Phần mềm quản lý cổ đông cho công ty cổ phần
MỤC LỤC
NHU CẦU TIN HỌC
Theo cách làm thủ công, việc sắp xếp hệ thống thông tin phục vụ công tác quản lý, mặc dù trong những năm qua không ngừng đổi mới, có nhiều tiến bộ đã đáp ứng được nhiệm vụ được giao. - Hầu hết các công việc đều làm bằng phương pháp thủ công nên còn kém hiệu quả, tốn nhiều thời gian tốc độ không cao. - Do cách quản lý hồ sơ thủ công trên giấy tờ nên khi cần bổ sung thì người quản lý phải sửa đổi, thêm bớt gạch xoá dẫn đến thông tin không chính xác, dễ nhầm lẫn.
- Đối với một khối lượng hồ sơ lớn, các công việc lưu trữ , bảo quản bổ sung cập nhật, tra cứu, khai thác thông tin đòi hỏi phải tiêu tốn nhiều về vật chất và con người như hệ thống kho lưu trữ, bảo quản. Số lượng cán bộ làm công tác quản lý nhân sự , thời gian công sức, làm việc nhiều mà có khi vẫn không đảm bảo yêu cầu. - Đối với công tác thực hiện chuyển nhượng, chia tách, chi trả cổ tức thực hiện sẽ rất khó khăn và dễ dàng phát sinh nhữ sai sót trong thao tác thủ công.
Vơi những đơn vị có số lượng cổ đông lơn thì gần như không thể thực hiện được. - Thiết kế một chương trình quản lý trên máy tính sẽ giúp chúng ta xử lý các công việc như: Lưu trữ hồ sơ, quá trình công tác, quá trình quản lý lương, báo cáo, thống kê …Việc sử dụng công nghệ thông tin cho các công việc trên là hết sức cần thiết và có tính ưu việt lớn.
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CỔ ĐÔNG
Chức năng quản lý Hồ sơ
- Cập nhật Tổ chức phát hành: Có nhiệm vụ cập nhật hồ sơ Tổ chức phát hành khi có yêu cầu, cập nhật thông tin vốn điều lệ,…. - Cập nhật hồ sơ cổ đụng: chức năng này cú nhiệm vụ theo dừi việc cập nhật thông tin cổ đông, thêm sửa, bổ xung thông tin về cổ đông ,.
Chức năng Cổ phiếu - Cổ tức
- Sổ cổ đông: chức năng này có nhiệm thục hiên tạo sổ cổ đông cho Cổ đông sau mỗi lần thực hiện phát hành thêm. - Phát hành: Thực hiên thao tác phát hành thêm hoặc phát hành mới đối với tổ chức thực hiện phát hành lần đầu. - Chi trả cổ tức: Thực hiện quyền nhận cổ tức bằng cổ phiếu hoặc nhận cổ phiếu thưởng hoặc thực hiện chi trả bằng tiền mặt cho Cổ đông theo các đợt chi trả cổ tức.
- Tách gộp, thay đổi mệnh giá: mỗi khi có yêu cầu thay đổi mệnh giá hay tách gộp cổ phần từ ban quản trị, người sử dụng sẽ thục hiên thao tác trên chức năng này để thực hiện.
HỆ THỐNG QUẢN LÝ CỔ ĐÔNG
Mô hình luồng dữ liệu
Một hệ thống bất kỳ đều là một thể thống nhất, do vậy các chức năng sẽ có các mối liên hệ với nhau. Biểu đồ luồng dữ liệu sẽ cho phép ta diễn tả quá trình xử lý thông tin giữa các chức năng, mối liên hệ giữa các chức năng và trình tự thực hiện chúng trong hệ thống. - Chức năng: Là một quá trình biến đổi dữ liệu, trong sơ đồ luồng dữ liệu các chức năng hoặc tiến trình được hiểu là các quá trình biến đổi thông tin, từ thông tin đầu vào nó biến đổi, tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin và tạo ra thông tin mới tổ chức thành thông tin đầu ra phục vụ cho hoạt động của hệ thống như lưu vào kho dữ liệu hoặc gửi cho các tiến trình hoặc bộ phận khác.
- Luồng dữ liệu: Là tuyến truyền dẫn thông tin vào hay ra của một chức năng nào đó. Trong sơ đồ luồng dữ liệu các kho dữ liệu thể hiện các thông tin cần lưu hoặc. Trong sơ đồ dữ liệu dưới tên kho dữ liệu chúng ta sẽ chỉ quan tâm đến các thông tin được chứa trong đó.
