Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ tại Công ty CP Xi măng Bỉm Sơn
MỤC LỤC
Các chỉ tiêu hoá học
Đại diện kỹ thuật Đại diện giao hàng KTTKTC Thủ kho Thống kê Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký. Sau khi kiểm nghiệm số lượng hàng đủ và không đủ tiêu chuẩn, tiến hành nhập kho với lượng hàng đủ tiêu chuẩn.
Phiếu nhập kho
Cũng như trong ví dụ trên về thủ tục nhập kho đá Bazan trước hết phòng Cung ứng VTTB cần lập “Tờ trình mua vật tư” và “Bảng đề nghị mức giá mua vật tư, hàng hoá”. Sau khi tiến hành phân tích các thành phần của NVL thạch cao, kết quả được ghi trong “Phiếu phân tích kết quả sử dụng” là đạt yêu cầu. Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Căn cứ vào các chứng từ trên sau khi lập “Biên bản kiểm nghiêm” đồng ý nhập kho khối lượng vật tư thì tiến hành nhập kho và lập phiếu nhập kho.
Tại các phân xưởng sản xuất, phụ trách kỹ thuật xác định nhu cầu NVL, CCDC cần thiết cho quá trình sản xuất tại đơn vị mình và tập hợp lại đưa cho quản đốc phân xưởng ký nhận. Còn đối với nhu cầu về NVL, CCDC có giá trị không quá lớn có thể gửi ngay yêu cầu tới bộ phận tổng kho quản lý các loại NVL, CCDC đó. Riêng đối với NVL, căn cứ vào định mức tiêu hao NVL và lệnh sản xuất của ban lãnh đạo, căn cứ vào yêu cầu, quy định đã được các bộ phận chức năng phê.
Phiếu xuất kho
Phiếu xuất điều chuyển sử dụng để xuất vật tư giữa các kho với nhau.
PHIẾU XUẤT ĐIỀU CHUYỂN KHO
Các chứng từ trên là căn cứ để hạch toán chi tiết NVL, CCDC về tình hình nhập, xuất, tồn kho theo từng loại, nhóm NVL, CCDC về số lượng, giá trị. Đầu năm kế toán mở “Thẻ kho” ghi các chỉ tiêu, nhãn hiệu, quy cách, mã Vật tư….ở cùng một kho, sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hằng ngày, mỗi thẻ kho được mở cho 1 loại NVL hay CCDC trong 1 kho. Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào các chứng từ trên, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ rồi tiến hành ghi vào Thẻ kho ở cột số thực nhập, thực xuất.
Kế toán cũng dựa trên chứng từ nhập - xuất NVL, CCDC để ghi số lượng và tính thành tiền (Đối với xuất kho thì cột thành tiền chỉ được ghi ở cuối tháng) vào. Tuy nhiên với điều kiện hiện nay Công ty đã áp dụng kế toán máy một cách triệt để, sau khi tiến hành nhập phiếu nhập kho, phiếu xuất kho thì máy tính sẽ động tổng hợp số liệu. Khi cần ta có thể in “Thẻ kho” và “Sổ chi tiết” tại bất cứ khoảng thời gian nào và trên đó có đầy đủ các chỉ tiêu cần thiết.
THẺ CHI TIẾT VẬT TƯ
Sau khi cập nhật xong phiếu nhập vào máy thì chương trình sẽ tự động chuyển số liệu vào các báo cáo hàng nhập như : Bảng kê phiếu nhập, bảng kê phiếu nhập theo vụ việc… và có thể in bất kỳ thời điểm nào trong năm. Vào thời điểm cuối tháng kế toán sẽ tính giá, máy sẽ tự động tính giá NVL, CCDC theo phương pháp đã khai báo và cập nhật Giá và Tiền vào tất cả các phiếu xuất, các báo cáo hàng xuất và các sổ sách có liên quan. Như vậy việc áp dụng kế toán máy trong công tác kế toán chi tiết NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn giúp giảm khối lượng công việc một cách đáng kể mà vẫn đảm bảo được yêu cầu, hiệu quả quản lý NVL, CCDC.
Kế toán chi tiết NVL, CCDC còn có thể giúp cho các nhà cập nhật thông tin một cách nhanh chóng, chính xác tình hình về NVL, CCDC của Công ty là căn cứ để đưa ra những quyết định hợp lý, đúng đắn, kịp thời với tình hình kinh doanh chung của Công ty. Đối với đặc điểm kinh doanh của Công ty và quy mô sản xuất lớn, các nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thường xuyên, liên tục với nhiều loại NVL, CCDC thì sử dụng phương pháp này để hạch toán tổng hợp NVL, CCDC là hợp lý và thuận lợi cho công tác kế toán. Đối với đá vôi và đất sét là 2 loại NVL chính được Công ty tự khai thác, phần lớn các loại NVL khác nhập kho là do mua ngoài như: Thạch cao, đá Banzan, xỷ Pirit… Một số loại NVL khác nhập kho do Công ty thuê ngoài gia công chế biến như các phụ tùng cơ khí, bên cạnh đó tại Công ty một số chi tiết máy, bulông…được chế tạo tại xưởng cơ khí phục vụ trực tiếp cho sản xuất.
