MỤC LỤC
Văn bản hành chính công vụ hay còn gọi là văn bản quản lí hành chính nhà nước, hiểu theo nghĩa chung nhất là khái niệm dùng để chỉ các văn bản được tạo lập trong hoạt động quản lí của các cơ quan quản lí nhà nước(các cơ quan lập pháp, hành pháp và tư pháp) và ban hành theo thể thức, thủ tục thẩm quyền được pháp luật quy định. Văn bản hành chính thông thường dùng để truyền đạt thông tin trong hoạt động quản lí nhà nước như : công bố hoặc thông báo về một chủ trương, quyết định hay nội dung và kết quả hoạt động của cơ quan, tổ chức; ghi chép lại các ý kiến và kết luận trong các hội nghị; thông tin giao dịch chính thức giữa các cơ quan, tổ chức với nhau hoặc giữa nhà nước với tổ chức và công dân.
- Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;. - Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm. - Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền a) Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:. b) Chức vụ của người ký. TRƯỞNG BAN PHể TRƯỞNG BAN (Chữ ký, dấu của UBND huyện). PHể CHỦ TỊCH Mai Ngọc Ninh c) Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản. Đối với văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác,. trừ văn bản của các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học, trong những trường hợp cần thiết, có thể ghi thêm học hàm, học vị. Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản với mục đích và trách nhiệm cụ thể như để kiểm tra, giám sát; để xem xét, giải quyết; để thi hành; để trao đổi công việc; để biết và để lưu. Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản. Căn cứ quy định của pháp luật; căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức và quan hệ công tác với các cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân có liên quan;. căn cứ yêu cầu giải quyết công việc, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản trình người ký văn bản quyết định. Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; đối với văn bản được gửi cho một hoặc một số nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung. a) Dấu chỉ mức độ khẩn: Tuỳ theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo ba mức sau: hoả tốc, thượng khẩn hoặc khẩn;. b) Dấu chỉ mức độ mật: Việc xác định và đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật), dấu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
- Khái quát về văn bản và phong cách ngôn ngữ (khái niệm văn bản và phong cách ngôn ngữ nói chung). - Văn bản hành chính và chức năng của văn bản hành - Một số vấn đề về chuẩn hoá văn bản hành chính.
Gồm các loại văn bản nhằm giải quyết quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm của các cá nhân, tổ chức trong áp dụng luật của các cơ quan có thẩm quyền. Văn bản hành chính thông thường gồm các loại : công văn, thông báo, báo cáo, tờ trình, biên bản, đề án, kế hoạch, các loại giấy (giấy mời, giấy đi đường, giấy uỷ nhiệm..), các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo..).
Tờ trình là loại văn bản mang tính chất trình bày được sử dụng để đề xuất với cơ quan quản lí cấp trên phê chuẩn hay xét duyệt một chủ trương hoạt động, một phương án công tác, một công trình xây dựng hoặc một giải pháp nào khác mà không thể tự quyết định được. - Phần I : đặc điểm tỡnh hỡnh : nờu rừ hoàn cảnh, tỡnh hỡnh cơ quan, địa bàn và những khả năng của chủ thể thực hiện; cần nêu một cách khái quát để hình dung được sự cần thiết của việc thực hiện và khả năng hoàn thành nội dung công việc.
- Phần I : đặt vấn đề : ghi rừ thời gian lập biờn bản, địa điểm, thành phần tham gia. Riêng phần thẩm quyền kí, phải có tối thiểu hai người kí (chủ toạ và thư kí).
Hơn nữa, nằm trên các trục quốc lộ 1A, quốc lộ 45, 47, tỉnh lộ số 4, phía bắc là thành phố Thanh Hoá với khu công nghiệp Lễ Môn, phía nam là Khu công nghiệp động lực Nghi Sơn - Tĩnh Gia, phía đông giáp biển Đông, phía tây giáp huyện Nông Cống, đồng thời là huyện có vị trí trọng yếu về an ninh - quốc phòng của tỉnh. - Về nội dung văn bản : Bên cạnh những nội dung về vấn đề quản lí nhà nước nói chung như các địa phương khác, căn cứ vào nhiệm vụ chính trị của huyện trong từng thời điểm mà nội dung VBHC ở Quảng Xương tập trung vào những vấn đề thiết yếu như : phát triển nông nghiệp (chuyển dịch cơ cấu cây trồng, vật nuôi); chuyển dịch cơ cấu kinh tế (khai thác thuỷ sản, phát triển du lịch biển, phát triển tiểu thủ công nghiệp); giải phòng mặt bằng….
