Hướng dẫn quản trị văn phòng hiệu quả tại Công ty than Khe Chàm

Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng

Chức năng nhiệm vụ của văn phòng

Hàng tháng tổng hợp số lượng lượt người thăm quan phòng truyền thống Tìm hiểu, đề xuất bổ sung kịp thời các loại sách, báo có giá trị về KH- KT, VH-XH, chính sách pháp luật để phục vụ cho CBCNV trong công ty và nhân dân trên địa bàn phường Mông Dương. Mọi người trong phòng đều phải quan tâm đến công việc của người khác, tìm hiểu, biết phần công việc của người khác đang làm để khai thác thông tin phục vụ cho công việc của mình đồng thời xem xét các số liệu thông tin, phương pháp làm việc của người khác, học hỏi những điều tốt, góp ý những điều tồn tại để cùng nhau tiến bộ.

Tổ chức nhân sự

Tất cả công văn đi, đến đều phải tập trung về trưởng phòng xem xét ký duyệt và điều phối công văn đến người liên quan để giaỉ quyết công việc theo nhiệm vụ được phân công và để kiểm soát công việc theo chức năng nhiệm vụ của phòng. Tất cả mọi người từ Chánh văn phòng căn cứ vào nhiệm vụ được phân công viết quy trình giải quyết các phần công việc do mình phụ trách để phòng bàn bạc thống nhất.

Công tác tổ chức xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác

- Chương trình làm việc năm: Cuối năm văn phòng yêu cầu các Phòng ban, đơn vị trong Công ty nộp Báo cáo tình hình hoạt động của 1 năm sau đó Văn phòng tổng hợp và xây dựng chương trình làm việc cho năm tới và báo cáo tổng kết năm cũ trình lên Giám đốc xem xét. Chương trình làm việc quý: Trong tháng cuối của mỗi quý các phòng ban, đơn vị trong Công ty đánh giá tình hình thực hiện chương trình làm việc của quý đó “ Những kết quả đạt được, những thiếu sót, khó khăn, thuận lợi đồng thời xây dựng chương trình làm việc của quý tiếp theo đã ghi trong chương trình làm việc năm.

Công tác tổ chức xây dựng quy chế, nội quy, quy định cho công ty

Trong công tác xây dựng các nội quy, quy chế, quy định Văn phòng sẽ thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp những ý kiến, đề xuất của CBCNV trong Công ty sau đó trình lên lãnh đạo, lãnh đạo sẽ căn cứ vào những yếu tố khách quan như những ý kiến tham gia của các cấp quản lý, những nhân viên, sau đó Văn phòng sẽ tổng hợp những ý kiến, phân tích chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án giải quyết kịp thời và đúng đắn. Các quy chế, nội quy của Công ty ban hành đang được thực hiện rất tốt như: Các quy ước văn hoa ứng xử trong công ty than Khe Chàm – TKV, quy định về công tác văn thư, lưu trữ trong công ty than Khe Chàm – TKV.

Công tác tổ chức quản lý và tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ

+ Chương VI quy định về quản lí, bảo quản tài liệu, việc xác định độ mật và quản lí sử dụng các hồ sơ tài liệu mật, lập hồ sơ công việc, lưu trữ tại đơn vị và nờu rừ quy định về tổ chức, sử dụng tài liệu lưu trữ, thời hạn bảo quản tài liệu và đánh giá tiêu hủy hồ sơ lưu trữ. Tất cả các cán bộ nhân viên của Công ty trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ có trách nhiệm phối hợp với bộ phận văn thư, lưu trưc thực hiện nghiêm chỉnh các chủ trương của Đảng, pháp luật Nhà nước và Quy định của Công ty về Công tác văn thư, lưu trữ.

Thu thập và bổ xung tài liệu

- Cán bộ văn thư luôn giữ gìn con dấu sạch sẽ, cất giữ cẩn thận. Hoặc giao cho người khác nhưng phải được sự đồng ý của người có thẩm quyền bằng văn bản.

Phân loại tài liệu

Văn thư Công ty sắp xếp tài liệu theo nguyên tắc từ ngoài vào trong, từ trái qua phải, từ trên xuống dưới. Tài liệu Công ty được xếp thẳng đứng do đó thuận tiện cho việc lấy ra, tiện cho việc tra cứu.

