Kế toán hoạt động nhập khẩu hàng hóa tại Tổng công ty Chăn nuôi Việt Nam

Giới thiệu chung về công tác nhập khẩu hàng hóa tại công ty

Đối với Văn phòng tổng công ty hoạt động nhập khẩu hàng hoá là một trong những hoạt động kinh doanh chủ yếu, nó luôn chiếm tỉ trọng lớn trong tổng kim nghạch xuất nhập khẩu của công ty. Việc thanh toán tiền hàng với nhà xuất khẩu thông qua phương thức tín dụng chứng từ (L/C), phương thức điện chuyển tiền (TTR). Phương pháp kế toán hàng hoá được sử dụng ở công ty là phương pháp kê khai thường xuyên.

Và việc quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam để ghi sổ kế toán được thực hiện theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh các nghiệp vụ. Các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng nhập khẩu như phí mở L/C, phí mua ngoại tệ, phí vận chuyển… được hạch toán vào tài khoản 1562. + Bộ chứng từ L/C trong đó gồm : - Hoá đơn thương mại - Vận đơn đường biển - Giấy chứng nhận xuất xứ.

+Giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng +Biên bản thanh lý hợp đồng uỷ thác. Trước hết, các bộ phận trong phòng kế toán sẽ mua các mẫu chứng từ, hướng dẫn các phòng nghiệp vụ XNK cách thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào các chứng từ đó. Hàng ngày, khi có các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh thì người trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ đó sẽ có trách nhiệm phản ánh đầy đủ các nội dung vào các chứng từ đó rồi đưa cho giám đốc ký duyệt.

Sau khi được hoàn chỉnh chứng từ được chuyển về cho bộ phận kế toán có liên quan ở phòng kế toán. Tại đây, các nhân viên kế toán sẽ tiến hành kiểm tra các yếu tố ghi trên chứng từ xem chúng có đầy đủ và đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ hay không. Sau đó kế toán sẽ tiến hành phân loại, chứng từ thuộc bộ phận nào thì bộ phận ấy sẽ phản ánh vào sổ sách liên quan thông qua việc nhập số liệu chứng từ tương ứng trong máy vi tính, máy sẽ tự động xử lý các số liệu, dữ liêu vào các sổ liên quan.

Sản phẩm đầu ra tuỳ theo yêu cầu quản lý có thể là báo cáo bán hàng, báo cáo nhập – xuất – tồn , thẻ tài sản cố định hay sổ chi tiết tài khoản, sổ cái các tài khoản, báo cáo tài chính, bảng cân đối kế toán, báo các lưu chuyển tiền tệ, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh….

Quy trình kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa theo phần mềm kế toán tại đơn vị

(1) Phòng xuất nhập khẩu tìm hiểu thị trường, tìm kiếm khách hàng, nhà cung cấp từ đó lập phương án kinh doanh. (3) Phòng XNK lập hợp đồng ngoại thương, chuyển cho giám đốc xét duyệt rồi gửi cho người xuất khẩu. (4) Phòng XNK lập giấy đề nghị mở L/C (nếu phương thức thanh toán là L/C) chuyển cho kế toán TGNH cùng HĐ ngoại thương và phương án kinh doanh (5) Kế toán TGNH làm thủ tục mở L/C, chuyển đơn xin mở L/C, giấy phép nhập khẩu, HĐ ngoại thương cho ngân hàng xét duyệt.

(8) Bên XK đồng ý L/C sẽ giao hàng và gửi bộ chứng từ hàng cho ngân hàng (9) Ngân hàng thông báo cho công ty về bộ chứng từ. (11) Phòng XNK làm giấy đề nghị thanh thoán trình giám đốc ký rồi chuyển cho kế toán TGNH, kế toán TGNH thông báo chấp nhận thanh toán cho ngân hàng. (12)Ngân hàng thanh toán cho người XK, gửi giấy báo nợ, bộ chứng từ hàng hóa cho công ty.

Chuyển hóa đơn thương mại, TKHQ, phiếu nhập kho cho kế toán kho và các bộ phận kế toán liên quan để kế toán có căn cứ nhập liệu. (1) Căn cứ yêu cầu ủy thác nhập khẩu của bên ủy thác phòng XNK tiến hành ký hợp đồng ủy thác nhập khẩu. (2) Phòng XNK lập hợp đồng ngoại thương, chuyển cho giám đốc xét duyệt rồi gửi cho người xuất khẩu.

(3) Bên ủy thác chuyển tiền trả trước tiền ủy thác NK, căn cứ phiếu thu, giấy báo của ngân hàng kế toán tiến hành nhập liệu. (4) Phòng XNK lập giấy đề nghị mở L/C (nếu phương thức thanh toán là L/C) chuyển cho kế toán TGNH cùng HĐ ngoại thương và phương án kinh doanh. (5) Kế toán TGNH làm thủ tục mở L/C, chuyển đơn xin mở L/C, giấy phép nhập khẩu, HĐ ngoại thương cho ngân hàng xét duyệt.

