Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Da giày Hà Nội

Đối với nguyên vật liệu nhập kho

 Đối với nguyên vật liệu được cung ứng ngay tại kho thường là các vật liệu phụ, thì giá nhập kho là giá trị ghi trên hoá đơn chưa có thuế GTGT, không bao gồm chi phí thu mua.  Đối với nguyên vật liệu mua xa thì giá thực tế nhập kho là giá mua chưa có thuế GTGTcộng với chi phí thực tế liên quan đến nguyên vật liệu thu mua.  Đối với nguyên vật liệu mua của nước ngoài: giá nhập kho là trị giá thực tế tính theo tiền Việt Nam (tỷ giá ngoại tệ do ngân hàng Nhà nước công bố ngày nhập hàng) kể cả thuế nhập khẩu cộng với chi phí liên quan phát sinh trong quá trình mua nhập.

 Đối với nguyên vật liệu nhận gia công theo đơn đặt hàng của nước ngoài: nguyên vật liệu do khách hàng cung cấp nên giá nhập kho là giá thực tế nguyên vật liệu bên nước ngoài giao theo thoả thuận ký kết. * Đối với nguyên vật liệu luân chuyển nội bộ giữa các xí nghiệp trong Công ty: giá nhập kho là giá trị thực tế xuất kho nguyên vật liệu của các xí nghiệp chuyển sang cuối kỳ sẽ được Công ty giảm nợ, bù trừ lẫn nhau. Đối với phế liệu thu hồi: giá thực tế nhập kho là giá ước tính có thể sử dụng được (giá thị trường tại thời điểm đó).

Đối với nguyên vật liệu xuất kho

Ưu diểm: phương pháp này giúp Công ty hạch toán thống nhất theo thứ tự thời gian, phù hợp với hình thức ghi sổ Nhật ký chứng từ đồng thời kiểm tra được liên tục số lượng từng loaị nguyên vật liệu tồn kho từ đó sử dụng nguyên vật liệu đúng thời hạn, dảm bảo chất lượng tốt, sử dụng tiết kiệm, tránh tình trạng lãng phí ứ đọng vốn. Nhược điểm: phải tính toán nhiều, dễ nhầm lẫn vì có rất nhiều nguyên vật liệu cũng như nghiệp vụ nhập xuất xảy ra thường xuyên. Mặt khác, nếu giá có xu hướng tăng lên thì giá trị tồn kho cao mà giá trị xuất kho giảm kéo theo giá thành trong kỳ giảm.

Ngược lại, nếu giá nhập có xu hướng giảm thì tồn kho nhỏ giá xuất tăng dẫn đến giá thành tăng, lợi nhuận giảm.

Thủ tục nhập-xuất kho nguyên vật liệu

Trong trường hợp kiểm nhận nếu phát hiện thấy thừa, thiếu, sai quy cách, kém chất lượng thì thủ kho phải báo lại cho phòng kế hoạch biết và báo cho người giao nhận lập biên bản xử lý. Định kỳ thủ kho phải gửi chứng từ lên phòng kế toán Công ty để hạch toán ghi sổ. Xuất kho: xí nghiệp làm giấy đề nghị xuất kho nguyên vật liệu (có chữ ký của xí nghiệp).

Căn cứ vào hạn mức vật tư cho sản xuất phòng kế hoạch lập “Phiếu xuất kho”Mẫu 02-VT gồm 3 liên: trong đó 1 liên lưu phòng kế hoạch, một liên xí nghiệp giữ, 1 liên thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi chứng từ lên phòng kế toán công ty để hạch toán ghi sổ. VD: Công ty có kế hoạch mua nguyên vật liệu của công ty dệt 19-5 (nguồn mua trong nước).

Số tiền bằng chữ: Chín mươi lăm triệu sáu trăm ba mươi tư ngàn đồng chẵn. Tiếp đó, xí nghiệp giày có nhu cầu nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất, xí nghiệp làm giấy đề nghị xuất kho nguyên vật liệu.

Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Cuối tháng căn cứ vào mỗi sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu. Sổ chi tiết nguyờn vật liệu TK 1521, 1522 dựng để theo dừi tỡnh hỡnh nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu được ghi chép hàng ngày, ngay khi nhận được các phiếu nhập, phiếu xuất của thủ kho gửi lên. Mỗi trang sổ được mở cho một loại nguyên vật liệu, ghi theo cả hai loại chỉ tiêu số lượng và thành tiền, đồng thời định khoản luôn tài khoản đối ứng.

Cuối tháng căn cứ vào mỗi sổ chi tiết kế toán lập báo cáo nhập-xuất-tồn nguyên vật liệu. Cơ sở số liệu để ghi là báo cáo nhập-xuất-tồn nguyên vật liệu tháng trước (tồn cuối tháng trước được ghi thành tồn đầu tháng này) và các dòng cộng trên mỗi trang sổ chi tiết nguyên vật liệu của từng nguyên vật liệu. Với phương pháp ghi thẻ như sau mà Công ty áp dụng có ưu điểm là đơn giản dễ ghi, dễ đối chiếu kiểm tra, nắm bắt được rừ tỡnh hỡnh biến động nguyên vật liệu cả về mặt giá trị và số lượng.

