Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty TNHH Tiến Minh đáp ứng yêu cầu phát triển trong tương lai
MỤC LỤC
Phân công lao động (chuyên môn hóa công việc)
Phân công lao động chính là việc chia nhỏ một công việc thành các công việc nhỏ hơn hay các bước công việc mà mỗi bước này do một người đảm nhận, tức là mỗi người chỉ đảm nhận một phần của công việc chứ không thực hiện toàn bộ một công việc trọn vẹn. Do được chuyên môn hóa nên người lao động chỉ thực hiện một số thao tác nhất định thì việc đào tạo chỉ chú trọng vào một số thao tác từ đó thuận lợi việc đào tạo lao động, tiết kiệm được thời gian và chi phí đào tạo.
Phạm vi kiểm soát của bộ máy quản lý (phạm vi quản lý)
Phân công lao động chỉ mức độ của các công việc trong tổ chức được phân chia thành những bước công việc hoặc những nhiệm vụ khác nhau do những người lao động có chuyên môn khác nhau thực hiện. - Nhược điểm: do người lao động chỉ thực hiện một số thao tác nhất định nên dễ dẫn đến nhàn chán, stress cho người lao động và có thể dẫn đến tai nạn lao động.
Bộ phận hóa
- Bộ phận hóa theo khách hàng: để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của mỗi nhóm khách hàng, vì mỗi khách hàng có nhu cầu khác nhau nên việc phân chia như vậy sẽ dễ dàng cung cấp dịch vụ và sản phẩm.
Chính thức hóa
Quy định ngầm được hình thành do thói quen của người lao động trong thời gian dài khi thực hiện các công việc đã hình thành nên các tiêu chuẩn nhất định khi thực hiện nhưng không được quy định bằng văn bản và chúng có ảnh hưởng lớn tới người lao động. Chức năng này thực hiện nội dung chủ yếu là khởi động và duy trì hoạt động của tổ chức kế hoạch đề ra thông qua các hoạt động của các thành viên trong tổ chức và phối hợp các hoạt động một cách nhịp nhàng và hiệu quả.
Những yếu tố khách quan
- Quy mô sản xuất: Tổ chức lớn về quy mô thường chuyên môn hóa sâu hơn, nhiều cấp quản lý hơn, nhiều quy định và điều lệ hơn, bộ phận hóa cao hơn tổ chức có quy mô nhỏ. - Năng lực, trình độ kỹ thuật, công nghệ và trang bị kỹ thuật: Năng lực khoa học công nghệ cao hơn sẽ tác động đến khả năng thu thập và xử lý thông tin và do đó làm thay đổi cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.
Tính tất yếu khách quan và phương hướng hoàn thiện
- Môi trường và phạm vi hoạt động của tổ chức: Các nhân tố thuộc môi trường kinh doanh thay đổi tác động trực tiếp đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp. Với những mô hình cơ cấu tổ chức cũ nhiều khi khó tỏ ra phù hợp với môi trường và thị trường đang ngày càng biến động và không ngừng thay đổi.
Quy trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tổ chức
Nguyên nhân quan trọng nhất có ảnh hưởng lớn tới những hạn chế trong cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty là do công ty hiện nay chưa có cơ sở sản xuất tập trung phải thuê địa điểm để tiến hành hoạt động sản xuất, việc phân xưởng sản xuất không tập trung có ảnh hưởng lớn tới cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Trong thời gian tới khoảng tháng 10/2008 công ty sẽ hoàn thành việc xây dựng nhà máy sản xuất tập trung tại Khu công nghiệp Quế Vừ nờn cụng ty sẽ tiến hành tổ chức lại quỏ trỡnh sản xuất tại một phõn xưởng duy nhất, kèm theo sự thay đổi về tổ chức sản xuất thì cũng cần tiến hành hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý song song cho phù hợp với tình hình thực tế và khắc phục những mặt hạn chế trong cơ cấu cũ để nâng cao hiệu quả quản lý trong công ty.
Quá trình hình thành và phát triển
ĐÁNH GIÁ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY TNHH TIẾN MINH. Với việc cung cấp ngày càng nhiều sản phẩm cho thị trường, đưa ra các giải pháp bảo hành, dịch vụ chăm sóc khách hàng nhằm phục vụ tốt nhất cho khách hàng, hệ thống đại lý bán hàng được mở rộng liên tục công ty đang khẳng định định chỗ đứng của mình trên thị trường sản phẩm nhựa xây dựng và nội thất.
