Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây dựng: Nghiên cứu tại Công ty cổ phần xây dựng và thương mại Hoàng Gia
MỤC LỤC
Công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây dựng
Kế toán chi tiết vật liệu
Kế toán chi tiết vật liệu đòi hỏi phản ánh cả về mặt giá trị, số lợng, chất l- ợng của từng thứ, từng loại (từng danh điểm) vật liệu theo từng kho từng ngời phụ trách vật chất và từng công trình, hạng mục công trình tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Chứng từ sử dụng. Để đáp ứng yêu cầu quản lý và hạch toán vật liệu kế toán sử dụng các chứng từ chủ yếu:. Các phơng pháp hạch toán chi tiết. Trong doanh nghiệp việc quản lý do nhiều bộ phận tham gia. Song việc quản lý tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu hàng ngày đợc thực hiện chủ yếu ở bộ phận kho và phòng kế toán doanh nghiệp. Trên cơ sở các chứng từ kế toán về nhập xuất vật liệu thủ kho và kế toán vật liệu phải tiến hành hạch toán kịp thời tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu hàng ngày theo từng loại vật liệu. Sự liên hệ và phối hợp với nhau trong việc ghi chép cũng nh kiểm tra đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán. Hiện nay trong các doanh nghiệp việc hạch toán vật liệu giữa kho và phòng kế toán có thể thực hiện theo các phơng pháp sau:. - Phơng pháp ghi thẻ song song. - Phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển. a) Phơng pháp thẻ song song. Sau đó lần lợt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất vào sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu có liên quan. Cuối tháng tiến hành cộng thẻ và đối chiếu với thẻ kho, lập bảng kê nhập- xuất- tồn vật liệu sau đó đối chiếu: sổ kế toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho, dòng tổng cộng trên bảng kê nhập - xuất – tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp, số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế. * Ưu điểm: Phơng pháp này đơn giản,dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu, đảm bảo đọ tin cậy cao của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho việc quản trị hàng tồn kho. * Nhợc điểm: Khối lợng ghi chép nhiều đặc biệt trờng hợp doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật t, việc ghi chép trùng lắp chỉ tiêu số lợng giữa kế toán và thủ kho. * Điều kiện áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp ít chủng loại vật t, khối lợng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, phát sinh không thờng xuyên, trình độ nhân viên kế toán cha cao. Trình trự ghi sổ theo phơng pháp này đợc thể hiện qua sơ đồ sau:. Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song. Phiếu nhập kho. Thẻ hoặc sổ chi. tiết Thẻ kho. Bảng kê nhập- xuất- tồn nguyên vât liệu. Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu cuối tháng b) Phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển.
Kế toán tổng hợp vật liệu
Vật liệu đợc hình thanh từ nhiều nguồn khác nhau: do mua ngoài, do tự chế, thuê ngoài gia công, do nhận vốn góp liên doanh liên kết của các đơn vị khác, do biếu tặng..nhng trong đó chủ yếu tăng do mua ngoài trong mọi trờng hợp doanh nghiệp phải lập các chứng từ theo đúng quy định. Có TK 131 Ghi giảm khoản phải thu tiền nhận thầu công trình + Đơn vị trực thuộc nhận ứng trớc nguyên vật liệu của bên giao thầu (bên A) để thực hiện khối lợng xây lắp giao khoán nội bộ, kế toán gariNVL. Có TK 1311 Ghi giảm sổ tiền phải thu về nhận thầu công trình. - Chi phí NVL liên quan trực tiếp đến từng hợp đồng xây dựng có thể đợc giảm nếu có các khoản thu khác không bao gồm trong doanh thu của hợp đồng, ví dụ các khoản thu từ vilieeujNVLNVL thừa khi kết thúc hợp đồng xây dựng:. + Nhập kho nguyên vật liệu thừa khi kết thúc hợp đồng xây dựng;. Nợ TK 152 Ghi tăng giá trị vật liệu theo giá gốc. + Trờng hợp vật liệu thừa và phế lịêu thu hồi không qua nhập kho mà tiêu thụ ngay, kế toán phản ánh các khoản thu bán vật liệu thừa và phế liệu ghi giảm chi phÝ:. * Kế toán biến động giảm vật liệu. Nguyên vật liệu giảm