Quy trình hạch toán và quản lý nguyên vật liệu tại Bưu điện Nghệ An

Đặc điểm nguyên vật liệu của Viễn thông tỉnh Nghệ An

Trong qúa trình sản xuất để tạo ra sản phẩm, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và khi tham gia vào quá trình sản xuất vật liệu bị tiêu hao toàn bộ, giá trị vật liệu được chuyển toàn bộ vào giá trị cuả sản phẩm. Do đó cần phải có biện pháp bảo quản tốt, đảm bảo về chất lượng và kỷ thuật của vật liệu, để khi sử dụng cần được giữ nguyên được giá trị, không làm ảnh hưỏng đến quá trình sản xuất.

Phân loại vật liệu của công ty

- Vật tư chính : Là đối tượng lao động chủ yếu của nhà máy, là cơ sở vật chất chủ yếu để hình thành nên sản phẩm mới bao gồm: Máy điện thoại, dây điện các loại, cáp, hộp cáp. - Nguyên vật liệu phụ: Là đối tượng lao động, nó không cấu thành nên thực thể sản phẩm nhưng có tác dụng làm tăng thêm chất lượng sản phẩm và tạo điều kiện cho quá trình sản xuất tiến hành bình thường như: Mực IN, giấy FAX, ấn phẩm các loại.

Đánh giá nguyên vật liệu

- Nguyên vật liệu, vật tư dùng vào sản xuất kinh doanh : dây xúp, điện thoại các loại, các loại thẻ vật lý. Vật liệu nhập kho ở công ty được đánh giá theo giá thực tế đích danh.Việc đánh giá theo giá thực tế giúp cho việc hạch toán được chính xác, giảm khối lượng ghi sổ sách, song bên cạnh đó cũng khiến cho việc hạch toán còn chậm, chưa phát huy đựơc vai trò của kế toán trong công tác quản lý.

Thủ tục mua và nhập kho, xuất kho nguyên vật liệu .1 Thủ tục mua và nhập kho nguyên vật liệu

(4) Cán bộ vật tư mua nguyên vật liệu về, bàn giao vật liệu đã mua cho thủ kho, thủ kho có trách nhiệm kiểm tra số lượng, chất lượng vật liệu và tiến hành nhập kho, sau đó chuển hoá đơn mua vật liệu để lập phiếu nhập kho tại bộ phận kế toán. - Khi lập phiếu xuất kho yêu cầu cần phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu như: số thứ tự, tên, nhãn hiệu, qui cách phẩm chất vâtj liệu xuất kho, đơn vị tính, số lượng xuất kho theo yêu cầu xuất kho đã được duyệt.

Hạch toán kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại phòng kế toánBộ phận sản

Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu đòi hỏi phải phản ỏnh theo dừi chặt chẽ tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị thông qua việc tổ chức công tác kế toán chi tiết vật liệu. Kế toán phân loại các Giấy đề nghị cấp vật tư, Phiếu cấp vật tư, các chứng từ liên quan khác kèm theo và căn cứ vào các chứng từ đó, kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của từng chứng từ để nhập Phiếu xuất kho, Bảng kê chứng từ xuất kho theo theo chỉ tiêu số lượng và gía trị. Hàng ngày thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập (Hóa đơn GTGT, biên bản bàn giao tổng hợp hàng hóa, phiếu nhập kho…), chứng từ xuất (Phiếu xuất kho…), kiểm tra tính hợp lý của chứng từ đó, đối chiếu với số liệu thực nhập, xuất kho rồi ghi vào các cột tương ứng trong thẻ kho.

Ở phòng kế toán: Kế toán vật tư căn cứ vào các chứng từ nhập kho (Hóa đơn GTGT, Bảng tính giá NVL nhập kho, Biên bản giao nhận hàng), chứng từ xuất kho (Phiếu cấp vật tư, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ..), và sử dụng chương trình kế toán máy để nhập số liệu vào các Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho. Cuối tháng, máy tính tập hợp số liệu từ Sổ chi tiết của từng danh điểm NVL vào Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn (Biểu số ) nhằm mục đớch theo dừi tình hình biến động vật tư của kho cả về số lượng và giá trị, làm căn cứ để kiểm tra, đối chiếu với Thẻ kho của thủ kho. Từ đó cho thấy công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là rất quan trọng, nó giúp cung cấp các thông tin đầy đủ, chi tiết về từng thứ vật liệu kể cả chỉ tiêu hiện vật lần chỉ tiêu giá trị, không chỉ ở từng kho mà còn chi tiết theo từng loại, quy cách, chất lượng..tuỳ theo yêu cầu quản lý của công ty.

