Hướng dẫn sử dụng Excel cơ bản

II.1. Các kiểu dữ liệu trong Excel

Phần tháng, Excel có thể hiển thị số hoặc chữ bằng tiếng Anh, quy định cách hiển thị trong hộp thoại Format cell. … khụng tự gừ vào bảng được mà chỉ xuất hiện khi trả lại giá trị của hàm hoặc biểu thức logic hoặc khi xuất hiện lỗi.

II.2. Cách nhập chữ tiếng Việt

Khi bắt đầu gừ bất ký ký tự nào từ bàn phớm, ký tự đú sẽ đều được thể hiện trờn dũng nhập dữ liệu (formula bar) và con trỏ text (có dạng | ) nhấp nháy trong ô hiện thời. Trong trường hợp các ô bên phải đã chứa dữ liệu thì ta sẽ không nhìn thấy một phần text vừa gừ vào (xem dữ liệu trong cỏc ụ B5, B6 - dữ liệu gừ vào là “Trần Thanh Bỡnh” và. “Hoàng Tuấn Hựng”).

III Các thao tác với hàng, cột, ô trong một bảng tính

Tên ngầm định Excel đặt cho các Wooksheet là Sheet1, Sheet2, Sheet3… Trong quá trình làm việc thực tế, việc giữ nguyên tên như vậy sẽ dẫn đến khó khăn trong việc phải nhớ sheet nào chứa nội dung gì khi chúng ta sử dụng quá nhiều bảng tính. Đôi khi chúng ta có nhu cầu chuyển hai bảng tính xa nhau nằm cạnh nhau hoặc chuyển một bảng tính tới file khác hay có nhu cầu sao chép thành hai bảng tính giống hệt nhau.

IV.3. Định dạng vị trí

Sau khi trộn, chỉ có dữ liệu nằm ở ô trái trên trong vùng đã được chọn hiện trong ô được trộn. Do đó, muốn ô trộn chứa tất cả dữ liệu trong vùng đã chọn thì trước khi trộn phải sao chép toàn bộ dữ liệu vào ô trái trên.

IV.4. Định dạng kiểu chữ cho dữ liệu

Underline: các kiểu chữ gạch chân được mô t tại vị trí Underline (None - bình thường, Single - gạch dưới đơn, Double - gạch dưới đúp, Single Accounting - gạch đơn kiểu tài chính đến cuối mép phải của ô, Double Accounting - gạch đúp kiểu tài chính). * Trên cùng một ô để định dạng kiểu chữ khác nhau cho các thành phần dữ liệu, chọn khối thành phần (click & drag) rồi định dạng bình thường.

IV.5. Tạo đường viền ô

* Lựa chọn Normal Font được dùng nếu muốn lấy lại kiểu trình bày ngầm định.

V.1. Sao chép dữ liệu

Tự trình bày lại dữ liệu trong file BD10B.xls. Đưa trỏ chuột tới đường biên của vùng chọn sao cho có dạng ở. Giữ Ctrl và rê vùng lựa chọn tới đích. Ngay sau khi giữ Ctrl, sẽ xuất hiện dấu cộng bên cạnh con trỏ chuột. Khi bắt đầu rê chuột, một đường viền mờ sẽ bao quanh vùng dữ liệu đang được di chuyển và dưới dòng trạng thái xuất hiện thông báo “Drag to copy cell contents, use ALT key to switch sheets”, nghĩa là Excel hướng dẫn chúng ta nếu muốn sao chép sang sheet khác thì phải giữ phím ALT trong khi kích chọn tên sheet. Nếu trong khi rê chuột để copy vào vùng đích mà vùng này đang chứa dữ liệu thì kết quả sao chép sẽ xóa dữ liệu đang tồn tại và thế vào vị trí đó. Nếu muốn sao và chèn kết quả vào vùng dữ liệu đã có sẵn thì phải giữ Ctrl+Shift trong khi rê chuột. Sau khi thả chuột, Excel sẽ dồn dữ liệu đang tồn tại trong vùng đích sang phải hoặc xuống dưới tuỳ theo ta thả đường viền mờ vào vị trí mép dọc hay mép ngang của các ô trong vùng đích. b) Dùng nút phải chuột. • Trong hộp Paste, chọn một trong các tuỳ chọn: All - sao toàn bộ hằng, công thức, kiểu định dạng sang vùng đích, Formula - chỉ sao chép công thức sang vùng đích, Values - chỉ sao chép giá trị sang vùng đích, Format - chỉ sao chép định dạng sang vùng đích, Comments - chỉ sao chép chú thích sang vùng đích, Validation - chỉ sao chép những thông số trong hộp hội thoại Validation sang đích, All except border - sao chép tất cả trừ đường viền sang vùng đích.

