Xây dựng hệ thống thông tin quản lý thiết bị đại học

Phân tích hệ thống

Quan hệ này không thể hiện đƣợc mối quan hệ giữa hai thực thể cũng như không cho thấy điều gì về mặt nghiệp vụ, nên thường tách thành hai quan hệ 1- n bằng cách tạo một tập thực thể trung gian có quan hệ 1- n với cả hai tập thực thể đã có. Đối với các thực thể có khóa bao gồm 2 thuộc tính trở lên, nếu trong đó có những thuộc tính phụ thuộc hàm đơn trị vào một bộ phận của khóa thì tách các thuộc tính đó ra thành 1 thực thể mới với khóa là bộ phận khóa của thực thể ban đầu mà nó phụ thuộc hàm.

Thiết kế hệ thống

- Phần nền tảng của một HQTCSDL là một bộ máy dữ liệu - data engine - Ngôn ngữ định nghĩa dữ liệu (Data Definition Language - DDL) là một phần của bộ máy dùng để định nghĩa các bảng, trường, quan hệ. - Nhập liệu (data entry): chuyển dữ liệu từ nguồn tạo tin vào máy tính - Xử lý dữ liệu (data processing): là quá trình biến đổi trực tiếp trên dữ liệu trước khi đưa nó về dạng máy tính có thể đọc được. Rừ ràng, cỏc mỏy tớnh cầm tay và một số thiết bị hiển thị đặc biệt (vớ dụ nhƣ màn hình máy rút tiền tự động ATM) hỗ trợ màn hình hiển thị nhỏ hơn nhiều cũng phải đƣợc xem xét khi thiết kế giao diện.

Cách thức thể hiện vùng hiển thị đối với người dùng được điều khiển bởi cả khả năng kỹ thuật của màn hình và khả năng của hệ điều hành, Hai cách tiếp cận phổ biến nhất là paging và scrolling.

Quy trình quản lý Thiết bị trong ĐH TN

- Máy móc, thiết bị văn phòng: Máy vi tính, máy in, máy photocopy, máy chiếu, máy huỷ tài liệu, máy đun nước, thiết bị lọc nước, máy hút ẩm, máy hút bụi, máy điều hoà không khí, tủ lạnh, tủ đá, máy giặt, thiết bị nghe nhìn, thiết bị lưu trữ thông tin dữ liệu, thiết bị phòng cháy chữa cháy, bộ bàn ghế, tủ, két sắt,. - Nhà nước giao tài sản cho ĐHTN quản lý và sử dụng hoặc ĐHTN mua sắm bằng tiền do ngân sách nhà nước cấp, có nguồn gốc từ ngân sách nhà nư- ớc và từ Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp, Quỹ phúc lợi của ĐHTN cũng nhƣ của các đơn vị thành viên;. - Tài sản được xác lập sở hữu nhà nước theo quy định của pháp luật giao cho ĐHTN sử dụng gồm: tài sản tài trợ, viện trợ của các Chính phủ, tổ chức phi Chính phủ nước ngoài và tổ chức quốc tế khác; tài sản do tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước biếu, tặng, cho và các tài sản khác được xác lập sở hữu nhà nước.

Loại tài khoản kế toán của tài sản cố định phản ánh nguyên giá và giá trị hao mòn không những của toàn bộ tài sản cố định hiện có thuộc sở hữu của đơn vị hình thành từ các nguồn vốn khác nhau mà còn của các tài sản cố định đơn vị đi thuê dài hạn của bên ngoài.

Mô hình trao đổi thông tin quản lý thiết bị trong Đại học Thái Nguyên

Đối với tài sản theo quy định của pháp luật đƣợc đăng ký quản lý sử dụng, thì sau khi hoàn thành việc đầu tƣ xây dựng, mua sắm hoặc tiếp nhận tài sản, ĐHTN tiến hành đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước theo quy định hiện hành. Tài sản của ĐHTN có thể đem bán và chuyển nhượng trong trường hợp quy hoạch, sắp xếp lại cơ quan, đổi mới theo yêu cầu kỹ thuật, dƣ thừa, không còn nhu cầu sử dụng hoặc đã hƣ hỏng, xuống cấp không bảo đảm để phục vụ hoạt động của ĐHTN. ĐHTN tiến hành thanh lý tài sản trong các trường hợp nhà, công trình xây dựng phải phá dỡ để thực hiện dự án đầu tƣ xây dựng, giải phóng mặt bằng theo quy hoạch, dự án đã đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt hoặc hƣ hỏng không còn sử dụng đƣợc.

