Hoàn thiện hạch toán và nâng cao hiệu quả quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Da giày Hà Nội

Chứng từ sử dụng

Để đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp , kế toán chi tiết nguyên vật liệu phải đợc thực hiện theo từng kho, từng loại, từng nhóm, từng thứ nguyên vật liệu và phải đợc tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cơ sở chứng từ. Trờng hợp xuất vật liệu từ kho này đến kho khác trong nội bộ doanh nghiệp, bộ phận cung ứng lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.

Hạch toán chi tiết NVL

Kiểm kê vật liệu là nhằm xác định chính xác số lợng, cộng hoàất lợng và giá trị từng loại vật liệu hiện có của doanh nghiệp, kiểm tra tình hình bảo quản, nhập xuất và sử dụng vật liệu, phát hiện và xử lý kịp thời những loại vật liệu hao hụt h hỏng, ứ đọng kém phẩm chất, ngăn ngừa hiện t- ợng tham ô, lãng phí vật t, có biện pháp sử lý kịp thời những hiện tợng tiêu cùc. Đánh giá lại vật t thờng đợc thực hiểntng trờng hợp Nhà nớc qui định nhằm bảo toàn vốn kinh doanh khi có biến động lớn về giá cả và đem vật t góp vốn liên doanh, ngời ra tuỳ theo yêu cầu quản lý, kiểm kê vật liệu có đợc thực hiện trong toàn doanh nghiệp hay từng bộ phận, đơn vị kiểm kê định kỳ hay kiểm kê bất thờng.

Ban giám đốc

Chẳng hạn phân xởng cơ khí phục vụ đồng thời cho ba phân xởng còn lại hay phân xởng da keo ngoài cung cấp da cho thị trờng còn cung cấp nguyên liệu cho các phân xởng chế biến I và II. Là một đơn vị hạch toán độc lập, có đầy đủ t cách pháp nhân trực thuộc Tổng công ty da giầy Việt nam, công ty da giầy Hà Nội tổ chức quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng. - Phó giám đốc kỹ thuật: Thay mặt giám đốc điều hành trực tiếp mọi hoạt dộng về quản lý kỹ thuật công nghệ và cơ điện, chỉ đạo thực hiện chơng trình nghiên cứu và phát triển khoa học kỹ thuật, đầu t và đổi mới công nghệ, chuyển giao công nghệ.

- Phó giám đốc đầu t: Quản trị, nghiên cứu và chỉ đạo công tác đầu t, khai thác, tìm đối tác trong và ngoài nớc nhằm thu hút vốn đầu t, phụ trách công tác xây dựng cơ bản, chỉ đạo sửa chữa và hoàn thiện các công trình cũ cũng nh xây dựng mới đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty.

Các phòng ban của Công ty

- Phòng kế hoạch vật t: Có 2 chức năng: Chức năng thứ nhất là xây dựng kế hoạch tháng, quý, năm; Điều hành sản xuất kinh doanh trên cơ sở nhu cầu tiêu thụ của khách hàng. Chức năng thứ hai là căn cứ vào nhu cầu và các thông tin trên thị trờng đa ra kế hoạch giá thành, kế hoạch sản lợng nhằm thu lợi nhuận cao nhất; Đảm bảo cung ứng vật t kịp thời và với giá cả thấp nhất; Xây dựng kế hoạch đa ra các định mức tiêu hao nguyên vật liệu, từ đó đa ra kế hoạch cung ứng vật t về số lợng và chất lợng. - Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ xây dựng và quản lý các quy trình quy phạm trong quá trình sản xuất, nghiên cứu các quy trình quy phạm mới và các sản phẩm mới.

Mỗi phòng ban đều có chức năng và nhiệm vụ riêng song giữa chúng đều có mối quan hệ chặt chẽ với nhau dới sự lãnh đạo của ban giám đốc nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.

Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán

- Kế toán tiền gửi ngân hàng, tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành, công tác xây dựng cơ bản: Theo dõi việc gửi tiền và rút tiền tại ngân hàng, các khoản vay dài hạn và ngắn hạn, tình hình thanh toán với ngân hàng. Trên thực tế do thiếu nhân viên nên bộ máy kế toán của công ty phải tổ chức theo phơng pháp ghép việc nghĩa là một nhân viên phải phụ trách hai hoặc ba phần hàn. Theo dõi tình hình nhập kho thành phẩm (số lợng), đồng thời theo dừi lợng sản phẩm dở dang nằm trờn dõy chuyền sản xuất lúc cuối kỳ trên cơ sở các loại da và hoá chất (mặt l ợng , hiện vật).

- Thống kê phân xởng chế biến: Các phân xởng chế biến I và II đều sử dụng nguyên liệu là các loại da do phân xởng da keo sản xuất do đó nhân viên thống kờ ở cỏc phõn xởng này cú nhiệm vụ theo dừi lợng da đợc xuất từ phõn xởng da keo sang, lợng hoá chất và các nguyên liệu khác đa vào sản xuất tại phân x- ởng.

