Tổ chức hệ thống kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp I Hải Phòng

Tổ chức hệ thống Sổ, báo cáo kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng

Ngoài ra có thể triệu tập cuộc họp Đại hội đồng cổ đông bất thường theo yêu cầu của chủ tịch Hội Đồng Quản Trị, ít nhất 2/3 số thành viên Hội Đồng Quản Trị, trưởng ban kiểm soát, 2/3 số kiểm soát viên, cổ đông sáng lập hoặc nhóm cổ đông sở hữu ít nhất 10% cổ phần của công ty liên tục trong 6 tháng. Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp 1 Hải Phòng là công ty kinh doanh thương mại bao gồm cả mua bán nội địa và nhập khẩu trực tiếp bởi vậy công ty có tổ chức bộ máy kế toán mang đặc thù chung của doanh nghiệp thương mại cũng như có những đặc điểm riêng phù hợp với ngành nghề kinh doanh và đặc trưng của công ty. + Kế toán ngân hàng : Chịu trách nhiệm trước Giám đốc và kế toán trưởng về nhiệm vụ được giao, kiểm tra các chứng từ thu - chi, vay mượn hợp lý, hợp lệ theo đúng quy định của Nhà nước và pháp luật, phản ánh, ghi chép chính xác, đầy đủ số liệu, tình hình tăng giảm qũy tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản vay ngắn hạn, vay dài hạn và vay các đối tượng khác, lập phương án kinh doanh, vay vốn ngõn hàng, mở L/C nhập khảu hàng húa, theo dừi việc thanh toỏn với cỏc nhà nhập khẩu thông qua ngân hàng.

Tình hình thực tế về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp I Hải Phòng

Phương thức thanh toán : các đại lý mua với số lượng lớn thì được công ty cho thanh toán chậm trả như phương thức bán buôn, còn các đại lý mua số lượng nhỏ thì thanh toán ngay sau khi mua hàng và thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua ngân hàng. - Khái niệm : Là tổng các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kì hạch toán, phát sinh hoạt động SXKD thông thường của doanh nghiệp góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu. - Chứng từ, sổ sách kế toán sử dụng : Hoá đơn GTGT, Hoá đơn thành toán thông thường, Bảng thanh toán hang đại lý, kí gửi, hay các chứng từ như Phiếu Thu, Phiếu Chi, Sộc huyển khoản….

- Khái niệm: Chiết khấu thương mại là khoản tiền chênh lệch giá bán nhỏ hơn giá niêm yết doanh nghiệp đã giảm trừ cho người mua do việc người mua hàng đã mua sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ với khối lượng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết mua, bán hàng. Ví dụ : Theo như ví dụ của mục 2.2.1 Kế toán theo hình thức bán buôn, công ty Minh Liên là khách hàng quen thuộc chuyên mua với số lượng lớn và thường thanh toán theo hình thức trả ngay nên công ty quyết định thực hiện việc chiết khấu thương mại cho công ty Minh Liên là 1% trên tổng số hàng đã bán. - Khái niệm: Là khoản tiền doanh nghiệp (bên bán) giảm trừ cho bên mua hàng trong trường hợp đặc biệt vì lý do hàng bán bị kém phẩm chất, không đúng quy cách, hoặc không đúng thời hạn…đã ghi trong hợp đồng.

- Khái niệm: Doanh thu hàng bán bị trả lại là số sản phẩm , hàng hoá doanh nghiệp đã xác định tiêu thụ , đã ghi nhận doanh thu nhưng bị khách hàng trả lại do vi phạm các điều kiện đã cam kết trong hợp đồng kinh tế hoặc theo chính sách bảo hành, như : Hàng kém phẩm chất, sai quy cách , chủng loại. + Công ty kinh doanh đảm bảo có lãi, bù đắp chi phí chi ra khi thực hiện kinh doanh: mua văn phòng phẩm, tiếp khách, xăng dầu, công tác phí, điện thoại,…. - Kết quả hoạt động kinh doanh là kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường và các hoạt động khác của doanh nghiệp trong một thời kì nhất định, biểu hiện bằng số tiền lãi hay lỗ.

- Cuối kì, căn cứ vào số liệu của kế toán bán hàng kế toán tập hợp chi phí chuyển sang, kế toán tổng hợp thực hiện kết chuyển doanh thu thuần, giá vốn hàng bán, CPBH, CPQLDN vào Tk 911.

Những nhận xét chung về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty

- Về tổ chức kế toán bán hàng : Công ty đã đảm bảo tính thống nhất về phạm vi, phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế giữa kế toán và các bộ phận khác. Đồng thời bộ phận kế toán bán hàng đã đảm bảo tốt các thông tin kinh tế, cập nhật số liệu kịp thời giỳp cho việc theo dừi chớnh xỏc lượng hàng hoỏ tồn kho, lượng tiền tồn quỹ phục vụ công tác bán hàng. - Kế toỏn cụng ty đó theo dừi sỏt tỡnh hỡnh tiờu thụ hàng hoỏ, thanh toỏn tiền hàng giữa cụng ty với khỏch hàng, đảm bảo theo dừi tỡnh hỡnh bỏn hang và thanh toán tiền hàng đối với từng khách hang.

