Cải tiến công tác đánh giá thực hiện công việc tại khối văn phòng Công ty HUDS

Cơ sở lý thuyết về đánh giá thực hiện công việc .1 Một số khái niệm

Tuy nhiên, theo cách chung nhất thì đánh giá thực hiện công việc đợc hiểu là quá trình đánh giá một cách có hệ thống và chính thức sự thực hiện công việc của ngời lao động dựa trên những so sánh với các tiêu chuẩn công việc đã đợc xây dựng và thảo luận về kết quả đánh giá đó với ngời lao động. Nh vậy, nói đến đánh giá thực hiện công việc là phải nói tới hai thuộc tính sau: Thứ nhất là tính hệ thống tức là chu trình đánh giá phải theo từng bớc hợp lý và bài bản nhằm đảm bảo tính chính xác, khoa học và công bằng đối với từng ngời lao động trong tổ chức. Khi các nhà quản lý đa ra những sự góp ý, lời khen ngợi kịp thời, động viên ngời LĐ, lúc nhà quản lý lắng nghe ý kiến của nhân viên… quá trình đó sẽ giúp 2 bên cùng hiểu nhau hơn, hiểu về công việc hơn, do đó tạo ra tinh thần làm việc.

Quá trình ĐGTHCV là cơ hội để nhà quản lý lắng nghe sự phản hồi của nhân viên về cách thức quản lý của mình và thông qua hiệu quả làm việc của nhân viên họ có thể tự đánh giá về cách mà mình đã quản lý cấp dới. Nhà quản lý sẽ nắm bắt đợc năng lực tiềm tàng của nhân viên qua quá trình làm việc và kết quả công việc của họ, từ đó sắp xếp họ vào những vị trí hợp lý và hiệu quả hơn tránh lãng phí nguồn lực của tổ chức.

Hệ thống đánh giá thực hiện công việc .1 Các yếu tố cơ bản của hệ thống Đ GTHCV

Thông qua quá trình ĐGTHCV của nhân viên nhà quản lý sẽ biết đợc ngời làm việc hiệu quả đã đợc đào tạo ra sao và dựa vào các tiêu chí thực hiện công việc tốt đó để làm căn cứ tuyển thêm ngời nếu cần. Tiêu chuẩn thực hiện công việc là một hệ thống bao gồm các chỉ tiêu hay tiờu chớ nhằm phản ỏnh kết quả thực hiện cỏc cụng việc đó đợc nờu rừ trong bản mô tả công việc về cả số lợng và chất lợng, nhà quản lý sẽ tiến hành bớc đầu. Sau khi đã xây dựng đợc tiêu chuẩn thực hiện công việc nhà quản lý sẽ tiến hành đo lờng sự thực hiện công việc bằng cách ấn định cho mỗi tiêu chí một trọng số hay một thứ hạng để có thể phản ánh đợc các mức độ hoàn thành công việc của ngời lao động.

Còn tới cuối kỳ đánh giá, ngời quản lý thờng thực hiện cung cấp thông tin phản hồi cho ngời lao động một cách chính thức thông qua việc tổ chức một cuộc thảo luận hay còn gọi là phỏng vấn đánh giá. Tính thực tiễn: Đây là điều quan trọng, vì hệ thống đánh giá này gắn liền với ngời lao động nên chúng phải đảm bảo dễ hiểu, đơn giản và dễ sử dụng đối với cả nhà quản lý và ngời lao động.

Công tác đánh giá thực hiện công việc

Phơng pháp danh mục kiểm tra: Là phơng pháp đánh giá thông qua các câu mô tả thái độ và hành vi có thể xảy ra trong quá trình thực hiện công việc, cỏc cõu mụ tả đú thờng đợc gắn trọng số để làm rừ mức độ quan trọng tơng. Phơng pháp này ít mắc lỗi chủ quan hơn các phơng pháp trớc, những tiêu thức đánh giá đợc lựa chọn thận trọng hơn, những tiêu thức đánh giá thờng là các hành vi có thể quan sát đợc nên dễ dàng cho việc ra quyết định đánh giá. Phơng pháp bản tờng thuật: Theo phơng pháp này nhà quản lý trực tiếp sẽ viết bản tờng thuật theo các chủ đề khác nhau về sự thực hiện công việc của nhân viên, đồng thời nêu ra các ý kiến để nâng cao hiệu quả làm việc của.

- Ưu điểm: Nâng cao sự chịu trách nhiệm của nhân viên đối với nhiệm vụ của mình, tạo động lực thu hút nhân viên làm việc vì họ đợc trực tiếp tham gia vào việc xây dựng mục tiêu công việc cho bản thân mình. Ngời đánh giá sẽ trực tiếp thực hiện công tác ĐGTHCV, ngời đánh giá th- ờng là cấp trên trực tiếp nhng nếu kết hợp với kết quả đánh giá từ nhiều phía nh từ chính ngời lao động, đồng nghiệp, khách hàng thì kết quả ĐGTHCV sẽ….

