Xây dựng phần mềm quản lý kho tại công ty TNHH thương mại Hồng Nhung đáp ứng ứng dụng công nghệ thông tin

Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty TNHH và thương mại Hồng Nhung

Hiện công ty đang sử dụng một hệ thống thông tin gồm 11 máy tính, trong đó một máy tính cho ban giám đốc, ba máy tính cho bộ phận thu ngân và bán hàng, hai máy cho phòng tài chính kế toán, hai máy cho phòng kinh doanh, hai máy cho phòng tổ chức hành chính, một máy cho phòng kỹ thuật bảo hành. So với tỷ lệ máy tính/đầu người trong doanh nghiệp tại tỉnh Phú Thọ = 0.07 (theo báo cáo tóm tắt Vietnam ICT Index 2011) là khá cao tuy nhiên vẫn còn ở mức trung bình so với một số tỉnh thành phố khác trong cả nước (tỷ lệ máy tính/đầu người trong doanh nghiệp của Hà Nội năm 2011 là 0.82). Công ty có website riêng nhằm giới thiệu thông tin về công ty, giới thiệu hình ảnh, sản phẩm, cung cấp thông tin về các dịch vụ, chương trình khuyến mại, giảm giá cho khách hàng vào các dịp lễ, nhận ý kiến góp ý từ quý khách hàng và nhà cung cấp về sản phẩm dịch vụ,.

Tuy nhiên, trình độ sử dụng và ứng dụng công nghệ thông tin của nhân viên còn nhiều hạn chế, chưa sử dụng được tối đa chức năng phần mềm đang được trang bị, chưa khai thác hết điểm mạnh của chúng, chỉ dừng lại ở một số chức năng đơn giản như dùng Micrsoft Word để soạn thảo văn bản, Micrsoft Excel để lập một vài bảng tính đơn giản. Nhân viên trong công ty đã được đào tạo thói quen và nề nếp làm việc mới, có sử dụng máy tính, làm quen với các thông tin số hóa, công cụ ảo như các phần mềm, làm quen với một số vấn đề cơ bản trong văn hóa máy tính, chia sẻ thông tin, dùng chung công cụ và tài nguyên máy tính, giữ nghiêm các quy chế làm việc, hình thành tập quán tôn trọng riêng tư của đồng nghiệp trong môi trường mở.

Đánh giá ưu, nhược điểm việc ứng dụng công nghệ thông tin của công ty TNHH thương mại Hồng nhung

Đối với khách hàng, nhà cung cấp ngoài việc sử dụng email để thông báo, gửi các thông tin về sản phẩm, nhận ý kiến phản hồi về thông tin dịch vụ, Công ty còn cài đặt chương trình email tự động nhằm gửi bưu thiếp chúc mừng sinh nhật, chúc mừng nhân các dịp lễ. Các máy tính được nối mạng đảm bảo cho các luồng thông tin được lưu chuyển thông suốt giữa các bộ phận, công ty có một trang web riêng nhằm tiết kiệm chi phí cho quảng cáo sản phẩm, chi phí liên lạc,… công việc được thực hiện nhanh hơn nhờ sự linh động trong luân chuyển dữ liệu do được chia sẻ dùng chung, có thể thực hiện nhiều công việc cùng một lúc trên các máy tính khác nhau, dữ liệu được lưu chung trên máy chủ thuận tiện cho việc quản lý cơ sở dữ liệu, đem lại tầm chiến lược cho doanh nghiệp, tạo lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ trong môi trường toàn cầu hóa hiện nay, giảm chi phí đi lại, thu hút khách hàng. Hàng ngày, số lượng khách hàng đến mua hàng khá lớn và phong phú về chủng loại, mẫu mã sản phẩm..việc thực hiện chủ yếu trên phần mềm Microsoft Excel gây tốn rất nhiều công sức trong thực hiện, cập nhật dữ liệu, dữ liệu dễ bị trùng lặp do chưa được chuẩn hóa, mất mát, thiếu thông tin, khó khăn trong công tác quản lý đem lại doanh thu không cao, vất vả trong khâu bán hàng… Do đó công ty cần phải chọn một giải pháp xây dựng phần mềm chuyên dụng hơn.

Công ty đã có trang web riêng nhưng mới chỉ sử dụng website để giới thiệu hình ảnh, quảng bá sản phẩm chưa có dịch vụ bán hàng điện tử, đặt hàng qua mạng, thanh toán trực tuyến nhằm thu hút thêm khách hàng, mở rộng thị trường tiêu thụ. * Phần mềm được kỹ nghệ hóa nó không được chế tạo theo nghĩa cổ điển với sự tiêu thụ các nguyên vật liệu, là sản phẩm của ngành công nghiệp phần mềm, phần mềm hàm chứa một lượng tri thức rất lớn được tạo ra chủ yếu dựa vào tri thức và trí tuệ của người sản xuất phần mềm.

