Quy trình kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Thương mại và Kinh doanh Than Hà Nội

Chức năng, nhiệm vụ, phương hướng hoạt động, vị trí của đơn vị với ngành

Thực tế đã chứng minh rằng bước đầu triển khai công việc kinh doanh và hoạt động sản xuất công ty chỉ có chính thức 25 nhân viên, sau đó khi mở rộng sản xuất có 50 người và hiện nay có số nhân viên chính thức của công ty đã lên tới 120 người lao động. Sử dụng hợp lý lao động trong quá trình sản xuất kinh doanh là tíêt kiệm chi phí về lao động sống, góp phần hạ thấp giá thành sản phẩm, tăng doanh thu và là điều kiện để cải thiện, nâng cao đời sống vật chất tinh thần cho công nhân viên và người lao động trong doanh nghiệp.

Cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Dịch vụ Thương mại & Kinh doanh Than Hà Nội

Xây dựng kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, phân tích tình hình sản xuất kinh doanh của công ty và có những phương hướng giải quyết, đáp ứng yêu cầu mới của khách hàng. - Phòng tổ chức lao động: Quản lý nhân sự, sắp xếp bố trí lao động tổ chức các chương trình đào tạo hàng năm, xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý hợp lý thực hiện công tác bảo vệ chính trị cho công ty.

Tổ chức bộ máy kế toán của công ty và hình thức kế toán được áp dụng

- Kế toỏn hàng hoỏ: Theo dừi hàng hoỏ mua bỏn, bảo quản hàng hoỏ theo dừi cỏc cụng nợ với khỏch hàng, cỏc khoản phải nộp NSNN. - Theo quyết định của Bộ Tài chính về việc áp dụng chế độ kế toán mới, Công ty Cổ phần Dịch vụ Thương mại và Kinh doanh Than Hà Nội đã tiến hành áp dụng hình thức kế toán “chứng từ ghi sổ” và phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.

Phân loại lao động và hạch toán lao động tại Công ty

+ Số lao động hoạt động trong lĩnh vực khác ngoài hoạt động sản xuất kinh doanh cơ bản của doanh nghiệp như: cán bộ công nhân viên chuyên làm công tác Đảng, đoàn thể. Nói tóm lại công nhân viên trong công ty gồm nhiều loại khác nhau về trình độ, bậc thợ làm ở các bộ phận khác nhau, thực hiện các nhiệm vụ cụ thể khác nhau.

Hình thức tiền lương, quỹ lương và quy chế chi trả tiền lương trong công ty

- Quỹ tiền lương của Công ty Cổ phần Dịch vụ Thương mại và Kinh doanh Than Hà Nội là tổng quỹ tiền lương được tính theo số cán bộ công nhân viên của công ty mà công ty quản lý và chi trả lương. + Đối với lao động trả lương theo thời gian (viên chức quản lý, chuyên môn nghiệp vụ, thừa hành phục vụ và các đối tượng khác mà không thể trả lương theo sản phẩm.

Hạch toán phân bổ tiền lương tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Thương mại và Kinh doanh Than Hà Nội

- Việc phân phối tiền lương tại công ty là căn cứ các mức lương cơ bản đã được ký kết giữa người lao động với công ty và số ngày làm việc thực tế. - Là hình thức tính theo thời gian làm việc, cấp bậc kỹ thuật và thang lương của người lao động thường áp dụng cho những người lao động làm công tác lãnh đạo, văn phòng như ban giám đốc, tổ chức hành chính, quản trị, tổ chức lao động, thống kê tài vụ. -Trên cơ sở bảng chấm công và bảng kê khối lượng công việc hoàn thành, kế toán lập bảng thanh toán lương từng phân xưởng nhà máy phòng ban.

- Nguyên tắc của việc trừ lương là tiến hành trừ dần, tránh trừ hết vào một lần (nếu khoản khấu trừ lớn)để ít gây biến động đến đời sống của người lao động.Tiền lương phải được phát đến tận tay người lao động hoặc do đại diện tập thể lĩnh cho cả tập thể, việc phát lương do thủ quỹ đảm nhận, người nhận lương ký vào bảng thanh toán lương. Khi có bảng chấm công các bảng thanh toán, bảng phân phối của các bộ phận, các bộ phận chuyên cho phòng kế toán tài vụ làm căn cứ kiểm tra lương, bộ phận tiền lương làm căn cứ các chứng từ nhận được và lập bảng thanh toán tổng hợp trong tháng trình giám đốc xét duyệt và ký, sau đó kế toán viết chứng từ chi lương.