Bảo quản và bảo vệ an toàn tài liệu

Xác định giá trị tài liệu và Tiêu hủy tài liệu hết giá trị

Ba năm một lần Công ty tiến hành việc tổ chức tiêu hủy tài liêu: Cán bộ văn thư thực hiện công tác xác định giá trị tài liệu để phân loại ra tài liêu còn giá trị bảo quản và tài liệu hết giá trị để tổ chức tiêu hủy. Sau khi đã phân loại tài liệu cán bộ văn thư xin ý kiến của Chánh văn phòng và được sự đồng ý của Chánh văn phòng và có hai người làm chứng thì cán bộ văn thư tiến hành tổ chức tiêu hủy tài liệu và phải có biên bản tiêu hủy tài liệu sau hoàn thành công việc.

Tổ chức sử dụng, khai thác tài liệu

• Nhận xét về thực trạng công tác quản trị văn phòng tại công ty than Khe Chàm
• Giải pháp

Quay phim, chụp ảnh Hội nghị (nếu có). Ghi biên bản Hội nghị. Thứ ba: Kết thúc Hội nghị văn phòng thực hiện các công việc sau:. Hoàn thiện biên bản. Thông báo ý kiến chỉ đạo tại Hội nghị tới các phòng ban, đơn vị, cá nhân trong Công ty. Sắp xếp lại các văn bản, tài liệu để lập hồ sơ Hội nghị bao gồm:. Giấy mời, danh sách đại biểu, kế hoạch, chương trình nghị sự, lời phát biểu của cấp trên. quyết định khen thưởng, biên bản….sau đó nộp lưu phục vụ cho công tác khai thác, sử dụng sau này. Viết thư cảm ơn. Rút kinh nghiệm giữa các bộ phận, cá nhân tham gia Hội nghị. Thực trạng công tác tổ chức các chuyến đi công tác. Văn phòng chịu trách nhiệm tổ chức các chuyến công tác của Lãnh đạo Công ty. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thường xuyên có các chuyến đi công tác xa lâu ngày hoặc ngắn ngày ở trong nước, kể cả các chuyến đi công tác ở nước ngoài. Một trong những nhiệm vụ quan trọng của văn phòng là tổ chức các chuyến đi công tác cho Công ty Lãnh đạo. Thứ nhất: Tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo. Văn phòng thực hiện các nhiệm vụ sau:. a) Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác. Gồm các công việc sau:. + Xác định mục đích chuyến đi. + Nội dung chuyến đi. + Địa điểm công tác. + Số lượng người tham gia. + Ngày tháng bắt đầu và kết thúc. + Phương tiệc đi lại. b) Giải quyết các thủ tục giấy tờ. + Giấy phép xuất cảnh, hộ chiếu (Đi công tác ở nước ngoài). + Chứng minh thư nhân dân. + Các giấy tờ khác. c) Chuẩn bị phương tiện. Tùy thuộc theo địa điểm và thời gian công tác, lựa chọn các phương tiện giao thông cho phù hợp và tiết kiệm. Văn phòng phải nắm vững được đầy đủ và chính xác các thông tin, các phương tiện giao thông nơi đến công tác. Bao gồm các nội dung sau:. + Bảng giờ đến của từng loại phương tiện. + Độ dài quãng đường. + Chế độ, tiêu chuẩn lãnh đạo được sử dụng. d) Liên hệ với nơi đến công tác để chuẩn bị điều kiện ăn, nghỉ và làm việc. Văn phòng gọi điện đến nơi công tác để thông báo nội dung, hẹn ngày giờ làm việc và đăng ký nơi ăn, nơi ở. e) Chuẩn bị tài liệu và các phương tiện khác cho chuyến đi công tác. + Các tài liệu pháp quy, pháp luật hiện hành thuộc lĩnh vực hoạt động. + Các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, các sách tham khảo có liên quan. + Các dữ liệu có liên quan được sao chép trong đĩa CD – ROM và mang theo máy tính xách tay. + Nếu có thể được nên mang theo điện thoại di động có khả năng kết nối mạng với máy tính xách tay để có thể gửi Fax, Email, truy cập internet để thuận lợi cho việc giải quyết công việc. f)Chuẩn bị kinh phí.