Hoàn thiện công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần dịch vụ viễn thông - In Bưu điện

Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty CP Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện

Trước đây cuối mỗi tháng kế toán tổng hợp phải lập Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả kinh doanh báo cáo cho giám đốc để giám đốc nắm được tình hình hoạt động kinh doanh của công ty ty từ đó đưa ra phương hướng kinh doanh, nhưng do khối lượng kế toán lớn và do độ trễ của các kế toán ở các chi nhánh nên từ năm 2009 kỳ lập các báo cáo trên là quỹ. Do Nguyên vật liệu của công ty được lưu tại kho công ty ở Đặng Xá- Gia Lâm cách công ty 18km nên công tác bảo quản và vận chuyển vật liệu này khá khó khăn, phức tạp đòi hỏi kỹ thuật cao trong công tác quản lý, khó khăn trong vận chuyển, không những là chi phí vận chuyển rất lớn mà còn mất thời gian trong vận chuyển dễ dẫn đến gián đoạn trong sản xuất.

Thủ tục nhập - xuất kho NVL tại công ty .1 Thủ tục nhập kho NVL tại công ty

Nghiệp vụ xuất kho NVL được thực hiện hàng ngày, chủ yếu là xuất cho sản xuất sản phẩm, ngoài ra NVL còn được xuất dùng chung cho phân xưởng. Tổng số lượng giấy Cacbonless xuất kho để phục vụ cho sản xuất trong tháng là 610kg. Trong điều kiện công ty thực hiện kế toán trên máy vi tính như hiện nay thì giá vốn NVL xuất kho được tự động tính trên máy vi tính, kế toán chỉ nhập số liệu vào máy, sau đó các số liệu là do máy tính hoàn toàn xử lý.

+ Liên 2: Giao cho người mua hàng để làm thủ tục hoàn thiện chứng từ thanh toán với phòng kế toán. Vật liệu nhập kho được thủ kho sắp xếp vào đúng nơi quy định đảm bảo cho việc bảo quản vật liệu cũng như theo dừi tốt việc xuất kho. Đối với phế liệu thu hồi: Công ty không làm các thủ tục nhập kho phế liệu thu hồi mà khi sản xuất phế liệu thu hồi được lấy ra từ phân xưởng sản xuất và nhập thẳng vào kho phế liệu mà không có thủ tục chứng từ gì cả.

Người giao hàng Người nhận hàng Thủ trưởng đơn vị nhận (Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, ghi rừ họ tờn).

NHẬP KHO

Công ty CP Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện chủ yếu xuất NVL dùng cho sản phẩm, ngoài ra NVL còn xuất dùng cho các phân xưởng. Đối với NVL chính, khi các trung tâm kinh doanh vật tư của công ty có đơn đặt hàng sẽ lập phương án kinh doanh chuyển sang phòng tài chính kế toán để thẩm định và trình Giám đốc ký duyệt. Đối với NVL xuất dùng chung(NVL phụ) cho phân xưởng và khối quản lý thì khi có nhu cầu cần sử dụng thì trưởng đơn vị có nhu cầu viết phiếu cấp vật tư.

Trờn Phiếu cấp vật tư nờu rừ nội dung, mục đớch sử dụng, ghi rừ danh mục vật tư cần lĩnh về số lượng, quy cách…và đưa lên phòng sản xuất. Sau khi xuất kho trên máy, thủ kho in phiếu xuất kho và gửi về phòng kế toán định kỳ 1tuần/1lần. Trên phiếu xuất kho phải thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu như: cấp cho đơn vị, số lượng vật tư, hàng hóa.

+ Một liên lưu tại phòng sản xuất + Một liên giao cho người nhận vật tư + Một liên lưu hành nội bộ (lưu tại kho).

XUẤT KHO

Phương pháp này dễ làm, dễ hiểu, đơn giản để kiểm tra đối chiếu và dễ phát hiện sai sót, thuận lợi cho việc hạch toán bảo đảm chính xác hiệu quả. Tại kho: Thủ kho dựng thẻ kho (Biểu 09) để theo dừi tỡnh hỡnh nhập- xuất - tồn kho của từng chủng loại NVL ở từng kho theo chỉ tiêu số lượng. Hằng ngày, khi thủ kho nhận được các chứng từ liên quan nhập - xuất NVL, thủ kho kiểm tra lại tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi mới thực hiện nghiệp vụ nhập - xuất NVL, sau đó vào thẻ kho theo chỉ tiêu.

Đối với các kho của các đơn vị khác, mỗi phiếu nhập kho thủ kho chuyển về phũng kế toỏn 2 bản để phũng kế toỏn chuyển về từng đơn vị theo dừi. Tại phòng kế toán: Định kỳ, khi nhận được chứng từ nhập - xuất NVL do thủ kho chuyển đến, kế toán NVL căn cứ và phân loại chứng từ có hóa đơn đỏ, đã hoàn thiện thủ tục để nhập liệu cho từng chứng từ vào máy. Hiện nay, Công ty đang áp dụng Phần mềm MISA vào công tác kế toán, vì vậy kế toán chi tiết vật liệu là quá trình cập nhật và quản lý “ Sổ chi tiết NVL”.

