Phân tích và hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Trung tâm viễn thông quốc tế khu vực I
MỤC LỤC
Mô hình tổ chức theo ma trận
Mô hình ma trận là sự kết hợp của hai hay nhiều mô hình tổ chức khác nhau.Trong khi sử dụng mô hình ma trận ta sẽ định hướng được các hoạt động theo kết quả cuối cùng,sẽ tập trung được nguồn lực vào khâu xung yếu, sẽ kết hợp được năng lực của nhiều cán bộ quản trị và chuyên gia, sẽ tạo điều kiện đáp ứng nhanh chóng với sự thay đổi của môi trường.Tuy nhiên khi sử dụng mô hình này cũng gặp phải một số nhược điểm :Đó là hiện tượng song trùng lãnh đạo dẫn đến sự không thống nhất mệnh lệnh, quyền lực và trách nhiệm của các nhà quản trị có thể trùng lắp tạo ra các xung đột, không chỉ thế trong khi sử dụng mô hình này có thể gây ra tốn kém, có cơ cấu phức tạp và không bền vững. Một ví dụ về một kiểu của mô hình ma trận đó là mô hình tổ chức theo chức năng kết hợp với mô hình tổ chức theo sản phẩm.
Quá trình phát triển của đất nước
PHÂN TÍCH CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TRUNG TÂM VIỄN THÔNG QUỐC TẾ KHU VỰC I.
Chức năng, nhiệm vụ Trung tâm viễn thông quốc tế khu vực I 1 Chức năng của trung tâm
-Quan hệ tốt với các bưu điện địa phương, các đơn vị trong và ngoài trung tâm, các phòng ban trong công ty.Tận dụng mọi sự ủng hộ, mọi cơ hội và thiện chí tạo động lực cho sự thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh của trung tâm. -Chăm lo tới đời sống vật chất và tinh thần của cán bộ công nhân viên trong đơn vị, đảm bảo phân phối và đãi ngộ công bằng theo năng suất lao động, công sức đóng góp cho trung tâm.
Tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của trung tâm
Như vậy qua kết quả sản lượng của trung tâm qua ba năm qua ta thấy rằng hoạt động sản xuất kinh doanh ngày một phát triển, ngày một nâng cấp các trang thiết bị ở trung tâm làm cho trình độ công nghệ về máy móc kỹ thuật ngày một tân tiến. Chính vì như vậy, nên ta có thể thấy được tương lai không xa của trung tâm là sự phát triển mạnh mẽ, có vị thế mạnh trên thể giới và đứng đầu trong ngành viễn thông so với các trung tâm khác.
Tình hình về lao động của trung tâm viễn thông quốc tế khu vực I Tỡnh hỡnh lao động của trung tõm được thể hiện rừ nhất qua quy mụ lao
Như vậy lao động quản lý ở trung tâm nam nhiều hơn nữ một ít nhưng tỉ lệ này không đáng kể, từ đây có thể cho rằng trung tâm đã có chính sách nhân lực không phân biệt giới tính miễn là làm được việc. Qua việc bố trí nhân lực về giới khá hợp lý như trên nên trung tâm ngày một phát huy được mọi khả năng của mọi người từng bước đưa trung tâm phát triển đi lên.
Những đặc điểm về tổ chức hoạt động của trung tâm hiện nay
Qua bảng số liệu trên ta thấy rằng trình độ chuyên môn của trung tâm như sau. PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA TRUNG TÂM VIỄN THÔNG QUỐC TẾ KHU VỰC I.
Cơ cấu tổ chức của trung tâm
Từ sơ đồ trên ta cũng thấy rằng Giám đốc trung tâm do tổng giám đỗ công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo quy định của Tổng công ty, Giám đốc là người đại diện pháp nhân của trung tâm, chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty và pháp luật về quản lý, điều hành mọi hoạt động của trung tâm, giám đốc là người có quyền quản lý, điều hành cao nhất của trung tâm. -Phó giám đốc là người giúp giám đốc quản lý, điều hành một số lĩnh vực hoạt động của trung tâm theo sự phân công của giám đốc, chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật.