Quy trình sản xuất của các phân xưởng
Quá trình sản xuất ống nhựa diễn ra trên các máy đùn (thổi) ống Đầu tiên các hạt nhựa được đưa vào phễu của máy, từ đây nhựa chạy qua hệ thống làm nóng (khuôn nóng) tại đây diễn ra quá trình tăng nhiệt độ nhựa bị nóng sẽ có độ dẻo cao để tiếp tục đi vào đầu hình, đầu hình là bộ phận tạo ra các ống nhựa với các kích cỡ khau, tức là với cùng một máy nhưng ta có thể sử dụng các đầu hình khác nhau để tạo ra các ống có kích cỡ khác nhau. Từ đầu hình đi ra các ống đã có hình dạng như sản phẩm hoàn chỉnh mà ta nhìn thấy nhưng ống còn rất nóng, để làm nguội ống thì ống sẽ được cho chạy qua hệ thống làm lạnh (khuôn lạnh) ở đây ống sẽ được làm nguội rồi mới cho chạy qua máng nước tránh hiện tượng thay đổi nhiệt độ quá đột ngột, đây là khâu rất quan trọng để có sản phẩm ống đạt tiêu chuẩn nếu hệ thống này gặp trục.
Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh
Nhìn vào kết quả cho thấy lợi nhuận trước thuế có xu hướng tăng dần cả số tuyệt đối và tương đối nhưng lợi nhuận trước thuế như vậy là quá thấp so với doanh thu phản ánh chi phí sản xuất là quá lớn. Như vậy có thể thấy rằng tiền lương bình quân của người lao động không ngừng được cải thiện là cả một cố gắng của công ty nhằm đảm bảo cuộc sống của người lao động làm việc cho công ty, đặc biệt là với tình hình giá cả không ngừng tăng cao như hiện nay.
Đánh giá ảnh hưởng của cơ cấu tổ chức tới hiệu quả hoạt động của công ty TNHH Tiến Minh
Chính vì vậy cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty bên cạnh những điểm mạnh còn có những hạn chế nhất định không thể tránh khỏi, đặc biệt trong thời gian vừa qua công ty đã có sự phát triển nhanh chóng và trong thời gian tới công ty có sự thay đổi lớn khi mà hoạt động sản xuất của công ty sẽ được tổ chức lại đồng thời bộ máy quản lý cũng. Đây chính là điểm mạnh của công ty vì đội ngũ cán bộ trẻ nên có tinh thần học tập tiếp thu kiến thức để nâng cao khả năng, họ có sự nhiệt tình, linh hoạt, sáng tạo trong công việc, dễ tiếp thu các kiến thức mới trong khoa học quản lý nâng cao hiệu quả công tác, áp dụng các phương tiện hiện đại trong quản lý như máy tính.
Phân tích và đánh giá các hoạt động chức năng
Cơ cấu hiện tại của công ty chưa phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh số lượng các bộ phận vẫn chưa đủ trong khi đó biên chế một số phòng còn lớn hơn mức cần thiết như Phòng Tài chính – Kế toán 10 người, Tổ kỹ thuật 12 người như vậy là quá lớn so với quy mô công ty cần phải được điều chỉnh. Hiện nay bộ phận này có hai nhân viên, xây dựng các kế hoạch về nhân sự tiền lương, thưởng, chế độ lao động cho công ty và đã đảm bảo quyền lợi cho người lao động trong công ty và đã thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình nhưng còn có hạn chế do chuyên môn đào tạo không đúng dẫn đến một số chính sách về lao động tiền lương còn có sai sót cơ bản.
Đánh giá cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty TNHH Tiến Minh theo các yếu tố cấu thành
+ Nhân viên kinh doanh kiêm nhiệm việc nhập nguyên nhiên vật liệu cho quá trình sản xuất có thể làm cho hoạt động sản xuất không thể diễn ra liên tục trong 3 ca, do ngoài nhiệm vụ kinh doanh lại phải thực hiện nhiệm vụ nhập nguyên liệu cho sản xuất thuộc lĩnh vực hoàn toàn khác là khó có thể hoàn thành tốt hai nhiệm vụ cùng một lúc. - Nhược điểm: Hệ thống văn bản quy định trong công ty chưa đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của từng vị trí, chưa quy định được tiêu chuẩn thực hiện công việc cho từng vị trí việc đánh giá hiệu quả chủ yếu dựa vào kinh nghiệm nhất là ở các công việc hành chính không trực tiếp tham gia vào quá trình sản.
