Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ và đề xuất cải tiến tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Thái Bình

THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN THÁI BÌNH

Qua những phân tích trong luận văn, từ đó rút ra những đánh giá về thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ tại công ty và đơn vị cơ sở, có thể thấy được công ty và đơn vị cơ sở đã có những hoạt động đánh giá và kiểm soát nội bộ đạt những hiệu quả nhất định, tuy nhiên công ty và các đơn vị cơ sở vẫn chưa đưa ra được những quy trình chuẩn tạo sự chủ động trong công tác KSNB tại đơn vị mình. Mặc dù các nhà quản trị đã nắm bắt được vai trò quan trọng và sự cần thiết của KSNB trong công tác điều hành nhưng khi áp dụng vào thực tiễn lại là vấn đề mới mẻ, và có những đặc thù riêng trong từng đối tượng, từng ngành nghề điều này gây ra tình trạng khó khăn và hạn chế trong quá trình nhìn nhận rủi ro của các quyết định kiểm soát trong đơn vị cũng như các đơn vị cơ sở.

MỘT SỐ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN THÁI BÌNH

PHẠM KIM NGÂN

NGHIÊN CỨU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN THÁI BÌNH

Người hướng dẫn khoa học

TS. PHAN TRUNG KIÊN

Hà Nội - 2015

GIỚI THIỆU CHUNG VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

Nếu như ở các Tập đoàn kinh tế lớn, hệ thống KSNB được xây dựng bài bản theo quy chuẩn, thì vấn đề này ở các Doanh nghiệp nhỏ và vừa chưa được quan tâm đúng mức, đồng thời chính việc kinh doanh đa lĩnh vực ngành nghề này dẫn đến những yếu kém trong khâu kiểm soát đối với chính các ngành nghề mà họ tham gia kinh doanh như: Doanh nghiệp chưa chú trọng quan tâm đến rủi ro, quan tâm chưa đúng mực hoặc quá muộn; không có khuôn khổ đánh giá rủi ro thống nhất trong doanh nghiệp; doanh nghiệp thực hiện việc quản lý rủi ro một cách rời rạc, thiếu tập trung; công tác quản lý rủi ro ngày càng bị coi nhẹ trong doanh nghiệp; …. Một số công trình nghiên cứu đã được biết đến như: “Các nguyên tắc kiểm toán” của tác giả O.Ray Wittington và Kurt Pany (1995), “Kiểm toán nội bộ hiện đại – Đánh giá các hoạt động và hệ thống kiểm soát” của tác giả Victor Z.Bimk và Herbert Witt (1941), “Kiểm toán – một phương pháp liên kết” của các tác giá Alvin A.Arens và James Loebecke, “Kiểm toán” của tác giả Jack C.Robertson (1996), “Kiểm toán nội bộ hiện đại kế thừa quan điểm của Bink” của tác giả Robert R.Moller (2005).

CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP

Bản chất của Kiểm soát nội bộ trong Doanh nghiệp

- Để đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy không chỉ đối với báo cáo tài chính mà còn đảm bảo tính tin cậy đối với hoạt động kinh doanh thì hệ thống KSNB cần Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm..), bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp.., đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính;. Bên cạnh đó KSNB được hiểu theo quan điểm của Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ www.aicpa.org (American Institue of Certificated Public Accountant- AICPA) như sau: “KSNB bao gồm kế hoạch của tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận trong doanh nghiệp để đảm bảo an toàn tài sản có của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài”.

THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN THÁI BÌNH

Đặc điểm hoạt động của Công ty cổ phần tập đoàn Thái Binh

Mỗi đơn vị cơ sở tùy theo lĩnh vực ngành nghề kinh doanh của mình sẽ được thiết kế hệ thống KSNB tại cơ sở của mình sao cho phù hợp theo đó có thể kiểm soát được các nội dung sau: tăng cường sự kiểm tra tài chính bởi mỗi đơn vị cơ sở là một trung tâm lợi nhuận riêng vì vậy có thể áp dụng các biện pháp kiểm soát tài chính đối với từng đơn vị; tăng cường kiểm tra hệ thống KSNB tại đơn vị theo đó các nhân viên trong tổ chức tự chủ thực hiện trách nhiệm công việc của mình. Tại Việt Nam, thị trường ô tô còn khá non trẻ, ngành công nghiệp ô tô là một ngành khá nhạy cảm đối với mỗi chính sách của chính phủ đưa ra: chính sách về thuế phí nhập khẩu ô tô, chính sách bảo hộ, chính sách về tỷ giá và lãi suât ngân hàng… Ví dụ: Nền kinh tế bị suy giảm, cùng với chính sách tiền tệ bị thắt chặt, tỷ giá và lãi suất ngân hàng quá cao, đã kéo theo sự suy giảm chung của thị trường ô tô Việt Nam trong năm 2011… Trong trường hợp này các đơn vị kinh doanh xe ô tô nguyên chiếc buộc phải chấp nhận theo các quy định của chính phủ, chịu ảnh hưởng trực tiếp từ thị trường do biến động của các chính sách đưa ra và có kế hoạch để điều tiết hoạt động kinh doanh phù hợp với các chính sách này.

