MỤC LỤC
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là tổ chức sự nghiệp của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có chức năng sưu tầm, thu thập, bổ sung; bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức Trung ương; các nhân vật lịch sử, cá nhân, gia đình và dòng họ tiêu biểu của nước Việt Nam dân chủ cộng hoà và Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam có trụ sở đóng trên lãnh thổ từ tỉnh Quảng Bình trở ra phía Bắc; các cơ quan, tổ chức cấp kỳ, cấp liên khu, cấp khu của nước Việt Nam dân chủ cộng hoà từ năm 1945 đến năm 1976; hồ sơ địa giới hành chính, bản đồ địa giới và mốc địa giới hành chính các cấp theo quy định của pháp luật. - Phối hợp với Trung tâm Tu bổ phục chế tài liệu lưu trữ thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước để thực hiện việc tu bổ, phục chế và khử nấm mốc, khử trùng, khử axít đối với tài liệu lưu trữ bảo quản ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III;.
Tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị thuộc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được qui định tại Quyết định số 69/QĐ-TTIII ngày 28/5/2004 của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III qui định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các đơn vị thuộc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Qua nghiên cứu, khảo sát tình hình thực tế tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III hiện đang bảo quản hơn 6.000 mét giá tài liệu với bốn loại hình tài liệu chính là: Tài liệu quản lý hành chính với khoảng 145 phông của các cơ quan trung ương và cơ quan địa phương; tài liệu khoa học kỹ thuật của hơn 60 công trình trọng điểm quốc gia; tài liệu văn học - nghệ thuật của gần 50 văn nghệ sĩ, các nhà khoa học tiêu biểu; tài liệu phim, ảnh, ghi âm và ghi hình.
Nội dung chính của khối tài liệu ảnh phản ánh những hoạt động của Đảng, Quốc hội, Chính phủ; phản ánh các cuộc đấu tranh xây dựng và bảo vệ tổ quốc của nhân ta; trong đó đáng chú ý là khối tài liệu ảnh thể hiện những ngày lịch sử của Cách mạng tháng Tám 1945 như: Lễ Tuyên ngôn độc lập 2- 9-1945 ở Vườn hoa Ba Đình - Hà Nội; nhân dân cả nước đi bầu cử Quốc Hội; những bức ảnh ghi lại Kỳ họp thứ I Quốc hội khoá I năm 1946 tại Nhà hát Lớn Hà Nội; những hình ảnh Chủ tịch Hồ Chí Minh và Chính phủ đón tiếp phái đoàn thanh niên Nam Bộ tại Việt Bắc năm 1949; ảnh về Đại hội Đảng Lao động Việt Nam lần thứ III năm 1960 tại Hà Nội; khối ảnh về Khu Tự trị Việt Bắc như các Hội nghị Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân, các hội nghị nông nghiệp, công nghiệp, giáo dục…. Ảnh về hoạt động quân sự với nhiều chiến dịch quân sự quan trọng ở miền Nam đã được các phóng viên chiến tranh ghi lại như chiến dịch Giòng Dứa (Mỹ Tho), chiến dịch Trà Vinh năm 1949, chiến dịch Sóc Trăng năm 1950; ảnh của các nhà máy quân giới trong các vùng giải phóng như Nhà máy Cơ Khí Trần Hưng Đạo, cảnh Đại hội Uỷ ban Kháng chiến Nam Bộ; những bức ảnh của Chủ tịch Hồ Chí Minh-vị Tổng Tư lệnh các lực lượng vũ trang cùng với các đồng chí Trường Chinh, Phạm Văn Đồng…[66].
Bên cạnh những khối ảnh trên, chúng ta không thể không kể đến là khối ảnh về phong cảnh đất nước và con người Việt Nam, về các loại đình chùa, lễ hội truyền thống, tập quán sinh hoạt, sắc phục của đồng bào các dân tộc; ảnh về các hoạt động văn hoá, thể thao và một số công trình xây dựng lớn. Một số phim tài liệu - thời sự phản ánh công cuộc sản xuất và đời sống sinh hoạt của nhân dân ta ở Khu Tự trị Việt Bắc – căn cứ địa của cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp và cũng là An toàn khu, hậu phương của thời kỳ chiến tranh chống Mỹ.
- Tài liệu ghi âm các kỳ Đại hội Đảng gồm: Các loại băng ghi âm về Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ 3 năm 1960 và lần thứ 4 năm 1976, các bài báo cáo, tham luận tại Đại hội, những lời chào mừng của đại biểu các Đảng dân chủ và Đảng Xã hội, cùng với lời chào mừng của các Đảng Cộng sản các nước tới tham dự Đại hội Đảng ta. Có thể nói, do đặc điểm dùng hình ảnh và âm thanh để ghi chép, tái hiện thực tế một cách sinh động nên tài liệu nghe – nhìn thường được sản sinh ở những cơ quan hay đơn vị có chức năng thông tin, tuyên truyền, giáo dục truyền thống như Đài Truyền hình Việt Nam, Đài Tiếng nói Việt Nam, Thông tấn xã Việt Nam, Viện phim Việt Nam, Hãng phim tài liệu – Khoa học trung ương, Hãng phim truyện Việt Nam, Cục Nghệ thuật biểu diễn, Viện Nghiên cứu Âm nhạc, Trung tâm sản xuất Băng – Đĩa nhạc….