Sau khi lập sổ chi tiết vật tư, hàng hóa, kế toán chi tiết không lập bảng kê Nhập - xuất - tồn từng thứ NVL cũng không sử dụng sổ chi tiết Nhập - xuất - tồn(lượng) mà cuối tháng, máy tự động cho ra báo cáo tồn kho, Báo cáo tồn kho Công ty sử dụng là một bảng tổng hợp về tình hình nhập - xuất - tồn kho NVL trong cả kỳ về số lượng và giá trị.

BÁO CÁO TỔNG HỢP TỒN KHO

Kế toán tổng hợp NVL là việc ghi chép, phản ánh một cách tổng hợp NVL theo tình hình biến động của NVL trên các tài khoản, sổ kế toán và các báo cáo tài chính theo chỉ tiêu số lượng, giá trị. Hiện nay, công ty áp dụng phần mềm kế toán nên các nghiệp vụ phát sinh trong tháng về tình hình nhập xuất NVL được thực hiện tự động trong máy một cách linh hoạt, hiệu quả thông qua phần mềm MISA đã cài đặt. Trước tiên là số CT, ngày tháng: điều này có nghĩa xác định được mã số của chứng từ nhập kho, trong một tháng có thể mở một số chứng từ ghi sổ tuỳ theo mục đớch sử dụng thực tế để theo dừi nhập kho phỏt sinh trong một thời gian.

Nếu trong một chứng từ có nhiều loại vật tư của một nhà cung cấp thì việc thực hiện việc cắt dán, rồi thay mã cũng như số lượng vật tư, đảm bảo mỗi loại vật tư đều nhập trên một dòng theo nội dung của từng cột. Khi có nhu cầu về vật tư, phòng sản xuất sẽ tham khảo giá thị trường, trình giám đốc duyệt, trên cơ sở đó phòng lập chứng từ Giấy đề nghị tạm ứng- tiền mua NVL .Việc mua NVL bằng. Với khối lượng lớn về vật liệu được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, do đó kế toán cần phải khai báo chi tiết từng khách hàng để máy tự động chuyển phần trả cho nhà cung cấp cùng với các số liệu kế toán tiền mặt, kế toán TGNH, để theo dừi tỡnh hỡnh cụng nợ.

Hàng tháng, kế toán có thể kiểm tra và xem xét tình hình thanh toán công nợ trên sổ chi tiết công nợ nhà cung cấp, báo cáo tổng hợp công nợ, sổ cái tài khoản công nợ.

TỔNG HỢP CÔNG NỢ PHẢI TRẢ

Đối với trường hợp xuất kho NVL, kế toán tổng hợp xuất kho NVL được thực hiện trong trường “ Quản lý kho” với những nội dung và cách thức tiến hành tương tự như trường hợp nhập kho NVL. Sau đó kế toán lần lượt nhập các thông tin cần thiết theo các nội dung xuất kho: Tên đơn vị nhận vật tư, địa chỉ, diễn giải (lý do xuất), mã vật tư, diễn giải, số lượng…,giá xuất sẽ do máy tự động cập nhật. Trong khi xuất có thể có nhiều loại NVL được xuất trên cùng một chứng từ, khi đó kế toán thực hiện việc cắt dán thêm dòng và thay đổi mã NVL, số lượng NVL xuất đảm bảo mỗi loại NVL được ghi trên một dòng.

Công ty áp dụng tính giá xuất kho theo NVL phương pháp bình quân gia quyền cuối tháng và phần tính giá xuất kho sẽ được máy tự động tính sẵn sau mỗi các nghiệp vụ nhập xuất kho NVL. Kế toán muốn biết giá xuất kho thì vào phần “Tự động cập nhật giá xuất” trường ‘Quản lý kho”, lúc đó hệ thống sẽ tự động tính giá xuất dùng (đơn giá xuất dùng) theo phương pháp bình quân gia quyền cuối tháng cho các lọai NVL xuất kho. Tại Công ty CP Dịch vụ viễn thông và In Bưu điện, NVL xuất dùng chủ yếu là phục vụ nhu cầu sản xuất vì vậy chủ yếu được hạch toán vào TK 621 – Chi phí NVL trực tiếp (gồm các loại giấy in, bìa các loại,mực in các loại, Bưu điện bản kẽm, Film…).

Phế liệu xuất kho bán ra khi có đại diện cho các bộ phận vật tư, tài vụ, bộ phận kho cùng có mặt tại kho phế liệu để tổ chức cân hàng bán cho khách mua.

SỔ CÁI TÀI KHOẢN

Định kỳ, mỗi tháng một lần vào cuối tháng, kế toán NVL của Công ty xuống kho NVL cùng với thủ kho tiến hành kiểm kê NVL tồn kho. Kế toán kho cùng với thủ kho đối chiếu số liệu NVL thực tế có trong kho (tại thời điểm kiểm kê) với số liệu NVL còn tồn trên sổ sách về mặt chủng loại, số lượng, quy cách, phẩm chất. Nếu còn sai lệch thì phải tìm ra nguyên nhân và biện pháp khắc phục.