Thực trạng Kiểm soát nội bộ của Công ty cổ phần tập đoàn Thái Bình

Kinh doanh khách sạn mang tính quy luật, đó là các quy luật tự nhiên (quy luật thời vụ), quy luật kinh tế, chính trị, xã hội. Trong khách sạn, từng bộ phận nghiệp vụ có hoạt động độc lập tương đối trong quy trình phục phụ, điều này cho phép thực hiện các hình thức khoán và hạch toán ở từng khâu nghiệp vụ nhưng đồng thời cũng cần có sự điều chỉnh phối hợp hoạt động lợi ích của từng bộ phận và mỗi thành viên của khách sạn để tạo hiệu quả cao hơn. Chi phí hoạt động khách sạn có chi phí đầu tư ban đầu, đầu tư cơ bản cao. Cơ sở vật chất đòi hỏi luôn phải hiện đại, sang trọng, tiện nghi, được duy trì thường xuyên và nâng cấp bảo trì. Mặc dù cũng giống như hoạt động kinh doanh xe ô tô nguyên chiếc đòi hỏi vốn đầu tư ban đầu rất lớn, tuy nhiên không giống như ngành nghề kinh doanh ô tô nói trên hay các ngành nghề khác như xây dựng, bất động sản… không chỉ đòi hỏi lượng vốn đầu tư ban đầu cao mà còn đòi hỏi lượng vốn lưu động lớn, ngành nghề kinh doanh khách sạn đòi hỏi lượng vốn lưu động không quá cao so với các ngành nghề nói trên. Như vậy, các yêu cầu về KSNB trong lĩnh vực khách sạn tập trung chủ yếu vào quy trình hoạt động của đơn vị, quy trình đó phải đảm bảo tính hiệu lực và liên tục của KSNB. 3.2.Thực trạng Kiểm soát nội bộ của Công ty cổ phần tập. với từng ngành hàng từng lĩnh vực kinh doanh Công ty cũng như đơn vị cơ sở đều có bộ phận quản lý, kiểm soát giám sát riêng phù hợp với đặc thù yêu cầu ngành cũng như mô hình riêng của từng đơn vị. Hoạt động kinh doanh của toàn bộ công ty được kiểm soát bởi các bộ phận sau:. Đối với hoạt động kinh doanh xe. Như đã đề cập ở phần trên trong mô hình tổ chức của công ty, hoạt động kiểm soát không chỉ thực hiện từ cấp trên mà nó còn được thực hiện theo từng bộ phận chức năng tại chính tại đại lý. Là một trong các nhà phân phối của thương hiệu Honda Ô tô tại Việt Nam là một thuận lợi trong việc xây dựng hệ thống KSNB đối với hoạt động này tại đơn vị. Honda là một thương hiệu xuất phát từ Nhật Bản, đã có từ rất lâu đời và nổi tiếng thế giới, vì vậy Honda đã xây dựng cho mình một hệ thống kiểm soát tại chính các đơn vị ủy nhiệm hữu hiệu để có thể giám sát hoạt động kinh doanh của mình trên toàn cầu. Chính vì thế để có thể trở thành đơn vị phân phối sản phẩm cho nhãn hiệu này, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn của Honda đã đề ra từ cơ sở vật chất, con người, tới các quy trình kiểm soát hoạt động. Đây là một thuận lợi đối với doanh nghiệp bởi hệ thống kiểm soát tại đại lý được kế thừa từ những tiêu chuẩn từ một thương hiệu lâu đời và có uy tín trên thế giới. Các bộ phận kiểm soát tại đại lý bao gồm:. Giám đốc đại lý: là người đứng đầu đại lý, có trách nhiệm đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của đại lý và định kỳ thực hiện báo cáo cho ban giám đốc. Bộ phận bán hàng SC: đứng đầu là Giám đốc bán hàng. Bộ phận này phụ trách công tác tiếp thị và bán hàng. Đội ngũ bán hàng có trách nhiệm tư vấn sản phẩm tới khách hàng, dựa trên giá bán niêm yết đối với các loại xe do Công ty Honda Việt Nam công bố và chính sách khuyến mại riêng của Công ty mình đề xuất giá bán xe tới Giám đốc bán hàng và Giám đốc đại lý để duyệt giá bán ra đối với các loại xe, ngoài ra bộ phận này còn có nhiệm vụ thực hiện các chiến dịch Marketing bán hàng, PM Mobile, Chạy thử xe_Test driver… Trong Bộ phận bán