Vai trò của hệ thống quản lý thông tin vận tải trong tối ưu hóa chuỗi cung ứng

Dữ liệu và thông tin trong hệ thống quản lý thông tin vận tải

Hệ thống quản lý thông tin vận tải có thể chứa một loạt dữ liệu liên quan đến quá trình vận chuyển hàng hóa hoặc người từ điểm A đến điểm B. - Đơn hàng: Số lượng, mô tả sản phẩm, giá trị, trọng lượng và kích thước của hàng hóa đang được vận chuyển. - Vận chuyển: Phương tiện vận chuyển (xe, tàu, máy bay), thông tin về lái xe/phụ lái, thông tin về thời gian vận chuyển dự kiến và thực tế.

- Thông tin phân phối: Đối tác vận chuyển, thông tin liên lạc của nhân viên phụ trách, thông tin kho hàng và quá trình phân phối. - Kỹ thuật số: Dữ liệu mó vạch, dữ liệu GPS hoặc dữ liệu theo dừi thời gian thực để giám sát vị trí và tiến trình vận chuyển. Các loại dữ liệu này được thu thập, lưu trữ và quản lý trong hệ thống quản lý thông tin vận tải để cung cấp thông tin chi tiết và đáng tin cậy về quá trình vận chuyển cho các bên liên quan, từ người dùng cuối đến nhà quản lý và đối tác vận chuyển.

TMIS cho phép hiển thị trực quan các nguồn lực và tìm ra cơ hội để tối ưu chúng dựa vào tình trạng tồn kho và chi phí giao hàng. Tối ưu cũng có thể giúp xử lý các vật liệu đặc biệt (như làm lạnh, vật liệu nguy hiểm, xăng). Các mức độ tin cậy của nhà cung cấp dịch vụ cũng được cập nhật để so sánh hiệu quả như về chi phí, khả năng giao hàng đúng hạn, số lỗi hoặc hàng hóa bị hỏng.

Người quản lý có thể xem chi phí thực tế của lô hàng dựa trên chi phí thực tế thông qua cập nhật thời gian thực của bằng chứng giao hàng, hóa đơn vận chuyển hàng hóa và tài liệu xuất/ nhập khẩu. Đối với các lô hàng toàn cầu, người quản lý có thể xem chứng chỉ xuất xứ, thông tin thanh toán toàn cầu và thông tin thanh toán cước vận chuyển cũng như thông tin hải quan. Việc quyết toán bao gồm kiểm toán hóa đơn vận chuyển hàng hóa, giảm thiểu sai sót thanh toán và tự động hóa việc thanh toán.

Các công cụ hiển thị cho phép các công ty và nhà cung cấp cũng như khách hàng của họ xem các lô hàng đến và đi, mức tồn kho trong quá trình vận chuyển và các trường hợp ngoại lệ đối với các lô hàng dự kiến. Các công cụ này cải thiện dịch vụ khách hàng vì chúng cung cấp cùng một thông tin cho tất cả các kênh, bao gồm cả các kênh tự phục vụ, làm cho chu kỳ bổ sung đáng tin cậy hơn và giúp các thành viên chuỗi cung ứng giảm lượng hàng tồn kho bằng cách hiển thị nguồn hàng và thời gian giao hàng. Người quản lý có thể in các báo cáo về hóa đơn vận chuyển hàng hóa, tổng chi phí, các khiếu nại về mất mát và hư hỏng và tình trạng đơn hàng của họ.

Quản lý thông tin vận tải trên phần mềm vận tải

Phần mềm quản lý phương tiện vận tải (quản lý đội xe tải, xe Container, xe khách, xe bồn,..), dịch vụ vận chuyển và giao nhận hàng hóa là một phân hệ Trucking nằm trong giải pháp tổng thể Winta Logistis. Đối tượng mà phần mềm Winta Logistics áp dụng bao gồm các tập đoàn và công ty vận tải, dịch vụ vận chuyển, các nhà cung cấp dịch vụ Logistic, các nhà máy công nghiệp và các chuỗi cửa hàng thương mại trong và ngoài nước. Phần mềm có thể đáp ứng được tất cả mọi hoạt động quản lý cho tất cả các bộ phận, phòng ban và chạy trên mọi thiết bị chỉ trong một bộ sản phẩm Winta Logistics.

 Tiện ích dữ liệu: Sao lưu và phục hồi dữ liệu, giúp hệ thống ổn định và an toàn.  Quản lý bảng giá dịch vụ vận tải: Giá khác nhau cho từng KH, cho dù cùng tuyến/size cont.  Quản lý giấy tờ xe, cảnh báo hạn đăng kiểm, đăng ký, hạn sữa chữa, bảo dưỡng.