chủ yếu do các nghiệp vụ xuất dùng cho quá trình thi công xây lắp, do nhu cầu phục vụ quản lý doanh nghiệp, góp vốn liên doanh với các đơn vị khác ,..Các nghiệp vụ xuất kho vật liệu cũng phải đợc lập chứng từ đầy. đủ đúng theo quy định. Trên cơ sở các chứng từ xuất kho, kế toán tiến hành phân loại theo đúng đối tợng sử dụng và căn cứ vào phơng pháp tính giá mà đơn vị áp dụng tính ra giá thực tế xuất kho, ghi chép phản ánh lên các tài khoản, sổ kế toán. Cuối tháng cũng phải tổng hợp số liệu đối chiếu, kiểm tra số liệu kế toán chi tiết. Một số nghiệp vụ ghi giảm vật liệu:. - Xuất nguyên vật liệu dùng cho sản xuất kinh doanh xây lắp:. + Xuất nguyên vật liệu cho hoạt động xinh doanh xây lắp:. Có TK 152 Giá thực tế NVL xuất dùng + Xuất nguyên vật liệu cho hoạt động nội bộ:. - Xuất NVL cho hoạt động xây dựng cơ bản, sữa chữa tài sản cố định:. Có TK 152 Giá thực tế NVL xuất dùng - Nguyên vật liệu thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê:. + Thiếu hụt do sai sót trong ghi chép, do kế toán điều chỉnh lại:. Nợ TK liên quan. - Nếu vật liệu thừa mà không phù hợp với đặc điểm sản xuất của doanh nghiệp trong trờng hợp bán ra ngoài:. Có TK 152 Trị giá thực tế NVL xuất bán - Giảm do xuất thuê ngoài gia công chế biến:. Có TK 152 Giá trị NVL xuất thuê ngoài gia công chế biến. - Trờng hợp nguyên vật liệu, thiết bị mua về không đúng quy định, phẩm chất trả lại cho ngời bán hoặc đợc hởng chiết khấu thơng mại:. Có TK 152 Ghi giảm nguyên vật liệu. Có TK 133.1 Số thuế GTGT của hàng trả lại hoặc hởng chiết khấu - NVL giảm do góp vốn liên doanh, đầu t tài chính ngắn hạn, do đánh giá lại:. Có TK 152 Trị giá nguyên vật liệu giảm. Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp KKTX. gia công chế biến Sữa chữa lớn TSCĐ. TK151 TK 138.1 Nhập kho hàng mua đang Vật liệu thiếu hụt phát đi đờng kỳ trứơc hiện khi kiểm kê. NVL dùng không hết Góp vốn liên doanh. Tăng do đánh giá lại NVL Giảm do đánh giá lại NVL b) Kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ.
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Thông thờng các doanh nghiệp sau khi lựa chọn các tài khoản cần sử dụng có thể quy định các loại chứng từ ghi sổ : hoặc là mỗi loại chứng từ ghi sổ ghi “Có” một tài khoản đối ứng với “ Nợ” các tài khoản khác hoặc là mỗi loại chứng từ ghi sổ ghi “Nợ” một tài khoản đối ứng với “Có” các tài khoản khác. - Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặch bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đợc kiểm tra, đợc dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản Nợ, tài khoản Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính tho các bảng, biểu đợc thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Đặc điểm tình hình chung tại Công ty cổ phần xây dựng và thơng mại Hoàng Gia
Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty cổ phần xây dựng và thơng mại Hoàng Gia
- Chuẩn bị mặt bằng công trình (san ủi, đào đắp, bốc xúc đất, đá,…) xây dựng công trình dân dụng, công trình công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi, cấp thoát nớc, đờng điện đến 35KV, lắp đặt trạm biến áp đến 560KW. - Sản xuất và gia công, kinh doanh cấu kiện bê tông đúc sẵn, đồ mộc dân dụng, xây dựng, hàng thủ công mỹ nghệ, gia công cơ khí, khung nhôm kính các loại, sản xuất, kinh doanh hàng nông, lâm sản, thuỷ hải sản, khoáng sản, vật liệu xây dựng ( cát, sỏi..).
Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý Công ty cổ phần xây dựng và thơng mại Hoàng Gia
Là ngời chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật các thiết bị máy móc thi công, chịu trách nhiệm về tiến độ thi công, yêu cầu kỹ thuật của công trình giỏm sỏt, điều hành mỏy múc di chuyển đến cỏc cụng trỡnh khác nhau, thực hiện cỏc cụng việc do giỏm đốc giao. Quy hoạch cán bộ, lên kế hoạch đào tạo nhân sự, tổ chức công tác thi đua khen th- ởng, phân phối tiền lơng, tiền thởng, các chế độ khác trên cơ sở các chế độ chính sách đối với ngời lao động theo quy định của bộ luật lao động và những quy chế nội bộ công ty.