Nguyên tắc tổ chức các bộ phận
Và trách nhiệm cuối cùng sẽ đổ về người lãnh đạo cao nhất bởi lẽ không phòng nào sẽ nhận trách nhiệm về mình. Các phòng, đài, xưởng trên đều có trưởng phòng, trưởng đài, trưởng xưởng phụ trách và có thể có cấp phó giúp việc.
Xác định chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong hệ thống tổ chức
Phòng TC-HC hiện nay đang đảm nhận một khối lượng công việc quá lớn so với nhân viên trong phòng đảm nhận, chức năng nhiệm vụ của các mảng công việc chồng chéo lên nhau.Tuy nhiên phòng cũng thực hiện một số mảng công việc rất tốt như công tác tính lương cho các nhân viên trong trung tâm, vấn đề bảo hộ lao động và vấn đề bảo hiểm xã hội.Ngoài ra còn một số mảng còn chưa thực hiện đầy đủ theo quy định bằng văn bản của trung tâm .Ví dụ như công tác tổ chức và định mức lao động chưa có người đảm nhận và cũng chưa được quan tâm một cách thích đáng, hàng năm phòng TC-HC đưa mẫu bản mô tả công việc đến các phòng ban trong trung tâm để các CBCNV kê khai các công việc mà họ thực hiện, thời gian để thực hiện công việc đó.Như vậy hoàn toàn do ý kiến chủ quan của người thực hiện không theo căn cứ khoa học, mà đưa lên trên công ty để làm căn cứ định mức, cho nên dễ đưa đến hiện tượng là định mức luôn thấp hơn so với thực tế mà người lao động thực hiện nên hiệu quả công việc không cao.Mặt khác công tác đào tạo cho CBCNV trong trung tâm cũng chưa được thực hiện đầy đủ, không có kế hoạch đào tạo một cách cụ thể, cán bộ được đào tạo phần lớn là do nhu cầu cá nhân làm đơn xin được đi học chứ không phải vì thực tế hiệu quả công việc. Cụ thể là trong phòng hiện nay có 11người mà nhiệm vụ lại phân công chung cho cả phòng và để trưởng phòng phân công cụ thể cho các nhõn viờn đụi nhiệm vụ khụng rừ ràng, dẫn đến người này đựn đẩy cụng việc cho người kia, không ai chịu trách nhiệm cho công việc.Như vậy phòng kế toỏn-thống kờ-tài chớnh cần cú sự phõn cụng chức năng nhiệm vụ rừ ràng hơn, phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng người từ đây tạo điều kiện cho chất lượng công việc được thực hiện tốt hơn và điều quan trọng là khi có sự bất trắc thì sẽ không đổ trách nhiệm được cho ai.
Cơ cấu lao động theo chức năng
Hiện nay do sự đòi hỏi của ngành cũng như của ngành kinh tế mà trung tâm ngày một phát triển hơn nữa, trong đó phải tăng cường nâng cao trình độ của các nhân viên đồng thời phải xây dựng một cơ cấu chức năng hợp lý, chính điều này làm nòng cốt cho sự phát triển của trung tâm. Theo tôi để có thể phát huy hoạt động của trung tâm tốt hơn nữa ta nên giảm cán bộ quản lý một ít và tăng nhân viên kỹ thuật, cần tăng nhân viên kinh tế ở một số phòng ban có quá nhiều công viếc và cũng giảm một số nhân viên ở một vài phòng ban có quá nhiều người cùng thực hiện một mảng công việc như nhau.
Cơ cấu lao động theo trình độ chuyên môn/kỹ thuật
Như vậy ta thấy rằng ngành này luôn tăng đều qua các năm và có tỉ trọng rất cao trong toàn ngành của trung tâm, điều này chứng tỏ việc sử dụng nguồn lực của trung tâm là có hiệu quả, bởi lẽ sản phẩm chính của trung tâm là những dịch vụ viễn thông do đó rất cần những người có trình độ bên ngành viễn thông đặc biệt là những người lao động trực tiếp. Phải giảm và giảm hơn nữa số lượng người của ngành này đồng thời các nhân viên của ngành này phải bắt buộc hoạt động một cách độc lập, đó là tự xây dựng kế hoạch phát triển của trung tâm để những kế hoạch mà trung tâm đặt ra là sát với điều kiện thực tế của trung tâm hơn, tạo điều kiện cho trung tâm ngày một phát triển.