hàng còn phải kể đến bộ phận Quản lý bán hàng_Sale Admin, bộ phận này có trách nhiệm là đầu mối liên lạc giữa đại lý và Công ty Honda Việt Nam, lập các báo cáo bán hàng hàng tuần, hàng tháng gửi ban lãnh đạo và Honda Việt Nam, đồng thời bộ. phận này có trách nhiệm phân xe tới nhân viên bán hàng. Bộ phận dịch vụ: đứng đầu là Giám đốc dịch vụ. Bộ phận dịch vụ phụ trách công tác tư vấn dịch vụ, sửa chữa, bảo dưỡng đối với các loại xe tới đại lý. Bộ phận này kiểm soát các bộ phận nhỏ như: xưởng dịch vụ, xưởng đồng sơn, bộ phận làm sạch và vệ sinh xe… Trực thuộc quản lý của bộ phận dịch vụ còn có bộ phận BO_phụ trách các công việc hậu cần lập các báo cáo dịch vụ chuyển ban lãnh đạo cũng như Honda Việt Nam. Bộ phận CR: Bộ phận CR_Chăm sóc khách hàng, có nhiệm vụ hỗ trợ khâu sau mua hàng bảo dưỡng tại Đại lý. Bộ phận CR cú trỏch nhiệm theo dừi chăm súc cỏc dịch vụ đối với khách hàng tới mua xe tại đại lý, định kỳ nhắc nhở khách hàng khi tới kỳ kiểm tra bảo dưỡng, ngoài ra bộ phận này cũng có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng tới thực hiện các dịch vụ kiểm tra, bảo trì bảo dưỡng xe tại đại lý, đồng thời đây sẽ là bộ phận tiếp nhận các nhận xét phản hồi từ phía khách hàng về các dịch vụ mà đại lý cung cấp. Bộ phận kế toán: đứng đầu là kế toán trưởng tại đại lý, các kế toán phần hành và thủ quỹ. Bộ phận này phụ trách công tác kế toán, hệ thống thông tin tài chính tại đơn vị mình phụ trách và cung cấp các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị tới Ban lãnh đạo. Bộ phận nhân sự : chịu trách nhiệm tuyển dụng nhân sự, chấm công và thực hiện các chế độ cho nhân viên. Qua khảo sát, bằng việc phỏng vấn trực tiếp Kế toán trưởng công ty, Giám đốc đại lý, Giám đốc Bán hàng, Giám đốc dịch vụ về mức độ coi trọng môi trường kiểm soát tại công ty và đại lý, tác giả có nhận xét Ban giám đốc đã có sự quan tâm tới hoạt động KSNB, thông qua việc kiểm soát từ các nhân viên trực tiếp phụ trách tới các cấp quản lý cao hơn, đồng thời hệ thống thông tin được truyền tải đầy đủ tới Ban giám đốc. Điều này yêu cầu các nhân viên phải tuân theo các nội quy, quy định đã đề ra của công ty và Ban giám đốc. Song song với việc thực hiện phỏng vấn Ban lãnh đạo, tác giả đã tiến hành khảo sát, phỏng vấn bộ phận hành chính nhân sự, nhân viên tại các bộ phận trong đại lý về việc ban hành chức năng nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận và nhận được câu trả lời 80% số nhân viên có câu trả lời được cung cấp chức năng nhiệm vụ cụ thể của bộ phận phụ trách và công việc liên quan tới các. bộ phận mình làm việc. Tuy nhiên hoạt động này mới chỉ dừng lại ở mức phổ biến tới nhân viên mà chưa có hình thức ký cam kết bằng văn bản đối với việc tuân thủ các chuẩn mực quy tắc khi người lao động ký hợp đồng làm việc đối với đơn vị. Như vậy ở đây có thể thấy rằng để đảm bảo theo tiêu chuẩn về kiểm soát từ Công ty Honda đặt ra đối với các đơn vị đại diện nói riêng và việc kiểm soát nội bộ với quy mô toàn bộ Công ty, Công ty đã ban hành văn bản dưới dạng quy tắc về chức năng nhiệm vụ cụ thể đối với từng bộ phận và phổ biến đầy đủ tới các nhân viên giúp hệ thống KSNB của đơn vị mà đặc biệt là môi trường kiểm soát hoạt động có hiệu quả hơn. Điều này làm cho mục tiêu về bảo vệ tài sản cũng như mục tiêu đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý được hiệu quả hơn. Các hoạt động thuộc lĩnh vực kinh doanh ô tô của công