MỤC LỤC
• Chọn vùng đích (Destination area) có cùng dạng với vùng nguồn hay di chuyển con trỏ ô đến vị trí của ô góc trên bên trái của vùng đích. Hoặc có thể sao chép dữ liệu vùng bằng cách đặt con trỏ chuột vào cạnh viền của vùng cần sao chép sao cho con trỏ có dạng mũi tên , rồi ấn phím Ctrl trong khi drag kéo vùng đến vị trí mới. Nếu vùng nguồn chứa dữ liệu kiểu công thức, kết quả vùng đích sẽ thay đổi hay không tùy thuộc vào công thức trong vùng nguồn tham chiếu địa chỉ tương đối hay tuyệt đối.
Sự khác nhau của việc sao chép một vùng có công thức tham chiếu địa chỉ tương đối, địa chỉ tuyệt đối và địa chỉ hỗn hợp. Sau đó chép công thức từ ô này đến các ô còn lại trong cột, bạn thấy địa chỉ ô $C$1 trong công thức sẽ không bị thay đổi. Khi chép đến vùng đích, địa chỉ tham chiếu của vùng đích bị thay đổi một cách tương ứng hoặc theo cột hoặc theo hàng.
• Chọn vùng đích (Destination area) có cùng dạng với vùng nguồn hay di chuyển con trỏ ô đến vị trí của ô góc trên bên trái của vùng đích. Hoặc có thể di chuyển dữ liệu vùng bằng cách đặt con trỏ chuột vào cạnh viền của vùng cần sao chép sao cho con trỏ có dạng mũi tên , rồi rê chuột kéo vùng đến vị trí mới.
: Trong công thức có cộng và/ hoặc trừ các dữ liệu kiểu chuỗi nên làm cho giá trị trở nên vô nghĩa.
Lưu ý: Trong Excel có sẵn tính năng tính toán nhanh như sau: Trước tiên bạn đánh dấu vùng cần tính toán rồi right click vào thanh trạng thái của Excel (nằm bên dưới màn hình, nếu không thấy bạn vào menu View, chọn Status Bar), sẽ hiện menu có các mục chọn là các giá trị cần tính: None (huỷ giá trị đã tính), Average (tính trị trung bình), Count (đếm số ô), Count Nums (chỉ đếm số ô chưa giá trị số), Max (tìm giá trị lớn nhất), Min (tìm giá trị nhỏ nhất) và Sum (tính tổng các giá trị). - Excel sẽ kiểm tra kết quả của biểu thức logic: nếu đúng sẽ chọn trị thứ nhất (trị đúng trong cú pháp), nếu sai sẽ chọn trị thứ hai (trị sai trong cú pháp). - Thứ tự: Nếu xếp theo thứ tự giảm (số lớn nhất là hạng nhất) thì giá trị này bằng 0 hoặc không nhập giá trị này; nếu xếp theo thứ tự tăng (số nhỏ nhất là hạng nhất) thì giá trị này là 1.
• Hàm FIND(find_text, text, start_num): cho vị trí của chuỗi con find_text trong chuỗi text bắt đầu tìm từ vị trí start_num, nếu bỏ qua start_num nó cho giá trị bằng 1. • Hàm VLOOKUP(x, Bảng, Cột tham chiếu, Cách dò): dò tìm trị x ở cột bên trái của bảng, khi tìm có thì lệch qua bên phải đến Cột tham chiếu để lấy trị trong ô ở đó ứng với vị trí của x. • Nếu trị dò x đúng khớp với một phần tử trong danh sách (không phân biệt chữ hoa hay thường nếu là chuỗi), đương nhiên tìm thấy ở tại phần tử đó, và cho trị là trị của ô nằm trong cột tham chiếu cùng hàng với phần tử này.
• Nếu trị dò x không đúng khớp với bất kỳ phần tử nào trong danh sách (không phân biệt chữ hoa hay thường nếu là chuỗi), hàm cho trị là #N/A (Not Available: bất khả thi). • Chỉ khi nào trị dò x đúng khớp với một phần tử trong danh sách (không phân biệt chữ hoa hay thường nếu là chuỗi), mới cho trị là trị của ô nằm trong cột tham chiếu cùng hàng với phần tử này.
Khi nhập dữ liệu kiểu số trong Excel, bạn không thể nhập dấu phân cách hàng ngàn và các đơn vị cho số (ví dụ: 100 cái). Nhưng bạn có thể dùng phương pháp định dạng để đưa chúng vào mà Excel vẫn hiểu chúng là dữ liệu kiểu số. - Negative numbers: Cách hiển thị số âm (hiển thị dấu trừ, chuyển thành màu đỏ hay để trong ngoặc đơn).
• Wrap text : độ rộng cố định, dữ liệu nhập vào tự động dàn qua nhiều dòng. Lưu ý: Nếu ô đã được nối, khi click thôi chọn thì ô này sẽ được tách ta như cũ.
• Có thể click vào các cạnh trong khung Border để tạo các đường viền tương ứng. Lưu ý : Để tạo khung nhanh, bạn có thể sử dụng biểu tượng Borders trên thanh định dạng.