Cơ cấu lao động theo trình độ lành nghề
Qua bảng số liệu trên ta thấy rằng lao động trong trung tâm có trình độ rất cao, chủ yếu là đại học chiếm tới 61,43% trong tổng lao động của trung tâm, cao đẳng chiếm 10,41% trong tổng số lao động của trung tâm, trung cấp chiếm 6,53% trong tổng số lao động của trung tâm, công nhân chiếm 21,63% trong tổng số lao động của trung tâm. Qua đây ta thấy rằng trong trung tâm vẫn còn những người có trình độ không cao cho lắm, để trung tâm ngày một phát triển hơn nữa, ngày một đưa ra các dịch vụ viễn thông hữu ích cho người tiêu dùng hơn nữa thì yêu cầu nhân viên trong trung tâm phải tăng cường đào tạo trình độ chuyên môn cho nhân viên ở bộ phận mình để có thể thực hiện được công việc thật tốt, đem lại hiệu quả cao cho trung tâm.
Phân tích đánh giá về vấn đề sử dụng lao động
Bởi lẽ nếu làm việc không đúng ngành nghề có nghĩa là có cơ cấu lao động không hợp lý dẫn đến hiệu quả công việc không cao, không có sự chuyên sâu trong nghề rất khó phát huy được tài năng, điều này dẫn đến chất lượng lao động kém, hoạt động sản xuất có hiệu quả không cao. Không những thế với những phòng ban có nhân viên làm việc chưa đúng với chuyên môn của họ thì mỗi phòng ban phải độc lập có những kế hoạch đề xuất với giám đốc trung tâm để trung tâm có hoạt động độc lập trong việc sử dụng nhân viên của mình cho đúng chuyên môn, không cứ phụ thuộc vào công ty.
Phân tích và đánh giá tiền lương bình quân của cán bộ công nhân viên trong trung tâm
Mặt khác từ bảng trên ta thấy rằng hoạt động nhân lực của trung tâm rất tốt, bằng biện pháp dùng tiền lương là một phần để thúc đẩy động lực của các nhân viên, trong bảng trên tiền lương bình quân của cán bộ quản lý, công nhân chớnh, cụng nhõn phụ, và cụng nhõn phục vụ đều cú sự chờnh lệch rừ rệt. Để tạo điều kiện cho các nhân viên yên tâm làm việc, đặc biệt là những lao động có trình độ không cao như nhân viên phụ và nhân viên phục vụ, trung tâm cần phải xem xét hơn nữa mức lương của những lao động này, bố trí thời gian làm việc sao cho tiền lương của họ ngày một tăng, có thể đảm bảo đời sống một cách tốt nhất.
Tình hình sử dụng thời gian lao động của cán bộ công nhân viên trong trung tâm
CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ Ở TRUNG TÂM VTQT KVI.
Phương hướng và phương thức hoàn thiện
Kế thừa một cách có chọn lọc bộ máy cũ, phát huy được sức mạnh bên trong về nguồn nhân lực, mạnh dạn đào tạo bồi dưỡng cán bộ, bổ sung cán bộ trẻ có năng lực chuẩn bị kế tiếp sự phát triển. Cải thiện mối quan hệ công tác, lề lối làm việc, bổ sung và hoàn thiện nội quy, quy chế, bố trí sắp xếp và bồi dưỡng cán bộ đúng chuyên môn, sở trường từ đây sẽ phát huy được tính sáng tạo trong công việc và động lực làm viêc.
Mục tiêu, chiến lược hoàn thiện bộ máy quản lý ở trung tâm
Việc sắp xếp bố trí lại cần phải có căn cứ khoa học và dựa vào thực tiễn, thận trọng không ồ ạt, nhưng phải đồng bộ và thống nhất một cách dứt khoát. Sắp xếp lại các đơn vị sản xuất kinh doanh cho phù hợp với các cơ chế mới, đảm bảo tính chủ động trong hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm mục đích tạo ra hiệu quả cao.