ty đều được kiểm soát một phần của bên thứ 3 là Công ty Honda Việt Nam thông qua hệ thống kết nối trực tuyến giữa Honda Việt Nam tới các đại lý và hệ thống máy tính. Hệ thống kết nối trực tuyến này cũng là một công cụ để hỗ trợ Công ty thực hiện công việc kiểm soát nội bộ hữu hiệu. Bên cạnh đó, với chính sách nhân sự phù hợp, đơn vị có đội ngũ nhân viên tương đối ổn định, lành nghề. Mỗi cá nhân được bố trí công việc phù hợp với chuyên môn từ khi được tuyển dụng. Đối với hoạt động kinh doanh lưu trú khách sạn:. Với đặc thù kinh doanh của ngành khách sạn, hiện tại công ty sử dụng phần mềm quản lý khách sạn nhằm hỗ trợ cho hoạt động kiểm soát cũng như bộ máy quản lý tại khách sạn hoạt động có hiệu quả hơn. Bộ máy quản lý tại khách sạn được tổ chức theo mô hình trực tuyến, chức năng tuân thủ theo nguyên tắc chỉ có một người có quyền lãnh đạo cao nhất. Với mô hình này bộ máy quản lý gọn nhẹ và phù hợp với nhu cầu quản lý, các bộ phận được phân công công việc cụ thể. Các bộ phận trong khách sạn chịu sự quản lý của một cấp duy nhất là Quản lý khách sạn. Các bộ phận chính trong khách sạn bao gồm:. Quản lý khách sạn : tương tự nhiệm vụ đặt ra đối với Giám đốc đại lý của hoạt động kinh doanh ô tô, là người chịu trách nhiệm cao nhất trong hoạt động kinh doanh thuộc lĩnh vực ngành nghề lưu trú khách sạn của công ty. Quản lý khách sạn là người chịu trách nhiệm điều hành đối với các hoạt động kinh doanh vận hành của khách sạn,. theo dừi việc kiểm tra thực hiện cỏc nhiệm vụ được đưa xuống cho cỏc bộ phận thực hiện cũng như các mục tiêu đặt ra của Công ty đối với ngành kinh doanh này. Bộ phận Bán hàng : có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng đồng thời triển khai các kế hoạch kinh doanh, thực hiện các chương trình marketing cho khách sạn, đảm bảo công tác nghiên cứu và phát triển thị trường. Chịu trách nhiệm về các báo cáo kinh doanh trước Quản lý khách sạn. Bộ phận hành chính nhân sự : chịu trách tuyển dụng, tổ chức đào tạo nhân viên, quản lý hồ sơ về nhân sự, ký kết hợp đồng lao động, phân công công việc, thực hiện lập các báo cáo về tình hình nhân sự của Khách sạn cho Quản lý. Do đặc thù của ngành nghề, trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ lưu trú khách sạn bộ phận hành chính có vai trò đặc biệt quan trọng, giúp nhà quản lý giám sát việc thực hiện các hoạt động kiểm soát của khách sạn đặt ra đối với nhân viên. Bộ máy kế toán : Bộ máy kế toán tại Khách sạn chịu sự quản lý trực tiếp từ Quản lý khách sạn đồng thời thực hiện lập các báo cáo chuyển về công ty. Bộ phận này cú chức năng theo dừi, phản ỏnh toàn bộ hoạt động tài chớnh của khỏch sạn. Do vậy, việc tổ chức hạch toán kế toán chuẩn xác và nhanh chóng đòi hỏi yêu cầu cao nhằm đáp ứng kịp thời các thông tin cần thiết. Ngoài các bộ phận nói trên, do đặc thù của ngành nghề kinh doanh còn có nhiều bộ phận liên quan đến việc vận hành hoạt động kinh doanh cũng như thực hiện theo các hoạt động của hệ thống KSNB mà khách sạn đã đề ra như: lễ tân, buồng phòng, thu mua, bộ phận Bếp, bộ phận nhà hàng, bộ phận Kỹ thuật, bộ phận bảo vệ,… Giữa các bộ phận có mối quan hệ tương hỗ nhau và không có quyền can thiệp vào bộ phận khác, các tình huống phát sinh có liên quan đều được trưởng bộ phận xử lý trước khi đưa lên trình Quản lý khách sạn. Việc phân chia trách nhiệm, quyền hạn cho từng bộ phận được căn cứ vào chức năng và nhiệm vụ cụ thể được giao