- Về việc tổ chức sổ sách : Công ty áp dụng hình thức NKC nhưng có sự trợ giúp đắc lực của máy vi tính nên đã giảm được khối lượng ghi chép hàng ngày, nâng cao năng suất lao động của kế toán, thuận tiện cho việc lập báo cáo kế toán. Toàn bộ chi phí mua hàng ( vận chuyển, bốc xếp, giao nhận, kho bãi, phí mở L/C nhập khẩu, phí thanh toán quốc tế để mua hàng…) công ty hạch toán ở TK 641 cùng với chi phí bán hàng. Với việc sử dụng TK như vậy, việc phân tích thông tin và số liệu kế toán từ các tài khoản sẽ không thống nhất với hệ thống chỉ tiêu tài chính hiện hành và việc phản ánh giá vốn hàng hoá chưa thật chính xác.

Tuy nhiên do có sự phức tạp của hoạt động kinh doanh, một số phần hành được thực hiện trên phần mềm kế toán song lại có một số phần hành lại thực hiện thủ công như : kế toán lao động tiền lương, kế toán tại trạm kinh doanh… nên mỗi một niên độ báo cáo kế toán, kế toán tổng hợp lại phải kết hợp giữa số liệu trên máy tính và số liệu báo cáo ngoài của các phần hành kế toán không được thực hiện trên máy tính. Như vậy, một số mẫu biểu báo cáo cái thì in ra trên phần mềm của máy tính cái thì phải xử lí bằng thủ công ngoài phần mềm và nhất là việc kết chuyển số liệu trên các TK 511, 512, 515, 641, 642, 631,… đều phải kết chuyển ngoài chương trình phần mềm kế toán FAST, điều này gây ra rất nhiều khó khăn và bất cập trong công tác hạch toán kế toán. + Thứ ba : Về vấn đề dự phòng phải thu khó đòi : Hiện nay, doanh thu bán hàng trả chậm của công ty nói riêng và của các doanh nghiệp kinh doanh thương mại nói chung chiếm một phần rất lớn.

Việc bán hàng trả chậm này đã thành một tiền lệ nhất là đối với doanh nghiệp bán buôn là chủ yếu, nhưng công ty vẫn chưa lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi.

Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty

+ Thứ hai : Về hệ thồng phần mềm kế toán : Hệ thống kế toán của công ty tập trung nhưng chưa đồng bộ. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác bán hàng và xác định kết quả bán. + Thứ hai : Về hệ thống phần mềm kế toán : được đưa vào sử dụng từ năm 2001 tuy hiệu quả nhưng hiện nay chúng còn nhiều bất cập và chương trình đã cũ, tính hiện đại không còn, do đó cần phải nâng cấp phần mềm theo định kì để đáp ứng với nhu cầu mới đảm bảo tính tương thích phù hợp với các chuẩn mực kế toán mà nhà nước ban hành, phần mềm phải có tính tập trung, bao trùm toàn bộ hệ thống kế toán công ty.

+ Thứ ba : Về vấn đề lập dự phòng phải thu khó đòi : công ty cần trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi theo quy định. Mức lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi không quá 20% tổng số dư phải thu của công ty tại thời điểm 31/12 hàng năm và đảm bảo công ty không bị lỗ. - Để tính toán mức dự phòng khó đòi, công ty đánh giá khả năng thanh toán của mỗi khách hàng là bao nhiêu phần trăm trên cơ sở số nợ thực và tỉ lệ có khả năng khó đòi tính ra dự phòng nợ thất thu.

- Khi lập dự phũng phải thu khú đũi, phải ghi rừ họ tờn, địa chỉ, nội dung từng khoản nợ, số tiền phải thu của đơn vị nợ hoặc người nợ, trong đú ghi rừ số nợ phải thu khó đòi. - Phải có đầy đủ chứng từ gốc, giấy xác nhận của đơn vị nợ, người nợ về số tiền nợ chưa thanh toán như là các hợp đồng, các giấy cam kết nợ để có căn cứ lập các bảng kê phải thu khó đòi. - Trong trường hợp đặc biệt, tuy thời gian quá hạn chưa tới 2 năm, nhưng con nợ đang trong thời gian xem xét, giải thể, phá sản, hoặc có dấu hiệu khác như bỏ trốn, hoặc đang bị các cơ quan pháp luật giam giữ, xét xử.

Lúc đó doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng.

TRÌNH TỰ GHI SỔ THEO HÌNH THỨC NHẬT KÍ CHUNG

Chi phí bao bì gói hàng hóa Chi phí quảng cáo sản phẩm Trích khấu hao TSCĐ.