Công ty áp dụng kế toán máy trong công tác hạch toán, nên khi phát sinh nghiệp vụ nhập, xuất kho NVL nào đó, trước hết kế toán phải khai báo NVL đó trong danh mục hàng hóa, vật tư, khai báo mã vật tư, mã kho..Việc mã hóa vật tư để khi kế toán nhập số liệu vào máy, chương trình kế toán máy sẽ xử lí những số liệu đó, tính toán, kết chuyển, tổng hợp số liệu sang các sổ sách liên quan. Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, căn cứ vào phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan phản ánh chi phí thu mua thực tế, xác nhận số lượng nguyên vật liệu thực tế nhập kho…kế toán xác định trị giá nguyên vật liệu thực tế nguyên vật liệu thực tế nhập kho và nhập dữ liệu vào máy theo Chứng từ vật tư (chứng từ kế toán), từ đó máy sẽ liên kết sang công nợ và thuế.

Kế toán kết quả kiểm kê nguyênvật liệu

Kết quả kiểm kê được đối chiếu với sổ sách kế toán để phát hiện sai lệch và có biện pháp điều chỉnh kịp thời, hạn chế tổn thất xảy ra đối với Công ty. Công việc kiểm kê do kế toán vật tư, thủ kho cùng một số cán bộ có liên quan (như cán bộ kỹ thuật) lập thành Ban kiểm nghiệm vật tư tồn kho do Ban lãnh đạo chỉ đạo thực hiện. Biên bản kiểm kê vật tư được gửi lên phòng kế toán, kế toán đối chiếu sổ sách và tính giá trị chênh lệch từng loại (nếu có).

* Xử lý đối với nguyên vật liệu thừa: ống PVC O110 trơn 110x5x6 do chưa xác định được nguyên nhân nên hạch toán. Mọi trường hợp thiếu hụt nguyên vật liệu trong kho hoặc tại nơi quản lý, bảo quản phải truy tìm nguyên nhân và xác định người phạm lỗi. Ví dụ trường hợp thiếu 4m dây nối quang 0.5m, căn cứ vào biên bản kiểm kê và quyết định xử lý của các cấp thẩm quyền, trừ vào lương của thủ kho.

Kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu

Kế toán vật tư nhập số liệu vào máy, chương trình kế toán máy tự động đưa vào các sổ sách liên quan. Kế toán vật tư nhập số liệu vào máy, chương trình kế toán máy tự động đưa vào các sổ sách liên quan.

NHỮNG NHẬN XÉT CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI BƯU ĐIỆN NGHỆ AN

Về phân loại NVL: Với đặc điểm sản xuất của Công ty là phải sử dụng nhiều loại, nhiều thứ NVL với tính chất, công dụng khác nhau, Công ty đã dựa vào công dụng kinh tế - kỹ thuật của NVL để phân loại NVL, và xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu rừ ràng, thống nhất trong toàn Cụng ty. Công ty lập kế hoạch thu mua NVL một cách khoa học do đó việc dự trữ vật liệu cũng rất phù hợp với tình hình sử dụng vật liệu ở các đơn vị sản xuất, tránh lãng phí, ứ đọng vốn, giải phóng được một số vốn lưu động đáng kể do giảm bớt được số NVL dự trữ tồn kho không cần thiết. Công ty áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ, kế toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên, kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song, phương pháp kế toán được áp dụng nhất quán trong niên độ kế toỏn, đỏp ứng yờu cầu theo dừi thường xuyờn, liờn tục tỡnh hỡnh biến động của NVL.

Đối với trường hợp xuất vật liệu cho phát triển thuê bao vẫn để xảy ra tình trạng xuất thừa vật tư so với thực tế lắp đặt, nhân viên quản lý của Tổ viết giấy nhận 300m dây xup, nhưng thực tế đi lắp đặt chỉ hết 250m, 50m thừa còn lại tuỳ thuộc nhân viên đi lắp đặt có tự giác nộp lại hay không, hơn. Số vật tư thừa này tuy nhỏ lẻ, mỗi thuê bao có thể thừa ít (trên dưới 50m tương đương giá trị tiền khoảng 35.000 đ), song hàng tháng lắp đặt đến hàng ngàn thuê bao thì giá trị này lên tới hàng chục triệu đồng, nếu chúng ta quản lý được chặt chẽ, hạn chế việc xé nhỏ vật tư và tận dụng hết vật tư lẻ thì chúng ta có thể tiết kiệm được chi phí khá lớn. - Nếu vật liệu này thực tế đã đưa vào sử dụng cho sản xuất khai thác sản phẩm, chỉ Thủ kho xuất kho về mặt hiện vật, sang kỳ sau khi có Hoá đơn về Kế toán vật tư mới làm thủ tục nhập và xuất kho, như vậy chi phí về nguyên vật liệu trong kỳ không được phản ánh kịp thời chính xác theo kỳ hạch toán.