cho từng bộ phận. Mỗi thành viên của bộ phận được giao nhiệm vụ dựa theo năng lực chuyên môn của mỗi người. Có thể thấy trong hệ thống kiểm soát nội bộ của cụng ty đối với hoạt động của khỏch sạn đó cú sự phõn cụng phõn nhiệm rừ ràng giữa các bộ phận, hạn chế tình trạng chồng chéo trong kiểm soát. Môi trường kiểm soát tại khách sạn gồm các nhân tố thuộc về quy định, chính sách, nhân tố con người… có tác động đến hoạt động và xử lý dữ liệu nhằm thúc đẩy hoạt động KSNB ngày càng có hiệu lực hơn. Triết lý điều hành của bộ máy quản lý mang tính chuyên nghiệp, các công việc được xử lý theo trình tự từ trên xuống, mọi thông tin và quyết định quan trọng đều được báo cáo lên Quản lý khách sạn thông qua trưởng bộ phận. Phong cách điều hành của nhà quản lý nghiêm túc, chặt chẽ trong quản lý nhân sự, thi đua khen thưởng… Mặc dù thời gian hoạt động chưa lâu nhưng khách sạn luôn chủ động xây dựng kế hoạch theo quý tháng trên cơ sở các đơn hàng từ cá nhân, tổ chức về nhu cầu lưu trú, hội họp… tạo sự chủ động trong hoạt động kinh doanh cũng như hoạt động Kiểm soát tại đơn vị mình. Do hoạt động KSNB trong lĩnh vực kinh doanh khách sạn khá phức tạp, vì vậy trong khuôn khổ nghiên cứu của đề tài tác giả giới hạn hoạt động nghiên cứu, tập trung nghiên cứu KSNB đối với các khoản bán hàng và mua hàng của khách sạn đối với hoạt động kinh doanh này. Thực trạng đánh giá rủi ro tại Công ty cổ phần tập đoàn Thái Bình Rủi ro trong kinh doanh là một phần không thể thiếu đối với các doanh nghiệp trong nền kinh tế đầy biến động như hiện nay. Đặc biệt đối với các loại hàng hóa có giá trị lớn và các ngành hàng kinh doanh dịch vụ, vấn đề rủi ro trong kinh doanh càng phải được chú trọng nhiều hơn. a) Các rủi ro tiềm ẩn trong Kiểm soát nội bộ hoạt động kinh doanh ô tô:. Rủi ro bên trong Doanh nghiệp:. Rủi ro trong chính sách khuyến mại: do thủ tục kiểm soát đối với hoạt động kinh doanh vẫn còn hạn chế, ngay đối với chính nhân viên bán hàng và ngay trong các chính sách khuyến mại đưa ra. Điều này không chỉ xảy ra ở đại lý mà còn là tình trạng chung đối với các đại lý ủy quyền của Honda cũng như các hãng xe ô tô khác. Dựa vào nhu cầu lắp đặt phụ tùng của khách hàng và chính sách khuyến mại của đại lý, các nhân viên bán hàng lợi dụng điều này để hưởng lợi phần tính trùng giữa nhu cầu mua của khách và với phần chính sách khuyến mại mà khách được hưởng…. Rủi ro trong khâu thu tiền đặt cọc và giao xe cho khách: đối với khách trực. tiếp đến đại lý nộp tiền và nhận xe thì việc kiểm soát có thể thực hiện theo đúng quy trình. Tuy nhiên đối với những khách hàng ở xa, việc nộp tiền đặt cọc cũng như việc nhận xe thường được thực hiện bởi các nhân viên trực tiếp phụ trách hợp đồng. Mặc dù hiện nay hệ thống Ngân hàng điện tử đã được phổ biến tới tất cả mọi miền, tuy nhiên khách hàng mua xe thuộc nhiều đối tượng khác nhau, vì vậy việc chuyển tiền đặt cọc đôi khi được thực hiện bằng việc nộp tiền mặt. Người nhận tiền là nhân viên tư vấn sản phẩm tới khách hàng_nhân viên bán hàng. Điều này dẫn đến rủi ro trong việc nhân viên sử dụng chính số tiền khách hàng đặt cọc mà không chuyển về công ty. Tương tự, đối với khách hàng ở các tỉnh xa như Lào Cai, Yên Bái… khi không thể đến nhận xe tại đại lý, điều này buộc nhân viên bán hàng phải giao xe cho khách theo yêu cầu. Việc vận chuyển xe theo hình thức này có rất nhiều rủi ro có thể xảy ra gây thiệt hại lớn cho đại lý không