Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại DNTM Đức An - Mô tả hệ thống

Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức

Hệ thống xử lý giao dịch xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp, những ngời cho vay hoặc với nhân viên của tổ chức. Nó đợc thiết kế cho những ngời sử dụng là những ngời ngoài tổ chức nh các khách hàng, nhà cung cấp,..giúp cho tổ chức có thêm TT trong cuộc cạnh tranh khốc liệt của thị trờng. Mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra.

Chẳng hạn đó là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị đợc dùng để thực hiện hệ thống, dung lợng kho lu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chơng trình và ngôn ngữ thể hiện. Phơng pháp này đòi hỏi phải xây dựng nhiệm vụ cho từng bộ phận nhng phải đảm bảo lôgic toán học trong hệ thống để sau này có thể xây dựng đợc các mảng cơ bản trên từng nhiệm vụ đó.

Các công đoạn phát triển một hệ thống thông tin

Phơng pháp này có nhiệm vụ đầu tiên là phải xây dựng bảo đảm hệ thống hoàn chỉnh sau đó xây dựng các chơng trình làm việc và xây dựng các mảng làm việc cho chơng trình đó. Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lôgíc của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ đợc các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt đợc những mục tiêu đã đợc thiết lập ở giai đoạn trớc. Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra). Thiết kế cách thức tơng tác với phần trong việc tin học hoá. Thiết kế các thủ tục thủ công. Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài. Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống. Đây phần quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hoá của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm. Những ngời chịu trách. nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu nh các bản hớng dẫn sử dụng và thao tác cũng nh các tài liệu mô tả hệ thống. Các công việc chính là:. Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật 6.2. Thiết kế vật lý trong. Thử nghiệm hệ thống. Chuẩn bị tài liệu. Lập kế hoạch cài đặt. Khai thác và bảo trì. Phân tích hệ thống thông tin quản lý 1.Mục tiêu của giai đoạn phân tích hệ thống. Mục tiêu chung của giai đoạn phân tích hệ thống là đa ra đợc chuẩn đoán về hệ thống đang tồn tại và đề xuất ra đợc các yếu tố giải pháp cho hệ thống míi. Mô tả về HT hiện tại và HT. míi Hồ sơ Dự án. Mô tả HT mới. đề xuất cho HT míi Ghi chÐp. pháng vÊn kết quả. khảo sát,quan sát,. Các yêu cÇu HT. Kế hoạch xây dựng HTTT, lịch phân tích. HT, yêu cầu dịch vụ của HT. Các phơng pháp thu thập thông tin. Nghiên cứu tài liệu Sử dụng phiếu điều tra Quan sát. Các bớc xây dựng hệ thống thông tin quản lý. khối lợng công việc).

Mô hình thực thể quan hệ là mô hình xác định các đơn vị thông tin cơ sở cú ớch cho hệ thống (cỏc thực thể), và xỏc định rừ mối quan hệ bờn trong hoặc tham trỏ chéo nhau giữa chúng. Phân tích dữ liệu là một phơng pháp xác định các đơn vị thông tin cơ sở cú ớch cho hệ thống (cỏc thực thể), và xỏc định rừ mối quan hệ bờn trong hoặc tham trỏ chéo nhau giữa chúng.

Phân tích chi tiết hệ thống thông tin

- Xác định kiểu thực thể để đặt từng thuộc tính nhằm giảm thiểu việc sao chép và tránh d thừa. Với các thuộc tính, kiểu thực thể và quan hệ đã biết có thể xây dựng một sơ đồ trực giác mô hình quan hệ. Khi đó ta có thể so sánh các mô hình và trích ra đợc từ việc so sánh đó một mô hình duy nhất có chứa đặc trng tốt nhất của cả.

Giai đoạn thiết kế hệ thống 1. Xác định hệ thống máy tính

Cần phải chuẩn hoá các bảng dữ liệu để tránh trùng lặp, giữ cho dữ liệu có liên hệ chặt chẽ mà không bị mất thông tin. Công việc của giai đoạn này là vẽ ra những gì đã khai báo để có thể có cái nhìn tổng quát cũng nh dễ dàng tìm ra các sai sót để sửa. Đây là bớc cuối cùng của quá trình thiết kế cơ sở dữ liệu, trong bớc này ta xác định kiểu dữ liệu thích hợp cho mỗi trờng và độ rộng của mỗi trờng.

