MỤC LỤC
Là mô hình tổ chức truyền thống của các ngân hàng, đặc biệt trong điều kiện trình độ ứng dụng công nghệ tin học trong kế toán còn thấp. Khách hàng đến giao dịch phải làm việc với nhiều người, thực hiện giao dịch tại giao dịch viên nhưng nhận kết quả giao dịch lại từ kế toán viên. Theo mô hình này, kế toán chỉ làm nhiệm vụ kiểm soát chứng từ và hạch toán vào sổ sách kế toán theo qui định, tất cả các giao dịch liên quan đến tiền mặt khách hàng phải nộp (nhận) tại quỹ chính của Ngân hàng.
Và giao dịch viên thực hiện nghĩa vụ đơn giản nhất đó là chỉ tiếp nhận nhu cầu của khách hàng và chuyển nhu cầu cho kế toán xử lý. Do vậy, để thực hiện một giao dịch phải qua 3 khâu là giảm năng suất lao động, tăng sự phiền hà và chờ đợi của khách hàng, khách hàng phải qua nhiều khâu, nhiều cửa mới thực hiện xong giao dịch của mình. Khách hàng có nhu cầu thực hiện giao dịch đến làm việc với người đầu tiên là giao dịch viên.
Giao dịch viên sau khi nắm bắt nhu cầu của khách hàng, nhận các chứng từ cần thiết khách hàng đưa, và trao cho khách hàng các chứng từ cần thiết của ngân hàng. Tăng sự ràng buộc trong công việc đối với việc thực hiện một giao dịch giữa giao dịch viên, kế toán viên, thủ quỹ. Hạn chế sai sót do qua nhiều khâu kiểm tra, nếu phát sinh sai sót có thể khắc phục được ngay.
Một giao dịch sau khi thực hiện được xem như đã hoàn thành, không có công tác hậu kiểm cuối ngày, giao dịch nào xong giao dịch ấy. Làm gia tăng thời gian giao dịch và tăng chi phí giao dịch, qua nhiều khâu, nhiều đoạn làm tăng tính quan liêu trong giao dịch. Năng suất lao động thấp, ngân hàng sẽ khó cạnh tranh trong môi trường các ngân hàng đang cạnh tranh nhau gay gắt.
Đối với những sản phẩm mới và hiện đại như ngày nay như thẻ thanh toán, thẻ rút tiền tự động thì không thể mang lại hiệu quả cao cho ngân hàng. Ảnh hưởng đến năng suất lao động là hạn chế cực kỳ lớn và dường như nó không thể tồn tại được lâu. Để có thể tồn tại và phát triển buộc các ngân hàng phải chuyển sang mô hình giao dịch một cửa, và đó chỉ còn là vấn đề của thời gian.
Giao dịch viên là cán bộ, nhân viên của tổ chức tín dụng trực tiếp giao dịch với khách hàng, chịu trách nhiệm tiếp nhận để giải quyết các nhu cầu của khách hàng theo thẩm quyền trong việc lập, kiểm soát và phê duyệt chứng từ giao dịch. Bộ phận quỹ: là bộ phận ngân quỹ của tổ chức tín dụng có trách nhiệm tổ chức thu, chi tiền mặt, giấy tờ có giá; giao, nhận các tài sản khác đối với các giao dịch viên và với khách hàng (đối với các giao dịch tiền mặt vượt hạn mức của giao dịch viên). Chứng từ kế toán trong giao dịch một cửa bao gồm 2 loại: chứng từ do khách hàng xuất trình và chứng từ do giao dịch viên lập theo mẫu quy định của tổ chức tín dụng đối với từng quy trình nghiệp vụ trong giao dịch một cửa (chứng từ in sẵn theo quyển và/hoặc chứng từ do máy tính in ra).
Chứng từ giao dịch với khách hàng: căn cứ vào giấy tờ, chứng từ (đã kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ) do khách hàng xuất trình, giao dịch viên tiến hành nhập các dữ liệu vào hệ thống và in chứng từ theo quy định của tổ chức tín dụng đối với từng quy trình nghiệp vụ của giao dịch tương ứng do tổ chức tín dụng ban hành. Đối với bảng kê chứng từ giao dịch trong ngày của giao dịch viên: giao dịch viên và kiểm soát viên phải kiểm tra, đối chiếu giữa bảng kê chứng từ giao dịch trong ngày với các chứng từ giao dịch của khách hàng và của tổ chức tín dụng (nếu có) để đảm bảo khớp đúng và các chứng từ được hạch toán chính xác. Hàng ngày, toàn bộ chứng từ hạch toán (bao gồm các chứng từ ghi sổ và chứng từ gốc đính kèm) kể cả bảng kê giao dịch sau khi được các bộ phận có liên quan kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu phải được luân chuyển tập trung về bộ phận kế toán tổng hợp để thực hiện kiểm tra, đối chiếu lại (kiểm tra sau), bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định hiện hành.