Những nhân tố ảnh hởng tới công tác đánh giá thực hiện công việc

Thực hiện thảo luận trên tinh thần tích cực, cởi mở cùng nhau giải quyết vấn đề và thống nhất mục tiêu công việc, kế hoạch hành động trong thời gian tới. Nhng cần chú ý rằng việc cùng giải quyết vấn đề, hay thống nhất mục tiêu là vấn đề khó thực hiện. Là kết hợp phỏng vấn nói và thuyết phục với phỏng vấn giải quyết vấn đề.

Vai trò của ngời lao động: Ngời lao động trực tiếp tham gia xây dựng bản tiêu chuẩn công việc, thực hiện công việc thực tế để có thể tiến hành công tác. Vai trò của Ban lãnh đạo: Ban lãnh đạo là ngời trực tiếp ra quyết định cuối cùng về ĐGTHCV, sự quan tâm tới công tác này, sự đầu t nguồn lực đều phụ thuộc vào ban lãnh đạo. Một số nhân tố cơ bản đó là: hệ thống đánh giá thực hiện công việc, phơng pháp ĐGTHCV.

Vai trò của hệ thống đánh giá thực hiện công việc: Khi tiến hành công tác ĐGTHCV là lúc sử dụng hệ thống ĐGTHCV vào thực tế để đánh giá tình hình thực tế thực hiện công việc và hệ thống ĐGTHCV còn là cơ sở để kiểm tra tính hiệu quả của công tác ĐGTHCV. Hệ thống ĐGTHCV phải đảm bảo một số yêu cầu cơ bản nh đã trình bày: Tính phù hợp, tính nhạy, tính đợc chấp nhận, tÝnh thùc tiÔn, tÝnh tin cËy. ĐGTHCV là cách thức để tiến hành đánh giá tình hình thực hiện công việc của ngời lao động, không có phơng pháp đánh giá hay lựa chọn sai phơng pháp đánh giá thì đều không thu đợc kết quả của công tác ĐGTHCV nh mong đợi.

Phân tích thực trạng công tác đánh giá thực hiện công việc tại khối văn phòng Công ty HUDS.

TCL§

+ Đối với CBCNV trực thuộc các phòng: Tự đánh giá và đánh giá của cấp trên trực tiếp, ngoài ra cần để phó phòng đánh giá nữa vì phó phòng làm việc th- ờng xuyên với nhân viên hơn trởng phòng, mặt khác trởng phòng làm việc ở phòng riêng nên quá trình theo dõi nhân viên không chính xác bằng phó phòng. Khi đã kết hợp để nhân viên tham gia vào quá trình đánh giá thì càng cần thiết tiến hành đào tạo ngời đánh giá để đảm bảo không ai là không biết về cách thức đánh giá đạt yêu cầu. Tổ chức đào tạo, bồi dỡng kiến thức ngắn ngày cho tất cả CBCNV tham gia vào cụng tỏc ĐGTHCV trong lần đầu tiờn để tất cả đều nắm rừ cỏch tiến hành công việc.

Nên thuê chuyên gia có thể không cần bằng cấp quá cao, mà điều quan trọng nhất định phải có là họ cần có kinh nghiệm thực tế, biết nắm bắt các vấn đề thời sự vào giảng dạy, không nên dựa trên mức học phí thấp mà chọn cơ. Đồng thời, cần quy định thái độ học tập của nhân viên, không nên cho rằng vì làm việc lâu năm, thông thạo mọi việc mà coi nhẹ việc tiếp thu kiến thu kiến thức. Các lần sau sẽ tiến hành phổ biến những thông tin bằng văn bản về mục tiêu, phơng pháp, đối tợng,… để thực hiện công tác đánh giá thực hiện công việc.

Sau một thời gian áp dụng vào thực tế, cần phải tiến hành khảo sát lại hiệu quả công tác ĐGTHCV, để có thể sửa chữa những sai lầm kịp thời. + ấn định lịch trình phỏng vấn và thông báo cho nhân viên nên là trớc một tuần để họ chuẩn bị các nội dung cần thiết nh: tổng kết những việc đã thực hiện trong kỳ đánh giá, đặt ra mục tiêu tổng quát, xác định phơng hớng thực hiện sao cho tèt nhÊt,…. + Lựa chọn thời gian và địa điểm hợp lý: Với mỗi cấp bậc nhân viên có thể thời gian trao đổi là khác nhau, ngôn từ sử dụng cũng khác nhau… Tốt nhất là nên chọn nơi yên tĩnh, tránh bị cắt đoạn bởi điện thoại, tiếng ồn,v.v….

+ Tiến hành thông báo kết quả đánh giá cho nhân viên biết một cách cụ thể, nên đa ra những u điểm trớc, sau đó nêu mặt hạn chế cùng những minh chứng cụ thể cho kết luận đó. + Đề nghị ngời đợc đánh giá nói ra ý kiến, để hai bên cùng trao đổi; phải sắp xếp thời gian để nhân viên có thể bày tỏ những quan điểm của họ, khuyến khích họ tự tìm ra nguyên nhân và biện pháp khắc phục. Thông tin phản hồi cần cụ thể hơn là tổng quát; tập trung vào hành vi hơn là con ngời; tập trung vào nhu cầu của ngời nhận thông tin; mang tính thuyết phục hơn là bắt buộc; mang tính xây dựng, chia sẻ thông tin hơn là lời khuyên;.