Đánh giá và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình nhân sự tiền lương tại Công ty TNHH POONGSHINVINA

Cơ cấu của hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống các quy chế, quy trình, thủ tục kiểm soỏt về tài chớnh, kế toỏn trong ủơn vị thường bao gồm Quy chế tài chớnh quy ủịnh việc huy ủộng và sử dụng vốn, quy ủịnh về ủịnh mức chi tiờu, …, quy chế quản lý, mua sắm, sử dụng tài sản, quy trình lập, luân chuyển và xét duyệt cỏc chứng từ kế toỏn; quy chế miờu tả yờu cầu trỡnh ủộ, nội dung cụng việc của từng vị trí trong cơ cấu tổ chức bộ máy kiểm soát. Kế hoạch là mục tiờu ủể phấn ủấu, là căn cứ ủể ra quyết ủịnh quản lý, ủỏnh giỏ kết quả cụng việc và quan trọng là căn cứ kiểm soỏt cỏc hoạt ủộng như kiểm soát thực hiện kế hoạch doanh thu, kiểm soát chi phí thực tế theo doanh thu thực hiện, … Hệ thống kế hoạch ủược xõy dựng tốt thể hiện cỏch thức ủiều hành khoa học của người quản lý doanh nghiệp.

Những hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ

Kiếm soát quản lý Kiểm soát quản lý là việc kiểm soát của những nhân viờn ủộc lập ủối với người thực hiện cỏc hoạt ủộng riờng lẻ.

Thực trạng của hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH PoongshinVina

Cơ chế hoạt ủộng kiểm soỏt ở Cụng ty bao gồm hệ thống cỏc quy chế, quy trình, thủ tục kiểm soát Quy chế tài chính, quy chế chấm công, quy chế tớnh lương …. Cụng ty TNHH PoongshinVina luụn quan tõm ủến ủội ngũ cụng nhõn viờn nhất là trong lỳc cụng nhõn may ủang khan hiếm thỡ ủội ngũ cụng nhõn ủược Cụng ty TNHH PoongshinVina luụn ủược chỳ ý ủến với cỏc chớnh sỏch như chính sách tuyển dụng, chính sách nâng lương hàng năm, …. Cỏc nhõn tố bờn ngoài Là Cụng ty 100% vốn ủầu tư của nước ngoài nên các nhân tố bên ngoài như hành lang pháp lý, cơ chế chính sách của nhà nuớc Việt Nam luụn ủược lónh ủạo Cụng ty cập nhật kịp thời và thực hiện nghiêm túc.

Công ty áp dụng thực hiện công việc kế toán trên phần mềm Kế toán Việt Nam (KTVN), Việc thiết kế, bố trí nhân sự làm công tác kế toán phù hợp với hệ thống phần mềm nghiệp vụ và ủược thực hiện theo quy trỡnh. - Báo cáo bất thường Tất cả các cá nhân, tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp phải có trách nhiệm báo cáo về các trường hợp bất thường về cỏc vấn ủề bất hợp lý mà họ phỏt hiện ra ở mọi nơi và mọi lỳc, ở cả trong và ngoài bộ phận của mình, ở cả trong và ngoài doanh nghiệp. - Bảo vệ tài sản Thủ tục bảo vệ tài sản của Cụng ty ủược thiết lập khỏ ủầy ủủ, từ thủ tục ra vào cụng ty, chống mất mỏt nguyờn vật liệu, sản phẩm , bảo vệ ủữ liệu mỏy tớnh cho khối văn phũng, ….

- Kiểm tra, theo dừi Do khụng ủồng nhất về mặt ngụn ngữ nờn thủ tục này tại công ty thường phải có trung gian là người phiên dịch nên khả năng không thể phát huy hết hiệu quả của thủ tục này.

Kiểm soát nội bộ trong chu trình nhân sự tiền lương tại Công ty TNHH PoongshinVina

Nguồn Phòng LðTL Giải thớch Trong bảng chấm cụng I, ụ ngày ủược chia làm 2 nửa, nửa trên ghi giờ công nhân làm, nửa dưới là phần dành cho công nhân ký tên (ví dụ cụng nhõn Nguyễn Thị Nga ngày 2/6 ủó làm ủến 18h30, như vậy thời gian làm thêm của công nhân Nga trong ngày là 1,5 giờ). Nguồn Phòng LðTL Qua quan sát việc tổng hợp công chuyên cần trên excel của nhân viên chấm cụng II cũn thủ cụng, cụ chưa biết sử dụng cụng thức tớnh trờn excel ủể xỏc ủịnh cụng chuyờn cần nờn cũn nhầm lẫn và làm chậm thời gian tổng hợp công. Khi bổ nhiệm vị trớ tổ trưởng thỡ PGð sản xuất truyền ủạt bằng miệng cho người phiờn dịch, người phiên dịch thông báo lại cho các công nhân trong tổ và thông báo cho nhân viờn LðTL ủể thay ủổi mức lương và phụ cấp cho tổ trưởng vừa ủược bổ nhiệm.