Hình thức sổ kế toán của Công ty da giầy Hà Nội

Tóm lại, Do sản xuất của công ty đợc chia thành nhiều phân xởng do đó nguyên vật liệu cũng chia thành nhiều phân xởng, qui trình của mỗi phân xởng không giống nhau nên đòi hỏi ngời quản lý phải am hiểu về mặt kỹ thuật sản xuất và tuân thủ đúng quy trình bảo quản đối với từng loại nguyên vật liệu để tính toán đợc loại nguyên vật liệu nào cần dự trữ, cần thu mua để chỉ đạo trong sản xuất cho hợp lý. Phòng vật t có trách nhiệm quản lý NVL, theo dõi, kiểm tra các nghiệp vụ nhập , xuất NVL trong tháng, định kỳ tiến hành kiểm kê, nếu phát hiện NVL tồn đọng nhiều hoặc kém phẩm chat, tìm hiểu nguyên nhân và tìm biện pháp giải quyết hợp lý, tránh tình trạng cung ứng không kịp thời ảnh hởng tới tiến độ sản xuất, hay tình trạng ứ đọng vốn do vật liệu tồn đọng quá nhiều, không sử dụng hết. Bên cạnh việc hoàn thiện công nghệ sản xuất, hợp lý hoá sản xuất, nghiên cứu và vận dụng các biện pháp quản lý kinh tế mới, hoàn thiện công tác kế toán nói chung, HALEXIM đã có nhiều cố gắng đáp ứng yêu cầu quản lý của cấp trên và của bộ máy quản lý nội bộ.

- Về công tác kế toán: Bộ máy kế toán của công ty gồm 6 ngời, mỗi ng- ời đợc phân công thực hiện từ hai đến ba phần hành kế toán do vậy đòi hỏi đội ngũ kế toán phải có trình độ cao, làm việc với năng suất tối đa mới đảm bảo hoàn tất công việc của mình. Việc luân chuyển và lu giữ chứng từ ban đầu (phiếu xuất, phiếu nhập) cha hợp lý giữa phòng Kế hạch - kỹ thuật và phòng Tài chính - kế toán (Trớc. kia do thủ kho thuộc phòng Kế hoạch - kỹ thuật nên luân chuyển chứng từ nh cũ là đợc), nay do nhu cầu công việc thủ kho chuyển sang phòng Tài chính - kế toán để kiêm luôn cả quỹ thì việc luân chuyển và lu giữ chứng từ là cha hợp lý. Cụ thể là trong kế toán tổng hợp không thực hiện việc ghi chép vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ; Trong kế toán chi tiết Công ty không thực hiện việc lập bảng tổng hợp chi tiết cho nên gây khó khăn cho việc đối chiếu số liệu giữa bảng cân đối số phát sinh, sổ cái các tài khoản với sổ kế toán chi tiết.

Lập biên bản kiểm nghiệm vật t

Trong mỗi thứ đó lại có các qui cách và kích cỡ khác nhau nên sẽ gây khó khăn cho việc ghi chép, theo dõi của kế toán và chậm trong việc cung cấp các thông tin về nguyên vật liệu khi cần thiết. Nếu giá cả nguyên vật liệu không bị biến động thì không sao, còn nếu biến động sẽ gây khó khăn cho việc thu mua nguyên vật liệu và sẽ ảnh hởng đến sản xuất - kinh doanh. Việc phòng Tài chính - kế toán ít ngời mà phải đảm nhận khối lợng công việc rất lớn dẫn đến việc thực hiện không đầy đủ các bớc, các phần hành, nội dung trong hạch toán kế toán.

Nếu trong quá trình kiểm nhận vật liệu nhập kho nếu phát hiện vật liệu thừa, thiếu, hoặc sai quy cách, phẩm chất đã ghi trong hợp đồng thỡ phải lập biờn bản, xỏc định rừ nguyờn nhõn để tiện cho việc sử lý về sau.

Hoàn thiện kế toán vật liệu

Do đặc diểm vật liệu của công ty mua về phát sinh không nhiều lần trong tháng nên không cần thiết phải lập ban kiểm nghiệm vật t mà chỉ cần lập. Biên bản này sẽ do những ngời chịu trách nhiệm về vật t của công ty kiểm nghiệm, trong đó ngời chịu trách nhiệm chính là thủ kho. Cơ sở kiểm nhận là hoá đơn, nếu cha có hoá đơn thì căn cứ vào hợp.

Hoàn thiện về việc tổ chức quản lý tại xí nghiệp và việc bố trí nhân lực tại phòng Tài chính - kế toán

Ngoài ra cần có kế hoạch bồi dỡng cho cán bộ kế toán có trình độ nhất.

Xí nghiệp cần lập Bảng nhập - xuất- tồn kho nguyên vật liệu

Hiện nay xí nghiệp không vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ mà vào thẳng các bảng kê và sau đó vào sổ cái (việc này có thể chấp nhận đợc). Với việc ghi chép các chứng từ ghi sổ vào sổ cái trớc khi lập bảng cân đối sổ phát sinh (đã. đợc đối chiếu với bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn) và không mở sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là cha hợp lý, vì không có cơ sở đối chiếu. Để khắc phục tình trạng quản lý, theo dõi nguyên vật liệu cha khoa học nh hiện nay nên chăng Công ty cần tạo một bộ mã nguyên vật liệu cho khoa học, cài đặt cho máy vi tính để thuận tiện cho việc tìm kiếm và xử lý.

Do điều kiện về số lợng, chủng loại, quy cách, kích cỡ của nguyên vật liệu ở Công ty nên đòi hỏi bộ mã nguyên vật liệu đợc tạo lập phải chính xác,.