V.2. Di chuyển dữ liệu

• Trong hộp Operation chọn một trong các tuỳ chọn: None - sao chép và thay thế giá trị của ô nguồn vào ô đích, Add - sao chép và cộng giá trị ô nguồn và ô đích, Subtract - sao chép và trừ giá trị của ô nguồn và ô đích, Devide - sao chép và chia giá trị của ô nguồn và ô đích. Phương pháp tự động điền dữ liệu (AutoFill) cho phép điền dữ liệu ở các ô kề bên các ô đã chọn theo một quy luật nhất định. Các thao tác của phương pháp này đã được trình bày, khi giới thiệu các thủ thuật nhập dữ liệu nhanh bằng cách dùng Fillhandle để mở rộng dãy dữ liệu. Chú ý rằng, khi sao chép công thức, chỉ cần chọn một ô chứa công thức. Ta có thể dùng chuột để di chuyển nhanh dữ liệu trong phạm vi nhỏ trên màn hình. a) Dùng nút trái chuột. Chọn vùng dữ liệu gốc cần di chuyển. Đưa trỏ chuột tới đường biên của vùng chọn sao cho có dạng ở. Rê vùng lựa chọn tới đích. Khi bắt đầu rê chuột, một đường viền mờ sẽ bao quanh vùng dữ liệu đang được di chuyển và dưới dòng trạng thái xuất hiện thông báo “Drag to move cell contents, use ALT key to switch sheet”, nghĩa là Excel hướng dẫn chúng ta, nếu muốn di chuyển sang sheet khác thì phải giữ phím Alt trong khi kích chọn tên sheet. • Khi rê chuột để di chuyển dữ liệu vào vùng đích mà vùng này đang chứa dữ liệu thì sẽ xuất hiện thông báo:. • Nếu kích OK, dữ liệu mới sẽ xóa dữ liệu đang tồn tại và thế vào vị trí đó. Nếu chọn Cancel sẽ huỷ bỏ việc di chuyển dữ liệu. • Nếu muốn chèn kết quả di chuyển vào vùng dữ liệu đã có sẵn thì phải giữ Shift trong khi rê chuột. Khi bắt đầu rê chuột, một đường viền mờ sẽ bao quanh vùng dữ liệu đang được di chuyển và dưới dòng trạng thái xuất hiện thông báo “Drag to Cut and Insert cell contents, use ALT key to switch sheet”. Sau khi thả chuột, Excel sẽ dồn dữ liệu đang tồn tại trong vùng đích sang phải hoặc xuống dưới tuỳ theo ta thả đường viền mờ vào vị trí mép dọc hay mép ngang của các ô trong vùng đích. b) Dùng nút phải chuột.

V.3. Xoá dữ liệu

II.1. Các toán tử

Ngay sau khi vừa nhấn Enter, trong ô vừa chọn xuất hiện giá trị 35, nhưng trên dòng nhập dữ liệu (Formula bar) xuất hiện cụng thức vừa gừ vào. Tuy nhiờn, trong Excel, hiếm khi người ta gừ thẳng giỏ trị cần tớnh toỏn vào cụng thức mà thường dùng các địa chỉ tham chiếu đến giá trị đó.

