Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nguyên vật liệu tại công ty xây dựng điện và dịch vụ phát triển nông thôn
MỤC LỤC
THỰC TRẠNG BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY TNHH NN MỘT THÀNH VIÊN CƠ KHÍ HÀ NỘI
Kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty là tổng thể các bộ phận khác nhau có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau được chuyên môn hoá, có trách nhiệm và quyền hạn nhất định, được bố trí thành những khâu, những cấp khác nhau nhằm bảo đảm các chức năng quản lý và phục vụ mục tiêu chung của doanh nghiệp. Với ý nghĩa to lớn đó, trong 45 năm xây dựng và trưởng thành Công ty đã không ngừng tìm tòi, đổi mới để lựa chọn một kiểu cơ cấu tổ chức phù hợp với tình hình cũng như những đặc điểm kinh tế kỹ thuật của Công ty. Việc lựa chọn cơ cấu tổ chức quản lý theo kiểu trực tuyến chức năng một mặt cho phép người thủ trưởng được sự giúp sức của các phòng chức năng, các chuyên gia, các hội đồng tư vấn trong việc suy nghĩ, nghiên cứu, bàn bạc tìm giải pháp tối ưu cho những vấn đề phức tạp.
Tuy nhiên, quyền quyết định những vấn đề ấy vẫn thuộc về thủ trưởng tức là Công ty thực hiện tốt chế độ một thủ trưởng, mặt khác nó cho phép Công ty có thể tận dụng được tài năng trình độ, kinh nghiệm làm việc của các Phó tổng giám đốc trong Công ty đồng thời nó cũng thúc đẩy sự hợp tác giữa các phòng ban và các phân xưởng trong Công ty.
Chức năng nhiệm vụ của ban lãnh đạo Công ty
- Chức năng: Phụ trách chung mọi hoạt động hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cũng như các hoạt động khác theo điều lệ Công ty đồng thời điều hành giám sát các hoạt động của một số đơn vị trong Công ty như: bộ phận nghiên cứu đầu tư và quản lý dự án, bộ phận kinh doanh, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, trường THCN chế tạo máy, phòng kế toán thống kê tài chính, phòng tổ chức nhân sự. - Chức năng: Giúp Tổng giám đốc tổ chức thực hiện kế hoạch đồng thời trực tiếp điều hành giám sát việc thực hiện công việc của một số phòng và một số xưởng như: Xí nghiệp Đúc, xưởng kết cấu thép, xưởng cơ khí lớn, xưởng cơ khí chính xác, xưởng cơ khí chế tạo, xưởng lắp ráp, xưởng bánh răng, xưởng cán thép, trung tâm kĩ thuật điều hành sản xuất, bộ phận chế tạo chuẩn bị dụng cụ gá lắp, xí nghiệp sửa chữa thiết bị, phòng vật tư, kho vật tư. - Chức năng: giúp Tổng giám đốc đề ra các kế hoạch xậy dựng cơ bản phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh, chăm sóc sức khoẻ, nâng cao tinh thần làm việc thông qua các hoạt động văn hoá xã hội, đồng thời điều hành quản lỹ, giám sát các hoạt động của phòng quản trị đời sống, phòng bảo vệ, phòng y tế, trung tâm xây dựng cơ bản, trường mầm non Hoa Sen.
Có trách nhiệm tập hợp thông tin, các văn bản pháp lý trong và ngoài công ty, phân loại, báo cáo giám đốc và các phó giám đốc được ủy quyền giải quyết, truyền đạt những ký kết của ban giám đốc về việc xử lý các thông tin và các văn bản hành chính đến các đơn vị chịu trách nhiệm thực hiện, thiết lập kế hoạch làm việc của giám đốc trong tuần, chuẩn bị cho giám đốc các cuộc họp, hội nghị, lễ tân và tiếp khách.
Thực trạng các bộ phận quản lý của công ty
Đây là một thuận lợi đối với Công ty vì trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt hiện nay không ngừng đòi hỏi ban lãnh đạo Công ty phải vững về chuyên môn nghiệp vụ mà còn phải có kiến thức về quản lý pháp luật và ngoại ngữ mới có thể điều hành doanh nghiệp một cách hiệu quả. + Xây dựng dự thảo các văn bản, nội quy, quy chế về tổ chức nhân sự, lao động tiền lương và liên hệ với các cơ quan bảo hiểm làm thủ tục giải quyết chế độ chính sách sau khi được Tổng giám đốc quyết định và giải quyết các vấn đề xã hội khác theo quy chế của Công ty đã ban hành. Một trưởng phòng (Vũ Khắc Nghĩa) là người được Tổng giám đốc bổ nhiệm có trách nhiệm phụ trách chung mọi mặt hoạt động trong phòng, thường xuyên báo cáo trực tiếp với tổng giám đốc về tình hình hoạt động của phòng và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về các hoạt động trong phòng.
Hiện nay pháp luật kế toán ở nước ta chưa hoàn chỉnh và thường xuyên thay đổi để phù hợp với chế độ hiện hành và pháp luật quốc tế do đó đòi hỏi các cán bộ công nhân viên trong phòng phải không ngừng nâng cao trình độ để theo kịp sự thay đổi và nắm bắt được các chính sách của Nhà nước. - Chức năng: Phũng cú chức năng kiểm tra, giỏm sỏt, theo dừi toàn bộ chất lượng sản phẩm hàng hoá dịch vụ cũng như các vấn đề về môi trường trong phạm vi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đồng thời báo cáo kịp thời các hoạt động liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của đơn vị cho Tổng giám đốc. - Nhiệm vụ: Phối hợp, liên kết chặt chẽ thường xuyên với các đơn vị có liên quan để nắm chắc tình hình vật tư tồn kho đầu kỳ, lập kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty, nắm bắt chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật và thiết lập kế hoạch xem xét, cân đối tổng hợp mọi nhu cầu vật tư cần thiết.