chỉ về mặt tài chính mà còn về mặt hình ảnh. Rủi ro đầu tiên là việc khi nhân viên bán hàng nhận xe thay cho khách, tình trạng xe mới 100% đồng thời có đầy đủ chứng từ của xe đi kèm, điều này gây rủi ro rất lớn cho đại lý trong trường hợp nhân viên bán xe hoặc không mang xe tới cho khách mà sử dụng xe vào mục đích khác. Ngoài ra, đối với quãng đường khi xe ra khỏi đại lý, việc va quệt, tai nạn, hỏng hóc trên đường là việc không thể tránh khỏi. Tất cả những rủi ro trên, thì đại lý chính là người chịu trách nhiệm đầu tiên và trước nhất đối với khách hàng. Trên đây là một số rủi ro có thể xảy ra đối với đại lý khi khâu kiểm soát bán hàng chưa thực sự chặt chẽ. Đây là tình trạng chung có thể gặp ở tất cả các đơn vị kinh doanh xe ô tô. Rủi ro bên ngoài doanh nghiệp:. - Rủi ro từ phía khách hàng mua xe: Như tác giả đã phân tích ở trên, do giá trị xe lớn nhưng trong một vài trường hợp giá trị tiền đặt cọc của khách hàng nhỏ, không tương ứng với giá trị của xe, và không có nhiều giá trị trong việc đảm bảo thực hiện việc mua hàng. Điều này ảnh hưởng tới khâu đặt hàng, khi chuyển kế hoạch nhận xe tới công ty, dẫn đến việc làm tăng lượng hàng tồn kho tại đại lý, làm giảm khả năng quay vòng vốn trong công ty. - Rủi ro từ phía nhà cung cấp:. Do nhà cung cấp là đơn vị duy nhất lắp ráp và sản xuất dòng xe Ô tô Honda và số lượng đại lý nhiều. Vì vây, việc cung cấp và phân phối đủ lượng xe vừa đáp ứng mục tiêu nhà cung cấp vừa đáp ứng cũng như khuyến khích nhu cầu của đại lý gặp nhiều khó khăn. Công ty Honda Việt Nam chỉ thực hiện việc chuyển hàng tới các đại lý khi tiền đã được chuyển đủ. Đối với các đơn hàng đã được lên kế hoạch từ trước, Công ty hoàn toàn có thể chủ động được trong việc thực hiện chuyển tiền và giao hàng. Tuy nhiên, do nhu cầu phát sinh của khách hàng, trong một vài trường hợp, công ty buộc phải có những đơn hàng đột xuất và trong thời gian ngắn, tuy nhiên việc cung cấp bị hạn chế bởi nhà sản xuất. Điều này dẫn đến rủi ro trong khâu giao hàng cho khách theo đúng lịch hẹn, ảnh hưởng tới uy tín của công ty…. - Rủi ro từ các đối thủ cạnh tranh:. Trong khuôn khổ nghiên cứu của đề tài, tác giả chỉ giới hạn đề cập tới các đối thủ cạnh tranh trực tiếp là các đại lý ủy quyền Honda giới hạn trên địa bàn Hà Nội và một số tỉnh lân cận mà không đề cập tới rủi ro từ các đại lý của các hàng ô tô khác. Trên địa bàn Hà Nội hiện nay có các đại lý ủy quyên bao gồm: Honda Ô tô Tây Hồ, Honda Ô tô Mỹ Đình, Honda Ô tô Giải Phóng, Honda Ô tô Long Biên, mỗi đại lý ễ tụ được đặt tại một cửa ngừ vào thủ đụ. Ngoài ra, cỏc tỉnh lõn cận cũn cú Honda Ô tô Hải Phòng, Honda Ô tô Bắc Ninh, Honda Ô tô Thanh Hóa. Như vậy, các đại lý đã được phân vùng thị trường, tuy nhiên, với mục tiêu bán hàng chung về doanh thu, vì vậy mỗi đại lý đều đặt ra cho mình những chính sách khuyến mại tốt nhất nhằm thu hút khách hàng. Điều này dẫn đến tình trạng khách hàng đã đến đại lý mua xe, tuy nhiên do lượng thông tin của mạng lưới kinh doanh ô tô khá rộng, dẫn tới việc chèo kéo khách tới các đại lý khác mua xe với các chính sách ưu đãi hơn nữa. Đây là một rủi ro thường gặp nhất đối với thị trường kinh doanh xe. b) Các rủi ro tiềm ẩn Kiểm soát nội bộ hoạt động kinh doanh khách sạn:. Đối với hoạt động kinh doanh khách sạn, mặc dù khách sạn đã đưa ra được những quy định nội bộ đối với nhân viên, tuy nhiên do khách sạn mới đi vào hoạt động, đồng thời hệ thống