Hoàn thiện cơ cấu tổ chức doanh nghiệp: Cơ sở để thích ứng với sự thay đổi của môi trường kinh doanh

Đặc điểm về lao dộng

Công ty nhận sản xuất từ các sản phẩm đúc rèn , cán thép , các phụ tùng thay thế đến máy cắt gọt kim loại, thiết bị công nghiệp ,bên cạnh đó Công ty cũng nhận sản xuất các thiết bị lắp đặt dây chuyền sản xuất. Trong cơ chế mới ,Công tuy Cơ Khí luôn quan niệm sản xuất tốt cha đủ để khẳng định khả năng tồn tại và phát triển của mình ,mà còn phải biết tổ chức bán hàng ,một trong những nội dung tổ chức bán hàng là tổ chức mạng lới bán hàng. Từ khi áp dụng mạng lới tiêu thụ đến nay Công ty Cơ khí đã không ngừng hoàn thiện và công ty đã có chiến lợc hỗ trợ mạng lới tiêu thụ bằng các hoạt động nh : Thông tin quảng cáo , triển lãm đặc biệt hiện giờ công ty đã… có trang Web để có thể giới thiệu sản phẩm của công ty trên toàn thế giới chính vì vậy làm cho hoạt động của đơn vị trở nên năng động hơn và tìm đợc nhiều hợp đồng mới, cả năm 2000 chỉ kí đợc 463 hợp đồng nhng sang năm 2001-2002.

Tuy công ty đã cải tiến rất nhiều về mẫu mã bao bì sản phẩm, chất lợng sản phẩm nhng do các ngành công nghiệp gặp rất nhiều khó khăn, thêm vào đó là các loại máy móc nhập ngoại tràn lan. Đối với sản phẩm thép cán do Nhà nớc áp dụng thuế xuất nhập khẩu 3% đối với thép và 10% thuế VAT vào hàng nhập khẩu và chỉ cho phép thanh toán chậm 30 ngày dẫn đến giá đầu vào tăng, Trong khi đó lợng thép tồn đọng trong công ty thép rất lớn, giá đầu ra không tăng lại phải chịu thuế VAT 10% nên sản xuất và tiêu thụ rất khó khăn, bắt buộc công ty phải giảm chi phí trên trờng đơn vị sản phẩm, giảm giá bán để tăng sức cạnh tranh trên thị trờng. Công ty đã mở thêm mặt hàng cơ khí dân dụng và hiện nay sản phẩm đã có bán trên thị trờng nh: Máy bơm nớc dân dụng 125W, nhng sản phẩm này tiêu thụ rất khó do công tác marketing quá yếu kém.

Kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy công ty

Qua sơ đồ tổ chức quản lý của cụng ty ta thấy rừ cơ cấu tổ chức của công ty cơ khí Hà Nội đợc xây dựng theo kiểu trực tuyến chức năng .Theo kiểu cơ cấu này giám đốc công ty đợc các phòng ban tham mu trớc khi ra một quyết định về các vấn đề có liên quan đến nhiệm vụ của công ty. - Tất cả các đơn vị trong công ty đều chịu sự chỉ đạo của ban giám đốc nên hoạt động sản xuất kinh doanh trong công ty đều thống nhất. Cách quản lý nằy làm cho các phòng ban không chủ động đợc khi thực hiện các nhiệm vụ của mình, đồng thời không có điều kiện để phát huy sáng kiến, cải tiến kỹ thuật.