Trong Excel có thể sắp xếp số liệu trong một phạm vi được chọn một cách độc lập với các ô ngoài khu vực chọn. Ví dụ, nếu một danh sách lương sắp xếp theo từng đơn vị, trong mỗi đơn vị sắp xếp theo Tên, cùng tên sắp xếp theo Họ thì khóa thứ nhất là dữ liệu cột đơn vị, khóa thứ hai là dữ liệu cột Tên, khóa thứ ba là dữ liệu cột Họ. • Chọn tiêu đề cho khóa sắp xếp thứ nhất và thứ tự sắp xếp (Ascending : tăng, Descending : giảm).
• Chọn tiêu đề cho khóa sắp xếp thứ hai và thứ tự sắp xếp nếu có. • Chọn tiêu đề cho khóa sắp xếp thứ ba và thứ tự sắp xếp nếu có. • Nếu trong vùng chọn để sắp xếp có dòng đầu tiên là dòng tiêu đề thì bạn phải chọn mục Header row để dòng tiêu đề không bị đảo lộn.
Nếu dòng đầu tiên không phải là dòng tiêu đề thì bạn phải chọn mục No Header row. Chú ý: muốn chỉ định sắp xếp theo hàng hay sắp xếp theo cột, thì click nút Options. Nếu bạn có một bảng dữ liệu khoảng vài trăm dòng thì chức năng tìm kiếm này rất cần khi bạn muốn tìm đến các dữ liệu cần thiết trong bảng tính.
• Click nút Replace để thay từ vừa tìm thấy, Replace All để thay thế tất cả các từ tìm được.
• Chọn loại biểu đồ trong khung Chart type và chọn kiểu tương ứng trong khung Chart sub-type, chẳng hạn ta. Màn hình này cho biết dạng của đồ thị sẽ hiện, chỉ ra các ô được gộp vào vùng dữ liệu của đồ thị. • Chọn lớp Series, hộp thoại của lớp này chỉ ra dãy các ô tạo thành dữ liệu và tựa cột.
• Click vào biểu tượng ở bên phải của vùng Category (X) axis labels làm hộp thoại thu lại để có thể nhìn thấy bảng tính. Lựa cột chứa các năm trong bảng tính để đặt năm như là các nhãn của trục X thay thế cho các nhãn đơn giản mặc định của Excel. • Click một lần nữa lên biểu tượng ở bên phải của vùng Category (X) axis labels để khôi phục lại hộp thoại Source Data.
Char Title gừ vào “Thu nhập về Trồng Trọt”, sau đó nhập thuyết minh cho các trục X và Y. • Đối với ví dụ này bạn sẽ đặt đồ thị trong Sheet hiện hành, click nút Finish để hoàn tất vẽ đồ thị. Cuối cùng bạn được đồ thị và có thể kéo nó đến vị trí bất kỳ trên Sheet hiện hành.
Đối với dữ liệu của các cột Chăn nuôi, Thủ công bạn cũng có thể lập đồ thị dạng cột như trên. Bây giờ bạn muốn vẽ đồ thị bao gồm dữ liệu của ba nghề chung lại với nhau để đễ dàng so sánh. Khi đó, bạn lựa chọn dữ liệu của cả ba cột Trồng trọt, chăn nuôi và Thủ công (vùng B1:D6), sau đó thực hiện các bước.
• Ô kiểm Print to File: nếu được chọn thì in ra tập tin, trái lại thì in ra máy in. Lưu ý : Để in toàn bộ bảng tính một lần theo kiểu máy in định sẵn, bạn có thể click biểu tượng trên Standard Toolbar.
• Xác định dữ liệu cho các mục Điểm UT, Điểm TB, Vị thứ, Kết quả.
• Chi phí phục vụ = Tiền thuê * Chi phí phục vụ tương ứng với loại phòng. • Trích trong bảng thanh toán những người có số tiền trả lớn hơn 800000 và liệt kê trên màn hình bắt đầu từ dòng 22.
Loại phòng được phân biệt dựa vào ký tự đầu tiên của Mã phòng. Tiền thuê =1/2 * đơn giá ngày tương ứng với loại phòng. • Chi phí phục vụ = Tiền thuê * Chi phí phục vụ tương ứng với loại phòng. • Vẽ khung, ấn định kiểu chữ, định dạng số cho thích hợp. • Trích trong bảng thanh toán những người có số tiền trả lớn hơn 800000 và liệt kê trên màn hình bắt đầu từ dòng 22. • Đóng cửa sổ bảng tính và thoát khỏi Excel. 2) Dùng hàm TODAY để đưa ngày tháng năm hiện hành vào ô D3. 3) Tính tổng, trị trung bình, số lớn nhất, nhỏ nhất (theo mục thành tiền) của từng mặt hàng và số lần bán được theo từng mặt hàng. 4) Vẽ khung, ấn định kiểu chữ của bảng và định dạng số ở các cột Đơn giá, T hành tiền, Trung bình có dấu phẩy phân cách hàng ngàn, triệu,.. và có một chữ số phần thập phân. 5) Đóng cửa sổ bảng tính và thoát khỏi Excel.