Quy trỡnh này cụ thể như sau Tổ trưởng sẽ ủề xuất bằng miệng thụng qua phiờn dịch ủể tăng cường cụng nhõn làm mó hàng cho kịp với kế hoạch sản xuất, giỏm ủốc sản xuất căn cứ vào thực tế quyết ủịnh ủiều chỉnh số lượng cụng nhõn, và chuyển cụng nhõn từ những tổ nào. Vào thỏng 12, Nhõn viờn LðTL tiến hành lập danh sỏch ủiều chỉnh lương (từ cột 1 ủến cụt 7), sau ủú cụ chuyển cho hai PGð, hai PGð tực tiếp dựng bỳt ủiền thụng tin mới vào cột 8 và 9 (PGð tài chớnh ủiều chỉnh lương cho bộ phận văn phũng, PGð sản xuất ủiều chỉnh lương cho bộ phận sản xuất). Mục ủớch việc ủiều chỉnh lương tại Cụng ty TNHH PoongshinVina là kớch thớch tinh thần lao ủộng của cụng nhõn viờn ủể họ yờn tõm lao ủộng tại Cụng ty và ủảm bảo phự hợp với mức lương trờn thị trường dệt may tại Thỏi Bình.

Do nhõn viờn LðTL chỉ căn cứ vào bản mềm bảng chấm cụng II ủể nhập công và thời gian làm thêm vào bảng thanh toán lương nên rủi ro số liệu công ở bản mềm chấm công II không khớp với bản cứng bảng chấm công II cú thể sẽ xảy ra, dẫn ủến rủi ro nhập sai cụng vào bảng thanh toỏn lương. Khi họ ủếm xong tất cả lương của toàn cụng ty, Nhõn viờn LðTL thu lại các bảng thanh toán lương rồi tiến hành ghim bảng thanh toán lương lại chỉ ủể hở cột “họ tờn” và cột “ký tờn” ủể cụng nhõn ký, rồi lấy tỳi búng bỏ riờng bảng thanh toỏn lương ủú cựng với những phong bỡ tiền lương của tổ ủú vào. Qua phương pháp nghiên cứu (quan sát, nói chuyện trực tiếp, phát phiếu ủiều tra, mụ tả…), trờn ủõy tụi ủó nghiờn cứu toàn bộ cỏch thức làm trong chu trình nhân sự tiền lương của Công ty TNHH PoongshinVina và những rủi ro tiềm ẩn, trong ủú cú những rủi ro ủó từng xảy ra.

Biện pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình nhân sự tiền lương tại Công ty TNHH PoongshinVina

+ Cụng ty cũng cần thờm bước ủào tạo nội quy, quy ủịnh của Cụng ty Một thực trạng xảy ra ở Công ty TNHH PoongshinVina là do Công ty chưa có những văn bản pháp quy có tính nội bộ nói về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, quy chế, quy ủịnh của cỏc phũng ban, của từng vị trớ, nờn qua ủiều tra rất nhiều cụng nhõn viờn khụng nắm bắt ủược chớnh xỏc cỏch làm (như quy ủịnh về chấm cụng, ..), họ chỉ biết ủựơc bằng cỏch quan sỏt thực tế, và như vậy thụng tin họ biết nhiều khi khụng chớnh xỏc, nhất là những cụng nhõn viờn mới vào, thỡ ủiều này thật khó khăn, công tác kiểm soát lẫn nhau trở nên kém hiệu quả. Trong ủiều kiện cụng nhõn may ủang khan hiếm, ủể ủảm bảo cho nguồn nhõn cụng trong dài hạn, tụi mạnh dạn ủề xuất ban lónh ủạo cụng ty nờn chọn lọc trong những trường hợp khụng ủạt vào cụng ty ủể ủào tạo tay nghề thờm. Trong thỏa ước lao ủộng tập thể của cụng ty ủó quy ủịnh rừ về thời gian cụng nhõn làm việc và thời gian làm thờm ủược tớnh như thế nào, tuy nhiờn cách thể hiện trên bảng chấm công và bảng lương như thế nào không phải ai cũng biết, do ủú tụi nghĩ ủể thuận lợi cho việc ủối chiếu kiểm tra, Cụng ty nờn có văn bản hướng dẫn công khai cách chấm công, cách tính lương, cách thể hiện trờn bảng chấm cụng I và II ủể toàn bộ cụng nhõn viờn biết,.

Cụng ty nờn ủưa ra quy ủịnh giữa buổi chiều, nhõn viờn chấm cụng sẽ ủi thu hết lại cỏc bảng chấm cụng I về photo lưu lại 1 bản ủể tổng hợp cụng ngày hụm ủú, sỏng hụm sau ủi bỏo cơm sẽ trả lại bảng chấm cụng I cho cỏc tổ trưởng. Với những rủi ro trờn, tụi nghĩ biện phỏp hiệu quả nhất ủể hạn chế rủi ro là Cụng ty nờn ủầu tư mỗi tổ sản xuất và văn phũng 1 mỏy chấm cụng bằng võn tay, và sử dụng kết hợp linh hoạt giữa việc theo dừi cụng bằng võn tay và bằng phương phỏp chấm cụng mà Cụng ty ủang sử dụng. Tụi thiết nghĩ, ủể gảm thiểu rủi ro, ủể ủảm bảo tớnh cụng bằng cho cụng nhõn viờn, và ủể hoạt ủộng quản lý của Cụng ty chuyờn nghiệp hơn, hiệu quả hơn, ban lónh ủạo Cụng ty cần xõy dựng quy trỡnh ủỏnh giỏ cụng việc cụ thể.

Việc ủiều chỉnh lương tại Cụng ty TNHH PoongshinVina cũn mang tớnh cảm tớnh chủ quan của ban lónh ủạo, thiếu căn cứ cơ sở, chứa ủựng những rủi ro ủỏng tiếc (như ủó trỡnh bày ở phần trờn), tụi mạnh dạn ủề xuất một số ý kiến sau;.