Hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý của Trường Cao đẳng Tài chính - Hải quan trong giai đoạn 2006-2015

Cơ cấu tổ chức và quá trình ra quyết định

Tức, các quyết định trong tổ chức không bao giờ mang tính cá nhân mà nó mang tính tập thể, ngay cả khi bên ngoài nó dường như mang tính chất cá nhân, các quyết định được xuất phát từ những quan hệ dọc, quan hệ ngang và chéo trong tổ chức và khi người lãnh đạo cấp cao ra một quyết định thì nó đã được hình thành từ một loạt các quyết định nhỏ và trung gian cùng với quá trình xử lý thông tin qua các tầng nấc này. Do đó, cơ cấu tổ chức càng phức tạp, càng nặng tính nghi thức thì quá trình xử lý thông tin càng phức tạp, thông tin càng bị nhiều méo mó, ảnh hưởng đến quá trình ra quyết định, cơ cấu tổ chức càng phức tạp, càng nhiều nghi thức thì thì người quản lý càng gặp nhiều điều không chắc chắn trong việc chọn và thực hiện các quyết định.

Cơ cấu tổ chức và vấn đề phát triển nguồn nhân lực

Tóm lại, tính hiệu quả của công tác quản lý, như lý thuyết định lượng đã nêu, phụ thuộc nhiều vào quá trình ra quyết định, bản chất của các quyết định và tính đúng đắn của nó.

Cơ cấu tổ chức và văn hóa của tổ chức

Tóm lại, cơ cấu tổ chức đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện nhiệm vụ của một tổ chức do những ảnh hưởng trực tiếp của các thuộc tính của nó đến việc hoạch định và thực hiện chiến lược, đến cơ chế phối hợp mà đặc biệt là quá trình ra quyết định và xử lý thông tin, đến việc phát triển nguồn nhân lực và đến bản sắc văn hóa của một tổ chức – là những thành tố quan trọng tạo nên sự thành bại của một tổ chức. Xuất phát từ tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức ngành trong việc thực hiện nhiệm vụ của tổ chức, thì việc xác định các yêu cầu cơ bản của một cơ cấu tổ chức phải đạt được có ý nghĩa quan trọng, nó là luận cứ cho việc cơ cấu tổ chức.

Cơ cấu tổ chức quản lý và môi trường bên ngoài

Các yêu cầu cơ bản của một cơ cấu tổ chức phải thoả mãn ở đây được xét từ hai góc độ – môi trường bên ngoài và các điều kiện bên trong của một tổ chức.

Cơ cấu tổ chức quản lý và môi trường bên trong

Hơn nữa, cơ cấu tổ chức phải thúc đẩy các thành viên trong từng bộ phận, các bộ phận khác nhau trong cơ cấu tổ chức có thể cạnh tranh nội bộ để không ngừng học tập, hoàn thiện và phát triển. Ngoài ra, cơ cấu tổ chức phải vừa đảm bảo được tính thống nhất chỉ huy, vừa đảm bảo được sự linh hoạt, chủ động của các thành viên để phát huy một cách tốt nhất cơ chế dân chủ tập trung của một tổ chức.

Quá trình phát triển của tổ chức, hoàn thiện cơ cấu tổ chức

Tuy nhiên, trong quá trình phát triển tiếp theo, các tổ chức sẽ gặp phải những khủng hoảng do bảo hoà về tâm lý, tức các thành viên cảm thấy sức lực của họ bị cạn kiệt bởi sự bối rối và ức chế tâm lý do cơ cấu tổ chức được thiết kế theo dạng tổ công tác đòi hỏi phải đảm bảo đồng thời hai yêu cầu là kiểm soát theo một cơ cấu tổ chức dạng cơ học, nhưng phải linh hoạt theo một cơ cấu tổ chức dạng sinh học. Trong quá trình phát triển, từng thời kỳ, tổ chức sẽ trải qua một quá trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức với các mô hình cơ cấu tổ chức dạng chức năng đơn giản, dạng đa phân ban, ma trận, mạng lưới,… Mô hình tổng quát của quá trình tiến hóa về cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp từ giai đoạn mới xuất hiên cho đến khi trở thành tổ chức đa quốc gia hay toàn cầu được mô tả trong sơ đồ: Mô hình tổng quát về sự tiến hoá của cơ cấu tổ chức ( Trang 16 ).

