Kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán: Hoạt động của phòng Kiểm toán Thương mại - Dịch vụ
MỤC LỤC
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Phòng này cung cấp các dịch vụ tư vấn tài chính, kế toán, kiểm toán liên quan đến các hoạt động thương mại và dịch vụ như kiểm toán bưu điện, ngân hàng, bảo hiểm… Ngoài ra, Phòng Kiểm toán Thương mại - Dịch vụ còn cung cấp các dịch vụ khác để hỗ trợ cho các phòng khác trong Công ty. Phòng Đào tạo và Hợp tác quốc tế thực hiện nhiệm vụ đào tạo nhân viên hàng năm, tổ chức sát hạch định kỳ để đánh giá trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên, cập nhật các thông tin mới về tài chính, kế toán, kiểm toán… và hướng dẫn cho các phòng nghiệp vụ.
Tổ chức công tác kế toán tại công ty AASC
Phòng thực hiện tư vấn cho khách hàng về các vấn đề tài chính, kế toán, kiểm toán, thẩm định giá trị tài sản doanh nghiệp… Phòng Tư vấn và Kiểm toán cũng hỗ trợ các phòng khác trong việc cung cấp dịch vụ kiểm toán BCTC. Sau khi đã thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước về các khoản phải nộp, lợi nhuận sau thuế được phân phối theo quy định tại Nghị định số 199/2004/NĐ-CP ngày 03/12/2004 của Chính phủ ban hành quy chế quản lý tài chính của công ty nhà nước và quản lý vốn nhà nước đầu tư vào doanh nghiệp khác.
Khái quát về tổ chức công tác kiểm toán tại công ty AASC
+ Phương pháp xác định gia trị hàng tồn kho cuối kỳ : Theo phương pháp nhập trước- xuất trước (NT-XT). + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho : Theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp tính và nộp thuế GTGT : Theo phương pháp khấu trừ. Công ty có một số khách hàng lớn và thường xuyên như: Công ty xi măng Nghi Sơn, Công ty liên doanh Vietsopetro, Công ty liên doanh VINAPIPE, Tổng công ty bưu điện, Tổng công ty xi măng Việt Nam, Công ty xây lắp điện I, Công ty cổ phần thiết bị bưu điện…. Sự am hiểu sâu sắc và bề dày kinh nghiệm thực tiễn trong các lĩnh vực tài chính, kế toán, kiểm toán, thuế giúp AASC phục vụ với chất lượng tốt nhất bất kỳ dịch vụ chuyên ngành nào mà khách hàng yêu cầu. Lĩnh vực kinh doanh của công ty. * Kiểm toán các doanh nghiệp tham gia niêm yết trên thị trường chứng khoán. Đào tạo nhân viên là một chiến lược nhằm nâng cao kỹ năng và chuyên môn cho nguồn nhân lực của doanh nghiệp. chung của khách hàng. f)Dịch vụ công nghệ thông tin. Định hướng phát triển của công ty trong tương lai là đa dạng hoá các loại hình dịch vụ, trong đó chú trọng phát triển các dịch vụ tư vấn. 1.4.2.Quy trình chung kiểm toán BCTC tại Công ty. Tại AASC, chương trình kiểm toán được xây dựng dựa trên kinh nghiệm của các KTV lâu năm và sự học hỏi các công ty kiểm toán, đặc biệt là các công ty kiểm toán nước ngoài. Chương trình được thường xuyên cập nhật và hoàn thiện cho phù hợp với chế độ kế toán và tình hình thị trường trong từng giai đoạn. Hệ thống chương trình kiểm toán gồm có: hệ thống hồ sơ kiểm toán, hệ thống câu hỏi đánh giá hệ thống KSNB, các mẫu quy định chung về lập kế hoạch kiểm toán, chương trình kiểm toán cụ thể cho từng khoản mục trên các BCTC của các doanh nghiệp. Việc kiểm toán các khách hàng cụ thể với những đặc thù về loại hình doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh, quy mô hoạt động… có những nét khác nhau. Song, mọi cuộc kiểm toán đều tuân theo quy trình chung gồm các giai đoạn: Bước đầu tiên là chuẩn bị kiểm toán đến lập kế hoạch kiểm toán, thực hiện kiểm toán và kết thúc kiểm toán. Chuẩn bị kiểm toán:. Đây là bước cần thiết nhằm tạo mọi tiền đề về cơ sở pháp lý, trí tuệ cũng như vật chất cho công tác kiểm