Có thể nhận xét rằng : VBHC dù soạn thảo và ban hành ở đâu và thời gian nào thì nó vẫn phải tuân theo quy định chung, thống nhất trên phạm vi quốc gia về thể thức, ngôn từ của loại văn bản này. Do đó, khi tìm hiểu VBHC ban hành, soạn thảo trên một địa phương cụ thể, mà ở đây là huyện Quảng Xương -Thanh Hóa, bên cạnh nêu những đặc điểm chung của VBHC, luận văn đó thống kờ được cỏc loại VBHC và nờu rừ đặc điểm, kết cấu của mỗi thể loại để rút ra một số nhận xét về đặc điểm ngôn ngữ VBHC ở huyện Quảng Xương, Thanh Hóa.
CÁC LOẠI LỖI THƯỜNG GẶP TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH Ở HUYỆN QUẢNG XƯƠNG,.
Để sửa lại câu này, có hai cách một là triệt tiêu vai trò trạng ngữ của cụm danh từ bằng cách bỏ quan hệ từ đứng đầu câu (Đài phát thanh huyện đã đưa tin về vụ xử án lưu động, tạo niềm tin trong nhân dân); hai là giữ nguyên vai trò trạng ngữ của cụm danh từ này, thêm chủ ngữ mới và thay đổi một số từ ngữ cần thiết trong câu (Ở đài phát thanh huyện, việc đưa tin về vụ xử án lưu động đã góp phần tạo niềm tin trong nhân dân về hoạt động của ngành toàn án). Khác với câu sai do cấu trúc không hoàn chỉnh, trong câu sai do lỗi ngữ nghĩa, mặc dù không thiếu các thành phần nòng cốt nhưng hiện dạng của câu có những ngữ đoạn kết hợp với nhau không đúng quy tắc ngữ pháp nên trở thành lỗi sai. Dựa vào tính chất, đặc điểm của hiện tượng sai, có thể chia loại lỗi này thành các kiểu lỗi nhỏ :. a) Nội dung phản ánh không hợp lí. Tính không mâu thuẫn giữa các nét nghĩa của từ ngữ trong câu thể hiện ở chỗ phản ánh đúng hiện thực khách quan, quan hệ giữa các thành phần câu, các vế câu phải logic, quan hệ giữa các thành phần đẳng lập phải là quan hệ đồng loại. Nếu câu vi phạm những yêu cầu đó, câu sẽ phạm lỗi sai về ngữ nghĩa. Trong các VBHC được khảo sát, mặc dù lỗi sai về ngữ nghĩa không nhiều nhưng cũng cần được quan tâm khắc phục. Hiện nay, số trẻ em lang thang kiếm sống đã giảm cơ bản và có tính bền vững. Ở ví dụ vừa nêu, có tính bền vững không thể là là vị ngữ hai trong câu mà chủ ngữ là số trẻ em lang thang kiếm sống. thành câu riêng. số trẻ em lang thang kiếm sống đã giảm cơ bản. Sự suy giảm này có tính ổn định, bền vững. Các loại cây ăn quả như : Vãi, Hồng xiêm, nhản lồng, Táo, Na, Hoa các loại. Ở ví dụ số 85, ngoài các lỗi về viết hoa, lỗi thanh điệu thì lỗi câu không logic rất rừ nột vỡ hoa cỏc loại khụng thể là một dẫn chứng trong phộp liệt kờ:. Các loại cây ăn quả.. UBND tỉnh Thanh Hoá đã có công văn yêu cầu UBND huyện Quảng Xương kiểm kê tài sản của Công ty Cổ phần Thuỷ sản Tĩnh Gia. Thực tế kiểm kê xác định tỷ lệ chất lượng còn lại của tài sản trong công ty là rất thấp và lâu nay, cơ sở sản xuất này không thực hiện sản xuất kinh doanh tại đây. Tại ví dụ này, nội dung đánh giá lâu nay, cơ sở sản xuất này không thực hiện sản xuất kinh doanh tại đây không thể là một nội dung bổ sung cho việc kiểm kê xác định tỷ lệ chất lượng còn lại của tài sản. Có thể sửa lại bằng cách tách vế câu lâu nay, cơ sở sản xuất này không thực hiện sản xuất kinh doanh tại đây thành câu riêng và đưa vào đoạn khác trong văn bản. Nghĩa của một câu phụ thuộc vào nghĩa của những từ trong câu và phụ thuộc vào kết cấu cỳ phỏp của cõu. Chỳng thể hiện rừ khi chỳng ta thay từ nào đó hoặc cải biên kết cấu cú pháp thì nghĩa của câu có biến động. Nhưng ý nghĩa ngữ pháp của một câu không phải là ý nghĩa cụ thể thông thường của từ mà là ý nghĩa khái quát của các từ đó trong quan hệ kết cấu câu. Nếu cấu trúc của cõu khụng rừ ràng, ý nghĩa của cõu đú được hiểu một cỏch mập mờ, nước đôi. Đây là hiện tượng mơ hồ về nghĩa. Đối với VBHC, như đã đề cập ở trên, các yêu cầu về cách dùng từ, đặt câu phải đảm bảo để chuyển tải