Phần mềm quản lý vận chuyển Logistics - Giao diện chính phân hệ Vận tải đường bộ. Theo dừi phương tiện (đội xe, cỏc loại xe) qua vệ tinh GPS thụng qua App dành cho tài xế.

Yêu cầu của doanh nghiệp khi triển khai và vận hành hệ thống quản lý thông tin vận tải

Thiết bị đầu vào/đầu ra: Hệ thống quản lý thông tin vận tải cần hỗ trợ các thiết bị đầu vào và đầu ra như bàn phím, chuột, màn hình, máy in và các thiết bị khác để người dùng có thể tương tác với hệ thống. Các thiết bị bảo mật như tường lửa (firewall), phần mềm diệt virus, hệ thống giám sát mạng (network monitoring) và các biện pháp bảo mật khác cần được triển khai để ngăn chặn các mối đe dọa từ bên ngoài và bên trong. Thiết bị sao lưu và khôi phục dữ liệu: Để đảm bảo tính sẵn sàng và phục hồi dữ liệu khi gặp sự cố, doanh nghiệp cần có các thiết bị sao lưu và khôi phục dữ liệu như: ổ cứng sao lưu (external hard drive), hệ thống sao lưu đám mây (cloud backup), hoặc các dịch vụ sao lưu và khôi phục dữ liệu chuyên nghiệp.

Thiết bị đo lường và theo dừi: Để quản lý một cỏch hiệu quả cỏc hoạt động vận tải thỡ doanh nghiệp cần cú cỏc thiết bị đo lường và theo dừi (như cảm biến (sensor), thiết bị GPS, máy đọc mã vạch, camera giám sát, máy quét thẻ từ ,.. ) để thu thập dữ liệu và cung cấp thông tin chính xác về hoạt động vận tải. Khả năng quản lý thông tin về các chuyến hàng, bao gồm thông tin người gửi, thông tin về khách hàng, địa điểm gửi hàng, địa điểm nhận hàng, thời gian giao nhận, phương tiện vận chuyển, tài xế, hàng hóa, và các thông tin liên quan khác. Có tính năng bảo mật cao và phân quyền truy cập, những người được ủy quyền mới có thể truy cập và sử dụng thông tin trong hệ thống để đảm bảo an toàn thông tin của khách hàng và dữ liệu quan trọng của công ty.

Thông tin vận chuyển: Hệ thống cần ghi lại các chi tiết về vận chuyển, bao gồm ngày gửi hàng, nơi xuất phát và đích đến, loại hàng hóa, trọng lượng, số lượng, kích thước và phương thức vận chuyển. Thông tin về hóa đơn và thanh toán: Hệ thống cần ghi lại các thông tin về hóa đơn, bao gồm số lượng hàng hóa, giá trị hàng hóa, phí vận chuyển và các chi tiết thanh toỏn khỏc. Kết nối mạng: Hệ thống cần được kết nối với một mạng LAN (Local Area Network) nội bộ trong công ty hoặc tổ chức, cung cấp khả năng truy cập liên tục và nhanh chóng đến dữ liệu và ứng dụng của TMIS.

Bảo mật mạng: Vì TMIS chứa thông tin nhạy cảm như thông tin khách hàng, dữ liệu vận chuyển và giao dịch tài chính, hệ thống cần có biện pháp bảo mật mạng để ngăn chặn truy cập trái phép và đảm bảo an toàn thông tin. Hệ thống phân phối mạng (Network Infrastructure): Hệ thống TMIS cần có một hạ tầng mạng vững chắc để đảm bảo sự kết nối liên tục giữa các thành phần của hệ thống, bao gồm máy chủ, máy trạm và thiết bị định vị. Do đó, hệ thống mạng và truyền thông cần có khả năng tích hợp dễ dàng và liên kết với các hệ thống khác để chia sẻ dữ liệu một cách hiệu quả và tránh sự cắt lỏng thông tin giữa các hệ thống.

Tổng quan, việc xây dựng một hệ thống mạng và truyền thông ổn định và an toàn là rất quan trọng để đảm bảo hoạt động hiệu quả của TMIS và giúp cải thiện quản lý thông tin vận tải. Nhân viên vận hành: Hệ thống TMIS cần nhân viên biết vận hành và quản lý nền tảng để đảm bảo cỏc chức năng như đặt hàng, theo dừi vận chuyển, quản lý kho và tính toán chi phí vận tải được thực hiện một cách hiệu quả. => Quản lý nguồn nhân lực cần xác định số lượng và chuyên môn của từng vị trí công việc, đồng thời đảm bảo sự đào tạo và phát triển nhân viên để duy trì và nâng cao hiệu suất hoạt động của hệ thống TMIS.