Nghiên cứu xây dựng hệ thống thông tin quản lý kế toán bán hàng trong doanh nghiệp tại Công ty TNHH Phú Mỹ

Các nghiệp vụ và quy trình kế toán bán hàng tại tổng công ty 1. Tài khoản và chứng từ sử dụng

Ngoài ra công ty còn mở rộng kinh doanh trên rất nhiều sản phẩm như thiết bị vệ sinh, bình nóng lạnh, bồn nước, ống chịu nhiệt,…Với sản phẩm ngày càng đa dạng góp phần giúp công ty kinh doanh ngày càng hiệu quả và đạt lợi nhuận cao. Tuy nhiên trong thời buổi kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt hiện nay, đặc biệt thị trường gạch ốp lát cao cấp và ngói lợp có sự cạnh tranh của nhiều hãng khác là một khó khăn không nhỏ cho hoạt động kinh doanh của Công ty. Vì thế, để lớn mạnh lên cùng nền kinh tế theo từng giai đoạn phát triển Công ty đã không ngừng có những chiến lược kinh doanh mới, phù hợp kích thích tiêu thụ và mở rộng thị trường cũng như xây dựng uy tín trên nền tảng chất lượng sản phẩm cung cấp.

Công ty Công ty TNHH PHÚ MỸ là một Công ty hoạt động với phạm vi rộng và phức tạp do vậy Công ty đã ý thức được việc ứng dụng tin học trong quản lý công việc của Công ty nói chung và trong công tác bán hàng nói riêng là cần thiết. Do đó việc quản lý tại Công ty đã trở nên thuận tiện và giảm thiểu được nhiều chi phí trong quá trình quản lý giúp Công ty nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và đáp ứng được các đòi hỏi của khách hàng một cách hiệu quả.

Xác định yêu cầu và mô tả bài toán 1. Xác định yêu cầu

- Xuất báo cáo: Báo cáo tổng hợp công nợ khách hàng, báo cáo tổng hợp công nợ nhà cung cấp, báo cáo nhập-xuất-tồn, bảng kê hóa đơn bán hàng, báo cáo hàng mua, báo cáo hàng bán, in hóa đơn bán hàng, sổ nhật kí bán hàng,…. Nếu hàng đủ tiêu chuẩn về số lượng, chủng loại, quy cách, chất lượng hàng hóa và các giấy tờ hợp lệ thì bộ phận kiểm tra sẽ viết phiếu nhập kho và chuyển tới cho bộ phận quản lý kho. Nếu thành phẩm, hàng hóa không đủ số lượng theo yêu cầu của khách hàng thì bộ phận bán hàng sẽ lập báo cáo chuyển cho bộ phận sản xuất hoặc bộ phận mua hàng tùy theo từng loại mặt hàng mà khách hàng yêu cầu.

Nếu thành phẩm, hàng hóa trong kho đáp ứng được yêu cầu của khách hàng thì kế toán bán hàng sẽ viết hóa đơn bán hàng kèm theo phiếu xuất kho dựa trên những yêu cầu của khách hàng. Từ biên bản kiểm kê này bộ phận kế toán kiểm tra đối chiếu để xác định lượng chênh lệch hàng hóa và tình hình hàng hóa cần thanh lý sau đó lập báo cáo kiểm kê đưa cho Giám đốc.

MÔ HÌNH CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ CỦA HỆ THỐNG 1. Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống

Lập hóa đơn bán hàng: Khi xuất hàng bán cho khách hàng, bộ phận bán hàng lập hóa đơn GTGT bán hàng gồm ba liên: Liên 1 giữ lại tại đơn vị bán hàng, liên 2 giao cho khách hàng , liên 3 giao cho cơ quan thuế. Báo cáo công nợ khách hàng: Dựa vào hóa đơn bán hàng và báo cáo công nợ khách hàng trước đó, phiếu thu thu tiền khách hàng lập báo cáo công nợ khách hàng để xác định phải thu của khách hàng nào, số tiền bao nhiêu. Báo cáo công nợ nhà cung cấp: Dựa vào phiếu nhập kho, báo cáo công nợ nhà cung cấp trước đó và phiếu chi chi cho Nhà cung cấp lập báo cáo công nợ nhà cung cấp để xác định phải trả của nhà cung cấp nào, số tiền bao nhiêu.