kiểm soát nội bộ chưa được xây dựng một cách tổng thể. và đồng bộ nên hiện nay khách sạn vẫn chưa đưa ra được hệ thống nhận diện các rủi ro có thể xảy ra cũng như đưa ra các quy định nhằm giải quyết các rủi ro này. Hiện nay việc giải quyết các rủi ro vẫn được thực hiện dưới dạng giải quyết các tình huống phát sinh tại thời điểm sự việc xảy ra. Các rủi ro trong hoạt động khách sạn có thể kể đến bao gồm:. Đối với hoạt động bán hàng thu tiền: do đây là ngành kinh doanh dịch vụ lưu trú do vậy các nguồn khách rất đa dạng bao gồm khách hàng từ các công ty du lịch liên kết, các khách tour, khách đặt phòng qua mạng, khách lẻ trực tiếp… do đó khâu kiểm soát các nguồn khách về thời gian lưu trú cũng như các quy định về tài chính đối với khách là điều bắt buộc. Tuy nhiên tại thời điểm khảo sát, khách sạn hầu như chưa có các quy định cụ thể đối với từng đối tượng khách hàng dẫn tới tình trạng nhân viên bị động khi làm việc với khách cũng như hạn chế trong khâu kiểm soát về mặt tài chính… Bên cạnh đó, hiện nay khách sạn cũng chưa đưa ra được các quy định trong việc khách hàng đền bù, bồi thường khi gây ra những hỏng hóc trong quá trình lưu trú đối với tài sản của khách sạn. Có thể nói trong các lĩnh vực hoạt động kinh doanh của mình, công ty nói chung và các đơn vị cơ sở nói riêng vẫn chưa nhận dạng được các rủi ro trong từng hoạt động kinh doanh cũng như chưa đưa ra được quy trình kiểm soát rủi ro cụ thể nhằm hạn chế hậu quả đáng tiếc về tài chính cũng như công tác kiểm soát. Hiện tại, công ty và các đơn vị cơ sở chỉ thực hiện giải quyết các rủi ro phát sinh theo vụ việc, điều này dẫn đến tình trạng thiếu chuyên nghiệp trong công tác KSNB trong nền kinh tế thị trường liên tục biến động và đầy rủi ro như hiện nay. Thực trạng hoạt động kiểm soát tại Công ty cổ phần tập đoàn Thái Bình 3.2.3.1. Thực trạng áp dụng các nguyên tắc cơ bản của Kiểm soát nội bộ tại công ty. Qua trao đổi với Ban lãnh đạo Doanh nghiệp, thông qua điều lệ hoạt động, các quy định về chức năng nhiệm vụ của các phòng ban trong đơn vị, cho thấy đơn vị đã quan tâm và áp dụng các nguyên tắc: Phân công phân nhiệm; ủy quyền phê chuẩn và bất kiêm nhiệm trong việc thiết lập một số thủ tục kiểm soát hiện có của đơn vị. - Về nguyên tắc phân công phân nhiệm:. Nguyên tắc phân công phân nhiệm được thể hiện thông qua các quyết định phân công công việc gắn với quyền hạn và trách nhiệm giữa các thành viên trong ban điều hành, các phòng ban nghiệp vụ, các bộ phận giữa Công ty và giữa Công ty với các đơn vị cơ sở. Do công ty thuộc loại hình công ty cổ phần vì thế Ban điều hành công ty bao gồm Hội đồng quản trị và Ban giám đốc. Hội đồng quản trị nhận và chịu trách nhiệm bảo toàn phát triển vốn của các cổ đông, chịu trách nhiệm trước đại hội đồng cổ đông về kết quả hoạt động kinh doanh, đảm bảo thực hiện mục tiêu hội đồng cổ đông thông qua. Hội đồng quản trị thực hiện việc kiểm tra, giám sát Giám đốc trong việc sử dụng bảo toàn và phát triển vốn, thực hiện các nghĩa vụ đối với nhà nước. Theo Điều lệ của công ty ban hành quy định về nhiệm vụ của Hội đồng quản trị như sau:Chủ tịch Hội đồng quản trị có các quyền và nhiệm vụ sau đây:. a) Lập chương trình, kế hoạch hoạt động của Hội đồng quản trị;. b) Chuẩn bị hoặc tổ chức việc chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu phục vụ cuộc họp; triệu tập và chủ toạ cuộc họp Hội đồng quản trị;. c) Tổ chức việc thông qua quyết