Phân tích và đánh giá mối quan hệ giữa các bộ phận
+ Các bộ phận chức năng thực hiện nhiệm vụ tham mưu cho ban giám đốc trong hoạt động quản lý chuyên môn của công ty như: các hoạt động liên quan đến vấn đề tuyển dụng, sa thải lao động của bộ phận chuyên trách nhân sự; các hoạt động kinh doanh bán hàng cho công ty của phòng kinh doanh; tư vấn cho công ty về kỹ thuật của tổ kỹ thuật; kế hoạch sản xuất ngắn, trung hay dài hạn của các bộ phận có liên quan. Việc quản lý theo trực tuyến sẽ đảm bảo nguyên tắc một thủ trưởng, nhân viên chỉ chịu sự kiểm soát của một người thủ trưởng duy nhất, người chịu trách nhiệm cao nhất ở bộ phận mình như vậy sẽ tránh được tình trạng quản lý chồng chéo nhưng nó cũng có nhược điểm là làm giảm tính linh hoạt trong quản lý.
Đánh giá về nhân sự
Căn cứ vào bảng trên ta có thể dễ dàng nhận thấy số lao động chỉ tốt nghiệp trung học phổ thông là 14 người chiếm 28% cao thứ hai trong tổng số lao động quản lý của công ty nó cũng phản ánh tính chất công việc trong công ty ko quá phức tạp nhưng nó còn phản ánh hoạt động quản lý trong công ty mang nhiều tính tự phát, thiếu tính khoa học trong quản lý hoạt động quản lý chủ yếu mang tính kinh nghiệm là chính, công ty đang thực sự thiếu cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ cho công tác quản lý cần có chính sách thu hút và giữ chân lao động có trình độ chuyên môn giỏi hoặc cần phải xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao kiến thức cho những lao động này. Tỷ lệ lao động có trình độ trung học chuyên nghiệp cao nhất chiếm 36% tương ứng với 18 người, tỷ lệ lao động có trình độ đại học thấp nhất chiếm 14% tương ứng là 7 người và tỷ lệ lao động có trình độ cao đẳng chiếm 22% tương ứng là 11 người phản ánh một cơ cấu lao động về trình độ khá tốt tiết kiệm được chi phí nhân công mà vẫn mang lại hiệu quả hoạt động.
Các yếu tố ảnh hưởng
Trong thời gian khi chuyển đến nơi sản xuất mới công ty cần có biện pháp giảm số lao động quản lý xuống dưới 20% để nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, giảm chi phí. - Việc sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty còn chậm chưa đáp ứng hoàn cảnh thực tế liên tục thay đổi trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Những đổi mới của công ty trong tương lai
- Mở rộng quy mô nhà máy thông qua việc tăng cường sản xuất các sản phẩm mới đáp ứng nhu cầu thị trường đặc biệt là các sản phẩm nhựa công nghệ tiên tiến mà các công ty trong nước chưa sản xuất được hoặc sản xuất quy mô nhỏ chưa đáp ứng được nhu cầu của thị trường. - Xây dựng thương hiệu cho sản phẩm, nắm giữ một phần thị trường sản phẩm nhựa xây dựng ổn định trong tỉnh và địa bàn lân cận.
Mục tiêu của hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Vì khi có một cơ cấu tổ chức tốt sẽ nâng cao hiệu quả hoạt động, tiết kiệm chi phí mà công ty lại không phải mất tiền hoặc có mất thì cũng rất nhỏ so với lợi ích thu được từ việc tổ chức lại cơ cấu bộ máy. Ý thức được điều đó Công ty TNHH Tiến Minh luôn xem xét và đánh giá cơ cấu tổ chức của mình, khi có bất cập xảy ra thì công ty sẽ điều chỉnh cơ cấu cho phù hợp.
Phương hướng hoàn thiện
Việc tiến hành hoàn thiện cơ cấu tổ chức phải được sự chỉ đạo tập trung, thống nhất và đồng bộ của bộ phận chuyên trách nhân lực và ban giám đốc. Như vậy hoàn thiện cơ cấu tổ chức là hướng tới nâng cao hiệu quả quản lý cho bộ máy, tạo ra môi trường làm việc thuận lợi hơn, thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, tạo ra lợi thế cạnh tranh với bộ máy quản lý hiệu quả, năng động, tiết kiệm chi phí về con người và vốn.
Quan điểm về hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
- Xây dựng hệ thống thông tin kịp thời, nhanh chóng, liên tục nhằm phát huy được khả năng của các bộ phận, phòng ban trong công ty. Khi áp dụng phân cấp trong quản lý thì cần chú ý đến mặt hạn chế của phân cấp, nó có thể làm giảm hiệu quả do sự phân tán trong quản lý, làm giảm hiệu quả quản lý của bộ phận quản lý cấp cao xuống cấp cơ sở.
Mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý đề xuất
- Xây dựng tiêu chuẩn cho cán bộ quản lý từ đó thu hút người có năng lực vào bộ máy quản lý. - Phải đảm bảo chế độ một thủ trưởng để xác định quyền hạn và trách nhiệm của cán bộ quản lý.
Xây dựng bộ phận chuyên trách nhân sự thành phòng nhân sự
Học viên phải nắm được thực trạng về đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của các doanh nghiệp ở Việt Nam, công việc của người cán bộ nhân sự ở mảng đào tạo, quản lý quá trình đào tạo và xây dựng chiến lược đào tạo và phát triển nguồn nhân lực và áp dụng vào thực tế công ty trong thời gian tới. Người học viên phải nắm được các kiến thức liên quan như: Văn hóa doanh nghiệp và tầm quan trọng của nó, vai trò của con người đặc biệt là của người cán bộ nhân lực trong xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp, quy trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp và áp dụng xây dựng Văn hóa công ty trong thực tế.
Bổ sung thêm phòng điều độ và kế hoạch vật tư
Học viên phải nắm được quy trình tuyển dụng nhân lực trong tổ chức, sau khóa học phải xây dựng được chính sách, chiến lược tuyển dụng phù hợp với chiến lược của công ty, các kỹ năng cần thiết cho quá trình trong và sau tuyển dụng. Quá trình sản xuất diễn ra có liên tục và ổn định hay không phụ thuộc rất nhiều và hoạt động cung ứng vật tư và các trang thiết bị liên quan, đặc biệt là khi khối lượng vật tư thiết bị cần thiết sẽ rất lớn khi hai phân xưởng sản xuất của công ty được tổ chức lại tại địa điểm mới.
Hoàn thiện các yếu tố cấu thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Phòng nhân sự về cơ bản các chức năng, nhiệm vụ không khác nhiều so với ban đầu nhưng do sử dụng cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ được đào tào bài bản sẽ làm tăng tính chuyên môn hóa cho phòng khi các kiến thức chuyên môn được áp dụng vào trong các hoạt động liên quan đến nhân sự của phòng sẽ làm tăng hiệu quả quản lý và tính khoa học trong xây dựng các chính sách liên quan đến lương, thưởng và nhân sự của phòng. Ngoài ra, trong mỗi ca còn có 1 ca trưởng và 1 ca phó là người công nhân kiêm nhiệm chức năng này, họ sẽ thay mặt đốc công quản lý hoạt động sản xuất của phân xưởng khi các đốc công vắng mặt nhưng quyền hạn của họ chỉ nằm trong giới hạn cho phép khi phát sinh sự việc ngoài khả năng thì phải báo cáo cho đốc công giải quyết hoặc có thể báo cáo trực tiếp cho quản đốc xin ý kiến chỉ đạo và thực hiện quyết định.
Định biên lại lao động của các phòng ban
Với cơ cấu phòng gồm 3 người là vừa đủ để đảm nhận các công việc liên quan đến nhiệm vụ của phòng: 1 người sẽ làm thủ kho, 1 nhân viên thu thập thông tin về nhu cầu trang thiết bị vật tư cho các bộ phận và kiểm tra quá trình sử dụng các trang thiết bị, vật tư đã giao cho các phòng, cuối cùng là trưởng phòng sẽ chịu trách nhiệm quản lý việc mua bán và ký quyết định phân phối các trang thiết bị, vật tư cho các bộ phận có nhu cầu theo quy định. - Phòng Bảo vệ: Trước đây cơ cấu nhân lực cho hai phòng bảo vệ ở 2 phân xưởng là 8 người tức là mỗi bên 4 người để đảm bảo an ninh và trật tự cho quá trình sản xuất 24/24 nhưng sau khi tổ chức lại sản xuất thì cơ cấu nhân sự phòng cần phải có sự thay đổi theo hướng giảm số lượng nhân viên bảo vệ xuống còn 4 người như vậy sẽ phù hợp hơn với tình hình thực tế là công ty chỉ còn 1 phân xưởng duy nhất và cơ sở mới của công ty hệ thống tường bao chắc chắn hơn so với việc phải thuê 2 địa điểm sản xuất cũ.
Đào tạo, bồi dưỡng trình độ cho cán bộ quản lý
Vì vậy việc lập các kế hoạch sản xuất cần đặc biệt quan tâm đến đội ngũ kỹ thuật viên của công ty.