Được cấp mã khóa bảo mật để thực hiện chức năng theo thẩm quyền của mình trong việc kiểm soát và duyệt (ký) chứng từ, hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện quyền kiểm soát và duyệt (ký) chứng từ trên máy và trên giấy theo quy định. Bộ phận quỹ chịu trách nhiệm bảo quản an toàn tuyệt đối về số tiền và tài sản mà mình quản lý, tuân thủ các chế độ, nguyên tắc về giao nhận tiền và tài sản, đảm bảo đối chiếu khớp đúng giữa tồn quỹ thực tế với số liệu trên sổ kế toán. Trong quá trình giao dịch, nếu số dư tồn quỹ của giao dịch viên vượt hạn mức tồn quỹ trong ngày, tổ chức tín dụng phải thực hiện điều chuyển về bộ phận quỹ phần vượt hạn mức và tiếp ứng bổ sung nếu số dư tồn quỹ của giao dịch viên thấp hơn hạn mức quy định.
Tổ chức tín dụng phải xây dựng Quy trình nghiệp vụ cụ thể trong giao dịch một cửa trên cơ sở các quy định hiện hành trong hoạt động ngân hàng, hoạt động ngân quỹ, chế độ kế toán và đáp ứng được yêu cầu lập các loại báo cáo theo quy định. Hệ thống trang thiết bị, phần mềm ứng dụng phải đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định để đảm bảo tính an toàn, bảo mật, chính xác, xử lý giao dịch tự động một cách đồng bộ và khách quan đối với toàn bộ các hoạt động nghiệp vụ liên quan đến giao dịch thực hiện. Với giao dịch một cửa, ngân hàng có thể dễ dàng cung cấp dịch vụ quản lý tiền mặt cho khách hàng là các công ty lớn, cung cấp các sản phẩm và dịch vụ hiện đại như thẻ ATM, thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ và khả năng kết nối từ xa thông qua ngân hàng trên Internet, ngân hàng tại nhà…Ngân hàng cũng có thể tăng cường khả năng quản lý điều hành trên mọi phương diện hoạt động như quản lý vốn, quản lý cho vay và khả năng thanh toán.
Mỗi giao dịch viên được quy định một hạn mức giao dịch nhất định mà tại các giao dịch có giá trị nhỏ hơn hạn mức thì giao dịch viên có thể tự duyệt, hạn mức này tuỳ thuộc vào từng ngân hàng cụ thể áp dụng cho mỗi giao dịch viên, trong một hạn mức cho phép các giao dịch viên có thể quyết định giao dịch với khách hàng mà không cần phải qua cán bộ cấp cao hơn, trong các chứng từ chỉ cần một chữ ký của giao dịch viên, điều này giúp hạn chế tối đa thời gian giao dịch, tạo sự tự chủ cho các giao dịch viên. Mà cuối ngày toàn bộ các chứng từ hạch toán bao gồm cả chứng từ ghi sổ và chứng từ gốc đính kèm, kể cả bảng kê giao dịch sau khi được các bộ phận liên quan kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu phải được tập trung về bộ phận kế toán tổng hợp để tiến hành kiểm tra. Thay vì đối với mỗi giao dịch quá trình luân chuyển chứng từ đều phải từ giao dịch viên sang kế toán như mô hình giao dịch đa cửa trước đây, thì trong mô hình này các giao dịch viên có thể tự duyệt trong hạn mức hoặc đẩy cho kiểm soát duyệt nếu quá hạn mức, rồi cuối ngày mới tập trung chứng từ lên cho bộ phận kế toán kiểm tra.
Tiêu chí bảo mật trong giao dịch một cửa đặc biệt được chú trọng, để đảm bảo tính bảo mật cho các giao dịch cũng như cho các giao dịch viên thì mỗi giao dịch viên được cấp một mã khoá bảo mật để thực hiện nghĩa vụ theo thẩm quyền như vấn tin các giao dich. Khách hàng chỉ thực hiện giao dịch với một giao dịch viên và nhận kết quả giao dịch từ giao dịch viên đó nên đòi hỏi ngoài trình độ nghiệp vụ chuyên môn thì giao dịch viên phải có phẩm chất đạo đức tốt, bởi họ là đại diện cho ngân hàng, là bộ mặt của cả ngân hàng.