Áp dụng 5S cải thiện môi trường làm việc tại phòng ban chức năng Công ty cổ phần dịch vụ du lịch đường sắt Hà Nội

Đặc điểm về cơ sở vật chất

Do tính đặc thù của ngành dịch vụ du lịch nên cơ sở vật chất của công ty có thể thuộc sở hữu của công ty hoặc không thuộc sở hữu. Phần cơ sở vật chất thuộc về công ty sở hữu đó chính là phần tài sản cố định của công ty còn phần không thuộc sở hữu của công ty đó chính là các khu du lịch, nghỉ mát hay các trung tâm dịch vụ công cộng phục vụ trong quá trình cung cấp dịch vụ du lịch của công ty.

Đặc điểm tài chính

Vốn vay của doanh nghiệp chiếm tỷ trọng khá lớn trong đó nguồn vốn vay dài khá nhiều nên làm tăng chi phí lãi vay ảnh hưởng đến khả năng thanh toán và huy động vốn của doanh nghiệp. Các hình thức có thể: Sử dụng vốn vay bằng cách vay ngân hàng, ban hành cổ phiếu, hay sử dụng vốn chủ sở hữu thông qua quỹ đầu tư phát triển trích hàng năm, trích lợi nhuận chưa phân phối.

TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY TRONG NHỮNG NĂM GẦN ĐÂY

Đối với sản phẩm du lịch công ty đã và đang thực hiện các chính sách về sản phẩm, chính sách về giá, chính sách phân phối, chính sách súc tiến một cách hợp lý, chính sách con người một cách hợp lý để nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Công ty cũng đã thực hiện đầy đủ chính sách đối với người lao động đúng quy định của pháp luật lao động và quy chế của công ty như : Chuyển lương cũ sang lương mới cho cán bộ CNV, nâng lương tối thiểu cho cán bộ công nhân viên từ 350 ngàn đồng lên 450 ngàn đồng; nâng bậc lương, làm sổ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế; giải quyết lao động về nghỉ theo NĐ 41/CP của chính phủ ( 2 đợt: 70 người); tuyển mới 21 lao động, cho thôi việc và chuyển công tác 20 người, hàng năm tổ chức khám sức khoẻ, phục hồi sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên.

ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TẠI CÁC PHềNG BAN CHỨC NĂNG CỦA CễNG TY

Đối với những nhân viên mới, và những người ít trực tiếp làm việc quản lý sổ sách thì điều này rất bình thường nhưng đối với những công việc n hư quản lý lao động, tiền lương thì việc lưu trữ hồ sơ nhiều năm để thực hiện chế độ lao động cần phải khoa học và có thể sắp xếp lưu trữ tại một khu vực riêng dễ tìm và dễ dàng và mọi người có thể hiểu đuợc. Trên thực tế với việc quản lý hồ sơ không khoa học của Việt Năm hiện nay thì việc bàn giao công việc từ người trước và người sau hoàn toàn đơn giản, cơ bản người đến sau phải tự tìm hiểu về công việc của mình và không có một bảnthống kê các văn bản, các hướng dẫn về những tài liệu, hồ sơ, văn bản trước đó mà người phụ trách trước đã làm.

GIỚI THIỆU 5S

Về ý thức của nhân viên, công ty đã được thành lập và tồn tại được 30 năm lại nay nên mọi cách thức quản lý cũng như văn hoá của công ty đã thành một nếp sống, điều đó vừa có mặt tốt vừa có mặt hạn chế. Mọi người cần thể hiện trách nhiệm đối với môi trường xung quanh nơi làm việc, những người làm vệ sinh ở tổ chức chỉ chịu trách nhiệm ở những nơi công cộng còn những khu vực làm việc cá nhân nên để các nhân tự phụ trách.