- Tác nhân ngoài : Là thực thể ngoài hệ thống có trao đổi thông tin với hệ thống. Có thể là một người, một nhóm người hay một tổ chức ở bên ngoài hệ thống nhưng có mối liên hệ với hệ thống. Sự có mặt của yếu tố bên ngoài trong sơ đồ dòng dữ liệu nghiệp vụ cho việc.
Nhân tố bên ngoài là phần sống còn của hệ thống, chúng là nguồn cung cấp thông tin cho hệ thống và là nơi nhận các sản phẩm của hệ thống. - Tác nhân trong: Trong khi các nhân tố bên ngoài luôn luôn là một danh từ, biểu thị cho một bộ phận một phòng ban hoặc một tổ chức thì các nhân tố bên trong bao giờ cũng ở dạng động từ hoặc bổ ngữ. Các nhân tố bên trong là một chức năng hoặc một tiến trình bên trong hệ thống.
Cổ đông cung cấp thông tin cho hệ thống quản lý như tên tuoi, địa chỉ, CMND, Đăng ký kinh doanh, … Hệ thống trả lại thông tin là sổ cổ đông, giấy xác nhận sở hữu cổ phần, …. Hội đồng quản trị yêu cầu các loại báo cáo, thông tin tình hình hoạt động chuyển nhượng của Cổ đông, Hệ thống trả lại các báo cáo và các thông tin theo yêu cầu.
Mô hình thực thể liên kết (ER)
Khi thiết kế cơ sở dữ liệu: Phải phõn biệt rừ với thiết kế cỏc quỏ trỡnh xử lý dữ liệu. Khi thiết kế phải tạo ra được một cơ sở dữ liệu lưu trữ không bị dư thừa về mặt logic khi cần có thể truy cập thông tin theo một số yêu cầu nào đó.
Chi tiết các bảng
AccountNumber nvarchar Số tài khoản ngân hàng Contactname nvarchar Tên Người đại diện AccountOn nvarchar Tại ngân hàng Contacrolle nvarchar Chức vụ. Ispublisher Interger Tổ chức phát hành la 1, cổ đông là 0 FK_HolderType Integer Loại cổ đông (nhà nước, thông thường,. PK_TransKindID Integer Mã khóa loại chuyển nhượng PK_StockKindID Integer Mã khóa CK chuyển nhượng PK_IssueID Integer Mã khóa đọt phát hành loại.
PK_PartyIDFrom Integer Mã khóa cổ đông bán PK_PartyIDTo Integer Mã khóa cổ đông mua. PK_StockindID Integer Mã khóa loại cổ phiếu PK_IssueID Integer Mã khóa đợt phát hành. PK_StockKindID Integer Mã khóa loại cổ phiếu PK_IssueID Integer Mã khóa đợt phát hành.
Thiết kế giao diện phần mềm
Trong form này cho phép người dùng cập nhật, thêm, xóa thông tin cổ đông của công ty cổ phần. Form được chia làm hai tab, tab thông tin cổ đông và tab thông tin người đại diện đối với cổ đông là tổ chức. Form này đồng thời cho phép người sử dụng tra cứu các công ty mà phần mềm đang quản lý.
Form này dùng để thực hiện lập danh sách cổ đông được hưởng cổ tưc để phòng kế toán chi trả cho các cổ đông. Tab tiếp theo (hình 12b) dùng để trả cổ tức bằng cổ phiếu hoặc thanh toán cổ phiếu thưởng cho cổ đông. Form này cho phép thực hiện phát hành lần đầu, phát hành cổ phiếu thưởng,… Mỗi đợt phát hành sẽ được cập nhật vào nhật ký phát hành và cho phép người dùng tra cứu.
Người dùng lựa chon tổ chức phát hành sổ cổ đông, sau đó chọn cổ đông trong list hiện ra rồi thực hiện. Khi có yêu cầu chuyển nhượng từ phía cổ đông người sử dụng sẽ thực hiện chuyển nhượng trong form này (hình 15a). Tab nhật ký chuyển nhượng cho phép tra cứu các đợt chuyển nhượng và thực hiện in phiếu thu phí chuyển nhượng cho cổ đông.