định của Hội đồng quản trị;. d) Giám sát quá trình tổ chức thực hiện quyết định của Hội đồng quản trị;. đ) Chủ toạ họp Đại hội đồng cổ đông;. e) Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định trong Điều lệ công ty. Khi đến hạn thanh toán, kế toán có nhiệm vụ lập chứng từ chi tiền cùng với đơn hàng và hợp đồng mua hàng (nếu có), chuyển Kế toán trưởng và Quản lý khách sạn ký duyệt. Việc thanh toán các khoản công nợ với nhà cung cấp được thực hiện theo tháng từ ngày 10 đến 15 của tháng tiếp theo và được đối chiếu công nợ với nhà cung cấp trước khi thực hiện thanh toán. Giám sát chu trình mua hàng thanh toán:. Tất cả các thông tin số liệu đều được thực hiện đối chiếu lẫn nhau, số lượng nhập về kho sẽ đối chiếu với kế toán thanh toán và số liệu kế toán chi trả cho nhà cung cấp được đối chiếu với số liệu của cán bộ thu mua. Điều này hạn chế được rủi ro, tránh được tình trạng thanh toán chênh lệch hóa đơn hoặc những rủi ro từ bên ngoài. Nếu trong quá trình mua hàng, phát sinh lượng hàng thừa hay thiếu, cán bộ thu mua, thủ kho, người giao hàng cùng ký biên bản xác nhận làm căn cứ để thực hiện việc giao hàng và thanh toán sau này. Kiểm soát quá trình xuất kho:. Hoạt động kiểm soát xuất kho hàng hóa:. Bằng phương pháp phỏng vấn nhân viên kế toán tại công ty và kế toán của khách sạn, thủ kho nguyên liệu mua về trong công ty được hạch toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ và tính thuế Giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Đồng thời để có căn cứ xuất kho, thủ kho cần phải xem Giấy đề nghị cung cấp hàng hóa từ bộ phận liên quan về số lượng chủng loại và mục đích sử dụng. Hàng ngày nhân viên các bộ phận liên quan dựa vào định mức đã được quy định do trưởng các bộ phận lập sẽ tiến hành nhập kho. Số hàng xuất đi dựa trên mẫu đơn yêu cầu nhận hàng có chữ ký xác nhận của trưởng bộ phận. Thủ kho chỉ tiến hành xuất hàng khi có đầy đủ thông tin trên Giấy đề nghị cung cấp hàng hóa: tên hàng, số lượng, bộ phận sử dụng,… các phiếu xuất phải có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan. Phiếu yêu cầu được lập thành 03 bản, một bản lưu tại cuống do thủ kho giữ, một bản giữ bởi bộ phận nhận hàng, một bản chuyển kế toán hạch toán. Bộ phận kế toán cí trách nhiệm kiểm tra lại tính đầy đủ và hợp lệ của phiếu yêu cầu. Giám sát hoạt động xuất kho. Do đặc thù của ngành hàng kinh doanh khách sạn nhà hàng, hàng hóa nhập về chủ yếu là các mặt hàng có thời hạn sử dụng ngắn, vì vậy đối với các hàng hóa là thực phẩm tươi sống được nhập về theo ngày. Định kỳ hàng tháng thủ kho kết hợp cùng bộ phận kế toán tiền hành kiểm kho hàng đồng thời vào sổ chi tiết nhập xuất tồn kho hàng tháng, kiểm tra đối chiếu số liệu thực nhập thực xuất mỗi tháng đảm bảo số liệu giữa tồn thực tế và tồn trên sổ sách. Đối với các loại hàng hóa bị hao hụt, hỏng không sử dụng được, thủ kho và bộ phận liên quan phải tiến hành lập biên bản hủy có chữ ký của các bên liên quan và chữ ký duyệt của Phòng kế toán cũng như Quản lý khách sạn nhằm hạn chế tối đa việc thất thoát hao hụt tại kho. Việc kiểm kho phải đảm bảo số lượng thực tế phù hợp với số lượng trên sổ, đảm bảo hàng được đảo kho liên tục tránh tình trạng hàng hóa hết hạn sử dụng. Các biên bản kiểm kê phải có xác nhận của thủ kho, kế toán và cán bộ thu mua. b) Kiểm soát chu trình bán hàng thu tiền.

MỘT SỐ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN THÁI BÌNH