Cùng với thời gian lập báo cáo dự toán thu, chi ngân sách, đơn vị sự nghiệp phải lập báo cáo về nhu cầu đầu tƣ xây dựng, mua sắm, sửa chữa lớn tài sản năm kế hoạch của đơn vị, để báo cáo với Bộ GD&ĐT xem xét, tổng hợp vào dự toán thu, chi ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật.

Đại diện Bên giao

• Tài sản

Ban Quản trị thiết bị ĐH TN yêu cầu các đơn vị thành viên trong ĐH hàng năm nộp các báo cáo sổ sách theo mẫu A1, A2, A3, A5 của các đơn vị cho Ban QTTB, từ đó Ban QTTB đại học lập bảng thống kế tổng hợp báo cáo lên giám đốc đại học Thái Nguyên. - Trong toàn đại học đã có hệ thống mạng cáp quang nhƣng việc ứng dụng các phần mềm quản lý chƣa đƣợc khai thác nhiều cho quản lý chuyên môn nghiệp vụ mà mới khai thác ở khía cạnh gửi thông báo, trao đổi tệp qua các ứng dụng của Windows. Quản lý đầy đủ, chính xác, kịp thời việc tăng, giảm, dịch chuyển tài sản cũng nhƣ số tài sản hiện có đang đƣợc sử dụng trong ĐH TN cũng nhƣ các đơn vị thành viêc cả về mặt số lƣợng và giá trị.

- Kết xuất báo cáo theo các mẫu biểu báo cáo chi tiết tài sản về nguyên giá, khấu hao, giá trị còn lại theo nguồn vốn, loại tài sản (Hỗ trợ cả hai loại báo cáo theo kiểu hàng ngang và hàng dọc).

Tìm kiếm theo mã tài sản

+ Tương ứng với 10 thực thể: TÀI SẢN THIẾT BỊ, ĐƠN VỊ SỬ DỤNG, ĐƠN VỊ CUNG CẤP, THẺ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH, TỶ LỆ HAO MếN, THANH Lí TÀI SẢN, DỊCH CHUYỂN TÀI SẢN, NHểM TÀI SẢN, TÀI SẢN PHỤ, ĐĂNG KÝ TÀI SẢN. Một tài sản, thiết bị chỉ có một đơn vị quản lý sử dụng, một đơn vị có thể quản lý sử dụng nhiều loại tài sản, thiết bị cũng có thể không có thiết bị. Một tài sản thiết bị có thể có nhiều tài sản phụ hoặc không có tài sản phụ nào, một tài sản phụ thì lại luôn có trong một tài sản thiết bị.

Một lầm dịch chuyển có thể dịch chuyển nhiều tài sản cũng một lúc, một tài sản chỉ dịch chuyển đến một đơn vị duy nhất và ngƣợc lại một tài sản chỉ đƣợc chuyển từ một đơn vị duy nhất.

Thiết kế

- Lớp dịch vụ dữ liệu: cài đặt trên máy chủ CSDL MS SQL Server của nhà cung cấp dịch vụ internet, lớp này bao gồm Cấu trúc CSDL và các các thủ tục xử lý và cung cấp dịch vụ dữ liệu trên ngôn ngữ SQL. - Lớp xử lý nghiệp vụ: cài đặt trên máy chủ ứng dụng của mạng cục bộ có chức năng xử lý các nghiệp vụ quản lý Quản lý tài sản, lớp phần mềm này được xây dựng bằng công cụ VB.net của Microsoft, dưới dạng các .dll. TÀI SẢN THIẾT BỊ (Mã tài sản thiết bị, Mã nhóm, Tên tài sản, Tháng năm đưa vào SD, Nước SX, ĐVT, Thông số kỹ thuật, Số tháng bảo hành, Mã đơn vị cung cấp, Mã đơn vị sử dụng, Mã tài sản thiết bị phụ).

Kế toán tài sản nhập mã hoặc tên tài sản cần đăng ký, nếu tài sản chƣa có trong cơ sở dữ liệu thì quản trị thiết bị chƣa nhập vào hoặc không có tái sản đó, nếu tài sản đó đã có thì thông tin tài sản đó đƣợc chuyển đến tiến trình 2.1.2.

Đại diện bên nhận

Biên bản Người thực hiện: Quản trị thiết bị Thời gian sử dụng: Hàng ngày. Nội dung: Thông tin về bàn giao tài sản, thiết bị giữa NSD, QTTB, KTTS TÊN ĐƠN VỊ THÀNH VIÊN. 1 tờ giấy B5 Người thực hiện: Kế toán tài sản Thời gian sử dụng: Hàng ngày.

Biên bản Người thực hiện: Quản trị thiết bị Thời gian sử dụng: Hàng ngày.