SO SÁNH 5S THÔNG THƯỜNG VÀ 5S THỰC TIỄN

• SỰ CẦN THIẾT PHẢI ÁP DỤNG 5S ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ LÀM VIỆC TẠI CÁC PHềNG BAN CHỨC NĂNG CễNG TY

Tuy nhiên việc áp dụng 5S cũng có những khó khăn nhất định khi thực hiện do công ty chưa hề áp dụng một công cụ quản lý chất lượng nào như ISO, KAIZEN, 6 XICMA… Những khoản chi chi phí mới phát sinh, sự ủng hộ của toàn công ty và nhất là sự ngại thay đổi do công ty đã có những hoạt động quản lý riêng trong sắp xếp, vệ sinh môi trường làm việc. Ví dụ trong phân xưởng người quản lý cố gắng khơi dậy ý thức trong người công nhân đây là “công việc cuả tôi”, “chỗ làm việc của tôi”, “máy móc của tôi”, từ đó người lao động sẽ chấp nhận chưm sóc “chiếc máy làm việc của mình”, “chỗ làm việc của mình” và cố gắng để hoàn thành “công việc của mình” một cách tốt nhất.

DANH SÁCH CÁC VẬT DỤNG PHỔ BIẾN

• THUẬN LỢI KHể KHĂN CỦA CễNG TY KHI THỰC HIỆN 5S
• CÁC BƯỚC TRIỂN KHAI THỰC HIỆN 5S

Một trung tâm thường xuyên có các khoá đào tạo và cho quan sát thực tế các hoạt động 5S uy tín đó là TRUNG TÂM HỢP TÁC NGUỒN NHÂN LỰC VIỆT NAM - NHẬT BẢN viết tắt là VJCC qua các khoá học sẽ giúp các nhà quản lý nắm bắt được những điều mình cần phải làm và phải làm như thế nào, các công ty khác đã làm như thế nào và hiệu quả ra sao. Trong giai đoạn này người lãnh đạo thông báo cho toàn công ty về quyết định thực hiện phong trào 5S trong công ty, nội dung 5S là gì, đối tượng, phạm vi, mục tiêu và lợi ích mà 5S mang lại, đồng thời giới thiệu các thông tin, dụng cụ, các vấn đề chung nhất để thực hiện 5S như thẻ đỏ, thẻ vàng, thẻ xanh, đồng phục đội 5S theo các hình ảnh kèm theo.

TỔNG KẾT KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG THEO DANH SÁCH (Ví Dụ)

Khi thực hiện SEITON (sắp xếp) tức là làm thế nào các vật dụng của cá nhân cũng như của tập thể được sắp xếp khoa học, thuận tiện và tạo hiệu quả làm việc cao nhất phải đảm bảo không có sự lẫn lộn, không có sự sơ suất sai sót trong công việc, có thể tìm-lấy ra và xếp vào một cách dễ dàng, tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm, thống nhất trong cách sắp xếp giúp cho việc bàn giao công việc, vật dụng không khó khăn, kiểm soát tốt số luợng của giấy tờ, hồ sơ cần thiết. Các công cụ thực hiện SEITON chính là các dụng cụ có thể đánh dấu được như các nhãn mác, những nam cham dính các dụng cụ kim loại mang ký hiệu dấu các móc treo, băng dính màu, sơn màu, các mẫu trạm khắc ….