Hoàn thiện cơ cấu tổ chức để thích ứng với môi trường

Đến nay, nhà trường đã tổ chức xong công tác bàn giao từ các đơn vị cũ và đã hình thành bộ máy tổ chức trong cơ quan mới và bắt tay vào việc xây dựng kế hoạch, triển khai hoạt động đào tạo, bồi dưỡng và nghiên cứu khoa học dưới tên trường mới, bên cạnh đó, nhà trường vẫn đảm bảo mọi hoạt động còn lại của các đơn vị cũ trước đây được tiến hành bình thường, suôn sẻ. Kế thừa truyền thống đào tạo, bồi dưỡng và nghiên cứu khoa học của trường cao đẳng tài chính – Kế toán IV với bề dày 30 năm, của trường Cao đẳng Hải quan với bề dày 20 năm và của Phân viện TP.HCM với bề dày thành tích 10 năm, trường cao đẳng tài chính – Hải quan đang tiến những bước đầu tiên trên con đường phát triển thành một trường Đại học và tạo uy tín với xã hội, để có thể xây dựng những định hướng phát triển và đề ra giải pháp đúng đắn trên một lộ trình trung và dài hạn để góp phần vào công cuộc “đổi mới giáo dục Đại học một cách mạnh mẽ và toàn diện, đáp ứng yêu cầu của đất nước trong giai đoạn mới” như nghị quyết 14/2005/NQ-CP của chính phủ đã đề ra, cần thiết phải đánh giá thực trạng của trường.

Những thuận lợi

Về phía nhà trường, quá trình hình thành và phát triển luôn nhận được sự chỉ đạo kịp thời và sâu sắc từ phía lãnh đạo Bộ, các vụ chức năng của Bộ Tài chính và các cơ quan chức năng khác. Tổng hợp những lợi thế ấy vừa giúp cho nhà trường nỗ lực vượt qua khó khăn trên con đường phát triển, vừa tạo ra động lực để toàn thể cán bộ, nhân viên nhà trường vững bước trên con đường phát triển.

Những thách thức

Vị trí địa lý của trường nằm tại TPHCM – là trung tâm văn hóa, kinh tế, xã hội phát triển năng động của cả nước – là môi trường thuận lợi để phát triển, nắm bắt trí thức khoa học. Vấn đề tuyển dụng, đào tạo phát triển và duy trì đội ngũ giảng viên, cán bộ quản lý giỏi phải có chính sách động viên thoả đáng song nguồn chi của trường gặp khó khăn vì chỉ tiêu đào tạo và mức thu học phí, lệ phí bị khống chế, trong khi đó nguồn chi từ ngân sách nhà nước lại có chiều hướng giảm.

Mục tiêu tổng quát

Hiện nay, trường tồn tại hai cơ sở ở khoảng cách xa, đi lại khó khăn, tốn kém chi phí.

Các mục tiêu cụ thể

Số lượng học sinh, sinh viên

- Ngoài ra, nhà trường còn tiếp nhận và quản lý một số lớp đào tạo theo hình thức liên kết với các trường Đại học khác ( từ các đơn vị cũ trước đây) với số sinh viên tổng cộng khoảng 500 người và 51 học viên cao học. Quy mô đào tạo tính trên số sinh viên qui đổi ( theo qui định của Bộ Giáo dục và Đào tạo thì 4 sinh viên không chính qui bằng một sinh viên chính qui) hiện nay là 5.333 học sinh, sinh viên.

Chương trình đào tạo

Tỷ lệ kết cấu giữa các học phần lý thuyết và thực tế trong chương trình đào tạo của nhà trường, đối với nhóm ngành thuộc khối kinh tế do trường cao đẳng tài chính - Kế toán IV trước đây đào tạo là 70/30 đối với bậc Cao đẳng và 60/40 đối với bậc trung cấp chuyên nghiệp. Ngành Hải quan là ngành tương đối đặc thù, trước đây, trong kết cấu chương trình đào tạo của trướng Cao đẳng Hải quan, tỷ lệ giữa lý thuyết và thực hành vào khoảng 60/40 ( phần thực hành có thể còn cao hơn đối với chuyờn ngành kiểm soỏt hải quan do sinh viờn phải qua đào tạo về vừ thuật cơ bản).

Trang thieát bò

Sau khi thành lập trường thiết kế tổ chức bộ máy theo nguyên tắc vừa tuân theo điều lệ trường Cao Đẳng do Bộ Giáo dục & Đào tạo ban hành, theo chủ trương của Đảng và Nhà nước về giáo dục, khoa học, công nghệ, vừa đáp ứng yêu cầu thực tiễn hoạt động của trường. Nhìn chung, trong trường năm qua, những đơn vị tiền thân của nhà trường đã có nhiều nỗ lực hoàn thành nhiệm vụ được giao trong điều kiện phân tán và manh mún của hệ thống cơ sở đào tạo của ngành tài chính tại TP.HCM.