Hoàn thiện bộ máy quản lý của trung tâm
Khuyến khích sự chủ động của các nhân viên tron công việc, từ đó nâng cao vai trò của các bộ phận quản lý, đặc biệt là vai trò của ban giám đốc trung tâm. -Tiêu chuẩn hoá đội ngũ cán bộ quản lý, thực hiện những biện pháp kiên quyết nhằm đưa vào bộ máy quản lý những cán bộ quản lý có năng lực, trên cơ sở công việc để tìm người thừa hành phù hợp đảm bảo tính kế thừa và phát huy những điểm mạnh của các lớp quản lý cũ.
Hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý ở trung tâm
Như vậy theo sự đề xuất của tôi cơ cấu tổ chức của trung tâm có sự thay đổi như sau:Để tránh sự cồng kềnh sẽ không có phó giám đốc nội chính thay vào đó là giám đốc trung tâm sẽ quản lý trực tiếp về vấn đề tổ chức hành chính và kế toán tài chính ở trung tâm. Không những thế khi chưa đề xuất ta thấy rằng mình giám đốc kỹ thuật phụ trách nhiều mảng trong khi đó phó giám đốc kinh doanh lại quản lý có ít.
Sắp xếp, bố trí lao động trong các bộ phận của trung tâm 1 Phòng tổ chức- cán bộ
Sau khi hoàn thiện số lượng lao động trong phòng được bố trí như sau: 1 trưởng phòng phụ trách chung trực tiếp phụ trách công tác kế hoach sản xuất kinh doanh, 1 phó phòng phụ trách công tác vật tư xây dựng cơ bản, 7 nhân viên làm công tác kế hoạch vật tư trong phòng gồm 1 chuyên viên kế hoạch tổng hợp, 2 chuyên viên kế hoạch vật tư hợp đồng kinh tế, 2 chuyên viên xây dựng cơ bản, 2 chuyên viên kế hoạch sản xuất kinh doanh. Để có thể thực hiện công việc một cách hiệu quả đạt năng suất cao thì trung tâm phải có kế hoạch nhân sự thích hợp để phòng có một cơ cấu hợp lý phù hợp với nhiệm vụ chức năng.Theo tôi để có thể có một cơ cấu hợp lý thì phòng nên tinh giảm nhân lực, chính điều này sẽ làm giảm được một khoản chi phí, có điều kiện thực hiện công việc một cách hài hoà có hiệu quả cao.
Tình hình sử dụng lao động ở trung tâm viễn thông quốc tế khu vực I 1 Quy mô lao động của trung tâm
*Trình độ chuyên môn lành nghề của cán bộ công nhân viên trong trung tâm Qua sự phân tích như trên ta thấy rằng cán bộ công nhân viên hiện nay có trình độ cao, hầu như là đáp ứng được đòi hỏi của công việc được giao. Cùng với sự phát triển ngày càng đi lên của trung tâm tôi xin mạnh dạn góp một vài ý kiến về vấn đề này: Trung tâm mà đại diện là cán bộ lãnh đạo ở trung tâm phải có kế hoạch cụ thể về việc xây dựng đội ngũ đúng trình độ lành nghề phù hợp với đặc tính tâm lý cá nhân của từng thành viên trong từng phòng ban.
Tổ chức các lớp đào tạo để nâng cao trình độ mọi mặt cho cán bộ trong trung tâm
Một khi trung tâm giải quyết được những vấn đề này ắt hẳn trung tâm sẽ có một đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ cao, đáp ứng được sự phát triển của trung tâm và ngày một cạnh tranh ác liệt của thị trường. Vì vậy, trung tâm phải có kế hoạch thường xuyên thực hiện công tác đào tạo để nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên trong trung tâm, nâng cao chất lượng quản lý tạo điều kiện giảm ở mức tối ưu số lao động gián tiếp.
Tổ chức tuyển dụng, tuyển chọn bố trí lao động
Vì vậy có thể đào tạo ngoại ngữ theo các hướng sau thì có thể nâng cao trình đôn ngoại ngữ của cán bộ công nhân viên trong trung tâm đặc biệt là cán bộ quản lý. Như vậy đào tạo là một việc quan trọng đối với bất kỳ một tổ chức nào, đặc biệt hiện nay chúng ta đang sống trong một xã hội luôn luôn biến đổi cả về chất và lượng.