Phân tích mối quan hệ giữa các phòng ban và của ban lãnh đạo với các phòng ban
Nguồn: Báo cáo tình hình lao động của Phòng Tổ Chức công ty Xét về mặt chất lượng lao động ta thấy số lượng lao động có trình độ đại học và trên đại học còn thấp chiếm 18.84% trong tổng số lao động mà được phân bố chủ yếu ở bộ phận lao động gián tiếp( lao động quản lý). - Mối quan hệ dọc : Phòng tổ chức do giám đốc trực tiếp quản lý do vạy trưởng phòng có trách nhiệm báo caos mọi hoạt động có liên quan đến phòng với giám đốc công ty và truyền đạt các quyết định của ban lãnh đạo công ty, của phòng đến các bộ phận có liên quan. Qua sơ đồ ta thấy phòng tổ chức có quan hệ mật thiết với các phòng kinh doanh và phòng tài chính kế toán thống kê và các phân xưởng khác thông qua việc xắp xếp bố trí điều chỉnh lao động và các kế hoạch về tiền lương, chính sách đối với người lao động.
- Mối quan hệ dọc: Trung tâm kỹ thuật điều hành sản xuất nằm dưới sự chỉ đạo trược tiếp của phó giám đốc sản xuất, do đó mọi công tác liên quan đến chức năng nhiệm vụ của trung tâm đều phải được báo cáo với phó giám đốc sản xuất và giám đốc Công ty.
Đánh giá về công tác tổ chức bộ máy quản lý tại công ty Cơ khí Hà Nội
Ta có thể lấy ví dụ trực tiếp qua các phòng như: Văn phòng công ty có tới 4 nhân viên lái xe, phòng kế toán thống kê tài chính, phòng quản lý chất lượng sản phẩm có tới 25 cán bộ… Điều này không hợp lý so với yêu cầu tinh giảm bộ máy quản lý trong cơ chế thị trường hiện nay ( hợp lý nhất là từ 8%- 12% lao động quản lý). - Điều kiện làm việc của một số phòng ban chưa được tốt do cơ sở vật chất được trang bị đã khá lâu, cùng với việc sắp xếp bố trí trong khu vực sản xuất trực tiếp làm ảnh hưởng đến quá trình làm việc của các cán bộ quản lý. Các doanh nghiệp, công ty muốn tồn tại và đứng vững trên thị trưởng thì phải không ngừng cải tiến công nghệ, cải tiến sản phẩm và áp dụng các tiến bộ công nghệ hiện đại để tăng hiệu quản sản xuất kinh doanh, tăng chất lượng sản phẩm từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh của Công ty.
- Ngoài ra phần lớn các xí nghiệp cơ khí quốc doanh lâm vào tình trạng bế tắc trong hoạt động kinh doanh và một số xí nghiệp trong đó đã bị phá sản, điều này không những làm giảm số lượng khách hàng của Công ty mà còn làm tăng nguồn cung cấp máy công cụ do thanh lý.
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY TNHH NN 1 THÀNH VIÊN CƠ KHÍ HÀ NỘI
Mục tiêu định hướng phát triển của Công ty trong những năm tới
-Thực hiện đúng, đầy đủ phương châm “ Vui lòng khách đến, vừa lòng khách đi”. -Bằng mọi phương tiện, tuyên truyền và giáo dục cho cán bộ công nhân viờn hiểu rừ chất lượng là sự sống cũn của Cụng ty, lao động cú chất lượng là nghĩa vụ đồng thời là quyền lợi sát sườn của mỗi người. -Thường xuyên cải tiến sản phẩm, thực hiện chiến lược đầu tư đổi mới công nghệ, đào tạo nâng cao năng lực cán bộ công nhân viên đáp ứng mọi yêu cầu phát triển của công ty.
-Xây dựng duy trì hệ thống đảm bảo chất lượng theo mô hình Tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001-2000.
Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty
- Điều này đồng nghĩa với việc là ta nên bỏ chức danh Phó tổng giám đốc phụ trách điều hành sản xuất và Phó tổng giám đốc phụ trách kỹ thuật, khoa học công nghệ, chất lượng sản phẩm đi và thay vào là hai Phó tổng giám đốc mới phụ trách điều hành trực tiếp sản phẩm đúc và sản phẩm máy công cụ phụ tùng. Mục tiêu cuối cùng của công việc là có được một cơ cấu tổ chức gọn nhẹ có hiệu lực, luôn đáp ứng kịp thời những yêu cầu mới tức là các chức năng nhiệm vụ của các phòng ban không bị chồng chéo, thông tin được truyền một cách nhanh chóng, đảm bảo được hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Phó tổng giám đốc phụ trách về chất lượng và tiến độ về máy công cụ và phụ tùng sẽ quản lý trực tiếp một số phòng ban và xí nghiệp trực tiếp liên quan đến sản phẩm máy công cụ và phụ tùng như: Xí nghiệp chế tạo máy công cụ và phụ tùng, xí nghiệp chế tạo thiết bị toàn bộ, xí nghiệp cơ khí chính xác, xí nghiệp lắp đặt sửa chữa thiết bị.
- Trình độ, năng lực lãnh đạo và tổ chức quản lý: Biết sử dụng, phát hiện cán bộ có trình độ, biết sa thải kỷ luật những người lao động không hoàn thành nhiệm vụ, biết khen thưởng động viên những cá nhân suất sắc, biết phát hiện những khâu trọng tâm trong từng thời kỳ trên cơ sở nắm toàn diện các khâu quản lý, biết giải quyết công việc có hiệu quả, nhanh, nhạy bén.