Song lại có nhược điểm là do Công ty có nhiều chủng loại nguyên vật liệu, mật độ nghiệp vụ nhập xuất nhiều nên việc ghi chép bị trùng lặp ở thủ kho và kế toán là không cần thiết, tốn nhiều công sức và thời gian. Đây là việc sử dụng các tài khoản kế toán để phản ánh kiểm tra, giám sát các đối tượng kế toán có nội dung kinh tế ở dạng tổng quát.

Hình thức sổ áp dụng

* Sổ chi tiết TK 331: được Cụng ty mở hàng thỏng theo dừi đối với từng người bán, mỗi người bán được mở một trang nhất định, cuối tháng tiến hành cộng sổ. Căn cứ vào số dư cuối tháng trước trên sổ chi tiết TK 331 để ghi số dư nợ hoặc số dư có đầu tháng này. * Nhật ký chứng từ số 5 - Ghi có TK 331: được kế toán dùng để ghi chép phản ánh các nghiệp vụ thanh toán với người bán về việc cung cấp vật tư, hàng hoá.

Phần ghi có TK 331 được căn cứ vào số liệu cộng sổ cuối tháng của người bán trên sổ chi tiết TK 331 để ghi, nội dung gồm tên dơn vị bán, số tiền ghi vào các cột phù hợp. Số dư cuối tháng được căn cứ vào số tổng cộng số dư cuối tháng của từng người bán trên sổ chi tiết TK 331 để ghi cột số dư cuối tháng trên NKCT số 5. Cuối tháng tiến hành cộng sổ, đối chiếu số liệu với các sổ kế toán khác đảm bảo có số liệu chính xác để ghi sổ cái.

Để hoàn thành quả trình ghi sổ NKCT số 5 thì kế toán trưởng công ty tổ chức một bộ máy kế toán bao gồm các kế toán viên để từng kế tóan sẽ chịu một phần hành kế toán giúp Công ty thực hiện tốt công tác quản lý của mình. Riêng đối với công tác hạch toán nguyên vật liệu thì do kế toán nguyên vật liệu quản lý và kế toán nguyên vật liệu chỉ làm đến NKCT còn bước vào sổ cái, bản tổng hợp chi tiết, báo cáo tài chính là phần hành của kế toán tổng hợp.

Phương pháp hạch toán

Số dư đầu tháng được căn cứ vào cột số dư cuối tháng của sổ NKCT số 5 tháng trước để ghi. Do nguyên vật liệu của Công ty hầu hết là mua ngoài nhập kho nên đã nảy sinh quan hệ thanh toán giữa Công ty và người cung cấp nguyên vật liệu. Trong tháng khi nguyên vật liệu mua về nhập kho thanh toán ngay cho người cung cấp, kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT mà bên bán giao cho, kế toán ghi sổ.

Khi hoàn tất việc ghi sổ chi tiết TK 331 thì kế toán lấy số liệu để ghi vào NKCT số 5. Trong doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu giảm chủ yếu do xuất dùng trực tiếp cho nhu cầu sản xuất sản phẩm, phục vụ quản lý sản xuất trong phạm vi các bộ phận sản xuất, quản lý doanh nghiệp. Ngoài ra nguyên vật liệu còn được xuất kho cho các nhu cầu khác như: thuê ngoài gia công, xuất bán cho các đơn vị khác, xuất sửa chữa..hơn nữa chi phí nguyên vật liệu là yếu tố cấu thành nên giá thành sản phẩm, do vậy kế toán phải phản ánh kịp thời tình hình xuất dùng nguyên vật liệu, tính chính xác thực tế xuất theo phương pháp đã dăng ký và phân bổ đúng cho đối tượng.

Tại Công ty Da GIày Hà Nội, xuất phát từ đặc điểm, quy trình công nghệ, cỏch thức tổ chức mà việc tiến hành theo dừi tổng hợp xuất nguyờn vật liệu sao cho phù hợp với đối tượng tập hợp chi phí sản xuất là từng loại sản phẩm. Để đảm bảo tính kịp thời và tính toán phân bổ chính xác, đúng đối tượng, tính chính xác giá thực tế nguyên vật liệu xuất thì kế toán tiến hành trên cơ sở chứng từ xuất kho theo từng nhóm loại nguyên vật liệu đã được ghi ở sổ chi tiết nguyên vật liệu. Ví dụ: Trích “Sổ chi tiết xuất nguyên vật liệu chính” tháng 12/2001 Căn cứ vào sổ chi tiết xuất nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ kế toán tính giá thành thực tế cho từng đối tượng sử dụng theo loại, nhóm nguyên vật liệu và kế toán tổng hợp ghi vào bảng phân bổ.

Cuối tháng kế toán tổng hợp tiến hành ghi sổ cái căn cứ vào nhật ký chứng từ, bảng phân bổ.