toán. Giai đoạn này bắt đầu với việc tìm kiếm khách hàng. Thu nhận khách hàng là một quá trình gồm 2 bước:. Thứ nhất, phải có sự liên lạc giữa KTV với khách hàng tiềm năng mà khách hàng này có yêu cầu kiểm toán. Đối với khách hàng lần đầu này, một cuộc khảo sát là cần thiết nhằm thu thập những thông tin giúp cho KTV tìm hiểu các yêu cầu của khách hàng, đánh giá khả năng phục vụ khách hàng trên cơ sở đó xác định được giá phí kiểm toán và kế hoạch kiểm toán. Kết quả của cuộc khảo sát với các khách hàng tiềm năng sẽ là một thư chào thầu lớn. Các hợp đồng với các khách hàng này mang tính cạnh tranh nên ngoài các thông tin. của một thư chào hàng bình thường, nội dung Thư chào thầu còn chứa đựng những thông tin giới thiệu về Công ty : các khách hàng cùng lĩnh vực Công ty đã kiểm toán , danh sách và trình độ đội ngũ KTV.. Đối với các khách hàng thường xuyên, Công ty kiểm toán phải quyết dịnh xem liệu có tiếp tục kiểm toán hay không?. Sau đó, theo kế hoạch kiểm toán hàng năm từ Ban Giám đốc, các phòng tổ chức chuẩn bị cho các cuộc kiểm toán năm hiện hành sau khi thực hiện một số công việc cần thiết để kiểm tra những thay đổi từ phía khách hàng làm ảnh hưởng đến chất lượng cuộc kiểm toán năm nay. Mặc dù là khách hàng thường xuyên, việc gửi thư chào hàng tới khách hàng là cần thiết trong mọi trường hợp nhằm đạt được một sự nhất trí chung giữa Công ty và khách hàng về kế hoạch kiểm toán sơ bộ mà Công ty đã lập. Thứ hai, sau khi khách hàng chấp nhận mời Công ty làm đơn vị kiểm toán, hợp đồng kiểm toán sẽ được hai bên ký kết. Phụ lục của hợp đồng sẽ bao hàm kế hoạch tổng thể và chi tiết giá phí kiểm toán. Sau khi ký kết hợp đồng kiểm toán, KTV tiến hành thu thập các thông tin về khách hàng nhằm phục vụ cho việc lập kế hoạch kiểm toán tổng quát cho chu trình. KTV cần thực hiện các công việc sau:. + Thu thập thông tin cơ sở. Tìm hiểu ngành nghề và hoạt động kinh doanh của khách hàng. Đối với khách hàng kiểm toán truyền thống thì các thông tin cơ sở được cập nhật trong hồ sơ kiểm toán thường niên. Tuy nhiên đối với khách hàng mới thì việc thu thập các thông tin này là rất cần thiết. Xem xét lại kết quả của kiểm toán trước và hồ sơ kiểm toán chung + Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng. Những thông tin này được thu thập trong quá trình tiếp xúc với Ban Giám đốc công ty khách hàng bao gồm các loại sau: Giấy phép thành lập và Điều lệ công ty; Các BCTC, BCKT, thanh tra hay kiểm tra của năm hiện hành hay trong. vài năm trước; Biên bản các cuộc họp cổ đông, Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc. + Thu thập hiểu biết về hệ thống KSNB của đơn vị khách hàng. Đặc thù quản lý: đề cập tới quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt động kinh doanh của các nhà quản lý. Cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự: Đây là những nhân tố thuộc môi trường kiểm soát, tuy nhiên nó chịu chi phối rất lớn bởi quan điểm của các nhà quản lý. KTV cần xem xét trong cơ cấu tổ chức của đơn vị khách hàng các bộ phận được thiết kế riêng biệt hay không? Chính sách nhân sự của khách hàng có áp dụng hợp lý đảm bảo tuyển được những người có năng lực và trình độ chuyên môn thích hợp không?. Công tác kế hoạch: KTV cần tìm hiểu công tác kế hoạch được khách hàng thực hiện?. Uỷ ban kiểm soát: KTV tìm hiểu các thành viên của uỷ ban kiểm soát và chức năng nhiệm vụ của họ. Giai đoạn lập kế hoạch a) Lập chiến lược kiểm toán. Lập chiến lược kiểm toán là hoạt động đầu tiên của quy trình lập kế hoạch kiểm toỏn BCTC. Chiến lược kiểm toỏn do Giỏm đốc lập ra, trong đú nờu rừ:. Những yếu tố chỉ ra rủi ro sai sót trọng