Phân tích hoạt động duy trì hội viên của Hội Dệt may Thêu Đan TP.HCM
MỤC LỤC
NHẬN XÉT CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA AGTEK Ưu điểm
• Cơ sở dữ liệu của hội viên không được cập nhật thường xuyên và những thông tin hiện có là quá đơn giản, do đó Agtek không biết được năng lực sản xuất và khả năng của các hội viên để có thể dự đốn nhu cầu của hội viên để có những biện pháp hỗ trợ phù hợp. • Trong năm 2003, thông qua một tổ chức tài trợ là MPDF đã tiến hành điều tra khảo sát lại những thông tin của các hội viên cho Agtek nhưng số lượng ít (60 hội viên trên tổng số hội viên lúc đó là 141) và cho đến nay Agtek vẫn chưa tiến hành khảo sát tiếp.
PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG DUY TRÌ HỘI VIÊN CỦA HỘI DỆT MAY THÊU ĐAN TP.HCM VÀ KINH
Chương4: Phân tích hoạt động duy trì hội viên của Hội Dệt may Thêu Đan Tp.HCM.
NGHIỆM CỦA CÁC HỘI KHÁC
Đặc biệt YBA còn có một biện pháp để luôn liên lạc được với hội viên ngay cả khi hội viên thay đổi địa chỉ liên lạc đó là trong phiếu thu thập thông tin hội viên ngay từ khi hội viên mới bắt đầu gia nhập Hội YBA có kèm theo một câu hỏi đó là hỏi thêm thông tin về địa chỉ và điện thoại liên lạc của chủ doanh nghiệp hoặc của cá nhân đại diện doanh nghiệp liên hệ với Hội. Kênh truyền thông chủ yếu của YBA tới các hội viên của mình là Bản tin nội bộ, nội dung trên Bản tin nội bộ cung cấp những thông tin về hoạt động của Hội, thông tin về hội viên của mình, diễn đàn doanh nghiệp, cơ hội giao thương…Đặc biệt do hội viên của YBA là các doanh nghiệp không tập trung vào một ngành nên trên Bản tin nội bộ của YBA không cung cấp thông tin về ngành mà cung cấp cho hội viên các tài liệu nói về phương cách quản lý và kinh doanh.
BIỆN PHÁP DUY TRÌ QUAN HỆ HỘI VIÊN CHO AGTEK
TĂNG CƯỜNG MỐI QUAN HỆ VỚI CÁC HỘI VIÊN
Sau đó khoảng 1 tuần kể từ ngày hội viên gia nhập Hội, nhân viên duy trì tiếp tục gửi cho hội viên mới này lá thư chúc mừng của Ban lãnh đạo Hội về việc hội viên mới gia nhập, trong đó kèm theo các điều lệ của Hội, các tài liệu hướng dẫn kèm theo (nếu có) và các chương trình hoạt động sắp tới của Hội nhằm khuyến khích hội viên tham gia vào các chương trình đó. Còn về cơ sở dữ liệu của hội viên mới thì khi các doanh nghiệp nộp đơn xin gia nhập Hội, nhân viên phụ trách sẽ phát cho các doanh nghiệp một phiếu thu thập thông tin các doanh nghiệp này nhằm phục vụ cho công việc duy trì hội viên sau đó của Hội (phiếu thu thập thông tin hội viên này có thể tham khảo chi tiết ở phần phụ lục A). Do nội dung của phiếu khảo sát này cũng nhằm xem Hội cần tổ chức những khóa học nào để hỗ trợ hội viên nên sẽ được gửi cho các hội viên nhân dịp sinh hoạt hội viên của Hội vào cuối tháng 6 hàng năm, để sau đó Hội có thể tổ chức các khóa học vào tháng 7, 8, 9 để hội viên có thể tham gia vào các khóa học này.
Hoặc “Tuần trước tôi được biết anh có gặp khó khăn về lô hàng X chẳng hay bây giờ anh đã giải quyết được chưa”, “ Hội đang xem xét để tìm hiểu ý kiến của hội viên về việc phân bổ hạn ngạch, ý kiến của anh thế nào” v.v… Thông qua các cuộc nói chuyện như vậy, sẽ phần nào làm cho doanh nghiệp cảm thấy mình được quan tâm, ý kiến của mình được coi trọng và sẽ có thiện cảm hơn với Hội, từ đó sẽ tích cực tham gia hơn vào các hoạt động. Còn nếu như doanh nghiệp đó trước đây cũng chưa hề tham gia vào bất kỳ một hoạt động nào của Hội thì nhân viên duy trì có thể hỏi thăm tình hình của doanh nghiệp đó thông qua các doanh nghiệp khác là đối tác bạn hàng của doanh nghiệp đó, hoặc có thể dựa vào các nhu cầu của một doanh nghiệp có quy mô và loại hình sản xuất tương tự, sau đó sẽ gọi điện cho doanh nghiệp giới thiệu một chương trình mà Hội sắp mở để hỏi xem doanh nghiệp có nhu cầu hay không.