- Dạng tài liệu ảnh bị phai màu của thuốc ảnh: Tỷ lệ hư hại của thuốc ảnh có liên quan tới chất lượng tráng rửa ảnh và những điều kiện môi trường (nhiệt độ, độ ẩm tương đối, ánh sáng). Trong điều kiện bảo quản, lưu giữ thông thường: Kho bảo quản nhiệt độ bình thường, người ta ước tính rằng một bức ảnh bị chuyển đổi màu sắc, giảm chất lượng đáng kể xảy ra sau gần 40 năm.
- Sự phân huỷ của các phân tử hữu cơ tạo mầu trên phim mầu làm cho hình ảnh bị phai nhạt dần màu sắc, dẫn đến mất hẳn hình ảnh của phim. - Dạng hư hỏng tiếp theo là nấm mốc sinh sống và phát triển trên lớp nhũ tương ăn mòn lớp gelatine ở đây rồi phá huỷ lớp này và do đó phá.
Chính vì tài liệu nghe - nhìn quan trọng như vậy mà lại khó bảo quản trong điều kiện khí hậu nóng, ẩm mưa nhiều như ở nước ta, nên cần có chế độ bảo quản phù hợp tránh tác động gây nguy hiểm,. Hiện nay, mặc dù Đảng và Nhà nước ta đã rất quan tâm đến công tác lưu trữ nói chung và công tác bảo quản tài liệu nghe – nhìn nói riêng, song cùng với thời gian, tài liệu vẫn đang hàng ngày, hàng giờ bị tác động của yếu.
Về giao thông phải thuận tiện cho việc chuyên chở tài liệu, ô tô cứu hoả khi cần, các phòng kho phải hoàn toàn ngăn cách với nhau nhưng thiết kế. Hệ thống điện trong kho phải sử dụng cáp ngầm, có biện pháp kỹ thuật bảo vệ tốt, đèn chiếu sáng dùng loại bóng tròn có chụp bảo vệ.
Nó có thể bị xoá sạch dưới tác dụng của điện trường mạnh, vì thế không nên để băng ghi âm từ tính gần các loại biến áp, động cơ điện đang chạy, micrô, loa v.v….không nên đặt băng ghi âm từ tính lên giá bằng sắt vì giá sắt có thể gây hiện tượng từ xung. Chính vì vậy, chúng ta phải luôn kiểm tra thường xuyên điều kiện nhiệt độ, độ ẩm trong kho lưu trữ để bảo quản tốt tài liệu nghe - nhìn như sử dụng máy điều hoà không khí và máy điều chỉnh độ ẩm có thể giúp điều.
Là chất đa năng nhưng để lại cặn, lắng sau khi sử dụng Rắn (bột) Kali cacbonat hoặc cacbamat. Không có cặn lắng; ít độc hại hơn nước nhưng không hiệu quả bằng nước.
- Thứ ba là dùng tủ sắt để bảo quản ảnh, trong đó bảo quản ảnh bằng quyển sổ bìa cứng, đựng túi ni-lon dán kín, ép plasic, quyển. - Tiếp theo là bảo quản băng ghi âm bằng hộp nhựa PE, PP hay bằng hộp catton, tránh sử dụng trang thiết bị bảo quản bằng kim loại.
Các bức ảnh màu có thể bị hỏng nghiêm trọng, với những quá trình tráng rửa nhất định như các bức ảnh dương bản nhuộm màu hoặc các bức ảnh dương bản bằng mực đen, thuốc ảnh bị loang ra khi bị ngấm nước. Khi phim ảnh, băng ghi âm đã bị nhiễm “Hội chứng dấm” cần thiết phải loại trừ lượng acid acetic đã tạo thành trên phim nhằm hạn chế tốc độ của phản ứng, kéo dài tuổi thọ của phim ảnh, ghi âm.
Khi phát hiện những hiện tượng trên phải chuyển tài liệu đó tách ra khỏi những tài liệu khác trong kho bảo quản để đem đi xử lý. - Không được để kho bảo quản tài liệu gần nguồn nhiệt như ống dẫn nhiệt, lò sưởi và không được để tài liệu trực tiếp với ánh sáng mặt trời.
Do đó, đào tạo cán bộ trong công tác lưu trữ nói chung và công tác bảo quản tài liệu nghe – nhìn nói riêng. Do đó, việc tổ chức các khoá học đào tạo về bảo quản tài liệu, các kỹ thuật bảo quản căn bản, sử dụng các loại máy móc thiết bị sẽ giúp cho cán.
Trong khi đó, tài liệu nghe - nhìn là một loại hình tài liệu lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong việc nghiên cứu khoa học, lịch sử và là những căn cứ quan trọng trong việc tái dựng lại sự kiện lịch sử để tìm đến những ký ức của quốc gia và ký ức thế giới. Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia đã quy định tài liệu nghe – nhìn là tài liệu lưu trữ Quốc gia nên cần được sự chỉ đạo toàn diện thống nhất của Chính phủ và ngành lưu trữ để tài liệu được tập trung bảo quản trong các cơ quan lưu trữ và được xử lý thống nhất về nghiệp vụ nhằm bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả khối tài liệu này.