yếu trong BCTC. Xác định những mục tiêu kiểm toán trọng tâm và dưa ra phương pháp tiếp cận đối với những mục tiêu kiểm toán đó. Phương pháp tiếp cận kiểm toán toàn diện đối với hệ thống KSNB. Những vấn đề về BCTC. Những kỹ năng chuyên môn hoá cần thiết để tiến hành kiểm toán có hiệu quả. Chiến lược kiểm toán được lưu trong tài liệu chiến lược và được thông báo cho nhóm kiểm toán. Nếu có thay đổi thì Giám đốc là người phê duyệt và lưu lại những thay đổi đó trong quá trình kiểm toán. b) Lập kế hoạch kiểm toán tổng thể. Bước lập kế hoạch kiểm toán ở AASC có tác dụng định hướng công việc cần thực hiện khi kiểm toán. Một kế hoạch kiểm toán hợp lý giúp KTV xác định được số lượng và chất lượng các bằng chứng kiểm toán cần thiết cho ý kiến nhận xét của mình. Hiện nay có hai cách tiếp cận kiểm toán BCTC dựa trên cách phân chia kiểm toán BCTC thành chu kỳ và khoản mục. Để tiết kiệm đuợc chi phí cũng như nâng cao hiệu quả của cuộc kiểm toán, AASC thực hiện kiểm toán theo khoản mục trong mối quan hệ với những khoản mục khác. Chẳng hạn, khi kiểm toán khoản mục mua hàng, KTV thực hiện cùng với khoản mục thanh toán. c) Thiết kế chương trình kiểm toán. Mục tiêu của chương trình kiểm toán là để khẳng định xem BCTC được lập và tuân thủ các nguyên tắc, Chuẩn mực kế toán; kế toán đã thực hiện chính xác các nghiệp vụ điều chỉnh và các bút toán không thông thường được cho phép và hạch toán một cách chính xác qua đó đoàn kiểm toán công ty AASC sẽ đưa ra các thủ tục kiểm toán chi tiết. Dựa trên chương trình kiểm toán chung, đoàn kiểm toán sẽ đưa ra cho mỗi khoản mục một chương trình kiểm toán cụ thể. Giai đoạn thực hiện kiểm toán. Đây là giai đoạn, KTV trực tiếp sử dụng các thủ tục kiểm toán áp dụng vào các chương trình kiểm toán đã được lập theo các phần hành cụ thể. Các thủ tục kiểm toán được công ty áp dụng trong quy trình kiểm toán bao gồm:. Thực hiện các thủ tục kiểm soát: KTV tiến hành rà soát tình hình KSNB và rà soát đánh giá việc tuân thủ pháp luật. Thực hiện các thủ tục phân tích: KTV xem xét tính độc lập và tín cậy của các dữ liệu thông tin tài chính, nghiệp vụ bằng cách sử. dụng các hệ số, tỷ suất tài chính. Ước tính các giá trị và so sánh giá trị ước tính và giá trị ghi sổ. Phát hiện và tìm ra các nguyên nhân chênh lệch. Thực hiện các thủ tục kiểm tra chi tiết: Tuỳ từng phần hành, khoảnmục mà thực hiện chọn mẫu kiểm tra hay kiểm tra toàn bộ, sử dụng các phương pháp kỹ thuật kiểm tra chi tiết để thực hiện kiểm tra đối với các khoản mục đã chọn. Xác định chênh lệch và các biện pháp xử lý. Trong giai đoạn này, theo kế hoạch và chương trình kiểm toán đã được thiết kế, các KTV kết hợp các phương pháp và các thủ tục kiểm toán để thu thập và đánh giá các số liệu tài chính. Mỗi cuộc kiểm toán được quản lý bởi một trưởng đoàn kiểm toán. Nếu là khách hàng có các đơn vị thành viên thì mỗi đơn vị thành viên được một trưởng nhóm kiểm toán quản lý. Mỗi KTV sẽ thực hiện một hay một số phần hành và lập báo cáo tổng hợp phần hành báo cáo lên trưởng nhóm kiểm toán. Trưởng nhóm kiểm toán sau khi soát xét các báo cáo tổng hợp các phần hành sẽ tổng hợp thành “Biên bản kiểm toán “ cho đơn vị thành viên của khách hàng và báo cáo lên trưởng đoàn kiểm toán. Toàn bộ giấy tờ làm việc và các biên bản kiểm toán của các KTV được một KTV tổng hợp và đưa ra ý kiến kiểm toán. KTV này phải được phân công từ trước và chịu trách nhiệm chính về cuộc kiểm toán. Kết thúc giai đoạn này là công việc đánh giá các phát hiện kiểm toán, đưa ra các bút toán điều chỉnh chênh lệch và yêu cầu doanh nghiệp điểu chỉnh. Giai đoạn kết thúc kiểm toán. a) Xem xét và giải