Tổ chức hạch toán lao động và tính lương

Bảng chấm công (Mẫu số 01a – LĐTL)

- Hàng tháng tổ trưởng (trưởng ban, phòng, nhóm..) hoặc người được ủy quyền căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình để chấm công cho từng người trong ngày, ghi vào ngày tương ứng trong các cột từ cột 1 đến cột 31 theo các ký hiệu quy định trong chứng từ. - Cuối tháng người chấm công và người phụ trách bộ phận ký vào bảng chấm công và chuyển bảng chấm công cùng các chứng từ có liên quan như Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH giấy xin nghỉ việc không hưởng lương. + Chấm công nghỉ bù: Nghỉ bù chỉ áp dụng trong trường hợp làm thêm giờ hưởng lương thời gian nhưng không thanh toán lương làm thêm, do đó khi người lao động nghỉ bù thì chấm công “NB” và vẫn tính trả lương thời gian.

* Mục đích: Bảng thanh toán tiền lương là chứng từ làm căn cứ để thanh toán tiền lương, phụ cấp, các khoản thu nhập tăng thêm ngoài tiền lương cho người lao động, kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho người lao động làm việc trong doanh nghiệp đồng thời là căn cứ để thống kê về lao động tiền lương. * Cuối mỗi tháng căn cứ vào chứng từ liên quan, kế toán tiền lương lập bảng thanh toán tiền lương chuyển cho kế toán trưởng soát xét xong trình cho giám đốc hoặc người được uỷ quyền ký duyệt, chuyển cho kế toán lập phiếu chi và phát lương. - Căn cứ vào bảng chấm công, căn cứ vào tiền lương bình quân của sản phẩm chính trong tháng và hệ số 1 trong tháng tính lương cho lao động quản lý và 38600 đồng, kế toán tính lương tháng /200 cho lao động quản lý (biểu 11).

- Căn cứ vào bảng chấm công, căn cứ vào tiền lương bình quân của sản phẩm chính trong tháng và sự cố hưởng lương theo sản phẩm, kế toán tính lương /200 cho lao động quản lý.

Tính lương cho công nhân trực tiếp sản xuất

- Hàng ngày nhân viên thống kê giao dịch công việc xuống từng tổ, sản xuất theo dây truyền nên tuỳ theo đặc điểm công đoạn mà có công đoạn tính được sản phẩm của từng người, nhưng có công đoạn không tính được sản phẩm của từng người. Đối với tổ không tính được sản phẩm của từng người thì căn cứ là số ngày công và hệ số của từng người, do trong tổ bình bầu theo năng lực của từng người, cuối tháng gửi lên cho nhân viên thống kê phân xưởng. - Căn cứ vào sản lượng thực tế đúng quy cách và các bảng sản lượng, bảng hệ số của các tổ gửi lên, nhân viên thống kê phân xưởng tính lương cho từng người công nhân.

- Nhân viên thống kê căn cứ vào số sản phẩm loại của mỗi người và đơn giá công đoạn này, tính lương cho từng công nhân.Trong công đoạn trên thì từng công đoạn là không thể tính được sản phẩm của từng người nên phải tính theo cách thức căn cứ vào số sản phẩm xuất ra từ sổ giao ca giữa hai ca trưởng trong dây chuyền sản xuất, có xác nhận của KCS. Cuối tháng tổ trưởng, ca trưởng tổng hợp số liệu, nhân viên phân xưởng đối chiếu với KCS, lấy ra số lượng hoàn thành nhân với đơn giá tiền công đoạn tương ứng, tính ra tổng quỹ lương của tổ đó.

Tính lương cho công nhân gián tiếp phân xưởng

Thống kê bộ phận Kế toán lương kế toán trưởng đã ký đã ký đã ký. Nhân viên thống kê Kế toán lương Kế toán trưởng đã ký đã ký đã ký.

Đối tượng lao động phụ trợ

SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ (Mẫu số S02b – DNN)

- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian (Nhật ký). Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra, đối chiếu số liệu với Bảng cân đối phát sinh. - Cuối trang sổ phải cộng số luỹ kế để chuyển sang trang sau - Đầu trang sổ phải ghi sổ cộng trang trước chuyển sang.

- Cuối tháng, cuối năm, kế toán cộng tổng hợp số tiền phát sinh trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, lấy số liệu đối chiếu với Bảng cân đối phát sinh. - Số liệu ghi trên sổ cái dùng để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết hoặc các sổ thẻ.

Yêu cầu

Kế toán lương Kế toán trưởng Giám đốc đã ký đã ký đã ký Đơn vị: Công ty DVTM & KD. - Dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán. - Sổ cái theo hình thức chứng từ ghi sổ được mở riêng cho từng tài khoản.

- Mỗi tài khoản mở một trong hoặc một số trang tuỳ theo số lượng ghi chép của các nghiệp vụ phát sinh.

Phương pháp ghi sổ cái

- Cuối mỗi trang phải cộng tổng số tiền theo từng cột và chuyển sang đầu trang sau. - Cuối tháng (quý, năm) kế toán phải khoá sổ, cộng số phát sinh nợ, số phát sinh có, tính ra số dư và cộng luỹ kế số phát sinh tính từ đầu quý, đầu năm của từng tài khoản để làm căn cứ lập bảng cân đối số phát sinh và báo cáo tài chính.