Những hạn chế chung

Tuy nhiên khi trường cao đẳng Tài chính – Hải quan được thành lập với nhiệm vụ nặng nề hơn thì các điều kiện hiện tại đã trở nên không còn phù hợp. Đối với các nguyên nhân bên trong có thể coi hạn chế về con người, về cơ sở vật chất và về cơ chế là những nguyên nhân quan trọng nhất.

Giải pháp về chất lượng đào tạo nhằm nâng cao thương hiệu

Trong bối cảnh toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế quốc tế, hoạt động giáo dục và đào tạo của trường muốn phát triển, ngay từ bây giờ phải chuẩn bị các điều kiện cần, từ khâu xây dựng nội dung chương trình, phương pháp giảng dạy, quy trình đào tạo, phương pháp quản lý, xây dựng cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ giảng dạy. Ví dụ một người muốn nhận được sự giáo dục đào tạo về kinh tế tại Việt nam, họ cần phải nhận biết tại Việt Nam hiện có các trường nào dạy về kinh tế: Đại học Kinh tế, Đại học Dân lập Hùng Vương, Đại học Mở – Bán công TP.HCM, Đại học Marketing, Cao đẳng Kinh tế Đối ngoại … và sau đó anh ta sẽ so sánh thuộc tính của từng trường với nhau để đưa ra quyết định chọn trường cuối cùng.

Giải pháp về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của trường

- Sáp nhập phòng Bồi dưỡng và Hỗ trợ đào tạo vào phòng Quản lý đào tạo Vậy, trường có 7 phòng chức năng: Phòng Tổ chức – Hành chính, Phòng Quản lý đào tạo, Phòng Quản lý khoa học & Hợp tác quốc tế ( bao gồm cả trung tâm thông tin thư viện ), Phòng Công tác học sinh, sinh viên (bao gồm ban quản lý ký túc xá), Phòng Tài chính – Kế toán, Phòng Quản trị thiết bị, Phòng quản lý đào tạo heọ khoõng chớnh quy. - Thành lập khoa ngoại ngữ với nhiệm vụ đào tạo tiếng Anh chuyên ngành tài chính, hải quan, tin học, quản trị kinh doanh,… ngoài ra còn đào tạo các ngoại ngữ khác như: tiếng Pháp, tiếng Trung quốc,… cho cán bộ ngành hải quan phục vụ ở các cửa khẩu, biên giới.

Giải pháp về bố trí nhân sự

Kiến thức khoa học, Năng lực giảng dạy và sự say mê khó có thể đong đếm được như các loại đầu tư thông thường để tạo ra sản phẩm, nhưng hoạt động đào tạo và chất lượng sản phẩm của đào tạo dứt khoát sẽ là câu trả lời trung thực nhất. Thật khó có thể chuyển động tích cực một bộ máy sản xuất khi mà người trực tiếp làm ra sản phẩm ít hơn người quản lý và phục vụ gián tiếp ( lực lượng cán bộ quản lý và phục vụ chiếm 57,3% tổng số cán bộ, công nhân viên nhà trường).

Giải pháp về phân phối thu nhập tạo động lực làm việc và giữ người tài Thu nhập của cán bộ viên chức ở trường bao gồm các khoản như sau

- Chính sách phân phối quỹ phúc lợi được thảo luận rộng rãi, dân chủ, công khai, có ý kiến tham gia của tổ chức công đoàn và hội nghị cán bộ, công chức thông qua để thực hiện hàng năm. Thu nhập = Lương thực tế + Phụ cấp cơ bản + Lương tăng thêm+ Thưởng Những giải pháp tập trung vào 2 vấn đề: (1) Lương vượt định mức, (2) Sử dụng qũy phúc lợi để phân phối vào Lương tăng thêm và Các khoản thưởng khuyến khích do trường quy định.

T= AxB

Bố trí vào công việc: Sau khi các cá nhân có sự phù hợp được tuyển, người nhận việc mới này được làm quen với hàng loạt các hoạt động khác nhau trong trường với mục đích là gây nên sự thắc mắc của họ về những giá trị và chuẩn mực của trường và đi đến quyết định là có chấp nhận nó hay không. Hồ Chí Minh thành Trường Cao đẳng Tài chính – Hải quan là một chủ trương đúng đắn nhằm thực hiện nghị quyết của Đảng về phát triển sự nghiệp giáo dục và đào tạo, quy hoạch mạng lưới của trường đại học, cao đẳng, chương trình cải cách hành chính của Chính phủ giai đoạn 2001 – 2010.