II.3. Địa chỉ tương đối và tuyệt đối

Sau khi đọc xong hướng dẫn, kích vào nút OK, xuất hiện con trỏ text trong ô chứa công thức. Khi sao chép công thức (click and drag), các địa chỉ tuyệt đối trong công thức sẽ không thay đổi.

II.4. Liên kết dữ liệu

Nhập các ký tự cần tìm trong khung Find what và những ký tự muốn thay ở khung Replace with, các lựa chọn khác cũng giống như ở phần tìm kiếm. Khi tìm thấy click nút Replace để thay thế (Replace All tự động thay thế tất cả những vị trí tìm thấy).

II.6. Sắp xếp dữ liệu

IV.1. Hàm AVERAGE

• Nếu địa chỉ ô nằm trong đối số chứa text, các giá trị logic hoặc các ô trống thì các giá trị này được bỏ qua.

IV.5. Hàm COUNT

Trong đó, number là số muốn tìm thứ tự của nó trong dãy số, ref là vùng giá trị hoặc địa chỉ của vùng dãy số, các giá trị không phải là số trong vùng này được bỏ qua, order là thứ tự sắp xếp dãy số. Nếu order là bất kỳ giá trị nào khác 0, Microsoft Excel sắp thứ bậc theo thứ tự tăng dần của dãy số.

V Nhóm hàm đổi kiểu

Nếu order bằng 0 (zero) hoặc bỏ qua, Microsoft Excel xếp thứ bậc theo thứ tự giảm dần của dãy số. Tuy nhiên, sự hiện diện của các số trùng nhau ảnh hưởng tới thứ bậc của các số khác.

V.1. Hàm TEXT

Format_text là định dạng số kiểu text trong hộp Category thuộc mục Number trong hộp hội thoại Format cells (sẽ được trình bày kỹ ở phần sau). Nói chung không cần dùng hàm VALUE trong công thức vì Microsoft Excel tự động chuyển text thành số khi cần thiết.

VI Nhóm hàm ký tự

Trong đó, text là các ký tự số nằm trong dấu nháy hoặc địa chỉ ô chứa text muốn chuyển thành số. Text có thể chỉ hằng số, ngày tháng hoặc thời gian được biểu diễn theo định dạng của Microsoft Excel.

VI.1. Hàm LEFT

Trong đó, value là giá trị số, hoặc công thức cho giá trị số, hoặc địa chỉ ô chứa giá trị số. Format_text không thể chứa dấu sao (*) và không thể được định dạng kiểu General.

VII.1.Hàm IF

Trong đó, logical_test là bất kỳ giá trị hoặc biểu thức nào được đánh giá là TRUE hoặc FALSE. Ví dụ, nếu đối số logical_test đầu tiên (DTB>=8.5) là TRUE, hàm trả về giá trị “Giỏi”, nếu đối số logical_test thứ nhất nhận giá trị FALSE, hàm IF thứ hai được kiểm tra tiếp ….

VII.2. SUMIF

Ngược lại, logical_test là FALSE, hàm sẽ trả về giá trị là chuỗi rỗng (“”). Trong ví dụ trên, hàm IF thứ hai là đối số value_if_false của hàm IF thứ nhất.

IX.2. Hàm OR

@ Trả về giá trị “không” logic (TRUE hay FALSE) của các biểu thức điều kiện.

XI Cách sử dụng hộp Function

II.1. Định dạng trang

Mở file BD10A.xls, mở sheet cài đặt cỡ giấy in là A4, font chữ chính trong bảng là Times New Roman và cỡ chữ nhỏ nhất là 12. Hãy đặt chế độ in sao cho sau khi in ra, cácơ bảng điểm của lớp 10A và 10B đều có tên sheet và ngày tháng in nằm ở góc trái phần tiêu đề trên, dòng chữ “Trường PTTH ABC”.

Ôn tập