+ Giữ nguyên tác nhân ngoài, các kho dữ liệu và các luồng dữ liệu liên quan đến các tiến trình được thay thế ở luồng dữ liệu mức 0 tương ứng và chuyển chúng sang mức 1 nhưng đặt lại các đầu mút của các luồng dữ liệu vào các tiến trình con mới thêm vào cho phù hợp. Từ các động từ ở biểu đồ ERM, nếu một mối quan hệ bậc hai 1:N không có thuộc tính riêng được biểu diễn bằng cách thêm khóa của quan hệ tương ứng với thực thể bên 1 vào quan hệ tương ứng với thực thể bên nhiều để trở thành một khóa ngoại của quan hệ này.

Bảng NGUOIDUNG

Bảng TAIKHOAN

Bảng DUNODAUKI

Bảng TONDAUKI

Bảng DMHANGHOA

Bảng DMKHACHHANG

Bảng DMUCNHACUNGCAP

Bảng DMKHO

Bảng PHIEUNHAPXUAT

Bảng DONGPHIEU

Bảng PHIEUTHUCHI

Bảng HOADON

Bảng DONGHOADON

Bảng BBKIEMKE

Bảng DONGBBKIEMKE

- Sau khi nhập vào số phiếu nhập kho máy sẽ tự động đọc phiếu nhập kho, lấy trường tổng tiền, tên hàng, mã hàng, cập nhật vào phiếu chi, chỉ cần nhập thêm số phiếu, ngày tự lấy từ ngày giờ hệ thống. - Sau khi nhập vào số phiếu nhập kho, máy sẽ tự động đọc phiếu nhập kho, lấy trường tổng tiền, tên hàng, mã hàng cập nhật vào phiếu xuất kho hàng trả lại, có thể in ra để gửi tới nhà cung cấp. - Sau khi nhập vào số hoá đơn bán hàng máy sẽ tự động đọc bảng hoá đơn bán hàng, lấy trường tổng tiền, cửa hàng số, tên khách cập nhật vào Phiếu thu, chỉ cần nhập thêm số phiếu, ngày tự lấy từ ngày giờ hệ thống.

- Sau khi nhập các số liệu vào số phiếu xuất kho, máy sẽ tự động đọc phiếu xuất kho, lấy trường tổng tiền, tên hàng, mã hàng cập nhật vào phiếu nhập kho hàng bị trả lại, sau đó có thể in ra để gửi tới khách hàng. Cập nhật nhân viên Báo cáo tổng hợp doanh thu Cập nhật tài khoản Báo cáo công nợ khách hàng Cập nhật phiếu nhập kho Báo cáo công nợ nhà cung cấp Cập nhật hóa đơn bán hàng Báo cáo tổng hợp hàng mua. Ngoài ra, để hoàn thiện thêm hệ thống, chúng ta còn thêm một số giao diện nữa, tương ứng với các chức năng hỗ trợ cho chính hệ thống: về quản lí chính người dùng của hệ thống, hỗ trợ tra cứu, truy vấn thêm thông tin; chức năng xem được các danh mục, in và xem thông tin thẻ tiết kiệm của khách hàng, và thêm một số báo cáo khác phục vụ cho quản lý trong quá trình sử dụng.

Hướng dẫn sử dụng: nhập tên người dùng hoặc chọn từ bảng các tên truy nhập hệ thống do hệ thống đưa ra, nhập mật khẩu truy nhập, kết thúc chọn Đăng nhập, nếu muốn thoát khỏi chương trình nhấn ESC.