn ra một cách suôn sẻ, rất nhiều phụ thuộc vào trình độ chuyên môn của những người tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp. Nếu người quản trị có sự hiểu biết và kinh nghiệm trong lĩnh vực này, họ sẽ xử lý thông tin nhanh chóng và tổ chức hoạt động giao nhận trong công ty một cách thuận lợi và hiệu quả. Đặc biệt, nhờ kinh nghiệm làm việc với nhiều loại hàng hoá khác nhau, chất lượng của hàng hóa cũng được đảm bảo, tạo niềm tin và uy tín cho khách hàng. b) Cơ sở vật chất, kỹ thuật và công nghệ.
Người giao nhận trong vận tải quốc tế
Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, người giao nhận có thể quản lý tất cả các hoạt động và thông tin về khách hàng và hàng hoá thông qua hệ thống máy tính và sử dụng hệ thống truyền dữ liệu điện tử (EDI). Nhờ vào cơ sở hạ tầng và trang thiết bị hiện đại, người giao nhận có khả năng tiếp cận gần hơn với nhu cầu của khách hàng và duy trì mối quan hệ lâu dài. c) Tiềm lực tài chính. Với cơ sở hạ tầng và trang thiết bị, máy móc thiếu hoàn chỉnh và không đầy đủ sẽ gây khó khăn và trở ngại cho quá trình giao nhận hàng hoá. Tuy nhiên, xây dựng cơ sở hạ tầng và sở hữu những trang thiết bị hiện đại đòi hỏi một lượng tài chính đáng kể. Việc sở hữu toàn bộ cơ sở vật chất và trang thiết bị mới là một thách thức đối với người giao nhận có tài chính hạn hẹp. Do đó, một lựa chọn khác sử dụng tài chính một cách hiệu quả bằng cách thuê hoặc liên doanh với các doanh nghiệp khác để chia sẻ chi phí sở hữu và vận hành các thiết bị chuyên dụng. Ngoài việc đầu tư vào cơ sở hạ tầng và trang thiết bị, nguồn tài chính cũng được sử dụng trong các hoạt động khác như chi phí vận chuyển, thuê phương tiện vận chuyển, làm thủ tục hải quan và nộp thuế cho Nhà nước. Điều này đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ tài chính để thực hiện các quy trình giao nhận một cách hiệu quả và tuân thủ các quy định pháp lý. d) Các chiến lược marketing. Ngoài ra, người giao nhận cung cấp các hoạt động đặc biệt theo yêu cầu của chủ hàng như: vận chuyển máy móc thiết bị cho các công trình xây dựng lớn, vận chuyển quần áo may sẵn trong các container đến thẳng cửa hàng, vận chuyển hàng triển lãm qua nước ngoài… Đặc biệt trong những năm gần đây, người giao nhận thường cung cấp các hoạt động vận tải đa phương thức, đóng vai trò là MTO và phát hành cả chứng từ vận tải.
Hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng container đường biển 1. Khái niệm hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
- Người giao hàng phải cung cấp trong một thời gian thích hợp cho người vận chuyển các tài liệu và chỉ dẫn cần thiết đối với hàng hóa dễ nổ, dễ cháy và các loại hàng hóa nguy hiểm khác hoặc loại hàng hóa cần phải có biện pháp đặc biệt khi bốc hàng, vận chuyển, bảo quản và dỡ hàng. - Người giao hàng phải bồi thường các tổn thất phát sinh do việc cung cấp chậm trễ, thiếu chính xác hoặc không hợp lệ các tài liệu và chỉ dẫn cần thiết.Người giao hàng dù cố ý hoặc vô ý đều phải chịu trách nhiệm đối với người vận chuyển, hành khách, thuyền viên và các chủ hàng khác về những tổn thất phát sinh do khai báo hàng hóa không chính xác hoặc không đúng sự thật, nếu người vận chuyển chứng minh được là người giao hàng có lỗi gây ra tổn thất đó.
Các loại chứng từ được sử dụng trong hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container bằng đường biển
Ngoài ra, còn có các quy định quốc gia và quốc tế khác như Bộ luật Quản lý An toàn Quốc tế (ISM Code), Công ước SOLAS (International Convention for the Safety of Life at Sea) và nhiều quy định pháp luật khác từ các tổ chức và cơ quan tương ứng. Giấy giới thiệu (Referral) là giấy mà doanh nghiệp giới thiệu nhân viên của doanh nghiệp thay mặt đến cơ quan hải quan nhận hàng, trên giấy giới thiệu phải có dấu của doanh nghiệp, chữ ký cũng như chức vụ của người giới thiệu.