TRUYỀN THÔNG
Cho dù thông tin được truyền đạt qua những quảng cáo người xem phải trả tiền, các ấn phẩm báo chí miễn phí, hay qua các buổi tiếp xúc của nhân viên thì việc truyền đạt thông điệp của hiệp hội là công tác không thể thiếu trong chương trình hành động của tổ chức. Đối với người truyền thông, việc nhận lại phản hồi của khán giả cũng không kém phần quan trọng so với việc truyền đạt thông tin bởi vì phần lớn các thông điệp qua thời gian đều cần phải điều chỉnh, tuỳ thuộc vào mức độ khán giả tiếp nhận và hiểu chúng như thế nào. Bản tin cung cấp cho hội viên những thông tin về thị trường, các cơ hội kinh doanh, các cuộc giao lưu, gặp gỡ với các hội viên khác, tổ chức các đợt xúc tiến thương mại cho hội viên, các buổi họp sắp tới, những biện pháp chính phủ áp dụng, hoạt động của uỷ ban, cùng những hoạt động và thành tích khác của các hội viên.
Hội cũng có thể nhân dịp sinh nhật của doanh nghiệp có thể gửi lời chúc mừng của Hội tới doanh nghiệp, hoặc cũng có thể giới thiệu về sản phẩm mới hay những thành tích đạt được của hội viên lên Bản tin nội bộ để thông báo rộng rãi cho các doanh nghiệp khác biết. Điều này có thể thể hiện qua việc Hội có thể cung cấp chi tiết các dịch vụ của Hội đến hội viên qua những thông tin trên trang Web, những forum hỏi và trả lời, đường liên lạc nóng…Thay vì cần phải có nhiều nhân viên để phục vụ trong một trung tâm quản lý cuộc gọi đặt hàng hay dịch vụ cho khách hàng 24/24 thì một website có thể làm tất cả với chi phí thấp hơn vì nó luôn hoạt động.
NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÁC DỊCH VỤ CỦA AGTEK
Nội dung của trang web bao gồm tất cả các vấn đề liên quan tới hoạt động của Hội và hội viên như: lịch sử hình thành Agtek, điều lệ hoạt động, thủ tục gia nhập Hội, giới thiệu sơ lược về tất cả các hội viên (dựa vào cơ sở dữ liệu của hội viên)… Ngồi ra web còn bao gồm cả bản tin nội bộ, các phiếu khảo sát, các thông tin về thị trường và ngành… Những thông tin nhân viên duy trì hoạt động cho website có thể yêu cầu nhân viên Ban thông tin và nhân viên duy trì cung cấp. Đồng thời cũng cần kèm theo điện thoại liên hệ của nhân viên phụ trách nếu hội viên muốn biết thêm thông tin, và những nội dung, lập luận cho các vấn đề này cũng được đăng trên Bản tin của Hội và cũng thông bỏo rừ trong thư mời hội viờn để hội viờn cú thể tham khảo thờm trong Bản tin trước khi tham dự cuộc họp. Trước khi đến gặp các chính trị gia, Ban vận động chính sách sẽ gửi thư cho các chính trị gia để giải thích cho họ về lập trường chính sách và sau đó sẽ gọi điện xin hẹn gặp trực tiếp để giải thích những lập trường của Hội sẽ đem lại ích lợi cho tồn thể nền kinh tế và người dân như thế nào.
Những thành viên được chọn làm đại diện để mang thông điệp của Hội tới chính trị gia phải nắm trong tay tất cả những bằng chứng thu thập được qua các cuộc nghiên cứu về vấn đề mà Hội định đề xuất, cung cấp các bằng chứng cho những dự thảo luật cụ thể trước các chính trị gia để họ xem xét và sau đó họ sẽ sử dụng nó để trình bày trước các cơ quan lập pháp. Do sắp tới nền kinh tế nước ta sắp gia nhập WTO và hàng dệt may Việt Nam bị bãi bỏ hạn ngạch nên các doanh nghiệp Việt Nam muốn đứng vững và cạnh tranh được trên thị trường nước ngồi thì cần phải có thông tin về thị trường nên Hội sẽ ưu tiên tập trung nâng cao chất lượng của hai hoạt động này trước.
PHIẾU KHẢO SÁT THÔNG TIN DOANH NGHIỆP
THÔNG TIN CHUNG VỀ DOANH NGHIỆP
Nếu doanh nghiệp gặp vấn đề về thông tin, xin vui lòng cho biết thông tin nào sau đây doanh nghiệp đang cần?. Nếu doanh nghiệp có gặp khó khăn trong việc phát triển thị trường, xin vui lòng cho biết doanh nghiệp đang gặp khó khăn ở những việc nào sau đây?. Việc tìm kiếm, sử dụng các dịch vụ đào tạo phù hợp có phải là khó khăn đối với doanh nghiệp không?.
Việc tìm kiếm, sử dụng các dịch vụ tư vấn phù hợp có phải là khó khăn đối với doanh ngiệp không?Có. Doanh ngiệp hiện có là thành viên của hội doanh nghiệp hoặc câu lạc bộ doanh nghịêp nào sau đây?.
PHIẾU THU THẬP Ý KIẾN HỘI VIÊN
Công ty có gặp khó khăn về mặt pháp lý khi hoạt động kinh doanh không?. Nếu công ty không dự định áp dụng các tiêu chuẩn chất lượng nêu trên, xin ông bà cho biết lý do:---. Lợi ích quan trọng nhất khi doanh ngiệp tham gia Hội là: (xin ghi tối đa 3 lợi ích. Nếu doanh nghiệp không thấy lợi ích từ Hội, xin vui lòng ghi chữ không).
Theo ông/ bà yếu tố nào quyết định sự thành bại của một Hội doanh nghiệp. Ông/ bà có mong muốn, đề nghị gì về tổ chức và hoạt động của Hội trong thời gian tới.