QUY TẮC SEISO

Săn sóc đó là một quá trình duy trì các tiêu chuẩn và công việc vệ sinh sạch sẽ đạt được như lần thực hiện đầu tiên và ngày càng cải tiến nó. Mục đích thực hiện SEIKETSU tạo một hệ thống nhằm duy trì sự sạch sẽ ở nơi làm việc. Bên cạnh việc đặt ra các hoạt động 5S như một yêu cầu mỗi thành viên, tổ chức nên phát động phong trào thi đua giữa các đơn vị tổ chức để lôi kéo và cuốn hút mọi người tham gia. Mục đích của việc thực hiện SHITSUKE là tạo cho nhân viên một cách nhìn tích cực hơn về công ty của mình, ý thức và trách nhiệm được nâng cao và là cơ sở tạo nên một nền văn hoá doanh nghiệp. Thực hiện tốt SHITSUKE sẽ giúp toàn công ty có tính thống nhất trong hoạt động, có tinh thần đồng đội và luôn ý thức được 5S. Muốn thực hiện SHITSUKE tổ chức phải làm cho các thành viên hiểu rằng thực hiện 5S như là một hệ thống. Muốn vậy tổ chức cần thực hiện các hoạt động để các thành viên coi nơi làm việc như ngôi nhà thứ hai của mình. Người lónh đạo phải là người đi đầu thực hiện 5S làm gương và phải thể hiện rừ ràng mong muốn đạt SHITSUKE là đúng đắn. Người lãnh đạo phải nắm được tình hình thực hiện và cập nhật liên tục sự thay đổi của công ty trong quá trình thực hiện nhằm phê bình cúng như dương kết quả. Việc kiểm tra này có thể thực hiện bằng các phương pháp khác nhau theo báo cáo hoặc chụp ảnh để lưu các hình ảnh cùng chụp ở một góc độ. Kết quả của giai đoạn này là sự thống nhất, đoàn kết và tự giác của toàn công ty thực hiện chương trình 5S và các quy định, tiêu chuẩn mới của công ty. * Thực hiện Seiri, Seiton, Seiso hàng ngày tạo thói quen trong công việc. Khi 5S đã được triển khai thì nó không dừng lại ở một lần duy nhất mà được thực hiện nhiều lần và ở mức độ cao hơn, tiêu chuẩn khắt khe hơn và hướng đến hiệu quả cao hơn. Thực hiện SEIRI, SEITO, SEISON hàng ngày thành thói quen nhưng nội dung công việc không phải như nhau mà phải có kế hoạch và thay đổi hợp lý nhằm đưa đến hiệu quả tốt nhất. Khi 3S đầu đã trở thành thói quen các tiêu chuẩn sẽ. trở nên không còn gò bó và nhân viên công ty sẽ sống chung với 5S tạo thành một nét đẹp trong công ty. Kiểm tra, đỏnh giỏ, theo dừi thường xuyờn phong trào 5S. Kiểm soát 5S do chủ yếu ban lãnh đạo công ty và chính các thành viên trong công ty thực hiện. Kiểm soát 5S có thể thực hiện bằng các cách khác nhau nhưng phổ biến là phương pháp đánh giá định kỳ bằng cách cho điểm và phương pháp đánh giá theo các nội dung câu hỏi. Có rất nhiều cách kiểm tra, đánh giá định kỳ, ở đây xin chỉ ra 2 cách như sau. Cách 1: Lãnh đạo thành lập tổ kiểm tra tình hình thực hiện chương trình 5S tại các phòng ban thuộc công ty. Nội dung kiểm tra như sau:. Kiểm tra vệ sinh các phòng làm việc,và sắp xếp tài liệu, hồ sơ theo quy định của công ty 2. Đánh giá, xếp loại để làm căn cứ bình xét thi đua khen thưởng theo tháng, quí, năm.. Tiêu chí đánh giá. Về vệ sinh môi trường làm việc. a) Phòng làm việc phải sạch sẽ không có rác; bàn ghế sắp xếp gọn gàng; máy móc thiết bị sạch sẽ;. b) Đồ dùng và máy móc được sắp xếp trật tự đúng chỗ, đảm bảo cảnh quan môi trường và tiện lợi khi sử dụng. Về sắp xếp hồ sơ tài liệu. b) Có các File tài liệu của từng cá nhân, kể các các file tài liệu nguyên tắc c) Không có tài liệu, hồ sơ lưu quá 01 năm mà chưa đưa vào Lưu trữ Bộ. Tổ kiểm tra thống nhất thang điểm việc thực hiện chương trình 5S : mỗi tiêu chí thực hiện tốt sẽ được 20 điểm, điểm cao nhất cho cả 5 tiêu chí là 100 điểm.