Hoàn thiện hệ thống kế toán công nợ nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty TNHH Dịch vụ WM

Mục tiêu nghiên cứu

Tổ chức tốt công tác kế toán nói chung và phần hành kế toán công nợ nói riêng sẽ giúp công ty hoạt động hiệu quả hơn, tránh hao hụt ngân sách, chủ động trong các cuộc giao dịch, duy trì mối quan hệ với khách hàng cũng như nhà cung cấp. Xuất phát từ vấn đề trên và nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán công nợ nên tác giả đã chọn đề tài “Hoàn thiện kế toán công nợ tại công ty TNHH Dịch vụ WM” để làm đề tài nghiên cứu.

Câu hỏi nghiên cứu

Nền kinh tế Việt Nam hiện nay đang trong giai đoạn phát triển sang nền kinh tế thị trường và các doanh nghiệp đóng vai trò là lực lượng nòng cốt để thúc đẩy sự phát triển đó. Để tiếp tục xây dựng và phát triển công ty, ban lãnh đạo ngày càng chú trọng và chất lượng sản phẩm dịch vụ, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động của các phòng ban, nhân viên công ty.

Phương pháp nghiên cứu

Việc kiểm soỏt cỏc khoản nợ và theo dừi khả năng thanh toán nếu không được thực hiện tốt sẽ gây ảnh hưởng rất lớn đến công ty, gây ảnh hưởng đến khả năng hoạt động của doanh nghiệp. Ở chương đầu, tác giả giới thiệu về đề tài nghiên cứu, các mục tiêu nghiên cứu được đặt ra và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng để hoàn thành khóa luận.

KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 3.1. Tổng quan về công ty

Quá trình hình thành và phát triển

- Công ty CP Phú Quý Thủy Mộc (Trung tâm hội nghị tiệc cưới White Palace Hoàng Văn Thụ). - Chi nhánh Công ty Cổ phần In Hospitality (Trung tâm hội nghị tiệc cưới GEM Center, nhà hàng The Log). Sự tin tưởng và hài lòng của khách hàng là tiền đề và động lực để công ty có thể tiếp tục phát huy các giá trị hiện có, đồng thời nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và nghiên cứu đưa ra các sản phẩm mới để đáp ứng được nhu cầu đa dạng của khách hàng.

Đây cũng là cột mốc chứng tỏ sự phát triển ngày càng vững mạnh của công ty và đó sẽ là động lực để công ty tiếp tục phát triển và cải thiện nhằm cung cấp đến khách hàng dịch vụ với chất lượng vụ tốt nhất.

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty

Phòng Hành chính nhân sự: Là bộ phận chịu trách nhiệm tuyển dụng lao động cho công ty cũng như quản lý, giám sát hoạt động của tất cả nhân viên làm việc trong công ty bao gồm tác phong, thái độ làm việc trong công ty cũng như đảm bảo nhân viên thực hiện nghiêm túc các quy định mà công ty đặt ra. - Kiểm tra, theo dừi cụng việc hàng ngày của kế toỏn; kiểm tra cỏc bỏo cỏo kế toán gửi lên; dựa trên các báo cáo lập BCTC để trình bày trực tiếp với các cấp lãnh đạo về tình hình tài chính của công ty, phê duyệt hồ sơ kế toán, các giao dịch liên quan đến ngân hàng và quản lý dòng tiền của công ty. Kế toỏn viờn cú thể tựy chọn vào loại sổ kế toỏn để theo dừi tỡnh hỡnh tài chính tùy theo mục đích bất cứ lúc nào do phần mềm được thiết kế tự động cập nhật dữ liệu ngay khi kế toán viên nhập liệu cũng như định kỳ cuối mỗi tháng hoặc kỳ kế toán có thể xuất các BCTC trên phần mềm phục vụ công tác kiểm tra, báo cáo cho các cấp lãnh đạo của công ty.

Công ty lựa chọn hình thức kế toán trên máy vi tính; phần mềm mà hiện tại công ty đang sử dụng cho công tác kế toán là SAP Business One (gọi tắt là SAP) đang được nhiều công ty sử dụng trong ngành kế toán có độ chính xác cao, thuận tiện và ít xảy ra sai sót, hoạt động theo quy trình logic và chặt chẽ.

Kế toán phải thu khách hàng

Kế toán toán có trách nhiệm kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo xuất hóa đơn đúng với các điều khoản trên hợp đồng và chứng từ; đồng thời phải ghi chép thường xuyên theo từng lần thanh toán, thường xuyên đối chiếu kiểm tra và đôn đốc việc thanh toán kịp thời. (Nguồn: Phòng Kế toán) Kế toán sau khi lập hóa đơn xuất cho khách hàng sẽ tiến hành nhập liệu đơn đặt hàng vào hệ thống SAP theo nội dung được thể hiện trên hợp đồng/ hóa đơn gồm thời gian bán hàng, tên khách hàng, tên hàng hóa, dịch vụ mà khách hàng đặt mua, số lượng sản phẩm, đơn giá và thành tiền. Đối với các khoản thuế GTGT được khấu trừ thì khi kế toán nhập liệu các đơn đặt hàng (Hình 3.13) thì đã nhập thuế GTGT ở cột Tax Code và phần mềm tự động lưu trữ dữ liệu lên TK 133 trong các sổ sách kế toán mà không cần màn hình nhập liệu riêng cho TK này.

