MỤC LỤC
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đi trên máy vi tính. a) Đăng ký văn bản đi bằng sổ - Lập sổ đăng ký văn bản đi. + Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường). + Sổ đăng ký văn bản mật đi. - Đăng ký văn bản đi. Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao văn bản và văn bản mật, được thực hiện theo hướng dẫn. b) Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản. Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào cơ sở dữ liệu văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp.
- Lập phiếu gửi để theo dừi việc chuyển phỏt văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định;. - Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dừi, thu hồi đỳng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc;.
- Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó (do không có người nhận, do thay đổi địa chỉ, v.v..) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết;. - Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Điều kiện sau Hệ thống hiển thị giao diện đăng ký văn bản, đăng văn bản.
Điều kiện đầu Hệ thống đòi hỏi sự truy cập của nhân viên văn thư Quy trình cơ bản nhân viên văn thư sẽ. Sau khi đăng ký và post văn bản thành công, văn bản sẽ được lưu trữ vào cơ sở dữ liệu, phục vụ cho công việc tìm kiếm và triển khai sử dụng văn bản.
Điều kiện đầu Hệ thống đòi hỏi sự truy cập của nhân viên văn thư Quy trình cơ. - nhân viên văn thư sẽ nhập số công văn hệ thống sẽ hiển thị nội dung dăng ký công văn.
- nhân viên văn thư sẽ nhập nội dung công văn- nhập số công văn sẽ có bảng đăng ký công văn - văn thư sẽ ghi trích yếu văn bản. - nhập danh sách file đính kèm, chi tiết nội cung chỉ đạo, và các nhân viên đã nhận văn bản Điều kiện sau Hệ thống hiển thị giao diên chuyển giao công văn. - hệ thống sẽ hiện chi tiết: nội dung công văn, trích yếu, danh sách file đính kèm khi người dùng nhập số công văn.
Điều kiện đầu Hệ thống yêu cầu sự truy cập của chánh văn phòng Quy trình cơ bản - chánh văn phòng sẽ chọn ngày, tháng, năm. Điều kiện sau Hệ thống hiển thị giao diên phê duyệt văn bản, chánh văn phòng sau khi thực hiện hoạt động này, lịc biểu công việc sẽ được post lên gaio diên chương trình. Điều kiện đầu Hệ thống yêu cầu sự truy cập của người dùng Quy trình cơ bản Người sử dụng tìm kiếm văn bản theo các loại.
- chánh văn phòng và người sử dụng khác tìm kiếm văn bản thường, văn bản mật đến và đi Điều kiện sau Hệ thống hiện thị module tìm kiếm văn bản cho người. -Hệ thống được xây dựng trên cao quy mô, hiện đại, nhiều ứng dụng vào quá trình tin học hóa quản lý tài liệu. -Hệ thống được tạo ra trên các công cụ quản lý hiện đại, kết hợp với các đội dự án, có khả năng lây lan khắp thế giới.
Phân quyền truy cập: đây là một chức năng rất quan trọng vì nếu được sự cho phép là không thể để tạo ra mối đe dọa đến sự an toàn của hệ thống. SQL Server là một quản trị cơ sở dữ liệu hiện nay được sử dụng trong nhiều ứng dụng lập trình thay vì cơ sở dữ liệu Microsoft. Lý do là SQL Server có thể chứa dữ liệu hơn Access, có khả năng làm việc với số lượng lớn các mẩu thông tin với nhiều người sử dụng, có khả năng phân quyền cơ sở dữ liệu, mà các tính năng của máy chủ quản lý sử dụng trong các ứng dụng Client / Server và nhiều.
Để khắc phục tình trạng mất tài liệu, thông tin và dễ dàng thiết lập để cung cấp thông tin yêu cầu của ban giám đốc một nhân viên kịp thời thuận tiện, nhanh chóng và đầy đủ,. Dần dần tạo thói quen làm việc trong môi trường mạng với một sự cải tiến trong việc quản lý các quy trình quản lý thông tin và yêu cầu giải quyết dẫn. Hướng dẫn sử dụng mô tả cách để thực hiện các hoạt động của hệ thống khác nhau (thực hiện sao lưu, áp dụng phiên bản nâng cấp) từ quan điểm một quản trị hệ thống.
Cài đặt bằng tay Mô tả cách cài đặt các sản phẩm EOffice trên nền tảng khác nhau. Sản phẩm phải cung cấp chất lượng tin cậy với ít hoặc không có hệ thồng thất bại với máy móc bị chết. Sẵn sang để dùng Chất lượng sản phẩm được yêu cầu bởi sự nghiệp giai đoạn khách hàng.
Phải cho phép kiểm soát dữ liệu được tiếp cận bởi nhân viên dựa trên vai trò tổ chức của họ. Bảo mật Chất lượng sản phẩm cốt lừi được yờu cầu bởi giai đoạn hệ thống. Tính di chuyển Để cung cấp khách hàng với sản phẩm mà có thể được dẫn vào cơ sở hạ tầng của họ.
Cấu hình máy tính sử dụng cho chương trình OS: Win XP, Win Vista, Win 7, Linux…. HTTP và HTTPS sẽ được sử dụng để giao tiếp giữa khách hàng, trình duyệt và các ứng dụng.Điều này sẽ được sử dụng để tương tác trên một mật mã Secure Sockets Layer (SSL) hay Transport Layer Security (TLS).
- Hệ thống phải được trang bị các máy chủ email, máy chủ web và máy chủ cơ sở dữ liệu và dùng chung cho toàn bộ hệ thống. - Trường cần một máy chủ để đảm nhận vai trò của máy chủ cơ sở dữ liệu. Mỗi cơ quan phải có ít nhất một mạng LAN hoặc thậm chí tham gia vào hệ thống.
- Ưa thích công nghệ nền tảng sẵn hệ thống e-mail (được xây dựng trong hệ thống email) để phục vụ chức năng của câu hỏi - đáp. - Ưa thích công nghệ trong các tổ chức tối ưu cho việc áp dụng mô hình làm việc theo nhóm (công việc) và khả năng lưu trữ và xử lý không có cấu trúc dữ liệu (tài liệu). Yêu cầu: Cần trình bày tính toán chi tiết công việc, khối lượng, đơn giá, từ đó tính ra kinh phí.
Tỷ lệ kinh phí các hạng mục phải phù hợp với quy định trong Quy trình xây dựng và triển khai phần mềm. Chú ý là tỷ lệ kinh phí các hạng mục chỉ tính đến hết giai đoạn xây dựng phần mềm, không bao gồm kinh phí triển khai (Kinh phí triển khai được tính riêng).