Giải pháp nâng cao hiệu quả dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Tiếp vận AVINA

Khái quát về nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển 1. Khái niệm về Container đường biển

Tuy nhiên công ty làm dịch vụ giao nhận sẽ phải chủ động thường xuyên liên lạc với đại lý hãng tàu tại Việt Nam để hỏi lịch tàu về thông qua việc gọi điện trực tiếp cho bộ phận hàng nhập của hãng tàu, các thông tin được đối chiếu là tên tàu, số chuyến, cũng có thể là số B/L… Theo đó đại lý hãng tàu sẽ fax giấy báo hàng đến (Arrival Notice / Notice of Arrival) cho phía công ty giao nhận – là đại diện cho người nhập khẩu nhận hàng ( có giấy uỷ quyền ). Sau khi nhận được Fax, chủ hàng sẽ trực tiếp đem giấy báo hàng đến, giấy giới thiệu, vận đơn gốc đến nơi người giao nhận để đổi lấy lệnh giao hàng, lệnh giao hàng cũng là chứng từ do người giao nhận tự soạn thảo, bao gồm những thông tin chi tiết tương tự như giấy báo hàng đến, kèm theo nơi nhận hàng…, sau khi người đổi lệnh đóng đủ các khoản phí, người phát lệnh sẽ phát phiếu thu hoặc hóa đơn và lệnh giao hàng để chủ hàng đi nhận hàng tại kho CFS của cảng.

Các tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động

Sau khi nhận được D/O từ phía đại lý hãng tàu, người giao nhận sẽ tiến hành gửi giấy báo hàng đến cho người nhận hàng thực sự là chủ hàng phía Việt Nam, mẫu giấy báo này do người giao nhận tự soạn thảo, trên đó bao gồm các thông tin chi tiết về hàng hóa, khối lượng, tên người nhận hàng, các khoản phí mà người nhận hàng sẽ phải đóng khi lấy lệnh giao hàng. Ngoài ra, các công ty cũng cần áp dụng các biện pháp kiểm soát chi phí, giảm thiểu chi phí không cần thiết và tối ưu hoá các hoạt động để đạt được chi phí vận chuyển tối thiểu nhất.Các công ty cần phải đánh giá các chi phí liên quan đến vận chuyển như chi phí đóng gói, bảohiểm hàng hóa, lưu kho, xếp dỡ, vận chuyển và các chi phí phát sinh khác để đưa ra giá cả hợp lý cho khách hàng.

Tình hình hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường tại công ty cổ phần tiếp vận Avina

Đòi hỏi công ty phải nâng cao chất lượng giao nhận, từ trang thiết bị, phương tiện vận chuyển, thủ tục pháp lý, hệ thống kho bãi và cú chiến lực kinh doanh rừ ràng, cụ thể trong thời gian này… sao cho thu hỳt khỏch hàng sử dụng dịch vụ, ngoài ra hàng được giao nhận phải được nhanh chóng, không tổn thất mất mát mà vẫn giữ được chất lượng hàng hóa. Sau khi nhân viên giao nhận Avina tiến hành kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của Bộ chứng từ hàng nhập khẩu, nếu hợp lệ và đầy đủ thì nhân viên giao nhận tiến hành các bước tiếp theo của quá trình nhận hàng, nếu có sai sót thì nhân viên giao nhận sẽ liên hệ với khách hàng để bổ sung, sửa chữa cho hoàn chỉnh để thực hiện qui trình làm hàng. Trường hợp những mặt hàng nhập khẩu có giá cao hơn giá mặt hàng của công ty khác đã nhập, thông thường hay xảy ra trường hợp giá các mặt hàng thấp hơn giá mặt hàng của các công ty khác đã nhập về; xảy ra trường hợp này Hải quan sẽ yêu cầu doanh nghiệp phải đi tham vấn giá, đến khi nào doanh nghiệp trình bày được lí do hợp lý cho mức giá thấp hơn đó, Hải quan mới chấp nhận tính thuế.

• Nếu hàng hóa không mua bảo hiểm thì người nhận hàng (có thể là người nhập khẩu hay là người làm dịch vụ giao nhận) trực tiếp khiếu nại, yêu cầu cảng bồi thường tổn thất. Bộ hồ sơ khiếu nại cảng gồm:. Biên bản thể hiện tình trạng hàng hóa do kiểm hóa viên lập. Kết quả giám định tổn thất của giám định viên. Biên bản kiểm tra sơ bộ do cảng lập. Đơn khiếu nại đòi bồi thường. Hợp đồng nhập khẩu. Thời hạn khiếu nại: Tùy theo quy định riêng của mỗi cảng. b) Khiếu nại người chuyên chở. Khách hàng của công ty là các doanh nghiệp nước ngoài chiếm khoảng 20%, đa phần là các doanh nghiệp có chi nhánh tại Việt Nam, còn lại là khách hàng cá nhân, các cá nhân sử dụng dịch vụ của công ty thường nhập hàng lẻ như: máy tính cũ, giày dép, túi xách, mĩ phẩm,… khách hàng cá nhân tần suất sử dụng dịch vụ của công ty không nhiều do thủ tục nhập khẩu mất nhiều chi phí, họ thường chọn dịch giao nhận theo đường tiểu ngạch, mà dịch vụ này không được tập trung tại Avina, nên lượng khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty còn khá hạn chế. Do có những sửa đổi linh hoạt trong quá trình nhận hàng hóa nhập khẩu việc thực hiện hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển cho khách hàng diễn ra rất nhanh và chuyên nghiệp bên cạnh đó công ty cũng không ngừng nâng cao khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp khác luôn giữ được mối quan hệ tốt với khách hàng qua việc cung cấp các dịch vụ ngày càng đa dạng và tốt hơn.