Các bước cơ bản của hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển
+ Hàng hóa từ nước ngoài được đưa vào khu thương mại tự do, kho ngoại quan, cảng trung chuyển, hàng quá cảnh hay trường hợp cứu trợ khẩn cấp theo quy định của pháp luật tại khoản 1 Điều 35 Luật Hải Quan, ngoài ra còn có những hàng hóa như dùng trong an ninh quốc phòng, hàng viện trợ nhân đạo, hàng hóa tạm nhập – tái xuất có thời hạn tại Điều 30, 31, 32 và 37 của Nghị định 154/2005/NĐ – CP. - Một số trường hợp, chẳng hạn như sau khi máy tính xác định được hình thức, mức độ kiểm tra, nhưng cán bộ/nhân viên hải quan xét thấy việc xác định máy tính là chưa chính xác (do thông tin về các quy định, chính sách hàng hóa tại thời điểm làm thủ tục chưa được cập nhật đầy đủ), cán bộ công chức hải quan sẽ đề xuất Lệnh hình thức và mức độ kiểm tra phự hợp hơn, việc phõn luồng sẽ được ghi nhận lại (cú ghi rừ lý do điều chỉnh), sau đó chuyển cho lãnh đạo Chi cục Hải quan xem xét và quyết định.
Các tiêu chí đánh giá hiệu suất hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển
Để đạt được chỉ tiêu chi phí vận chuyển tối ưu, doanh nghiệp cần tìm hiểu và so sánh giá cước vận chuyển từ các nhà vận chuyển khác nhau để lựa chọn đơn vị vận chuyển phù hợp với nhu cầu và ngân sách của doanh nghiệp. Điều chỉnh chi phí vận chuyển và cung cấp các hình thức thanh toán đa dạng sẽ giúp doanh nghiệp thu hút và đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách tốt nhất, tạo sự thuận tiện và tăng tính chính xác trong quá trình đặt hàng và thanh toán.
Thực trạng hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Ka Long
Cuối cùng, sự phát triển của cảng biển và hạ tầng vận chuyển ở khu vực Móng Cái – Quảng Ninh cũng đóng vai trò quan trọng trong quyết định chọn Trung Quốc là thị trường nhập khẩu hàng hóa chủ yếu, kết hợp với hệ thống vận chuyển kết nối tốt đảm bảo việc tiếp nhận và xử lý hàng hóa từ Trung Quốc một cách hiệu quả và nhanh chóng. Gần đây, công ty đã tuyển thêm nhân viên mới, bên cạnh những người đã có kinh nghiệm lâu năm trong nghề thì còn một vài nhân viên vẫn chưa nắm bắt hoàn toàn quy trình và không kiểm tra kỹ các thông tin và số liệu để đảm bảo tính chính xác, dẫn đến việc xuất hiện sai sót trên tờ khai, mã hàng hóa, địa chỉ của khách hàng công ty, mã số thuế,.
Các chỉ tiêu đánh giá hiệu suất hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Ka Long
Ngoài ra, công ty còn đáp ứng được nhiều hình thức thanh toán như: thanh toán trước khi giao hàng (Prepaid), thanh toán khi nhận hàng (Collect), thỏa thuận tín dụng (Letter of Credit – L/C), thanh toán trực tiếp tại ngân hàng (Direct Payment). Công ty cam kết tiếp tục nỗ lực để nâng cao mức độ chuyên nghiệp và đảm bảo hàng hóa của khách hàng luôn được vận chuyển an toàn và nguyên vẹn, để khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm khi sử dụng dịch vụ vận chuyển của công ty trong tương lai.
Nhận xét về hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại Công ty Cổ phần XNK Ka Long
Trong trường hợp đã nộp cho cơ quản hải quan và cơ quan hải quan phát hiện ra bất kỳ sai sót nào, tài liệu sẽ được trả lại để sửa chữa cản trở quá trình thông quan và có thể gây ra chậm trễ trong việc vận chuyển hàng hóa. Cùng với việc sử dụng nhiều ứng dụng trực tuyến và chia sẻ dữ liệu lớn, hạn chế về băng thông làm giảm tốc độ truyền thông tin và làm chậm quá trình làm việc, gây ra gián đoạn và ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của từng nhân viên.
Nguyên nhân
Tình trạng thiếu hụt vốn trong việc thanh toán tiền cước và các khoản chi phí đóng hộ khách hàng hãng là một vấn đề thường xuyên xảy ra vào mùa cao điểm giao nhận, đặc biệt với công ty quy mô nhỏ và vốn điều lệ hạn chế như Công ty Cổ phần XNK Ka Long. Thiếu việc xác định mục tiêu chuyên môn hóa và các bước cụ thể để đạt được mục tiờu đú cú thể dẫn đến phũng ban khụng biết rừ vai trũ, trỏch nhiệm và kỹ năng chuyên môn cần thiết cho công việc của mình, chức năng nhiệm vụ còn chồng chéo.
Kiến nghị
Các đề xuất và kiến nghị đều dựa trên tình hình hoạt động kinh doanh và quy trình giao nhận thực tế tại công ty để nêu ra ưu điểm cũng như hạn chế và từ đó đưa ra những tồn đọng và giúp công ty nâng cao chất lượng dịch vụ, tạo lòng tin đối với khách hàng. Đồng thời, công ty cũng nên tạo những liên kết vững chắc với các đối tác và cung cấp dịch vụ toàn diện, đáp ứng các yêu cầu về đa dạng hóa hàng hóa, phân phối hiệu quả và cung cấp thông tin vận hành chính xác và đáng tin cậy.