Công nghệ phần mềm 1. Khái niệm

Vòng đời phát triển của phần mềm

Do đó, công việc nghiên cứu phần mềm phải được đặt trong mối liên hệ chặt chẽ với các thành phần khác của hệ thống quản lý như phần cứng, nhân tố con người, CSDL. Tiến trình kiểm thử tập trung vào phần logic bên trong của phần mềm, đảm bảo rằng tất cả các câu lệnh đều được kiểm thử nhằm phát hiện các lỗi và kết quả phù hợp với dữ liệu vào. Sau khi bàn giao phần mềm cho khách hàng, chắc chắn nó sẽ phải có những thay đổi để hoàn toàn tương thích với các điều kiện quản lý của cơ sở thực tế - sự thay đổi của OS hay thiết bị ngoại vi.

Việc bảo trì phần mềm phải áp dụng lại các bước của vòng đời phát triển nói trên cho chương trình thực tại chứ không phải chương trình mới. Nghiờn cứu vũng đời phỏt triển của phần mềm để hiểu rừ từng giai đoạn và cú biện pháp thích hợp để tác động vào từng giai đoạn nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm.

Một số quy trình thiết kế phần mềm

Quy trình xác định yêu cầu người sử dụng

* Chú ý: Khái niệm mã hoá trong công nghệ phần mền khác với khái niệm mã hoá thông tin kinh tế. Quá trình bảo trì còn xảy ra khi khách hàng yêu cầu nâng cao chức năng hay hiệu năng. Trên cơ sở của hồ sơ phân tích nghiệp vụ và mô hình hoạt động của hệ thống tiến hành thiết kế kiến trúc và thiết kế kĩ thuật để xây dựng hồ sơ thiết kế phần mềm.

Trên cơ sở bản vẽ thiết kế kỹ sư phần mềm lựa chọn một ngôn ngữ lập trình nào đó để chuyển từ bản vẽ thiết ra phần mềm. Quá trình triển khai trong công nghệ phần mềm có mục đích cài đặt phần mềm cho khách hàng tại các địa điểm triển khai và hướng dẫn sử dụng cho khách hàng.

Công cụ mô hình hóa sử dụng trong phân tích 1. Công cụ mô hình IFD

Phân tích nghiệp vụ quản lý kho hàng tại công ty TNHH thương mại Hồng Nhung

• Sơ đồ luồng thông tin IFD

Tổ chức kiểm kờ tài sản phải xỏc định rừ phương phỏp kiểm kờ, tiến hành kiểm kê theo trình tự các bước công việc hợp lý, bộ phận kiểm kê tiến hành kiểm tra đối chiếu hàng tồn kho trên sổ sách và thực tế tại kho xem có trùng khớp hay không, đề xuất biện pháp xử lý những tài sản thừa, thiếu, kém phẩm chất do những nguyên nhân khác nhau từ đó điều chỉnh hàng tồn kho cho phù hợp. + Bộ phận trị giá mua của hàng hóa: Trị giá mua hàng gồm giá mua ghi trên hóa đơn của người bán trừ (-) các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua được hưởng, cộng (+) các khoản thuế không được hoàn lại, cộng (+) chi phí sơ chế, hoàn thiện. + Bộ phận chi phí thu mua hàng hóa: Chi phí thu mua hàng hóa bao gồm chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ, lưu kho, lưu bãi.

Khi nhận được hóa đơn mua hàng hay lệnh nhập hàng, ở kho nhân viên sẽ kiểm tra hóa đơn và hàng xem có trùng khớp không, sau đó sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho. Khi có yêu cầu xuất hàng hay đơn đặt hàng, ở kho nhân viên sẽ kiểm tra hóa đơn và hàng trong kho xem có đủ nhu cầu xuất không, sau đó sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho. Bộ phận kho có nhiệm vụ quản lý nhập hàng, quản lý xuất hàng, kiểm kê và điều chỉnh hàng tồn kho, tạo các báo cáo khi có yêu cầu của ban giám đốc.

Khi hàng về nhập kho, nhân viên kho sẽ kiểm tra hàng và các chứng từ liên quan xem có phù hợp không, nếu phù hợp thì cho nhập kho, viết phiếu nhập, ghi sổ (thẻ) kho. Khi khách hàng đặt mua hàng, nhân viên kho sẽ kiểm tra đơn đặt hàng và hàng trong kho xem có đủ lượng xuất không, nếu đủ thì xuất hàng giao cho khách hàng, lập phiếu xuất và ghi sổ kho. Công ty sẽ tiến hành kiểm kê đối chiếu hàng trong kho kho với sổ sách xem có trùng khớp không, tìm nguyên nhân và đề xuất các biện pháp xử lý tài sản thừa thiếu khi kiểm kê, điều chỉnh hàng tồn kho cho phù hợp với sổ sách kế toán.

Nhà cung cấp: Khi công ty cần nhập thêm hàng sẽ gửi thông tin về hàng cần mua tới nhà cung cấp như đơn giá, số lượng, chủng loại, sau đó tiến hành ký kết hợp đồng mua hàng và nhập kho hàng. Khách hàng: Cung cấp các thông tin về hàng cần mua như số lượng, chủng loại, mẫu mã,..Công ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng bán hàng và xuất hàng giao cho khách hàng. Ban quản lý: Yêu cầu quản lý kho gửi báo cáo theo định kỳ hoặc đột xuất, dựa vào đó đưa ra các quyết định đúng đắn trong kinh doanh.

Cài đặt và khai thác hệ thống 1. Yêu cầu về phần cứng