PHIẾU CHI
Và cán bộ vật tư sẽ viết “Giấy đề nghị tạm ứng” xin tạm ứng một khoản tiền phục vụ cho việc thu mua. Sau đó kế toán kiểm tra tính đầy đủ, chính xác, kế toán thanh toán viết “phiếu chi” với Lý do là chi tạm ứng. Cán bộ vật tư cầm phiếu chi gặp thủ quỹ và nhận tiền đi mua vật tư.
GIẤY THANH TOÁN TIỀN TẠM ỨNG
Nhận xét và đánh giá khái quát công tác kế toán NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn
Với sự nỗ lực không ngừng của cán bộ công nhân viên Công ty đã không ngừng phát triển đạt được nhiều thành tích lớn lao trong suốt quá trình từ khi xây dựng hoàn thiện Nhà máy đến khi trở thành doanh nghiệp có quy mô, uy tín hàng đầu trong công nghiệp sản xuất xi măng ở nước ta. Không chỉ có thế, sử dụng kế toán máy còn cho phép kế toán xem xét các số liệu, tìm kiếm hay sửa chữa dễ dàng, cho phép in ra các báo cáo, sổ sách tại thời điểm bất kỳ phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý, giúp các nhà quản lý ra quyết định kịp thời và chính xác. Nhìn chung có thể thấy công tác kế toán về thủ tục nhập, xuất là chặt chẽ, hợp lý có sự liên kết giữa các phòng ban chức năng, tạo thuận lợi cho quản lý, theo dừi tổng quỏt và chớnh xỏc biến động của cỏc loại NVL, CCDD cung cấp thông tin kịp thời về tình hình nhập – xuất - tồn kho NVL, CCDC.
Quá trình hạch toán chi tiết tới từng danh điểm NVL, CCDC tiến hành song song giữa thủ kho và kế toỏn đảm bảo cho hàng nghỡn cỏc loại NVL, CCDC đều được theo dừi thường xuyờn về tình hình biến động của chúng, từ đó giúp các nhà quản trị có kế hoạch thu mua và dự trữ chính xác cho từng loại NVL, CCDC. Một số loại NVL như : Vòng bi 6017, vòi phun bla… Việc theo dừi, bảo quản cỏc NVL tồn kho lõu năm lại kộm chất lượng là không cần thiết đối với hoạt động sản xuất kinh doanh mà còn mang lại nhiều hạn chế, vốn bị ứ đọng trong thời gian dài, tốn kém về chi phí bảo quản, tốn thời gian, công sức cho công tác kế toán. VD chỳ Tõm theo dừi kho phụ tựng, trong kho phụ tựng lại cú chỳ Hiền theo dừi phụ tựng ụ tụ, chỳ Lục theo dừi phụ tựng mỏy mỏ, cụ Mai theo dừi phụ tùng máy mỏ… Do đó khi đối chiếu số liệu giữa kế toán với tổng kho, kế toán phải đối chiếu số liệu với từng bộ phận thống kê nên sẽ tốn nhiều thời gian và công sức và dễ nhầm lẫn, sai sót số liệu.
Một số kiến nghị góp phần hoàn thiện công tác kế toán NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn
Với đặc điểm kinh doanh, tình hình thực tế, sau thời gian thực tập tại Công ty nhận thức được tầm quan trọng của kế toán NVL, CCDC đối với công tác kế toán nói chung em đưa ra một số kiến nghị sau dựa vào các hạn chế tồn tại cũng như điều kiện, tình hình thực tế của kế toán NVl, CCDC. Theo như trường hợp trên, chuyển sắt thép về cùng một kho chẳng hạn kho K01, theo đú chỳ Tõm theo dừi K01, cụ Mai theo dừi toàn bộ sắt thộp ở K01, Với cách phân chia mới này, khi tiến hành đối chiếu số liệu chỉ cần chú Tâm, cô Mai và thủ kho K01 đối chiếu sẽ giảm thời gian, công sức kế toán mà hiệu quả được nâng. Với cách quản lý như trên theo từng mặt hàng trong cùng một kho đồng nhất giữa tổng kho và kế toán không chỉ giảm nhẹ công việc kế toán cho các bên mà còn giỳp cho quỏ trỡnh theo dừi biến động của cỏc NVL, CCDC chớnh xỏc, chặt chẽ và dễ dàng hơn.
Khi giá của các loại NVL, CCDC trên thị trường giảm công ty nên lập khoản “Dự phòng giảm giá HTK” phản ánh bằng TK 159 để dự phòng sự biến động giá cả của số NVL, CCDC tồn kho trong công ty.( Trường hợp NVL có giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn so với giá gốc nhưng giá bán sản phẩm dịch vụ được sản xuất từ NVL này không bị giảm giá thì không được trích lập dự phòng giảm giá NVL hay CCDC đó. Cuối kỳ kế toán hàng năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của HTK nhỏ hơn giá trị gốc thì phải lập dự phòng giảm giá HTK Số dự phòng giảm giá HTK được lập là số chênh lệch giữa giá gốc HTK lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được. Để tiến hành thanh lý nhượng bán các NVL, CCDC tồn kho lâu năm tại Công ty là vấn đề cũng phức tạp mà từ rất nhiều năm nay chưa được phê duyệt và thực hiện .Tuy nhiên nếu làm được, Công ty không những thu hồi lại được một phần vốn đã đầu tư mà còn giảm bớt được khối lương lớn các công việc cho kế toán trong việc theo dừi, hạch toỏn và lờn cỏc bỏo cỏo định kỳ cho cỏc nguyờn vật liệu đú.