Cuối tháng phần mềm tự động cập nhật dữ liệu vào sổ TK chi tiết (Phụ lục 11) và sổ nhật ký chung để thuận tiện cho việc tính toán thuế GTGT phải nộp trong kỳ, lập bút toán kết chuyển bao gồm thuế GTGT kỳ trước chuyển sang vào cuối tháng.

Kế toán phải trả cho người bán

(Nguồn: Phòng Kế toán) Trên màn hình nhập liệu A/P Invoice (Hình 3.12) kế toán tiến hành nhập tên nhà cung cấp vào dòng Name và mã của nhà của nhà cung cấp được công ty tạo sẵn ở dòng Vendor, nhập ngày nhận hàng từ nhà cung cấp ở dòng Posting Date. Tiếp theo, kế toán lần lượt nhập tên hàng hóa, dịch vụ đã đặt mua từ nhà cung cấp vào cột Description, nhập đơn giá vào cột Unit Price, nhập thuế GTGT vào cột Tax Code thì phần mềm tự động tính thành tiền ở cột Total (LC) cho từng sản phẩm. 3 7 Before Discount sẽ thể hiện số tiền trước thuế mà công ty phải thanh toán cho nhà cung cấp, tổng thuế GTGT của hóa đơn sẽ thể hiện ở dòng Tax và tổng số tiền phải trả cho nhà cung cấp được phần mềm tính toán và thể hiện ở dòng Total.

Đối với các khoản thuế GTGT đầu ra thì khi kế toán nhập liệu các phiếu giao hàng (Hình 3.7) thì đã nhập thuế GTGT ở cột Tax Code và phần mềm tự động lưu trữ dữ liệu lên TK 3331 trong các sổ sách kế toán mà không cần màn hình nhập liệu riêng cho TK này giống như cách lưu trữ của TK 133.

Kế toán các khoản phải trả khác 1. Chứng từ sử dụng

Kế toán tiến hành nhập liệu vào phần mềm SAP dựa theo hóa đơn và phần mềm tự động cập nhật dữ liệu vào sổ TK chi tiết và sổ nhật ký chung để thuận tiện cho việc tính toán thuế GTGT phải nộp vào cuối kỳ đã khấu trừ thuế GTGT đầu ra. Tuy các khách hàng đang nợ là những khách hàng quen thuộc với công ty và có uy tín khá cao nhưng không thể lơ là trong công tác quản lý và thu hồi công nợ, tránh những trường hợp xấu xảy ra, gây ảnh hưởng đến khả năng tài chính và thanh toán của công ty. Nguyên nhân là công ty tăng cường thuê nhân công, cộng tác viên để đáp ứng đơn hàng của khách hàng, đồng thời chi phí thuê người dẫn chương trình, ca sĩ, ban nhạc cho chương trình Taste of the Soul khá cao, giá trị hợp đồng khá lớn; đơn vị cung cấp khá chậm trễ trong việc cung cấp hồ sơ thanh toán nên số dư cuối kỳ khoản này là khá lớn.

Ở chương 3, tỏc giả đó làm rừ hơn về phần hành kế toỏn cụng nợ bằng cỏch phõn tích thực trạng kế toán công nợ tại Công ty TNHH Dịch vụ WM: nêu sơ lược về quá trình hình thành và phát triển của công ty, đặc điểm, lĩnh vực mà công ty hoạt động;.

BIÊN BẢN PHỎNG VẤN SÂU

Hệ thống BCTC của công ty đầy đủ bao gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh báo cáo tài chính. Trả lời: Quá trình đối chiếu khó tránh khỏi sai sót do nhân viên hai bên làm thất lạc chứng từ, hoặc đưa chứng từ trễ, sai sót trên hóa đơn. Thu hồi công nợ chậm do khách hàng, nhà cung cấp chậm thanh toán, lý do tình hình tài chính, thiếu giấy tờ làm hồ sơ thanh toán….

Trả lời: Sau khi tiếp nhận chứng từ và hạch toán chi phí vào phần mềm sẽ chuyển chứng từ qua làm Đề nghị thanh toán (ĐNTT), ĐNTT được duyệt sẽ kẹp chung với chứng từ làm thành 1 bộ hồ sơ thanh toán, sau khi thanh toán sẽ kẹp thêm giấy báo nợ vào bộ hồ sơ và lưu theo thứ tự ngày thanh toán.