Nguy hiểm hơn là nếu các phòng ban trong công ty không phối hợp chặt chẽ, ăn khớp sẽ dẫn đến chồng chéo, thậm chí trái ngợc nhau giữa các chỉ thị hớng dẫn. Nh vậy, tổ chức không có ý nghĩa về số lợng và có ý nghĩa về chất lợng, do đó việc cải tiến, tổ chức hoàn thiện không nhất thiết đòi hỏi phải chi phí thêm các thiết bị và sức lao động mà nên chăng là đi theo hớng sử dụng có hiệu quả các nguồn vật t lao động hiện có hoặc thay đổi tỷ lệ giữa chúng trong nội bộ các nguồn đó. Do đó điều quan trọng là việc nhận thức đợc sâu sắc thực chất của quy luật khách quan đó là phải biết tiết kiệm thời gian, tránh lãng phí nhất là phải làm theo tác phong công nghiệp.

Chức năng và nhiệm vụ của một số đơn vị trong công ty

Có trách nhiệm tập hợp thông tin, các văn bản pháp lý trong và ngoài công ty, phân loại, báo cáo giám đốc và các phó giám đốc đợc uỷ quyền giải quyết, truyền đạt những ký kết của ban giám đốcvề việc xử lý các thông tinvà các văn bản hành chính đến các đơn vị chịu trách nhiệm thực hiện, thiết lập kế hoạch làm việc của giám đốc trong tuần, chuẩn bị cho giám đốc các cuộc hội họp, hội nghị, lễ tân và tiếp khách. + Nhiệm vụ: Chủ yếu là thiết kế và thiết kế lại các sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng và các hợp đồng kinh tế, xây dựng phơng hớng và mục tiêu cụ thể của các vấn đề khoa học kỹ thuật chủ yếu là của sản xuất và của các sản phẩm, các định mức lao động, định mức tiêu hao vật t. + Nhiệm vụ: Phối hợp liên kết chặt chẽ thờng xuyên với các đơn vị có liên quan để nắm chắc tình hình vật t tồn kho đầu kỳ, lập kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty, nắm bắt chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật và thiết lập kế hoạch xem xét, cân đối tổng hợp mọi nhu cầu vật t cần thiết.

Phân công lao động, tổ chức kiểm tra từng chi tiết và tổng thể sản xuất hoàn thiện, đảm bảo thống nhất các tiêu chuẩn đo lờng của Công ty, phân tích tổng hợp kịp thời lợi nhuận và khó khăn để báo cáo Giám đốc xử lý cùng với tiêu chuẩn đo lờng của Nhà nớc đã ban hành. Liên hệ, hợp tác chặt chẽ với thủ trởng các phòng nghiệp vụ kỹ thuật có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của mình để nắm vững kế hoạch sản xuất kinh doanh, các hợp đồng kinh tế, nắm vững các yêu cầu về chất lợng sản phẩm, để từ đó có kế hoạch triển khai cụ thể. Phân công lao động, tổ chức bám sát các đơn vị chuẩn bị sản xuất và tái sản xuất, miểm tra từng chi tiết và tổng thể sản phẩm khi đã hoàn thành, đảm bảo thống nhất các thông số đo lờng trong công ty với tiêu chuẩn đo lờng của Nhà nớc đã ban hành, xác nhận chất lợng sản phẩm và chịu trách nhiệm trớc giám đốc công ty về kết quả xác nhận đó.

Ngày nay, cán bộ lãnh đạo ngày càng có vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, nhất là khi trình độ sản xuất phát triển cao, nhiệm vụ quản lý kinh tế ngày càng phức tạp thì đòi hỏi chất lợng quản lý của ngời làm công tác quản lý ngày càng cao hơn. Nhờ có các phòng ban chức năng, mà thông qua đó các phó Giám đốc theo dừi cỏc cụng việc sản xuất kinh doanh mỡnh phụ trỏch đựơc thuận lợi hơn, cũng nh trong việc báo cáo lại với cấp trên ví dụ nh phó Giám đốc kỹ thuật sản xuất tổ chức điều hành kỹ thuật thông qua các phòng kỹ thuật, phòng điều độ sản xuất, phòng KCS..Trong đó sự liên hệ , trợ giúp của phó Giám đốc chất l- ợng và phó giám đốc điều hành sản xuất.