Giải pháp cải thiện hoạt động công tác văn phòng tại Công ty cổ phần Vinacontrol

Môi trường bên ngoài doanh nghiệp, tổ chức

Điều này cũng luôn đòi hỏi hệ thống chính sách của mỗi doanh nghiệp phải luôn được hoàn chỉnh cho phù hợp với tình hình phát triển trong mỗi thời kỳ và mang tính khả thi khá cao là điều kiện để công tác văn phòng được thực hiện có hiệu quả, nâng cao uy tín của lãnh đạo văn phòng đồng thời tăng niềm tin và năng suất lao động của nhân viên. Nó vừa là cơ hội vừa là thách thức đòi hỏi doanh nghiệp không ngừng nâng cao, tự đổi mới và có bước đi đúng hướng trong đó văn phòng và hoạt động quản lý cũng được quan tâm, cải tiến cho phù hợp với sự phát triển đó nhưng vẫn phù hợp với sự phát triển của danh nghiệp, đặc biệt là xu thế trên thế giới tác động đến quản trị văn phòng thì đòi hỏi doanh nghiệp không ngừng học hỏi sự tiến bộ, cập nhật các kỹ thuật phù hợp với.

Những vấn đề cơ bản về công tác văn phòng

Hiệu quả của hoạt động công tác văn phòng

Chánh, phó văn phòng hoặc trưởng phòng hoặc phó phòng Hành chính (cơ quan không có văn phòng) là người trợ thủ đắc lực của thủ trưởng về công tác văn phòng. Từ những cơ sở lý luận về văn phòng và công tác văn phòng cho thấy vị trí đặc biệt quan trọng của văn phòng trong mỗi cơ quan tổ chức vì thế việc không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng trong mỗi tổ chức là việc làm hết sức cần thiết và càng trở nên quan trọng hơn trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh với những đòi hỏi khắt khe trên tất cả lĩnh vực trong đó có công tác văn phòng.

Giới thiệu khái quát về Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng

• Kết quả hoạt động của Chi nhánh

Bước ngoặt mang tính quyết định đối với Vinacontrol là cuối năm 1988 đầu năm 1989 theo Quyết định số 402/KTĐN-TCCB ngày 12/11/1988 của Bộ Kinh tế Đối ngoại hợp nhất 2 tổ chức Cục Kiểm nghiệm hàng hóa XNK và Công ty giám định hàng hóa XNK thành Công ty giám định hàng hóa XNK Vinacontrol. Sắp xếp và ổn định lại vị trí làm việc cho phù hợp với các vị trí công tác, nhiệm kỳ 2 Hội đồng Quản trị năm 2009 đã tái đề cử Giám đốc, Phó Giám đốc, 3 Trưởng phòng, 5 Phó phòng và đề bạt 1 Trưởng phòng mới vì trong năm Chi nhánh đã tách bộ phận giám định hàng hải của phòng Giám định 2 thành lập phòng Giám định 3.

Tổ chức bộ máy phòng hành chính – kế toán

Chức năng, nhiệm vụ của phòng hành chính – kế toán

Trưởng phòng là người phụ trách chung toàn phòng HC-KT, là người có trách nhiệm quản lý, điều hành toàn bộ mọi hoạt động của phòng HC-KT và chịu trách nhiệm về một số công việc mang tính chuyên trách như công tác tổng hợp, kiểm tra, giám sát…. - Tổng hợp báo cáo hóa đơn mua vào, bán ra (gồm cả VAT) hàng tháng, kế toán in báo cáo tổng hợp công tác quyết toán của Chi nhánh tháng, quý, năm theo yêu cầu của Công ty.

Nội dung cơ bản hoạt động hành chính văn phòng ở Chi nhánh

Công tác văn thư lưu trữ

Nghiệp vụ soạn thảo, ban hành văn bản là nghiệp vụ không của riêng nhân viên văn thư và công việc ban hành văn bản không chỉ do phòng HC – KT đảm nhiệm hết mà những vấn đề cơ bản về chuyên môn nghiệp vụ giám định do phòng Nghiệp vụ tổng hợp và phòng Giám định soạn thảo, trình gửi Giám đốc duyệt hoặc người có thẩm quyền được Giám đốc ủy nhiệm duyệt. - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ: là việc nghiên cứu để quy định thời hạn cần bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động kinh doanh của Chi nhánh và lựa chọn để đưa vào bảo quản lưu trữ những tài liệu có giá trị kinh tế, văn hóa, khoa học… Đồng thời loại ra, hủy bỏ những tài liệu thực sự hết ý nghĩa, nhằm nâng cao chất lượng của công tác lưu trữ.

Giải pháp đầu tư con người cho phòng Hành chính – Kế toán

Thông qua việc kiểm tra đôn đốc nhân viên trong quá trình công tác, áp dụng nghiêm túc, thường xuyên các hình thức khen thưởng khi họ hoàn thành nhiệm vụ, nhằm khuyến khích nhân viên phát huy năng lực của mình cho sự phát triển của cơ quan, doanh nghiệp. Mục tiêu của Chi nhánh là mở rộng quan hệ hợp tác và phát triển dịch vụ giám định nên sẽ có những mối quan hệ hợp tác với khách hàng nước ngoài cho nên cần khuyến khích nhân viên nâng cao khả năng ngoại ngữ, đặc biệt là ngoại ngữ chuyên ngành kinh doanh dịch vụ giám định.

Hoàn thiện mô hình tổ chức phòng Hành chính – Kỹ thuật

Hiện nay, hầu hết các bộ phận trong phòng đều được trang bị máy điện thoại, máy vi tính, vì vấn đề hiện nay đòi hỏi nhiều thông tin cần thiết và kịp thời nên cơ quan cần phải có chính sách khuyến khích họ học thêm để nâng cao trình độ tin học văn phòng. Vì Trưởng phòng HC – KT kiêm cả Kế toán trưởng Chi nhánh nên Chi nhánh cần tuyển thêm một nhân viên kế toán thực hiện mảng kế toán ngân hàng để giảm bớt công việc cho Trưởng phòng và hoạt động của phòng sẽ hiệu quả hơn.

Đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành trong quản lý

Chi nhánh cần sắp xếp nguồn nhân sự cho phòng HC – KT hợp lý hơn, lựa chọn người có đủ năng lực, phẩm chất vào từng vị trí công việc của phòng sao cho phù hợp và đạt hiệu quả nhất.

Giải pháp kỹ thuật đối với một số nghiệp vụ văn phòng .1 Nghiệp vụ thông tin

Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

Nhân viên văn thư, lưu trữ phải thường xuyên cập nhật những thông tin mới, kinh nghiệm ở các cơ quan, doanh nghiệp bạn để có thể trau dồi thêm kiến thức mới về nghiệp vụ. Ngoài ra, để đảm bảo giữ gìn, bảo quản tài liệu được nguyên vẹn, lâu bền, an toàn thì Chi nhánh nên bố trí một phòng lưu trữ riêng với các trang thiết bị bảo quản tốt.

Giải pháp về môi trường làm việc

Phòng làm việc của Trưởng phòng nên giảm bớt việc kê nhiều tủ lưu trữ hồ sơ, tài liệu, điều này sẽ làm cho không gian của phòng rộng và thoáng hơn. Lónh đạo Chi nhỏnh cũng phải hiểu rừ sức mạnh tập thể là yếu tố thỳc đẩy sự nghiệp của Chi nhánh cho nên Chi nhánh nên tạo điều kiện cho mỗi nhân viên có quyền tự do đóng góp ý kiến với cán bộ quản lý về điều kiện làm việc, về chế độ khen thưởng.