một nội dung nhất định, không cho phép những cách hiểu khác nhau. Tuy nhiên, qua khảo sát, chúng tôi vẫn thấy sự xuất hiện của những câu mơ hồ. Đối với khối THCS, đã giải quyết cơ bản tình trạng thiếu giáo viên ở một số đơn vị : toàn huyện chỉ còn 8 trường thiếu giáo viên với 2 giáo viên văn hoá; số còn lại chủ yếu thiếu giáo viên các bộ môn đặc thù. b) Diễn đạt khụng rừ ràng dẫn tới sai về ý nghĩa. Đề nghị Ủy ban Mặt trận tổ quốc huyện và các đoàn thể phối hợp chặt chẽ(..). Nghị quyết này đã được Hội đồng nhân dân huyện Quảng Xương khóa XXIII kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11 tháng 7 năm 2007./. Chỉ thị số 05/2009/CT-UBND Về việc nâng cao chất lượng xây dựng Văn hóa công sở và hiệu quả sử dụng thời gian làm việc. Không tính đến thể thức và phần mở đầu, nội dung chỉ thị được sắp xếp như sau :. Ủy ban nhân dân huyện Quảng Xương chỉ thị:. Tổ chức họp kiểm điểm nghiêm túc những cán bộ, công chức, viên chức vi phạm khuyết điểm như: đi muộn, về sớm; đánh bài, chơi trò chơi trên máy tính, uống rượu, bia trong giờ làm việc và báo cáo bằng văn bản về Uỷ ban nhõn dõn huyện để theo dừi chỉ đạo. Soát xét, bổ sung những quy định có liên quan những vấn đề nêu trong Chỉ thị này vào Quy chế, Nội quy làm việc của cơ quan, đơn vị và báo cáo về Uỷ ban nhõn dõn huyện để theo dừi;. Quản lý và sử dụng có hiệu qủa thời gian làm việc của cơ quan, đơn vị, phân công lao động hợp lý để nâng cao hiệu quả, chất lượng công việc của từng cá nhân;. Khuyến khích, khen thưởng kịp thời những cán bộ, công chức, viên chức nghiêm túc chấp hành kỷ luật lao động, làm việc có năng suất, chất lượng, hiệu quả; đồng thời thường xuyên kiểm tra việc thực hiện các quy định về sử dụng thời giờ làm việc, về kỷ luật lao động; xử lý nghiêm các trường hợp vi phạm; không xét khen thưởng và các danh hiệu thi đua đối với cán bộ, công chức, viên chức vi phạm Quy chế văn hóa công sở, thời giờ làm việc. Chấp hành và sử dụng có hiệu quả thời giờ làm việc theo quy định của pháp luật; Quy chế văn hóa công sở; nội quy, quy chế làm việc của cơ quan, đơn vị;. Không sử dụng thời giờ làm việc vào việc riêng; không đi muộn, về sớm;. không đánh bài, không chơi trò chơi trên máy tính trong giờ làm việc, không uống rượu, bia trước, trong giờ làm việc, kể cả buổi trưa và ngày trực; không hút thuốc lá nơi hội họp và làm việc;. Phải có mặt đúng giờ tại nơi làm việc theo giờ hành chính;. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các xã, thị trấn tăng cường trách nhiệm trong tổ chức, quản lý đơn vị và giám sát lẫn nhau trong việc thực hiện Chỉ thị này. Thường trực Hội đồng Thi đua - Khen thưởng huyện thường xuyờn theo dừi việc tổ chức thực hiện trong từng cơ quan, đơn vị, xã, thị trấn nhằm gắn với xét thi đua cuối năm để đánh giá xếp loại thi đua và xét khen thưởng đối với các cơ quan, đơn vị thực hiện tốt. Đề nghị Liên đoàn Lao động huyện chỉ đạo trong hệ thống Công đoàn để phối hợp với Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, xã, thị trấn thực hiện nghiêm Chỉ thị này. Đề nghị cấp ủy đảng cơ sở tăng cường sự lãnh đạo để Chỉ thị được triển khai thực hiện nghiêm. Yêu cầu Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các xã, thị trấn và đề nghị Mặt trận, đoàn thể, Hội, Liên đoàn Lao động huyện phối hợp triển khai thực hiện nghiêm Chỉ thị này. Ở ví dụ này, ngoài một số lỗi về dùng từ đặt câu thì việc sắp xếp nội dung và tổ chức nội dung chưa thể hiện được tính khái quát và logíc. Nội dung chỉ thị cụ thể nhưng sắp xếp chưa khoa học, nên nhóm thành 4 nhóm lớn như sau:. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, thị trấn có trách nhiệm:. b) Tổ chức họp kiểm điểm nghiêm túc những cán bộ, công chức, viên chức vi phạm khuyết điểm như: đi muộn, về sớm; đánh bài, chơi trò chơi trên máy tính, uống rượu, bia trong giờ làm việc và báo cáo bằng văn bản về Uỷ ban nhõn dõn huyện để theo dừi chỉ đạo. c) Soát xét, bổ sung những quy định có liên quan những vấn đề nêu trong Chỉ thị này vào Quy chế, Nội quy làm việc của cơ quan, đơn vị và báo cáo về Uỷ ban nhõn dõn huyện để theo dừi;. d) Quản lý và sử dụng có hiệu qủa thời gian làm việc của cơ quan, đơn vị, phân công lao động hợp lý để nâng cao hiệu quả, chất lượng công việc của từng cá nhân;. Cán bộ, công chức, viên chức. a) Chấp hành và sử dụng có hiệu quả thời giờ làm việc theo quy định của pháp luật; Quy chế văn hóa công sở; nội quy, quy chế làm việc của cơ quan, đơn vị;. b) Không sử dụng thời giờ làm việc vào việc riêng; không đi muộn, về sớm;. không đánh bài, không chơi trò chơi trên máy tính trong giờ làm việc, không uống rượu, bia trước, trong giờ làm việc, kể cả buổi trưa và ngày trực; không hút thuốc lá nơi hội họp và làm việc;. c) Phải có mặt đúng giờ tại nơi làm việc theo giờ hành chính;. d) Khi thực hiện nhiệm vụ, cán bộ, công chức, viên chức phải mặc áo-quần gọn gàng, lịch sự, mang giày hoặc dép có quai hậu; cán bộ, công chức, viên chức có trang phục riêng thì thực hiện theo quy định của pháp luật. Công tác thi đua khen thưởng. a) Thường trực Hội đồng Thi đua - Khen thưởng huyện thường xuyờn theo dừi việc tổ chức thực hiện trong từng cơ quan, đơn vị, xã, thị trấn nhằm gắn với xét thi đua cuối năm để đánh giá xếp loại thi đua và xét khen thưởng đối với các cơ quan, đơn vị thực hiện tốt. b) Khuyến khích, khen thưởng kịp thời những cán bộ, công chức, viên chức nghiêm túc chấp hành kỷ luật lao động, làm việc có năng suất, chất lượng, hiệu quả; đồng thời thường xuyên kiểm tra việc thực hiện các quy định về sử dụng thời giờ làm việc, về kỷ luật lao động; xử lý nghiêm các trường hợp vi phạm; không xét khen thưởng và các danh hiệu thi đua đối với cán bộ, công chức, viên chức vi phạm Quy chế văn hóa công sở, thời giờ làm việc. Tổ chức thực hiện. a) Cấp ủy đảng cơ sở tăng cường sự lãnh đạo để Chỉ thị được triển khai thực hiện nghiêm. b) Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các xã, thị trấn tăng cường trách nhiệm trong tổ chức, quản lý đơn vị và giám sát lẫn nhau trong việc thực hiện Chỉ thị này. c) Liên đoàn Lao động huyện chỉ đạo trong hệ thống Công đoàn để phối hợp với Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, xã, thị trấn thực hiện nghiêm Chỉ thị này. d) Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các xã, thị trấn và đề nghị Mặt trận, đoàn thể, Hội, Liên đoàn Lao động huyện phối hợp triển khai thực hiện nghiêm Chỉ thị này./.
- Do cán bộ ở các cơ quan đơn vị- những người trực tiếp soạn thảo văn bản lại không có nghiệp vụ về văn thư và cán bộ văn thư có nghiệp vụ nhưng lại không nắm vững chuyên môn của lĩnh vực muốn tham mưu nên rất khó khăn trong việc nhận ra những sai sót về thể thức hay nội dung chuyên môn của văn bản. - Kiến thức tiếng Việt và kiến thức về quy định soạn thảo văn bản của một bộ phận cán bộ chưa đáp ứng được yêu cầu trong công tác soạn thảo văn bản.
- VBHC là một trong những phương tiện quan trọng để quản lí nhà nước vì vậy cần nâng cao nhận thức của mọi người trong việc thực hiện nghiêm túc các quy định về thể thức và nội dung của từng loại VBHC. - Cơ quan cấp huyện là cơ quan chịu trách nhiệm trong việc quản lí nhà nước và chỉ đạo cấp dưới thực thi nhiệm vụ nên trong quá trình tuyển dụng cán bộ, các nhà quản lí cần chú ý tới việc tuyển dụng những cán bộ không chỉ.
- Cán bộ quản lí mỗi cơ quan đơn vị cần thẩm định và sửa những sai sót (nếu có) trong các VBHC trước khi kí ban hành.