thích các phát hiện kiểm toán. Bước đầu tiên của giai đoạn này, KTV tiến hành xem xét và giải thích các phát hiện kiểm toán. Trước hết, trưởng nhóm soát xét lại các chứng từ kiểm toán liên quan đến mục tiêu kiểm toán đã được thực hiện và đánh giá xem liệu các bằng chứng kiểm toán được thu thập có đuợc đầy đủ và thích hợp để đưa ra ý. kiến nhận xét về BCTC hay không? Việc soát xét cũng bao gồm việc cân nhắc những chênh lệch không cần điều chỉnh, khả năng hoạt động liên tục của đơn vị. Sau cùng, trưởng nhóm kiểm toán đánh giá sự trình bày trên BCTC và lập bản ghi nhớ về cụng việc hoàn thành, trong đú nờu rừ những thuận lợi và khú khăn trong quá trình kiểm toán, những hạn chế và phạm vị, mục tiêu kiểm toán không đạt được nếu có và nhứng sự kiện phát sinh sau ngày kết thúc niên độ kế toán. Sau khi hoàn thành công việc kiểm toán ở tất cả các phần hành, trưởng nhóm chịu trách nhiệm tổng hợp các bằng chứng thu thập được. Việc tổng hợp này được thể hiện trên giấy tờ làm việc và lập ra bản dự thảo báo cáo. Bản dự thảo này sẽ được thông qua Ban giám đốc của công ty khách hàng. Nếu Ban Giám đốc của công ty khách hàng không có thêm những giải trình hoặc ý kiến gì thì KTV sẽ lập ra BCKT chính thức. b) Phát hành BCKT và thư quản lý. (Trích giấy làm việc KTV trong hồ sơ kiểm toán chung). * Đặc điểm về tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Tuy Công ty có 18 chi nhánh ở các tỉnh trên cả nước nhưng bộ máy tổ chức quản lý khá chặt chẽ. Bộ máy quản lý của công ty gồm: Hội đồng quản trị có ba thành viên một chủ tịch và hai uỷ viên; ban giám đốc có một giám đốc và bốn phó giám đốc. Ở mỗi chi nhánh công ty có một giám đốc và đầy đủ các phòng ban. Lãnh đạo Công ty rất quan tâm tới công tác tài chính kế toán. * Hệ thống kế toán và cách thức tổ chức hạch toán kế toán chu trình mua hàng thanh toán. Bộ máy kế tán của công ty gồm một kế toán trưởng và năm kế toán đảm nhiệm các công việc khác nhau. Kế toán tại các chi nhánh hạch toán độc lập sau đó tổng hợp số liệu tại văn phòng chính của công ty. Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong ghi chép kế toán là đồng Việt Nam. +) Hình thức sổ kế toán công ty áp dụng theo hình thức sổ kế toán Nhật ký chứng từ. +) Nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ được quy đổi ra Việt Nam đồng theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Tại thời điểm cuối năm các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ được quy đổi theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố vào ngày kết thúc niên độ kế toán. Chênh lệch tỷ giá thực tế phát sinh trong kỳ và chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại số dư các khoản mục tiền tệ tại thời điểm cuối năm được kết chuyển vào doanh thu hoặc chi phí tài chính trong năm tài chính. +) Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: hàng tồn kho được tính theo giá gốc. Gía gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. +) Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho. +) Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Giá trị nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm cuối kỳ được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền, sản phẩm dở dang cuối kỳ được đánh giá theo phương pháp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. +) Ghi nhận các khoản phải trả thương mại và phải trả khác: Các khoản phải trả người bán có thời hạn thanh toán dưới 1 năm hoặc trong một chu kỳ sản xuất kinh doanh được phân loại là nợ ngắn hạn, có thời hạn thanh toán trên một năm hoặc trên một chu kỳ sản xuất kinh doanh được phân loại là nợ dài hạn.