Khi chúng ta thiết kế giao diện ngời - máy nhằm tạo ra giao diện thân thiện trong quá trình ngời sử dụng giao tiếp với máy, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình làm việc đạt hiệu quả cao. - Ngôn ngữ lệnh: là phạm trù rộng và phức tạp, bao gồm từ câu lệnh đơn giản đến ngôn ngữ điều khiển phức tạp. Theo kiểu giao diện này thì sự tinh vi và tính mềm dẻo bị giới hạn bởi ngữ pháp của ngôn ngữ, tuy vậy nó lại phù hợp đối với ngời sử dụng là chuyên gia.

- Điền mẫu: là một dạng đối thoại đợc dùng phổ biến nhất đối với dữ liệu và nó cũng đợc sử dụng trong việc khôi phục dữ liệu.

Phơng thanhthức

Địa chỉ Nợ đầu kỳ Phiếu thu Mã kh Số phiếu thu Số xê-ri Ngày Néi dung Số tiền.

Hàng hoá

Thiết kế giao diện xử lý

Thiết kế giao diện xử lý là xác định hệ thống thông tin trình bày thông tin nh thế nào cho ngời sử dụng khi nhập dữ liệu vào hệ thống hoặc đa kết quả ra. Mục đích của thiết kế vào là thiết kế các thủ tục nhập dữ liệu có hiệu quả và giảm thiểu các sai sót.  Khi nhập dữ liệu từ một tài liệu gốc, khuôn dạng màn hình phải giống nh tài liệu gốc.

 Nên nhóm các trờng trên màn hình theo một trật tự có ý nghĩa, theo trật tự tự nhiên, theo tần số sử dụng, theo chức năng hoặc theo tầm quan trọng.  Không nhập các thông tin mà hệ thống thông tin có thể tìm đợc từ cơ sở dữ liệu hoặc tính toán đợc. Dựa theo các nguyên tắc trên ta tiến hành việc thiết kế màn hình nhập liệu của chơng trình.

 Nếu đầu ra gồm nhiều trang màn hình thì mỗi trang phải đợc đánh số thứ tự.  Viết văn bản theo quy ớc chung bằng cách sử dụng chữ in hoa, in thờng, chữ gạch chân… và ngắt câu hợp lý.  Tổ chức các phần tử của danh sách theo trật tự quen thuộc trong quản lý.

- Danh mục nhóm hàng - Danh mục nhà cung cấp - Danh mục khách hàng - Danh môc kho. - Tìm kiếm hàng hóa - Tìm kiếm khách hàng - Tìm kiếm nhà cung cấp - Tìm kiếm phiếu nhập hàng - Tìm kiếm hóa đơn bán hàng. - Báo cáo xuất nhập tồn - Bảng kê hóa đơn bán hàng - Tổng hợp doanh số bán hàng - Báo cáo công nợ khách hàng.

Một số giao diện màn hình chính

Form danh mục khách hàng chứa các Textbox giúp ngời sử dụng có thể nhập các thông tin về khách hàng theo các tên trờng ở bên phải. Nút Thêm: Khi ngời sử dụng nhấn nút này thì màn hình cho phép nhập thêm các thông tin về khách hàng mới, sau khi thêm có thể tiến hành Lu các thông tin vừa nhập hoặc Hủy bỏ chúng. Nút Sửa: Khi muốn sửa các thông tin về một khách hàng nào đó thì.

Nút Xóa: nút này cho phép xóa các thông tin hiện thời về khách hàng. Nút Tìm: ngời sử dụng có thể tìm kiếm các thông tin về hàng hóa nào đó khi nhấn nút này. Nút Xem: Cho phép xem thông tin về tất cả các khách hàng hiện có.

Ngoài ra còn có các nút dịch chuyển bản ghi để dịch chuyển các bản ghi trong cơ sở dữ liệu. Trên hoá đơn bán hàng các thông tin đợc thực hiện hầu nh tự động, ngời sử dụng chỉ cần tiến hành giao tác vì các thông tin đã có sẵn trong cơ. • Ngời mua hàng đợc lấy từ Danh mục khách hàng, các thông tin về Mã Khách hàng, Tên Khách hàng, Địa chỉ đợc tự động cập nhật vào Hóa.

Mã hàng lấy trong danh mục vật t hàng hóa: các thông tin liên quan nh Tên hàng, Đơn vị tính đợc tự động cập nhật vào Hóa đơn bán hàng. • Sau mỗi lần nhập một mặt hàng trên phiếu phải thể hiện đợc trị giá.