(8) Bên XK đồng ý L/C sẽ giao hàng và gửi bộ chứng từ hàng cho ngân hàng (9) Ngân hàng thông báo cho công ty về bộ chứng từ. (10)Phòng XNK làm giấy đề nghị thanh thoán trình giám đốc ký rồi chuyển cho kế toán TGNH. (13) Hàng về, phòng XNK tiến hành nhận hàng rồi giao cho bên ủy thác (14) Bên ủy thác thanh toán nốt số tiền còn thiếu.

Nội dung kế toán nhập khẩu hàng hoá 1 Đánh giá hàng nhập khẩu

Trước hết phòng Xuất nhập khẩu tiến hành tham khảo thị trường trong nước để xác định nhu cầu thị trường về mặt hàng hoá nào đó. Trước khi ký kết hợp đồng ngoại thương, phòng xuất nhập khẩu phải tiến hành lập phương án kinh doanh trình Giám đốc ký duyệt. Hợp đồng này phải được ký kết theo đúng nguyên tắc, quy định của pháp luật hiện hành dưới hình thức văn bản phù hợp với giấy phép kinh doanh của Tổng công ty.

Sau khi ký kết hợp đồng, phòng Xuất nhập khẩu đem hợp đồng xuất trình Bộ Thương mại xin xác nhận vào hợp đồng và xin hạn ngạch nhập khẩu đối với những mặt hàng được quản lý bằng hạn ngạch. Đối với phương thức này phải mở L/C phù hợp với nội dung hợp đồng thương mại đã ký và khi tiến hành ký quỹ thì tuỳ theo mặt hàng và điều kiện ưu đãi mà ngân hàng dành cho Tổng công ty mà tỷ lệ ký quỹ có thể là 5 – 10 % giá trị CIF của lô hàng nhập. Ngân hàng căn cứ vào đơn xin mở L/C, xem xét tình hình tài chính nếu thấy một điều khoản nào không hợp lý thì cũng thoả thuận sửa đổi chính của Tổng công ty, nếu không có gì bất hợp lý thì tiến hành mở L/C.

Khi công ty chấp nhận thanh toán sẽ thông báo với ngân hàng mở L/C để trích tiền từ tài khoản của công ty tại Ngân hàng chuyển trả phía Ngân hàng của người bán. Khi nhận được giấy báo hàng đã về địa điểm giao hàng bộ phận nghiệp vụ nhập khẩu của phòng xuất nhập khẩu mang bộ chứng từ do bên bán gửi tới địa điểm giao hàng. Nhân viên phòng nhập khẩu sẽ tiến hành ghi phiếu nhập kho, lập thành hai liên, liên 1 được lưu lại nơi lập phiếu, liên 2 thủ kho giữ để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán để ghi sổ.

Đối với những hợp đồng mà doanh nghiệp phải thanh toán với người xuất khẩu theo phương thức điện chuyển tiền thì việc thanh toán được tiến hành sau khi kí kết hợp đồng hoặc sau khi kí kết hợp đồng hoặc sau khi nhận được bộ chứng từ hoặc sau khi nhận hàng. Sau đó công ty cử người đi kiểm nghiệm hàng hóa, lập biên bản kiểm nghiệm hàng hóa rồi tiến hành nhập kho. Sau khi ký hợp đồng nhập khẩu phòng kinh doanh XNK phải chuyển bản chính của hợp đồng kèm đơn xin mở L/C cho phòng kế toán để làm thủ tục mở L/C.

Căn cứ vàogiấy báo nợ của ngân hàng kế toán tiền gửi nhập các dữ liệu tương ứng vào chứng từ giấy báo nợ trong máy tính tại phân hệ kế toán vốn bằng tiền. Từ các chứng từ này và số liệu từ các phân hệ khác chuyển sang, chương trình kế toán tự động tổng hợp vào sổ chi tiết TK 1221 và sổ chi tiết TK 144. Đối với phí mở LC căn cứ vào giấy báo nợ của ngân hàng kế toán nhập dữ liệu vào máy tính, máytính cũng sẽ tự động phản ánh vào sổ chi tiết TK 6426 và sổ chi tiết TK 1121.

Khi nhận được bộ chứng từ về lô hàng đó kế toán sẽ căn cứ vào tờ khai thuế nhập khẩu, thuế GTGT, giấy báo nợ của ngân hàng, phiếu nhập kho để nhập dữ liệu vào phiếu nhập khẩu trong phân hệ kế toán hàng tồn kho. Bộ chứng từ gồm: giấy xin mở thư tín dụng hàng hoá nhập khẩu, bản sao hợp đồng, giấy phép nhập khẩu. Căn cứ giấy báo nợ ngân hàng ngày 20/8/2009, kế toán tiền gửi nhập các dữ liệu tương ứng vào chứng từ trong máy tính tại phân hệ kế toán vốn bằng tiền.

Căn cứ để nhập liệu là từ giấy báo nợ 35NT do ngân hàng NN&PTNT gửi tới kế toán nhập vào chứng từ giấy báo nợ trên màn hình nhập liệu.