Công tác chăm sóc khách hàng sau dịch vụ đó là nhân tố ảnh hưởng rất lớn đến việc khách hàng có muốn trở lại để sử dụng dịch vụ công ty nữa hay không vì có rất nhiều đối thủ cạnh tranh khác họ hoàntoàn có thể lôi kéo khách hàng của công ty về phía họ bởi những điều tưởng như là không cần thiết này.Chính vì vậy, trong thời gian tới công ty Avina cần có những giải pháp hiệu quả để khắc phục hạn chế và phát huy những thành tựu đạt được nhằm góp phần nâng cao hơn nữa quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của Công ty, nâng cao hiệu quả kinh doanh và khẳng định vị thế trên địa bàn.

Định hướng và mục tiêu nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường biển tại công ty Avina

GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HểA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CễNG TY CỔ. Định hướng và mục tiêu nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hóa bằng.

Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường biển tại công ty Avina

Có nhân viên đúng chức năng giải quyết công việc chứng từ.Trong quá trình nhận bộ chứng từ từ khách hàng, cán bộ lập chứng từ cần phải kiểm tra đối chiếu kỹ lưỡng giữa các chứng từ với nhau, nếu có sự sai lệch thông tin về hàng hoá giữa các chứng từ thì cần phải tìm hiểu những nguyên nhân nào gây ra sự sai lệch đó, sự sai lệch bắt đầu từ chứng từ nào, cần phải liên lạc nhanh với khách hàng để khách hàng liên lạc với người XK để tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến sự sai lệch đó và yêu cầu sửa đổi chứng từ cho trùng khớp với nhau. Vỡ vậy, cụng ty nờn lập kế hoạch dài hạn trong việc dành một quỹ thời gian để hướng dẫn, tổ chức tập huấn, bồi dưỡng kiến thức về nghiệp vụ chuyên môn, văn hóa kinh doanh và nâng cao trình độ ngoại ngữ thông qua việc thường xuyên tổ chức các khóa học về Nghiệp vụ ngoại thương, Thanh toán quốc tế, Giao tiếp, Pháp luật, Ngoại ngữ… Đồng thời thường xuyên hàng tháng, quý có các bài kiểm tra trình độ nghiệp vụ, ngoại ngữ của các nhân viên để kiểm tra, đánh giá về trình độ, về sự trau dồi kiến thức và học hỏi của họ. Từ đó khách hàng có thể đưa ra các giải pháp tối ưu về hàng xuất nhập và cách thức xuất nhập khẩu sao cho hàng được thông quan, nhận hàng nhanh nhất với chi phí thấp nhất.Làm việc với phòng kinh doanh nắm bắt các thông tin về các khách hàng đã sửdụng dịch vụ công ty để có chính sách ưu đãi tốt nhất, có thể tổ chức các cuộc hộithảo giữa công ty với khách hàng nhằm lắng nghe ý kiến của khách hàng.

Trong quá trình thực hiện hợp đồng dịch vụ giao nhận với khách hàng, nhân viêngiao nhận cần phải thực hiện đúng tiến độ cũng như kiểm tra chất lượng hàng hóa,đảm bảo tuyệt đối về số lượng và chất lượng.Chăm sóc khách hàng hậu bán hàng: Tạo quan hệ thân thiết với khách hàngthông qua việc: thăm hỏi, quan tâm chia sẻ khi khách hàng gặp khó khăn hay có niềm vui. Cụ thểlà tạo điều kiện nhiều hơn cho cán bộ công nhân viên được học tập nghiên cứu thông qua các đợt thực tập ngắn hạn hoặc trung hạn ở nước ngoài nhằm nâng caotrình độ ngoại ngữ, nghiệp vụ chuyên môn và các kỹ năng ngoại thương.Yếu tố thời gian luôn là một yếu tố khá quan trọng ảnh hưởng đến chiến lượccạnh tranh của công ty, vì vậy muốn rút ngắn được thời gian làm hàng, sự phối hợp chặt chẽ, hỗ trợ giữa các phòng ban là thật sự cần thiết.