Đặc điểm công tác kế toán của Công ty
Để đảm bảo đợc yêu cầu trên tổ chức bộ máy kế toán của doanh nghiệp phải căn cứ vào việc áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán vào đặc điểm tổ chức quy mô sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, hình thức tổ chức phân công quản lý, khối lợng tính chất và mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế tài chính cũng nh yêu cầu, trình độ quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ quản lý và cán bộ kế toán. Có nhiệm vụ phân công, lãnh đạo trong phòng kế toán, chỉ đạo, kiểm tra công tác của các kế toán viên về việc chấp hành và áp dụng chế độ tài chính kế toán của công ty, ký duyệt các chứng từ, sổ sách, lập các sổ sách, báo cáo theo yêu cầu của giám đốc và chế độ Tài chính quy định.
Công tác kế toán NVL tại Công ty cổ phần xây dựng và thơng mại Hoàng Gia
Do điều kiện công trình ở xa công ty nên để giảm bớt chi phí đi lại và đơn giản trong quá trình làm thủ tục nhập kho, thủ kho viết phiếu nhập kho, lập thành 2 liên đối với trờng hợp mua ngoài và 3 liên đối với vật liệu tự gia công chế biến. - Đối với vật liệu nhập kho do mua ngoài, các chứng từ sử dụng : hoá đơn GTGT (trờng hợp mua hàng của những doanh nghiệp tính Thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ), hoá đơn mua hàng (trờng hợp mua hàng của những DN tính Thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp), phiếu chi, biên bản kiểm nghiệm (nếu có), phiếu nhập kho..Các công trình thờng đợc khoán cho từng đội xây dựng.
Nhận xét về công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xây dựng và thơng mại Hoàng Gia
Những u điểm trong công tác kế toán nguyên vật liệu
Việc nhập nguyên vật liệu đợc tiến hành chặt chẽ, đảm bảo chất lợng, tiêu chuẩn do nhà nớc và tiêu chuẩn do nội bộ công ty ban hành, do đó kế toán không phải xử lý các tình huống nh hàng mua về thừa thiếu so với hóa đơn, kém phẩm chất, sai quy cách…không đảm bảo nh hợp đồng. Về vận dụng hình thức sổ kế toán: Công ty vân dụng hình thức ghi sổ nhật ký chung, đặc biệt linh động trong hạch toán tổng hợp kế toán đã lập bảng tổng hợp chứng từ gốc sau đó căn cứ vào chứng từ này để phản ánh lên sổ nhật k.
Những hạn chế về công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty
Về phơng pháp hạch toán: Trong công ty kế toán áp dụng phơng pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu và sử dụng bảng tổng hợp chứng từ gốc cha theo dừi đợc tỡnh hỡnh nhập, xuất kho vật t thờn xuyờn, gõy khú khăn trong việc kiểm tra, đối chiếu, phát hiện sai sót giữa kho và phòng kế toán. Nguyên vật liệu của doanh nghiệp chiếm giá trị rất lớn, đặc biệt là những vật liệu xuất thẳng cho công trình thi công ghi trực tiếp trên TK621 doanh nghiệp không lập bảng theo dõi riêng cho từng loại nguyên vật liệu này sẽ gây khó khăn trong việc quản lý và hạch toán.
Nguyên tắc hoàn thiện
Để tổ chức tốt công tác kế toán đảm bảo phát huy tốt vai trò, tác dụng của kế toán đối với quản lý thì. Hoàn thiện công tác kế toán trong DN phải đảm bảo tiết kiệm và có tính khả quan, thực hiện tốt chức năng thông tin cho các nhà quản trị DN.
Một số giải pháp đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xây dựng và thơng mại Hoàng Gia
Các chứng từ sử dụng cần đợc lập đầy đủ phù hợp với từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, điền đầy đủ các thông tin trên chứng từ, sổ kế toán nh biên bản kiểm nghiệm vật t công ty cần phải đánh số thứ tự để thuận tiện trong việc kiểm tra, theo dừi, đối chiếu…. Giải pháp 7.- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Giá cả NVL trên thị trờng biến động lên xuống rất thất thờng đặc biệt là trong năm 2008 gây ảnh hởng không nhỏ đến quá trình sản xuất của công ty vì vậy công ty nên trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho để đảm bảo cho quá trình thi công không bị gián đoạn do ảnh hởng của biến động giá cả nguyên vật liệu.