Thiết kế hệ thống thông tin quản lý tài sản cố định cho doanh nghiệp

Nguyên tắc hạch toán TSCĐ

TS do đơn vị nào trực tiếp sử dụng thì đơn vị đó có trách nhiệm tổ chức bảo quản, khai thác sử dụng, hạch toán giá trị và tính khấu hao. TSCĐ phải được theo dừi, phản ỏnh đầy đủ sự biến động về số lượng, giỏ trị hiện trạng sử dụng. Phõn rừ trỏch nhiệm của từng bộ phận, cỏ nhõn với cỏc trường hợp làm hư hỏng mất mát TS.

Hàng năm đơn vị sử dụng TS phải tổ chức thực hiện kiểm kê đánh giá lại TS theo chế độ. Việc kiểm kê, đánh giá lại TS và xử lý TS tốt nhất thực hiện theo số 555- QĐHĐQT ngày 7/12/2001 của chủ tịch HĐQT về việc ban hành qui chế tài chính qui định của NHNN&PTNT Việt Nam. Tổng GĐ hướng dẫn việc kiểm kê, quản lý sử dụng, hạch toán gía trị và trích khấu hao TS.

Phân định cụ thể trách nhiệm đối với các đơn vị cá nhân quản lý sử dụng TS. Nguyên giá TSCĐ bao gồm toàn bộ chi phí liên quan đến việc xây dựng, mua sắm TSCĐ, kể cả chi phí về vận chuyển, lắp đặt, chạy thử trước khi dùng.

Phương pháp hạch toán 1. Hạch toán tăng TSCĐ

Doanh nghiệp không được tính và trích khấu hao đối với những TSCĐ đã khấu hao hết nhưng vẫn sử dụng vào hoạt động kinh doanh. Đối với những TSCĐ chưa khấu hao hết nhưng đã hỏng, doanh nghiệp phải xác định nguyên nhân, qui trách nhiệm đền bù, đòi bồi thường thiệt hại. TSCĐ thuộc dự trữ nhà nước giao cho doanh nghiệp quản lý hộ, giữ hộ TSCĐ phục vụ các hoạt động phúc lợi trong doanh nghiệp như nhà trẻ, câu lạc bộ, nhà truyền thống, nhà ăn.

Những TSCĐ được phục vụ nhu cầu chung toàn xã hội, không phục vụ cho hoạt động kinh doanh của riêng doanh nghiệp như đắp đê, cầu cống, đường xá. Doanh nghiệp thực hiện việc quản lý theo dừi cỏc TSCĐ trờn đõy như đối với cỏc TSCĐ dựng trong hoạt động kinh doanh và tính mức hao mòn của TSCĐ này nếu có; mức hao mòn hàng năm được xác định bằng cách lấy nguyên giá chia cho thời gian sử dụng của TSCĐ, xác định theo qui định tại phụ lục1 ban hành kèm theo quyết định số 206-2003-QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của bộ trưởng bộ tài chính. Nếu các TSCĐ này có tham gia vào hoạt động kinh doanh thì trong thời gian TSCĐ tham gia vào hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp thực hiện tính và trích khấu hao vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp.

Sử dụng TSCĐ sẽ bị hao mòn dần về giá trị và hiện vật, phần giá trị hao mòn được chuyển dịch vào giá trị sản phẩm làm ra dưới hình thức trích khấu hao. Hao mòn TSCĐ là hiện tượng khách quan làm giảm giá trị và giá trị sử dụng của TSCĐ, mục đích của trích khấu hao là biện pháp chủ quan nhằm thu hồi vốn đầu tư để tái tạo lại TSCĐ đã bị hư hỏng.

Sơ đồ chức năng

Tài sản tiếp tục sử dụng Tài sản bị đình chỉ Sửa đổi nguyên giá, thời gian. Nhập tài sản Tổng hợp khấu hao Theo dừi hoạt động Tổng hợp hiện trạng.

Sơ đồ luồng thông tin

Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ.

Sơ đồ luồng dữ liệu

Để sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa dễ nhìn có thể bỏ qua các kho dữ liệu, bỏ qua các xử lý cập nhật. Để mô tả hệ thống một cách chi tiết hơn, người ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion) sơ đồ.

Triển khai hệ thống

Điều kiện lọc theo các tiêu đề, xuất ra các báo cáo tổng hợp về TSCĐ.

CÁC KẾT QỦA ĐẠT ĐƯỢC 1. Hệ thống

Chương trỡnh cho phộp theo dừi thay đổi của tất cả cỏc danh mục đó cập nhật. In các danh mục từ điển theo thời gian Tức là ngày bất kỳ chọn xuất ra báo cáo. Bất cứ một tài sản nào cũng xuất ra được một thẻ tài sản, được lọc các điều kiện như trong mục tìm kiếm.

Có thể nói đã đáp ứng được những chức năng cơ bản đối quá trình quản lý đối với TSCĐ. - Tính toán trong chương trình đều tự động, kế toán viên chỉ cần lọc điều kiện hiển thị liên quan đến TS. - Các báo cáo được lập vào năm tài chính hay kỳ kế toán nhưng cũng rất linh động, có thể xuất ra các báo cáo tại bất kỳ thời điểm nào mà kế toán viên nhập vào và còn kèm theo các điều kiện lọc khác, kết quả của những báo cáo thực sự có ích cho quá trình quản lý TS, trích khấu hao tính vào chi phí kinh doanh trong kỳ….

- Chương trình có giao diện đơn giản, dễ sử dụng, thân thiện với người sử dụng, các tính toán chính xác và đúng qui định do Bộ tài chính ban hành và qui định riêng của ngân hàng. Chương trình cũng có những hạn chế do người dùng lần đầu tiên làm một đề tài thực tế lớn, kiến thức và thời gian có hạn. - Chương trình không có sự kết nối với các cơ sở dữ liệu khác gây nên sự kém linh hoạt trong sử dụng.

- Chương trình mới dừng lại ứng dụng riêng cho NHNo&PTNT Nam Hà nội, chưa trở thành một chương trình có tính ứng dụng rộng rãi. Trong ngành NH luôn đi đầu trong ứng dụng công nghệ thông tin, quản lý TSCĐ là một trong những chương trình có tính thực tế cao và hiện nay NH đang có kế hoạch sử dụng phần mềm tin học ứng dụng trong quản lý TSCĐ. Chương trình có hệ thống báo cáo chuẩn, chính xác rất hiệu qủa trong việc quản lý TSCĐ.

Trong tương lai em sẽ khắc phục những nhược điểm, thêm những chức năng ưu việt và chỉnh sửa cho chương trình trở nên chuyên nghiệp hơn. Hoàn thiện chương trình để chương trình có tính khả thi cao, có khả năng áp dụng rộng rãi không chỉ trong ngành ngân hàng.